Совещания - довольно дорогой инструмент. Если средняя зарплата топа хотя бы 300 000 рублей, то пара часов десяти сотрудников - 35 000 рублей. Дорогой не только в деньгах. Утвержденное на совещании высокоавторитетно: моментально идет в работу. Если, при этом, собравшиеся скучали в смартфонах, то и выработанные указания не учитывают необходимых точек зрения. А еще хуже - могут быть вообще не выработаны. Совещания в стиле ППР - посидели, поскучали и разошлись, увы, распространенное явление не только для корпораций, но и для бизнесов с объемами от миллиарда в год.
Кто-то читает эту статью, имея власть менять систему компании, кто-то, имея полномочия провести более аккуратную процедуру в моменте.
Оговорю сразу - в этой статье речь пойдет именно об инструментах в рамках конкретной встречи, хотя мне, как эксперту в системах управления, очевидно, что на 80% открытость формируется системой управления. Система управления - это бизнес процесс соединяющий стремления фаундеров и ежедневный труд сотрудников через стратегические, проектные и операционные ритуалы. Совещания один из 6 элементов систем управления, и на него воздействуют все прочие, включая корпоративную культуру. В этой статье не о ней.
Оговорку сделали, теперь давайте разбираться с быстрыми, сиюминутными инструментами.
Лайфхаки совещаний
Для проведения “живого” совещания достаточно придерживаться простой и четкой процедуры, которая сначала расслабляет людей и лишь в конце “строит”, то есть выводит на обязательства.
Процедура любого совещания такова:
Малый разговор
Сбор повестки
Проработка повестки
Резюме задач
вдохновляющее прощание
Малый разговор
Кто-то скажет: “Зачем этот детский сад, время дорого”. Но как только мы людей видим не как механическую часть системы, а как каждого человека с его психологией, то нам нужно использовать психологические инструменты.
С точки зрения психологии, человек пришедший на совещание, находится в контексте предыдущих дел, ведь мысль мгновенно не остановить. Плюс к нему стучатся из мессенджеров новые вопросы и задачи. Если вы сразу перейдете к предметной повестке, то человеку логичнее пропустить нужный момент, продолжить заниматься прочим, пока речь не дошла до него. Затем включится - отчитаться, и снова вернуться к своему.
Малый разговор - это разговор на отвлеченную, но очень живую простую человеческую тему. Он работает на уровне эмоций. Это может быть только что случившиеся что-то удивительное, или приятная новость для всех, или просто живое юморное подтрунивание друг над другом, принятое в некоторых командах.
Важное правило - коснуться в этом разговоре нужно каждого участника встречи. На протяжении этой житейской беседы, темы могут сменяться от майской первой жары к дежурным шуткам, лишь бы эмоциональный отклик вы получили у каждого. Все проснулись. Или как говорят в команде Филиппа Гузенюка “зачекинились”. Малый разговор начинает лидер встречи. И завершает его аккуратно в течение 5-7 минут.
Кстати, об альтернативах малому разговору - ритуалах “check in”. Ритуал Check in - открывающий встречу вопрос, на который отвечает каждый из присутствующих по кругу. Чаще всего вопрос также делают активирующим эмоции, иногда используют максимально оторванные от дел темы “как провели выходные”, иногда, напротив, открывающий тему “чувствуете ли вы кризис на рынке”. Иногда ритуал фиксируют для всех типов встреч: “расскажите с чем вы пришли в мыслях, чувствах, в теле”. С моей точки зрения критично выбрать формат открытия совещания под корпоративную культуру и контекст собравшихся. Если в формальной структуре попробовать провести check in неформально, люди будут крайне напряжены. Да, вы добьетесь эффекта разбудить их. Но не создадите продуктивной рабочей атмосферы. Более того, можете сильно потерять доверие к себе как лидеру, раз подхватили где-то эти “детсадовские приёмчики”.
Я сейчас читаю библейский сюжет в пересказе Томаса Манна “Иосиф и его братья” и удивляюсь, сколько древние торговцы уделяли внимание красивой прелюдии прежде чем переходили к предмету переговоров! Малый разговор в древности был не малым.
Малый разговор - универсальная форма всех времен и народов. В нем вы виртуозно балансируя на между коридорным неформальным общением и стартом встречи получаете доступ к человеческой открытости в собравшихся в любой корп культуре. А еще она красиво дает возможность дождаться опаздывающих.
Сбор повестки
Люди активизируются, когда от них что-то зависит. Если ведущий встречи бубнит заранее согласованную повестку, мы усыпляем людей.
В моей практике все призывы - “давайте готовиться к совещанию заранее! утверждать повестки накануне! будем продуктивнее!” работают для 5% случаев и то, лидеров, а не рядовых участников. Современный темп жизни подразумевает переключение с одной встречи на другую, параллельное отслеживание порядка 5 линий управленцем, на подготовку к каждой встречи место в календаре найти очень сложно. Поэтому лидер начинает встречу с обозначения ее замысла и с предложения всем вместе создать повестку в режиме живой дискуссии. Как минимум определить кто за кем будет докладывать свою часть. Тогда все оживляются, становясь авторами происходящего. Отлично.
Проработка повестки
В этом блоке лидер должен проявить мастерство истинного фасилитатора.
Важно не просто предлагать переходить к следующему пункту, а провоцировать, да, именно провоцировать всех включиться в обсуждение.
Делаем это через перефразирование услышанного на языке бытовой элементарной логики, добавляя эмоций.
Да, снова эмоций. Они наш ключ к открытости.
Мы не просто заслушали доклад коммерческого директора о конверсиях и выручке, а отрезюмировали: “то есть на этой неделе рухнули конверсии контакт центра? и это уронило нам выручки на 20%? или я что-то неверно понимаю?”. Это речь бытавая и яркая, она пробующим заснуть коллегам дает простую для включения в суть дела информацию, как будто протягивает руку.
Так как любая компания это система, то весьма вероятно контакт центр уронил конверсии из-за проблем с CRM, а у ИТ были перебои с оплатой или согласованием технического задания на новую разработку от собственника. И вот эту цепочку на нам надо спровоцировать прояснить. Можно делать это провокационно с наездом, можно трепетно и нежно, но и тот и тот эмоциональный окрас не нулевой - провоцирует откликнуться, поделиться. Провоцирует открытость. Всё что угодно лишь бы не Смерть от совещаний, как выразился Патрик Ленсиони в своей бизнес-фикшн истории. Совещание должно быть захватывающим как остросюжетный фильм!
Единственное о чем придется не забыть лидеру-фассилитатору, что повестку важно уложить в определенное время. Так что как включаем эмоции, так и закругляем дискуссии. Если вы на совещании собрали до 10 человек - все ок, если же 20, то живой дискуссии просто некогда будет развернуться.
Кроме этого, если на встрече встречаются подчиненные присутствующих топов, то открытость невозможна. У руководителей перед сотрудниками есть роль, у сотрудников в присутствии руководителей слишком мало свободы.
Резюме задач
С точки зрения нашей темы - дискуссию мы уже организовали и можно остановиться. Но, нам нужна плодотворная дискуссия. Нам нужны реализованные решения. Поэтому мы не останавливаемся и либо в конце, либо вплетаем в каждый пункт повестки заземляющие слова.
“Итак, Михаил, вы сможете на себя взять этот вопрос? как лучше сформулировать задачу? Сориентируйте в какие сроки сможете принести результат на обсуждение?” Видите как мягко мы не раздаем задачи, а предлагаем их “соблазнительно на блюдце”?
Каждая из трёх частей создает авторство в том, кто задачу берет: хотите ли, как формулируем, к когда считаете будет готово.
Если вы прислушаетесь к себе, то почувствуете, как от этого момента в совещании веет страхом. Для кого-то это волнение приключения, для кого-то давление груза ответственности. Это тоже эмоция. Она тоже открывает менеджеров. Так что на этом этапе даже если до этого сонное настроение не удалось развеять, то теперь точно все проснуться. Кто-то вдруг живо будет защищаться и это позволит прояснить еще кое-что о системе вокруг проблемы, кто-то будет вдохновляться - заражая других вкусом к делу.
Если же вы просто технически попросите секретаря с помощью ИИ сделать протокол задач - этот рычаг открытости упустите.
Вдохновляющее прощание
Можно ли в конце сказать “спасибо всем”, посмотрев на часы? Да, и все с удовольствием покинут помещение. Но можно иначе. Можно вызвать искренние эмоции просто своим человеческим резюме, добавив к нему теплые ноты и страсть, через стремление из которого вы вели эту встречу.
А вот ответ на вопрос: “Откуда это во мне страсть вести совещание?” оставим для разговора как обеспечивается открытость топов системно. Когда вся суть деятельности организации - страстное желание собственников создать нечто ценное для окружающего мира, а присоединение каждого человека в систему проходит через вызов развития. В такой системе можно даже принебречь некоторыми локами процедуры совещаний, задержаться по времени, но встреча будет живой, откровенной, порой похожей на штаб детективного расследования.
Желаю вам идти в эмоции и топы откликнутся!