Игорь Евгеньевич Говядкин, заместитель Генерального Директора ОАО «ГИВЦ Москвы», Руководитель «Центра развития кадровой службы ОАЗИС»
Выбор программного обеспечения для автоматизации деятельности кадровой службы важный и ответственный шаг для любой организации. От того насколько обдуманно будет сделан этот шаг, зависит итоговый результат всего проекта по внедрению HRM-системы.
Для подготовки окончательного решения необходимо провести тщательную подготовительную работу, которая позволит снизить риски от ошибки в выборе программного решения для автоматизации бизнес процессов кадровой службы. Эту работу можно представить в виде последовательности шагов, которые необходимо выполнить.
1. ПРИНИМАЕМ РЕШЕНИЕ
Действительно, первым делом надо принять решение о том, что мы готовы:
- потратить деньги, а автоматизация дело не дешевое;
- пожертвовать личным временем и силами, в процессе внедрения IT-технологий нагрузка на руководителя серьезно увеличивается;
- увеличить нагрузку на сотрудников HR-службы, поскольку на время освоения программы и подготовке ее к работе никто не освободит вас от исполнения текущих обязанностей;
- изменить привычный порядок работы и преодолеть сопротивление сотрудников.
Если после осознания грядущих перемен желание автоматизироваться осталось — переходим к его реализации.
2. АНАЛИЗ АВТОМАТИЗИРУЕМЫХ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ
Необходимо описать все бизнес процессы, которые вы планируете автоматизировать. Причем описывать надо не только существующие, но и планируемые бизнес процессы. В идеальном случае план должен охватывать не только те процессы, которые появятся при внедрении системы, но и те, которые вы планируете внедрить в ближайшие два-три года. После описания бизнес процессов необходимо проанализировать качество их исполнения и при необходимости провести их оптимизацию. На этом же этапе необходимо выяснить какая кадровая информация имеется в вашей организации в электронном виде. Импорт этой информации в систему может существенно сократить сроки и трудозатраты в начале работы с новой программой.
3. РЕВИЗИЯ IT-ИНФРАСТРУКТУРЫ
С помощью своих IT-специалистов необходимо выяснить наличие и характеристики: локальной вычислительной сети, серверов, рабочих станций, установленного системного программного обеспечения и СУБД. Согласовать с IT-службой технические требования к будущей HRM-системе. По результатам этой работы либо будет составлен перечень ограничений к будущей системе, либо принято решение о модернизации имеющегося или закупке нового оборудования.
4. ОПРЕДЕЛИТЬ БЮДЖЕТ ПРОЕКТА
Это очень неоднозначный вопрос, но без его решения очень трудно двигаться дальше. При определении суммы затрат необходимо учитывать, что в нее, в предельном варианте, войдут затраты на компьютерную технику, системное ПО, СУБД, саму HRM-систему, внедрение системы. Причем, если цены на технику и системное ПО узнать несложно, цена лицензий прикладной программы чаще всего известна, то стоимость внедрения, а она может в разы превышать стоимость самой программы, выяснится только в ходе переговоров с поставщиками этой услуги и, скорее всего, после экспресс обследования вашей организации. Для упрощения, на предварительном этапе лучше решить два вопроса: предельная сумма стоимости проекта (допустим, это будет бюджет вашей IT-службы на год) и ценовая группа, в которой вы рассматриваете будущую программу.
С точки зрения этой группировки можно выделить три ценовые группы:
- недорогие отечественные программы
- отечественные программы средней ценовой категории
- программы зарубежных производителей
5. НАПИСАТЬ ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
Для ведения переговоров с поставщиками составьте письменный документ, в котором укажите все ваши требования к будущей системе, выявленные на предыдущих этапах. Старайтесь соблюдать умеренность в степени детализации ваших требований. С одной стороны, чем подробнее вы сформулируете задание, тем полнее вы получите предложение. С другой стороны чрезмерно жесткие требования могут неоправданно сузить круг рассматриваемых вами программ. В качестве некоего компромисса, могу предложить разделить документ на две части: обязательные требования и дополнительные пожелания.
6. ВЫБОР ПРОГРАММЫ
Посмотрите несколько HRM-программ, желательно не менее трех. Выберите из них ту, которая будет удовлетворять все ваши обязательные требования, наибольшее количество дополнительных пожеланий и согласовываться с размером вашего бюджета. Если такая система нашлась — это ваша система. Если нет, то, скорее всего, надо пересмотреть бюджет проекта или снижать требования к системе. В некоторых случаях будет разумнее отказаться от автоматизации и подождать более благоприятных условий.
В конце предлагаю несколько простых правил, которые, я надеюсь, будут полезны при выборе HRM-системы:
Во-первых, вы выбираете рабочий инструмент для себя, поэтому можете пользоваться консультациями своего IT- департамента, помощью консультантов, услугами специализированной компании — системного интегратора, советами своих коллег и знакомых, но окончательный выбор делайте сами и только сами.
Во-вторых, не теряйте времени на работу с демо-версиями. Для освоения работы с ними необходимо затратить времени не меньше, чем для обучения работе с полноценной рабочей версией. Зачем вам осваивать несколько программ, если в итоге вы будете работать только с одной из них? Устройте несколько презентаций различных HRM-систем, не стесняйтесь, просите продемонстрировать вам все интересующие вас режимы работы, создаваемые документы и отчеты. Перед окончательным выбором попросите еще раз провести демонстрацию понравившейся системы для вас и ваших сотрудников.
В-третьих, выбор программы может затянуться на длительный срок. Поэтому записывайте все существенные особенности просматриваемых вами программ, желательно это делать в единой табличной форме. Тогда вам легко будет вспомнить все подробности увиденного и сделать взвешенный осмысленный выбор.
В-четвертых, желательно внедрять программу, которая длительное время будет поддерживаться и развиваться разработчиком. Косвенно об этом можно судить по двум признакам:
- чем дольше программа присутствует на рынке, тем скорее она будет заменена новой.
- чем больше экономическая стабильность компании-разработчика, чем дольше он присутствует на рынке, тем больше вероятность продолжения его деятельности.
Надеюсь, что эти несложные правила помогут вам сделать лучший для вашей организации выбор.