ПРОБЛЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ HRM

Нормальная человеческая осторожность или, если хотите, консервативность, тормозит волну использования HRM-систем. Так ли это на самом деле? Как это можно преодолеть?

Игорь Говядкин, ГИВЦ Москвы:
— На самом деле консервативность здесь ни при чем, а тормозят внедрение HRM-систем совсем другие вещи. При внедрении любой HRM-системы, тем более с хорошо развитым функционалом, есть один неприятный момент — ввод первичной информации.

Я скажу страшную вещь для разработчика:
на самом деле системы принципиально друг от друга не очень сильно отличаются, особенно в базовых вещах. Понятно, что мы все работаем по Трудовому кодексу, мы все пользуемся унифицированными формами, и система, которая не может отправить сотрудника в отпуск, принять или уволить с работы, вообще не может рассматриваться как жизнеспособная. Поэтому в этом функционале любая система, и большая, и маленькая, будут равными.

Но все эти системы, по большому счету, начинают быть интересны тогда, когда они могут дать какую-то аналитику. Возможности аналитической программы прямо пропорциональны информации, которая есть в этой системе. Понятно, что если есть только пол сотрудника, то возможно лишь сделать выборку, кого в компании больше — мужчин или женщин.

Если известен день рождения, то уже возможно дать разбивку по возрастам... Каждая дополнительная информация дает возможность серьезно расширять аналитику, но проблема в том, что большинство организаций всей этой информацией в электронном виде не владеют. То есть информация о сотрудниках есть, но она хранится во всяких пыльных папках и печатных формах, и, чтобы все это ввести в систему, требуется серьезный труд.

Есть еще одна нехорошая вещь — неправильный подход руководителей к HRM-системам. Они считают, что достаточно только купить систему своим сотрудникам, а дальше те обязаны осваивать ее и переносить в нее новые данные самостоятельно в свободное от работы время. И получается забавная ситуация: у кадровиков в два раза возрастает объем работы. К счастью, некоторые руководители понимают, что на время внедрения новой системы необходимо пригласить специально обученных людей, чтобы помочь своим сотрудникам. Но и здесь есть проблема — у меня нет в штате этих профессиональных «набивальщиков», а любая нормальная организация всегда способна взять на временную работу студентов. Но почему-то донести до них это бывает очень сложно.

Еще одно препятствие внедрению — ошибки при вводе данных. Их, естественно, быть не должно, поэтому от персонала требуется максимум аккуратности и внимательности при вводе данных в систему. Одна ошибка в фамилии, и это уже другой человек — его с такой фамилией Пенсионный фонд, например, не знает.

То есть основных проблем на пути внедрения HRM-систем две: ручной ввод и необходимость работы по строгим правилам (особенно это мешает внедрению программы на маленьких предприятиях).

Банальная ситуация: чтобы работать с нашей программой, необходимо ввести штатное расписание. В крупных организациях оно, как правило, есть. В мелких — не всегда.

Очень часто в момент внедрения выявляются недочеты в работе кадровой службы. Хороший кадровик постарается их исправить, но на это нужно время. А плохой решит и вовсе не связываться с новой программой. Ему так проще жить и работать.

Существуют еще мифы, которые мешают внедрению нашей программы. Наиболее распространенный из них: после внедрения будет сокращение сотрудников отдела кадров. На самом деле распечатать один и тот же документ в программе Word или в нашей системе времени займет одинаково, но зато быстрее получится сделать какую-то аналитическую выборку. То есть происходит перераспределение обязанностей, но не замещение системой сотрудников кадровой службы. Тупая канцелярская работа сокращается, а для аналитической работы создается больше времени. Это позволяет сотрудникам отдела кадров заниматься не просто документооборотом, а осуществлять управленческие функции. По сути, именно этим они и должны заниматься.

Сергей Замковой, Центр Кадровых Технологий:
— Действительно, на одной чаше весов находится человеческая консервативность, а на другой чаше — стремление к использованию новых технологий, к профессиональному росту, к оптимизации своей деятельности. При наличии реальной потребности в HRM-системе у консервативности не остается никаких шансов.

Алексей Жигулев, Монолит-Инфо:
— На мой взгляд, дело не в осторожности и/или консервативности, ситуация несколько иная. Внедрение любой автоматизированной системы ведет к перераспределению обязанностей среди сотрудников, к изменению привычного порядка работы и, как правило, к увеличению (во всяком случае, на первом этапе) нагрузки на сотрудников. Кому это понравится? Поэтому весьма важным моментом при внедрении HRM- системы является административная поддержка проекта, начиная с руководства компании, и правильная мотивация исполнителей. Если этого не будет, скорее всего, проект обречен на провал.

Екатерина Логинова, консультационная группа АТК:
— Не тормозит, но и не позволяет ее использовать в полном объеме. Эта ситуация актуальна для любых систем. Пользователи побаиваются чего-то нового, и это нормально. Со временем, когда положительных результатов внедрения будет больше, пользователи начнут более активно устанавливать HRM-системы. Я думаю, что эти системы уже освоены на рынке, и в скором времени внедрения пойдут гораздо шире.

Сначала вокруг новой системы появляется ажиотаж. Потом, если система покажется сложной или если с ней возникнут проблемы (часто из-за недостаточной квалификации сотрудников), начинается высокий процент неуспешных внедрений. Тогда интерес падает. Когда на рынке вырабатываются методы решения этих проблем, система вновь начинает пользоваться спросом. Так что, мы можем говорить о том, что спрос на систему волнообразный.

Игорь Якобсон, «Компас»:

— Мой ответ — консервативность. Она мешает при внедрении любой новой технологии, даже просто при изменении бизнес-процесса. Нередко эта самая консервативность приводит к саботажу новых технологий. Преодолеть ее помогает правильная организация внедрения. В это понятие входит создание рабочей группы, которую должен возглавлять топ-менеджер с самыми широкими полномочиями, непосредственно заинтересованный во внедрении системы. Кстати, если такой заинтересованный топ-менеджер отсутствует, внедрение, как правило, обречено на провал. Должна быть разработана четкая система «кнутов» и «пряников» для членов рабочей группы.

Предусмотрено материальное стимулирование за двойную работу непосредственных исполнителей, которая неизбежна на этапе внедрения. Составлен тщательный поэтапный план внедрения с четко прописанными сроками и поименным разделением обязанностей и ответственности. И т.д., и т.п.

Опыт внедрения многих HRM-систем не привел к обещанным выгодам, а иногда потребовал дополнительного персонала, не считая техники и затрат на внедрение... Почему?

И. Говядкин:
— Хорошая HRM-система дает возможности для аналитики и управления персоналом. Но для того, чтобы эти возможности реализовать, нужно увеличение количества персонала. Поэтому так и происходит. При этом увеличивается не только численность кадрового отдела — еще сильнее увеличивается объем проделанной ими работы. Это оправданное увеличение.

Недавно я прочитал в Интернете историю о том, как какой-то банк после автоматизации своего кадрового учета расширил штат сотрудников кадровой службы.

Сначала в штате этого банка работало пять кадровиков, а после внедрения их стало порядка семи-десяти! Но эта служба работает, зарабатывает деньги и окупает себя.

Кроме того, вся информация становится «прозрачной» и лежит в одном месте. И даже если кто-то из сотрудников уходит из организации, информация остается в компьютере.

С. Замковой:
— Наша компания работает с 1995 года, у нас тысячи успешных внедрений, и я помню буквально несколько случаев, когда заказчик был разочарован полученными результатами. Во всех таких случаях причина была связана с недостаточной подготовкой к внедрению HR-системы, были нечетко определены цели и не выделены ресурсы на их достижение. Кроме того, следует отметить, что иногда HR-система приобретается вообще наобум (например, лишь бы подешевле или чтобы решение было на базе 1С), и ее внедрение заказчик осуществляет своими силами. Непрофессиональное внедрение даже очень хорошей HR-системы редко приносит ожидаемый результат. Что же касается роста расходов, необходимо иметь в виду, что обычно HR-система приобретается немного «на вырост». Таким образом, естественно, увеличиваются затраты на технику, и даже может потребоваться дополнительный персонал.

А. Жигулев:
— Что касается «обещанных выгод», то это вопрос к Заказчику: почему он поверил обещаниям? Насколько они были обоснованы? Как правило, основное преимущество HRM-системы заключается в ее интегрированности, что подразумевает построение единого информационного пространства для решения всех задач, связанных с управлением персоналом на предприятии. Однократный ввод данных, возможность оперативного получения самой актуальной информации, четкое разграничение ответственности — эти и другие преимущества весьма сложно оценить количественно.

Появление дополнительного персонала — это вполне объективный процесс, поскольку в рамках серьезной HRM-системы появляется возможность решения многих задач, на которые ранее просто не обращали внимания, и в этом случае может возникнуть потребность в новых специалистах.

Внедрение HRM-системы — это большой и дорогостоящий проект, и именно так к нему следует подходить. Насчет бесплатного сыра, думаю, напоминать не надо.

Е. Логинова:
— Это была первая волна внедрений, при которой и заказчику, и консультанту еще не хватало опыта. Для успешного опыта важно, чтобы и у заказчика сотрудники были к этому подготовлены, были профессионалами. С внедрением системы все должны подняться на более высокий уровень. Когда это происходит, качество внедрения улучшается. Я думаю, что определенного порога качества на рынке HRM систем мы уже достигли, и перспективы — самые благоприятные.

И. Якобсон:
— Такое возможно в нескольких случаях:

• нежелание менять старые бизнес-процессы — в этом случае возникает дублирование: ручное делопроизводство и компьютерное ведутся параллельно;
• нежелание во избежание ухудшения производственной атмосферы сокращать специалистов, которые не могут адаптироваться к компьютерным технологиям, — берут новых, а старым подыскивают другую работу, пусть порой и бесполезную;
• автоматизация кадровых служб позволяет выполнять новые функции, которыми раньше просто пренебрегали, в этом случае рост численности может быть вполне оправдан.

Неправильно выбранная HRM-система: персонал слишком возрастной и не играл в детстве в компьютерные игрушки? Недостаточно стимулов для внедрения? Многие жалуются, и совершенно справедливо, на ручной ввод информации, часто, к тому же, повторной. Как у Вас обстоят дела с этой системой?

И. Говядкин:
— Возрастной персонал здесь абсолютно ни причем. И даже если система «не пошла», не всегда стоит говорить о том, что она плохая. Ручной ввод первичных данных неизбежен. Если система часто повторно запрашивает уже введенную информацию, в этом случае можно говорить о ее не очень высоком качестве. Существует принцип единого информационного пространства, то есть любая информация, попадающая в систему, может использоваться в любом месте системы.

Если программа не поддерживает эту функцию, значит, это плохая программа. Но если проблема только в первичном ручном вводе информации, то жаловаться на это бессмысленно, так как на сегодняшний день пока нет никакого другого способа ввода информации в систему. Чудес не бывает. Другой вопрос в том, кому осуществлять ручной ввод: кадровику или каким-то другим службам.

Ведь если распределить огромный объем информации на разные подразделения, всем будет немного легче. На Западе любят говорить об автоматизированном вводе информации. Но они это понимают очень своеобразно. Утверждается, что человек может сам ввести о себе информацию в систему. А теперь представьте эту ситуацию у нас, в России. Была сотрудница Иванова, вышла замуж, сменила фамилию, пришла в отдел кадров и сказала, что она теперь — Петрова. Разрешит ли ей нормальный кадровик самой внести о себе информацию в систему? Конечно, нет! Сначала сотруднице придется писать заявление с приложением свидетельства о браке, потом кадровик издаст приказ считать Иванову Петровой, и только потом данные будут внесены в систему.

Это особенности нашего российского кадрового делопроизводства, поэтому западный метод автоматизации нам не подойдет. Это хорошая функциональность, но в России она нежизнеспособна. Теперь насчет того, что плохо выбрана система. Да, есть предприятия с определенной кадровой спецификой. Их немного, но они есть. Если система этого не поддерживает, то часть информации приходится вносить вручную. Но, например, в банках и инвестиционных компаниях нет никакой специфичности кадрового учета и делопроизводства, а при этом такие организации тоже часто утверждают, что им нужна какая-то особая система. Почти каждая организация считает себя уникальной в плане кадрового делопроизводства, хотя на самом деле это не так, и кадровый учет везде примерно одинаков. Редко встречаются действительно существенные моменты, которые носят отраслевую специфику.

Есть большая специфика, связанная с вредными и опасными условиями труда. Там существуют надбавки к зарплате, медицинское освидетельствование сотрудников, сложные графики работы...

Не все системы эти особенности поддерживают, поэтому таким организациям действительно может понадобиться специальная система кадрового учета.

Также система может не подойти организации по таким параметрам, как количество персонала, которое она учитывает, графики работы. Но эту проблему легко решить, тщательно выбирая систему.

Е. Логинова:
— Это зависит от того, кто выбирает систему. Во многом правильный ее выбор зависит от профессионализма IT-директора, если он выбирает систему. Лучший вариант: доверить выбор консалтинговой компании, если IT-директор недостаточно хорошо разбирается в этих вопросах. Если систему выбирают пользователи или другие сотрудники компании, то правильность их выбора — это вопрос везения. Хотя бывают случаи, когда систему выбирают сами сотрудники отдела кадров, и делают это достаточно удачно. Они смотрят на систему с той позиции, чтобы она была удобна им для работы.

Многие жалуются, и совершенно справедливо, на ручной ввод информации, и часто, к тому же, повторной. У нас этой проблемы нет. В хороших системах существует единое информационное пространство. Если введенная однажды информация понадобится в других модулях, она должна будет появиться сама.

Жалуются на сложность экранных форм при подготовке отчетов. Как должны перераспределяться обязанности в кадровой службе при переходе на Вашу автоматизированную систему?

И. Говядкин:
— Я не слышал жалоб на сложность экранных форм от наших клиентов. Есть программы с дружественным интерфейсом, есть с не очень. Иногда людям требуется две-три недели, чтобы освоить программу, нашим же клиентам требуется для этого 2-3 дня, потому что мы специально сделали свою программу с максимально простым и привычным интерфейсом. Все программы содержат общие элементы навигации. Для людей преклонных лет освоить сложную навигацию бывает не под силу, поэтому мы стараемся учитывать особенности их «отношений» с компьютером. Чаще всего жалобы на сложность программы происходят из-за недостаточного знания компьютера.

Хотя бывают, конечно, и не очень удобные системы, которые сильно прибавили в функционале, причем «налепили» все эти новые опции поверх существующих, что сильно осложнило работу с системой. Когда у нас встал вопрос о дополнительном функционале, мы просто сели и написали новую систему. Хотя и наша система тоже от этого пострадала: она по функциональности немного отстает от некоторых старых систем. За год мы очень сильно прибавили в функционале, но так как наша система еще очень молодая, до десятилетних «монстров» нам пока еще далеко. По моим подсчетам, год назад мы отставали от серьезных российских разработчиков года на три, а этой весной — года на полтора. Это хорошие темпы развития. Надеюсь, нам удастся их выдержать. Так работать тяжело, но интересно.

Система редко приносит свою методологию, которая потребует перераспределения обязанностей, но зато она требует более четкого регламента. Если раньше кадровик мог позволить себе напечатать приказ о приеме на работу, а изменить штатное расписание после, то нормальная система не позволит принять на работу человека, когда нет вакантных мест. Машина этого просто не поймет, поэтому переход на HRM-систему потребует большей четкости от кадровика. Если работа кадровой службы была плохая, то ее или вообще невозможно автоматизировать, или получится автоматизированная глупость. Система призвана удерживать кадровика от заведомо неверных решений.

Е. Логинова:
— У наших пользователей не возникает сложностей при подготовке отчетов. У нас очень дружелюбный интерфейс. Во всяком случае, никто не жаловался, не смотря на то, что мы имеем обратную связь с клиентами. Любая система, в том числе и наша, призвана улучшить работу кадровой службы, а не усложнить ее, наверное, поэтому сложностей не возникает.

С. Замковой:
— Не жалуются. Это связано с тем, что в наших HR-системах предусмотрены отчеты трех уровней сложности построения:
1. Стандартизованные отчеты, которые строятся элементарно и не требуют обучения пользователей.
2. Отчеты, которые пользователь конструирует в соответствии со своими требованиями. Для построения таких отчетов требуется ознакомиться с руководством пользователя. В результате проблем не возникает даже у слабых пользователей компьютера.
3. Встроенная система генерации отчетов, которая позволяет построить отчет любого уровня сложности, но требует серьезного изучения.

Каждый пользователь выбирает для себя тот уровень, на котором он может работать. Кроме того, чтобы максимально упростить процесс подготовки отчетов, мы предлагаем услуги по созданию библиотеки отчетов, соответствующих стандартам компании клиента.

А. Жигулев:
— Вопрос, на мой взгляд, некорректно сформулирован, поскольку экранная форма не имеет никакого отношения к подготовке отчета. В основе системы — база данных, и есть разные способы отображения этих данных: например, на экране монитора с помощью экранной формы; или на листе бумаги — путем формирования и распечатки отчета. Конечно, отчет можно увидеть и на экране, и он может быть как простым, так и сложным, это зависит от объема данных, которые должны в него попадать.

И. Якобсон:
— Если имеется в виду интерфейс составления стандартных статистических отчетов, то в «Компасе» он заключается всего лишь в выборе нужного наименования из меню, которое появляется после нажатия кнопки «печать».

Если же говорить об интерфейсе получения нестандартных аналитических кадровых справок по параметрам, не предусмотренным разработчиками, то многие пользователи называют его удобство одним из главных достоинств «Компаса».

Особенности бизнеса и работы с кадрами клиента — что это такое? Приведите примеры. Настраивается ли Ваша система?

И. Говядкин:
— Специфическое кадровое делопроизводство существует в следующих отраслях деятельности: образование, медицина, государственная служба, предприятия, связанные с опасными условиями труда. Если брать вопрос оплаты труда, то еще строительный комплекс и транспортный комплекс. Каждая система имеет пределы настройки. Прежде всего мы не можем выйти за рамки Трудового кодекса. Сказать, что мы можем перестроиться на все, я на себя смелость не возьму без дополнительного анализа. Однако наша система может учитывать особенности кадрового учета вышеперечисленных сфер деятельности.

Возьмем для примера Трудовой договор. В нем может содержаться разная информация, и лишь те моменты, которые оговорены Трудовым кодексом, мы вносим в базу данных. Все остальное, поскольку сделано в виде шаблона программы Word, организация может подстроить под себя в любом виде. Гибкость это или нет? Я не знаю. Сказать, что это наше супердостижение я не могу. Это просто нормальная работа системы.

Вот еще один пример гибкости. Наша система позволяет учитывать в кадровом делопроизводстве надбавки. У нас они бывают процентные и суммовые. А как эти надбавки назовут на предприятии: за вредность, за работу в ночное время, за работу, связанную с повышенным риском, — это их дело.

Таких организаций, которым реально нужна очень гибкая система, учитывающая надбавки или какой-то сложный график, не так много. Но они есть, и, как правило, это серьезные, интересные, богатые предприятия. Для них мы и стараемся. Конечно, гибкая настройка есть, но она не всеобъемлющая.

С. Замковой:
— Действительно, каждая компания имеет свои особенности. Поэтому при внедрении многих HR- систем требуется участие программистов и системных аналитиков. Однако мы стараемся не привязывать клиентов к нашим услугам. По желанию клиент может дать нам заказ на внедрение HR-системы, или только провести обучение своих сотрудников, или вообще ограничиться покупкой «коробочной» программы. В любом случае клиент может самостоятельно, даже не обращаясь к своим программистам, добавить в систему шаблоны различных кадровых документов, настроить учет произвольных кадровых операций, добавить формы личного дела, задать алгоритмы нумерации, рабочие графики и т. д.

Е. Логинова:
— В принципе, да. В нашей системе учтены все требования законодательства. Если кому-то из клиентов требовалось больше функционала, мы дополняли функции нашей системы.

Проблемы бывают другого рода. У организаций с «черной» и «серой» бухгалтерией могут возникать проблемы с использованием HRM-системы, так как она рассчитана на организации с «белой» зарплатой, которые работают в рамках законодательства.

Если у клиента все по-другому, то могут возникнуть определенные проблемы, однако я не могу сказать, что наша система не поддерживает организации с «серой» и «черной» бухгалтерией. У нас очень гибкие системы настройки.

И. Якобсон:
— У каждого клиента есть свои ноу-хау в области кадровой политики. Причем даже у двух совершенно однородных предприятий они могут быть очень сильно отличаться. Простейшие примеры: квалификационные требования к одной и той же должности, содержание тестов на собеседовании и/или аттестации и т.п.

Естественно, все эти вещи настраиваются в «Компасе» на пользовательском уровне, для чего вовсе не требуется квалификация программиста. Центральным элементом системы является настраиваемый профиль должности.

Есть и общеотраслевые особенности. Так, например, в вузах для каждого сотрудника нужно учитывать гораздо больше параметров, чем на производственном предприятии. Тут и преподавательский стаж, и перечень научных трудов, и научные степень и звание… Все атрибуты личной карточки, отсутствующие в тиражной версии, могут быть добавлены в процессе внедрения и сопровождения системы. Для этого также не нужно владеть языками программирования. Добавление делается на чисто визуальным уровне с помощью настроечного инструмента «Мастера Компаса».

Кстати, гибкость ПО и скорость настроек подавляющее большинство пользователей называет еще одним большим достоинством системы «Компас». Какие изменения необходимо произвести в кадровой службе при переходе на Вашу автоматизированную систему?

С. Замковой:
— При разработке HR-систем мы имеем в виду, что все функции программного обеспечения должны гибко настраиваться таким образом, чтобы при внедрении ПО клиентам не нужно было изменять бизнес-процессы, принятые в их компаниях. Таким образом, наши системы приспосабливаются к потребностям клиентов, и внедрение происходит максимально легко.

А. Жигулев:
— В рамках любого проекта по внедрению системы «МОНОЛИТ: Персонал» первым этапом идет анализ существующих бизнес-процессов по управлению персоналом и формирование предложений по архитектуре новой системы с определением ролей сотрудников, решаемых задач, функциональных обязанностей, рабочих мест и т.д. Обязательным пунктом при этом является согласование организационно-технических мероприятий, которые должны быть выполнены в рамках проекта. Здесь очень важно иметь в виду, что HRM-система охватывает не только кадровую службу, но и финансовую службу, и производственные, логистические, сбытовые и прочие подразделения, и изменения затронут практически все предприятие.

И. Якобсон:
— Разделить функции между операторами системы (менеджерами кадровых служб) — и все. Чаще всего менеджеры выполняют те же самые функции, что и делали раньше вручную, разве что, как следствие высвобожденного времени за счет сокращения трудоемкости рутинных операций, на одного менеджера можно «навесить» больше функций (или большее число «обслуживаемых» сотрудников) и, при желании, провести сокращение штата служб.

Так что не требуется никаких особых изменений, за исключением тотального обучения всех работе с программой. Из ИТ-департамента надо добавить ответственного, к которому будут обращаться по техническим вопросам.

Можно, конечно, взять такого человека в штат кадровых служб, но не думаю, что это имеет смысл. Есть, правда, некоторые чисто технические (неорганизационные) требования к бизнес-процессам. Так, если на предприятии существовала традиция для каждого нового совместительства выдавать сотруднику отдельный табельный номер (встречается и такое), то от этого придется отказаться — в «Компасе» табельный номер присваивается каждому конкретному физическому лицу, и на него можно делать произвольное число одновременно действующих назначений. Есть совсем уж мелочи, носящие чисто рекомендательный характер.

Например, при ручном ведении формы Т-2 каждое изменение в судьбе сотрудника тут же вносится в бумажную форму. При автоматизированном ведении Т-2 этого делать не рекомендуется:
все изменения вносятся в базу данных, а распечатывается Т-2 только при приеме на работу, а потом по мере надобности (например, перед проверкой).

Чего хотят наивные юзеры, а чего хотят продвинутые? Что из этого можно реализовать?

И. Говядкин:
— Мы никогда не делим своих клиентов на наивных и продвинутых. Человек может быть наивным кадровиком, но хорошим IT-специалистов, и наоборот. Те, кто наивен в IT-сфере, хотят поменьше возможностей, все элементы управления попроще и понагляднее, и чтобы система задавала меньше вопросов. Также для неопытного пользователя важно, чтобы система сообщения об ошибках (она есть в любой программе) была настроена на русском языке (а, как правило, она бывает на английском). Продвинутому же пользователю, наоборот, проще будет воспринять сообщение этой системы на английском или даже просто указать код ошибки. Например, сообщение системы «ошибка 404» все ему объяснит, а сообщение на русском его будет просто раздражать. Неопытному же человеку гораздо проще будет работать с программой, если на экране высветится, например, такое сообщение: «Вставьте диск в дисковод».

Мы понимаем, что кадровики, работающие с нашей системой, в большинстве своем не «продвинутые» пользователи компьютера (они и не обязаны таковыми быть), поэтому мы стараемся, чтобы все сообщения системы были на максимально простом и понятном им языке. Мы «перехватываем» многие английские ошибки, переводим их и даем уже на русском языке.

Что касается продвинутых IT-специалистов, то в любой системе обычно работают два человека: один функциональщик, а другой администратор. Второй, как правило, бывает профессиональным IT-специалистом, и он следит за тем, чтобы копирование было резервным, следит за восстановлением баз данных... Ему, конечно, нужно давать его привычные инструменты, в том числе и сообщения об ошибках — на техническом английском, который ему, скорее всего, хорошо знаком.

С. Замковой:
— В принципе потребности клиентов на 80% совпадают. Всем необходима автоматизация стандартного набора операций, выполняемых отделом кадров. Но «продвинутые» юзеры в отличие от «наивных» при выборе HR-системы обращают более пристальное внимание на время, необходимое для выполнения той или иной операции, возможность «откатов» выполненных операций, гибкость поиска, удобство конструирования отчетов.

А. Жигулев:
— Это вопросы к пользователям. Разные пользователи разной квалификации и разного возраста хотят или не хотят разного…

С точки зрения реализации, запрограммировать можно практически все. Вопрос только в стоимости и, соответственно, целесообразности.

Е. Логинова:
— Неопытные пользователи хотят упрощения системы, хотят, чтобы интерфейс был доступным и понятным. Продвинутые хотят еще большей автоматизации процессов своей работы. Наивные юзеры, как вы их называете, — это те клиенты, у которых есть должностные обязанности, и они хотят быстрее их выполнить. Эта группа пользователей хочет, чтобы система помогла им быстрее справляться со своими функциями.

Продвинутые пользователи, помимо основных пошаговых инструкций, хотят улучшить свои бизнес-процессы и получить дополнительные возможности от системы. Допустим, раньше они не могли делать какую-то сложную аналитическую отчетность, потому что вручную считать очень сложно. Получив автоматизированную систему, продвинутые пользователи пытаются получить от нее максимум, сделать в ней больше аналитических отчетов, получить больше информации, словом, улучшить свою работу.

Они просят нас настроить как можно больше возможных функций, чтобы сделать бизнес-процесс более эффективным с учетом возможностей системы. И мы им в этом помогаем.

И. Якобсон:
— Наивные юзеры просто хотят избавиться от бумажной рутины, сократить время на подготовку документов, в том числе кадровых приказов, на выдачу справок и т.п. Им хватает простейших функций кадрового учета и документооборота. Более продвинутые хотят автоматизировать управление переподготовкой и рекрутингом. Еще более продвинутые задумываются о стандартизации (маршрутизации) кадрового документооборота, автоматической передаче документа с одного этапа подготовки на другой, автоматическом контроле правильности подготовки пакета документов. Ну а самые передовые говорят об оптимизации штатного расписания и экспертизе кадровых решений.

Большая часть этих функций уже реализована. А реализовать в «Компасе» можно вообще все — вопрос стоимости проекта по внедрению системы.

Сколько времени нужно на обучение Вашей системе одного сотрудника? Сколько стоит одно рабочее место?

И. Говядкин:
— У меня стандартный курс обучения — два дня, но все зависит от того, насколько хорошо человек знает компьютер в целом. Был у меня один очень интересный заказ, когда клиент сказал буквально следующее: «Мы вашу систему купили, теперь мы к вам отправим секретаря, а вы научите ее тому, что должен делать кадровик, научите работе на компьютере и научите работе в вашей программе». То есть пришлем вам человека, а вы ее научите всему. Иногда приходят на обучение люди, которые совершенно не владеют компьютером. Повторюсь, стандартный курс обучения — два дня, а дальше все зависит от человека. Даже если за два дня он все освоил, а после обучения ни разу за неделю не подходил к компьютеру, то он все забудет. Но в течение трех-четырех дней, я думаю, даже не очень продвинутый пользователь в состоянии освоить нашу систему.

Что касается стоимости одного рабочего места, то ее определить достаточно сложно. Есть стоимость рабочего места, а есть стоимость владения. Считается, что более корректно сравнивать не стоимость лицензии (она у нас оценивается в сумму от 24 до 35 тыс. рублей), а стоимость владения. Ведь мало купить программу, иногда нужно купить для нее операционную систему, Microsoft SQL Server. Если его нет лицензионного, то по идее надо пойти в Microsoft и его купить. Таким образом, стоимость владения увеличивается. Опять-таки, требования к рабочей станции могут быть одни, к серверу — другие, поэтому стоимость может отличаться.

Теперь о стоимости внедрения. В нее входит информационная поддержка, которую оказывает разработчик. Иногда бывают нужны доработки. Некоторые компании продают дешевые программы, на любой вопрос отвечают: «Это мы можем. И то можем. И вообще все можем сделать, и доработать». Организация покупает программу, звонит консультанту и узнает, что, оказывается, действительно все можно сделать, но за 1,5 — 3 тыс. рублей в час. А каждая доработка — это несколько часов работы. Все заканчивается тем, что организация берет в штат до десяти программистов, которые эту систему поддерживают. Таким образом, затраты на одно рабочее место возрастают еще и на зарплату этих штатных сотрудников. И если стоимость лицензии еще можно назвать, то стоимость владения для каждого конкретного предприятия очень индивидуальна и зависит от объема выполняемых работ.

С. Замковой:
— При продаже HR-системы мы предлагаем клиентам услуги по обучению. Если клиент находится в Москве или в городе, где есть наше представительство, для проведения обучения к нему приезжает консультант. Помимо этого мы проводим обучение через Интернет (при этом мы общаемся с клиентом по телефону, а на своем мониторе клиент видит все действия обучающего консультанта). Как правило, для обучения достаточно 1-2 часов. Однако во многих случаях клиенты предпочитают самостоятельное обучение, для чего мы предлагаем им обучающие деморолики и инструкции.

А. Жигулев:
— В рамках проекта мы предлагаем стандартные курсы обучения объемом 24 часа и возможность дополнительного обучения по согласованной программе. Все зависит от конкретной ситуации. Стоимость одного рабочего места в наших проектах обычно начинается от 1 000 Евро.

Е. Логинова:
— Мы обучаем обычно группами перед началом внедрения. Собираются пользователи с примерно одинаковым набором ролей. Обучение длится в среднем по шесть часов в течение трех дней. В ходе начала работы возможно дополнительной обучение. Мы даем подробные инструкции и, если что-то непонятно, к нам всегда можно обратиться.

И. Якобсон:
— Стандартный курс обучения одного конечного пользователя (менеджера по кадрам) занимает 8 часов. Стоимость одной лицензии на одновременный доступ к базе данных составляет от 17 500 до 26 250 рублей. В зависимости от требуемой интенсивности доступа количество реальных рабочих мест может быть гораздо больше числа лицензий.

Известны случаи, когда закупка 10 лицензий обеспечивает ритмичную работу на 25 рабочих местах. В случае крупного проекта возможны индивидуальные скидки на суммарную стоимость лицензий.

Какие дополнительные кадровые функции поддерживает Ваша система?

С. Замковой:
— Помимо «стандартных» функций, которые присутствуют в большинстве HR-систем, в наших системах есть функции для удобного составления графика отпусков, работы с организационной структурой (текущая и планируемая структура организации, структура штатного расписания и структура подчиненности должностей, вывод структуры в виде блок-схемы в Excel), организации кадровой работы холдинга, а также интегрированная с Outlook система напоминаний (о днях рождения, окончании испытательных сроков или сроков трудового договора, отпусках, командировках и т. д.), функции автоматизации подбора персонала и раздела «Вакансии» на веб-сайте клиента.

Е. Логинова:
— Все те функции, которые прописаны в законодательстве, наша система поддерживает. Есть закон, и наша система под него адаптирована. Всякие «серые» схемы или специальные возможности системы для аналитической отчетности мы тоже можем пред ложить по запросу клиента. Но спрос на такие программы все же меньше, чем на обычные. Основные функции нашей системы — рекрутмент, кадровый учет и расчет зарплаты. Причем внедрять мы можем наши системы как одним проектом, так и по отдельности. Но, естественно, что кадры и расчет зарплаты — это такие проекты, где не требуется никаких интересных решений, а дополнительная функциональность может быть направлена только на упрощение подготовки отчетов. В рекрутменте, конечно, можно говорить о какой-то дополнительной функциональности. В общем, мы можем настроить любой процесс рекрутмента, так как этот процесс никак не ограничен рамками Трудового кодекса.

И. Якобсон:
— Это зависит от того, какие функции считать основными. Если за базу взять стандартный кадровый учет и документооборот, то сверх того в «Компасе» реализованы: планирование штатного расписания, профилирование должностей, управление обучением и переподготовкой, оценкой персонала, рекрутингом, контроль бюджетов на переподготовку и привлечение новых сотрудников, управление мотивацией сотрудников, учет кадрового резерва и совместительства в целях управления карьерой и т.п.

Способна ли Ваша программа контролировать обучение и аттестацию сотрудников?

И. Говядкин:
— На сегодняшний момент, к сожалению, нет. Но мы работаем над этим.

С. Замковой:
— Да, с помощью наших HR-систем можно вести планирование и учет повышения квалификации сотрудников, рассчитывать расходы на обучение, выводить соответствующие приказы. Также присутствуют функции для учета результатов аттестаций каждого сотрудника.

А. Жигулев:
— Любая программа способна лишь обрабатывать имеющиеся у нее данные по существующему алгоритму.

В нашей системе есть функциональность, позволяющая поддерживать решение задач обучения и аттестации персонала.

Е. Логинова:
— Да, есть функциональность — именно по учебе и аттестации. Мы понимаем необходимость автоматизации этих процессов. Это пользуется спросом. Причем, как обучение с точки зрения управления персоналом — работа по развитию персонала, так и кадровый учет — приказы на обучение сотрудника, объяснение его отсутствия в связи с обучением.

И. Якобсон:
— Ответ утвердительный. Причем она позволяет оптимизировать затраты на обучение. Вот более подробный перечень функций этих подсистем.

Управление персоналом в части обучения и переподготовки:

• учет образования, умений и навыков сотрудников;
• планирование мероприятий (курсов) для покрытия потребностей в обучении;
• оформление внеплановых заявок на переподготовку сотрудников;
• автоматическое формирование списков на плановое и внеплановое обучение и повышение квалификации;
• учет учебных заведений и курсов переподготовки;
• планирование и учет лимитов и затрат на обучение, сравнение плановых и фактических затрат.

Управление персоналом в части оценки и аттестации:

• формирование моделей компетенции в профилях должностей;
• описание оценочных мероприятий на основании произвольных методов оценки персонала, описание шкал оценки;
• автоматизированное планирование мероприятий по оценке персонала;
• автоматическое составление и утверждение списков сотрудников, подлежащих оценке;
• автоматизированное проведение мероприятий по оценке персонала;
• автоматический расчет соответствия работников «профилям должностей», просмотр нормативных и актуальных фактических оценок, взятых в расчет, хранение результатов расчета и анализ соответствия в целом по отделам, по «профилям должности» и т.д.

Есть ли возможность обновления программы? Возможно ли создание в программе специализированных рабочих мест для разных пользователей?

И. Говядкин:
— С обновлением у нас все просто. Так как программа молодая, она активно развивается, и за год мы делаем порядка 30 обновлений. Делается все элементарно: на сайте мы выкладываем файл, который любой пользователь может скачать по Интернету, и этот файл сам устанавливает обновления. Это очень удобно. Единственное, что мы просим у клиента, — это сделать копию базы данных перед обновлением, просто для подстраховки. После запуска обновления программа тоже делает еще одну копию, то есть у пользователя есть две дополнительные копии — одна, которую сделал он сам, а другая — которую сделала программа. Таким образом, мы на 200% исключаем возможность потери базы данных.

К рабочим местам у нас немного другой подход. Мы не называем это рабочими местами, у нас просто очень разветвленная система прав доступа, вплоть до того, что некоторые вещи, которые пользователю не нужны в программе, он даже не увидит. Администратор настраивает компьютер пользователя по трем параметрам: есть возможность посмотреть такую-то информацию, внести такую-то, исправить такую-то... И фактически этим мы можем настроить любые рабочие места. Только мы называем их «роли».

С. Замковой:
— Мы регулярно выпускаем обновления наших HR-систем и доставляем их клиентам как через Интернет, так и по почте. Продвинутая система контроля уровней доступа к данным позволяет сконфигурировать права каждого пользователя, тем самым
создавать специализированные рабочие места.

А. Жигулев:
— Любая серьезная система предполагает периодическое ее обновление (хотя бы в связи с постоянными изменениями законодательства). В нашей системе начальный набор рабочих мест пользователей согласовывается на первом этапе проекта, далее эти места настраиваются и передаются заказчику. Дальнейшее дополнение/изменение функциональности рабочих мест — задача заказчика.

Е. Логинова:
— Да, возможность обновления есть. Компания Microsoft регулярно выпускает обновления своей программы в соответствии с изменением законодательства или с развитием новой функциональности. Это система с открытым входом и, как мы, так и сами пользователи, можем обновлять и улучшать работу программы. Также у нас гибкая настройка ролей для разных пользователей.

Настроить себе программу может и сам пользователь, и специалисты IT-отдела компании. Пользователь может править даже внешний вид формы, добавлять и убирать колонки, добавлять в меню избранные пункты, настраиваться под свою навигацию.

С помощью прав доступа мы разграничиваем информацию для разных групп пользователей, чтобы люди не терялись в огромном объеме информации. Сотрудник видит только ту информацию, которая ему необходима. Наша система умеет фильтровать информацию.

И. Якобсон:
— В комплекс входит утилита автоматизированного обновления, позволяющая сочетать индивидуальные настройки клиента с новым функционалом, подготовленным Разработчиком. Это еще одно важное достоинство «Компаса». В большинстве конкурентных продуктов после получения новой версии от Разработчика индивидуальные изменения надо вносить заново.

В состав «Мастеров Компаса» входит «Администратор меню», позволяющий создавать индивидуальный вид рабочего места для каждого пользователя, а также разграничивать права доступа, как индивидуально, так и по группам пользователей. Случается, что разные операторы считают, что у них установлены разные модули, хотя на самом деле это не так.

Многие крупные компании сами разрабатывают HRM-системы и радуются им до поры до времени... До какой поры и почему лучше обратиться к специализированным фирмам?

И. Говядкин:
— Да, некоторые организации действительно пытаются работать на своих HRM-системах. Но существуют две серьезные проблемы. Первая — качество разработки. На предприятии работают два-три программиста, которым не под силу отследить все изменения и внести их своевременно.

В специализированных фирмах над этим работают десятки специалистов, поэтому двум-трем программистам справиться с таким объемом информации очень сложно.

Вторая проблема — то, что системы, разработанные непосредственно на предприятии, не документированы. Код есть, программа есть, но разобраться в ней может только тот, кто ее писал.

И организация становится заложником этого человека. Система получается надежнее, так как за нее платишь один раз. Но даже в случае с заказом системы в специализированной фирме нужно учитывать стабильность фирмы-разработчика. Поскольку я работаю не на одного заказчика, а на многих, мой бизнес финансово стабилен, а клиенты своевременно получают все обновления.

Конечно, доморощенные системы существуют, но в итоге стоимость владения ими оказывается очень высокой, качество — низким, а надежность — практически никакой. Некоторым руководителям система кажется очень дорогим приобретением, так как зарплата программистам платилась постепенно каждый месяц, а за систему нужно единовременно отдать большую сумму. Наверное, поэтому самописные системы еще живут.

С. Замковой:
— Разработка HR-системы требует серьезных инвестиций — как финансовых, так и временных. Было время, когда компании самостоятельно разрабатывали HR-систему, но это время прошло. Богатый ассортимент предлагаемых HR-систем позволяет удовлетворить большинство потребностей управления персоналом. А стоимость доработки стандартной системы значительно ниже стоимости разработки аналогичной системы с нуля. Кроме того, необходимо иметь в виду то, что промышленные HR-системы постоянно развиваются и клиенты получают новые версии по минимальной цене. Если же HR-система была разработана самостоятельно, то она либо не развивается, либо каждый месяц требует приличных вложений.

А. Жигулев:
— На мой взгляд, уже достаточно давно почти никто самостоятельно на предприятиях не разрабатывает такие системы. Исключение составляют ситуации, когда система уже была ранее разработана, к ней привыкли и не хотят менять, поэтому стараются поддерживать в рабочем состоянии.

В принципе, на каждом предприятии можно собирать свои автомобили (купить детали, как он устроен — все знают), но почему-то их принято покупать у производителей.

С программным обеспечением ситуация такая же. Основная проблема в том, что для разработки серьезной системы нужны ГОДЫ (!) работы хороших специалистов — откуда их взять на предприятии? Нет никакого смысла пытаться затеять собственный проект — скорее всего, результата просто не будет.

В стране есть достаточно много зарекомендовавших себя компаний-разработчиков ПО, которые профессионально делают свое дело. Поэтому целесообразно потратить время и средства на подготовку и реализацию проекта с участием такой компании, понимая при этом, что ответственность за удачу/неудачу проекта, в первую очередь, несет САМ заказчик, который должен четко определить свои цели и пути их достижения, ответственно подойти к выбору будущего партнера и грамотно руководить проектом.

Е. Логинова:
— Это вечный вопрос. Но он уже практически решен рынком. Относится этот вопрос, кстати, не только к HRM-системам, но и ко всему, что предлагает рынок. Что же касается непосредственно HRM-систем, то ответ всегда одинаковый: лучше выбрать готовую систему, так как в итоге она окажется дешевле. Ведь, чтобы написать действительно хорошую систему, нужны очень квалифицированные программисты, причем не один, и не два, а много. Им нужно платить хорошую зарплату. Можно, конечно, взять и студента, который напрограммирует много чего за 500 долларов, но потом от такой системы будет больше проблем, чем пользы. Если же над системой будут работать квалифицированные программисты, то трудозатраты будут очень высокие.

Контроль качества — еще одна важная проблема. Не так просто собрать команду высококлассных IT-специалистов, которые могли бы собрать программу, а потом еще и контролировать ее работу.

Часто бывает, что не очень крупные компании пытаются написать свою систему собственными силами. Система эта может даже поработать какое-то время, но рано или поздно ее способности к развитию заканчиваются.

Как правило, своими силами предприятие может создать только самую простую систему, которую развить практически невозможно. Профессиональные разработчики систем вкладывают в это дело достаточно много денег, они предусматривают возможность расширения функциональности и развития системы. К тому же они делают обновления своих программ, переходят на другие технологические платформы.

В любом случае, даже если система хорошо проработала десять лет, ее техническую платформу нужно менять, так как она уже устарела.

Самописные системы долго не живут по двум причинам. Первая: заканчивается возможность ее развития. Вторая: увольняется специалист, написавший ее. Не может же программист работать на фирме вечно! Поэтому нужно выбирать компании, которые стабильны на рынке. А систему необходимо выбирать такую, у которой много внедрений и главное, чтобы было много специалистов, способных обслуживать ее.

И. Якобсон:
— Они это делают до тех пор, пока не сталкиваются с тем, что разработчики системы ушли, тексты недостаточно документированы, а система требует изменения, развития, пополнения новыми функциями. А вновь пришедшие программисты говорят, что им легче написать все заново, чем внести изменения.

В специализированных софтверных компаниях процесс передачи текстов от одних разработчиков к другим организован в совершенстве (текучка программистов — обычное явление, с которым они сталкиваются постоянно) и подобных проблем не возникает.

Если же сегодня стоит вопрос о написании системы с нуля, то чаще всего обратиться за готовой программой и заказать услуги по ее внедрению оказывается дешевле, а главное — календарные сроки реализации такого проекта существенно меньше.

Бывали ли случаи перехода на Вашу программу с других и наоборот?

И. Говядкин:
— Да, иногда к нам переходят с 1С. Иногда наоборот: переходят от нас на 1С. Был еще массовый переход на нашу систему с веселой русской программы «Радость кадровика», которая последний раз изменялась года три-четыре назад. Это дешевая программа, которая имеет право на существование, особенно в небольших организациях, где не требуется никаких сложных кадровых операций. А напечатать банальный приказ об увольнении или принятии на работу этой программке под силу.

Есть ли возможность в Вашей программе учитывать инновации Трудового кодекса?

С. Замковой:
— Да. При выпуске новых версий наших HR-систем мы учитываем изменения в трудовом законодательстве, а также современные тенденции в сфере управления персоналом.

А. Жигулев:
— А что такое «инновации ТК»? Если речь идет о постоянных изменениях российского трудового законодательства, то любая система просто ОБЯЗАНА иметь такую возможность. Именно с этим, кстати, связаны проблемы использования программ иностранных разработчиков, скорость реакции этих разработчиков на изменения в нашей жизни — весьма невысока.

Е. Логинова:
— В обязательном порядке Microsoft обновляет систему, в том числе в связи с изменениями Трудового кодекса.

И. Якобсон:
— Конечно. С помощью уже упомянутых инструментов настройки (корректировка справочников, параметризация, «Мастера Компаса») это можно делать самостоятельно. Кроме того, компания «Компас» постоянно отслеживает ТК и распространяет новые версии тиражной поставки, которые можно получать, подписавшись на абонементное обслуживание или в порядке разового обновления. Упомянутая выше утилита автоматизированного обновления позволяет достаточно легко совместить новую тиражную версию с индивидуальными настройками.

Исследование продолжается, в следующем номере — группа разработчиков для крупных компаний: SAP, Oracle, 1C, Microsoft, БОСС-Кадровик