ВНУТРИКОРПОРАТИВНЫЙ ПОРТАЛ КАК СОВРЕМЕННЫЙ И ЭФФЕКТИВНЫЙ ИНСТРУМЕНТ HR-СЛУЖБЫ
Вот уже несколько лет рост популярности внутрикорпоративных СМИ продолжает оставаться одним из самых актуальных признаков развития корпоративной культуры. Все больше компаний рассматривают варианты не только печатных изданий, но и электронных. И этот выбор год от года становится все осмысленнее.
Как отмечает Руководитель проектов в сфере внутрикорпоративного PR ЦКТ «PRопаганда» Елена Улина, наиболее значительный сдвиг в развитии интранет-сайтов и корпоративных порталов сейчас наблюдается в банковском и финансовом секторе.
Пришло понимание того факта, что без полноценного информационного обмена внутри организации невозможна ее эффективная и результативная работа. Большинство сотрудников банков и прочих финансовых структур в основном работает за компьютером, а в этом случае, именно интранет-сайты и корпоративные порталы являются наиболее действенными и доступными инструментами внутренних коммуникаций.
Корпоративную культуру можно и нужно изменять, развивать и улучшать. Общая идея объединяет людей, делает их соратниками. Добрые отношения и культура поведения — залог конкурентоспособности и эффективности компании. На смену общепризнанным нормам, таким как иерархия, дисциплина, послушание, приходят другие: команда, профессионализм, творчество, самореализация личности. Важно, чтобы интранет-сайт появился в организации на достаточно ранней стадии развития. И точно должен быть у компании, которая существует более года, даже если в ней работает всего несколько десятков
человек.
Создание корпоративного портала — задача достаточно сложная и неоднозначная, для нее не существует универсального решения. «Корпоративный сайт — тот случай, когда для решения задачи требуется интегральное усилие команды специалистов», — считает Марк Кукушкин, один из наиболее авторитетных в России консультантов по управлению и организационному развитию, директор компании «Тренинг-бутик».
Однако на практике перед огромным количеством компаний и руководителей различного уровня стоит задача достаточно быстрого запуска корпоративного информационного портала. В основном, конечно, это головная боль кадровой службы.
В любой компании, на любом предприятии, будь то какое-либо производство или офис, основные задачи HR-службы в основном одни и те же, только решаются они везде по-разному.
Эти задачи можно разделить на несколько основных направлений:
- Поиск и подбор сотрудников.
- Адаптация новичков.
- Информирование.
- Мотивация.
- Профессиональное обучение, развитие и оценка персонала.
- Обеспечение обратной связи.
- Командообразование и поддержание корпоративной культуры.
Поиск сотрудников
При огромном разнообразии методов поиска найти действительно хорошего специалиста, который подойдет вашей компании и профессионально и психологически, до сих пор очень непросто.
Достаточно эффективным инструментом в решении этой задачи может быть интранет-сайт. Список актуальных вакансий можно выложить на отдельную страницу вакансий и регулярно обновлять. Это даст двойной эффект. Во-первых, любой сотрудник, увидев вакансию, может предложить ее своим друзьям и знакомым и, соответственно, рекомендовать их компании. А человек, пришедший по рекомендации, все-таки значительно надежнее и предсказуемее, чем просто пришедший «с улицы».
А во-вторых, сам сотрудник компании, заинтересовавшись, может попробовать себя на эту должность. И в этом случае мы решаем сразу две задачи — закрываем нужную нам вакансию, и хороший специалист, достигший потолка в своем отделе или чем-то недовольный, не будет потерян для компании, а, наоборот, будет эффективен на новом поприще.
Адаптация
После того, как новый сотрудник пришел в компанию, ему надо не только рассказать о его обязанностях и правах, но и о самой компании, ее истории, традициях, целях, о коллективе, в котором он будет работать. А также познакомить коллектив с новым коллегой.
Корпоративный портал, пожалуй, лучший и уж точно самый удобный помощник в решении этой задачи. Во-первых, именно на внутреннем сайте можно разместить максимальное количество информации о компании, в том числе и закрытую, которую невозможно разместить на внешних ресурсах. Это могут быть корпоративные ценности, стратегические цели всей компании и отдельных департаментов, информация о штрафах и поощрениях, внутренние процедуры, портретная галерея руководящих лиц
и т.д.
Во-вторых, на интранет-сайте возможно размещение всей внутренней документации, необходимой как для оформления нового сотрудника (анкеты, должностные инструкции и т.д.), так и для повседневной работы компании — приказы, бухгалтерские формы, шаблоны заявок.
И, наконец, в-третьих, интранет-портал дает прекрасные возможности по введению нового сотрудника в коллектив. В первую очередь, этому способствует размещение персональной информации обо всех сотрудниках, в которой отражаются не только контактные данные — телефоны и e-mail, но и фотография, и личная информация — например увлечения и хобби. В большой компании такая система реально облегчает жизнь, особенно новым сотрудникам.
Информирование
Издание любого приказа, объявления, инструкции требует одновременного донесения информации до всех заинтересованных лиц, а то и до всего коллектива. Причем иногда бывает, что информация должна быть доведена до сотрудников достаточно срочно, например, в течение нескольких часов. Как быть? В этой ситуации Интранет буквально спасает нас, предоставляя целый ряд возможностей массового оповещения:
- Новостные электронные рассылки. Письмо точно дойдет всем, у кого есть e-mail, и все точно его прочитают. Чем рассылка через интранет-портал отличается от обычной e%mail рассылки? Тем, что объем информации может быть неограничен — в письме вы даете только анонс новости и ссылку — полная информация находится на портале.
- Размещение новости/объявления на главной странице интранет-сайта. Как показывает статистика, 99% сотрудников как минимум 2 — 3 раза в день заходят на сайт, хотя бы для того, чтобы узнать чей-то телефон или e-mail, а у многих страница с поиском контактов открыта постоянно.
Источник официальной информации о компании. Портал предоставляет прекрасную возможность одновременно оповестить всю компанию о кадровых перестановках, новых назначениях.
Обучение, развитие и оценка персонала
И здесь корпоративный портал, приходит на помощь:
- Анонсы внешних и внутренних семинаров и тренингов, на которые компания хотела бы отправить своих сотрудников.
- Интернет-библиотека — каталог профессиональной литературы в электронном виде.
- Бизнес-игры — поданный в игровой форме материал на определенную тему, например, о новом продукте, с последующей он-лайн проверкой знаний сотрудников.
Мотивация сотрудников и формирование корпоративной культуры Пожалуй, стоит объединить эти две задачи, т.к. наличие высокой корпоративной культуры в компании уже само по себе может быть неплохим мотивом для работы в ней.
Как выявили исследования последних лет, не только размер заработной платы является основным критерием в выборе компании. Психологический климат, забота о сотрудниках, наличие корпоративных мероприятий — все это достаточно сильно влияет на решение работать в компании, а в некоторых случаях может удержать сотрудника от ухода из компании.
Как же интранет-сайт может помочь компании решить эти вопросы?
- На страницах интранет-издания можно размещать обращения руководителей к сотрудникам — видение приоритетов, комментарии важных событий. Особенно это важно в кризисных ситуациях.
- Организация регулярных интервью с ключевыми сотрудниками. Подобные интервью позволяют человеку почувствовать свою значимость и причастность к достижениям и успеху компании.
- Репортажи, фотоотчеты с корпоративных мероприятий, разнообразные конкурсы для сотрудников.
Обратная связь
Корпоративный портал является интерактивным инструментом, позволяющим организовать эффективный обмен информацией в компании. Не только руководство может обратиться к коллективу, но и любой сотрудник может через газету высказать свое мнение или уточнить какую-либо информацию. Для этого в интранет-порталах предусмотрены следующие инструменты:
- Анкетирование — прекрасный инструмент для отдела кадров.
- Форум — неформальное общение, обмен мнениями, с которыми может познакомиться и руководство.
- Частные объявления.
Преимущества интранет-сайта перед другими внутрикорпоративными СМИ Мы рассказали лишь о нескольких способах решения HR-задач при помощи внутрикорпоративного портала, теперь давайте посмотрим, насколько интранет-сайт выгодно отличается от других видов внутрикорпоративных СМИ:
Неограниченность географии компании.
- Большой объем информации, доступный всегда и всем.
- Возможность разделенного доступа (например, информация, доступная руководству или техническим специалистам, недоступна
остальным сотрудникам). - Ежедневное обновление.
- Экономия времени и средств в отличие от печатного издания (верстка, полиграфия).
- Экономия человеческих ресурсов на обслуживание (1-2 человека).
Хотите попробовать все вышеперечисленные достоинства Интранета на вкус? Спешите участвовать в конкурсе «Моя компания — мой Интранет!».
Конкурс на лучший Интранет-сайт России!
25 августа стартовал интерактивный конкурс на создание внутрикорпоративного сайта — «Моя компания — мой Интранет!», который продлится 2 недели и завершится 7 сентября. Конкурс проводится на лучший проект интранет%сайта, реализованный на базе RBC MyIntranet-решения компании РБК СОФТ. К 17 сентября Жюри выберет проект-победитель, автору которого и будет присужден главный приз — лицензия на бесплатную установку системы RBC MyIntranet. А авторы лучших проектов получат сертификаты со скидкой на приобретение продукта.
Это первое интерактивное мероприятие подобного формата, когда конкурсанту нужно не представить уже готовый интранет-сайт своей компании, но самостоятельно придумать и разработать внутрикорпоративный ресурс, идеально отвечающий требованиям и нуждам собственной компании. Поэтому оказать информационную поддержку вызвались не только интернет-СМИ, но и профессионалы в области кадрового консалтинга и Public Relations, такие как: журнал «Управление персоналом», интернет-портал Adworker.ru, кадровый холдинг АНКОР, агентство Feld Partners Public Relations, компания HeadHunter, консалтинговая группа «Полилог», портал SuperJob.ru, издательство «Альпина Бизнес Букс», журнал «Корпоративная Культура», компания «Тренинг Бутик».
Подробную информацию и условия участия вы можете найти на официальном сайте конкурса http://www.myintranet.ru/ru/competition/
Материал написан при участии членов Жюри конкурса «Моя компания — мой Интранет!» и специалистов РБК СОФТ.