ПРОБЛЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ HRM
Леонид Лаут, главный консультант Департамента систем управления производством Отделения систем управления ГК ЛАНИТ
Нормальная человеческая осторожность или, если хотите, консервативность, тормозит волну использования HRM-систем. Так ли это на самом деле? Как это можно преодолеть?
— Я бы не сказал, что здесь виновата консервативность. Скорее это недостаток информации о том, чем же реально отличается система управления персоналом от обычной учетной системы, решающей стандартные кадрово-учетные и зарплатные задачи. До сих пор упор делался именно на учетные системы, поскольку эффект от них возникает немедленно — четкое выполнение законодательства позволяет избежать претензий со стороны как собственных работников, так и контролирующих органов. Кроме того, HRM-систему сложно построить, не имея нормальной учетной системы. Поскольку этап внедрения учетных систем в крупных и средних организациях в основном пройден, то я думаю, что мы стоим на пороге бума HRM- систем.
Для выживания предприятия в рыночных условиях необходимо значительное повышение качества самого ценного ресурса предприятия — человеческого. Актуальность задач подбора, обучения, правильной мотивации, соотнесения целей компании и задач, стоящих перед конкретным работником, а также широкое информирование специалистов по управлению персоналом и собственников предприятий о возможностях HRM- систем позволит развернуть их широкое внедрение. Среди систем же значительное преимущество будут иметь те, которые имеют наиболее развитый и апробированный функционал и методики развития человеческого потенциала. Если же эти системы имеют при этом полный набор базовых модулей, то именно они и будут наиболее востребованы. На сегодня явным лидером среди таких систем является SAP HCM.
Опыт внедрения многих HRM-систем не привел к обещанным выгодам, а иногда потребовал дополнительного персонала, не считая техники и затрат на внедрение... Почему?
— Как я уже говорил, в настоящее время основной упор при внедрении таких систем делается на решение задач учета. Они весьма трудоемки, однако единственный эффект, который они несут — это повышение производительности труда работников служб персонала и бухгалтерии и упорядочение документооборота в этой области. Кроме того, на многих предприятиях эти процессы уже автоматизированы, поэтому замена старой системы на новую без расширения круга задач может совсем не дать эффекта.
Настоящий эффект может возникнуть только после внедрения процессов развития всего персонала предприятия, которые должны выстраиваться не хаотично, а в соответствии с глобальными целями, поставленными руководством предприятия. Также нельзя, как это часто практикуется, отдавать на откуп эти задачи IT-службе предприятия, которая может преследовать совсем другие цели — например, собственное выживание. Только совместная постановка задач владельцами предприятия и специалистами по персоналу, и точное их выполнение IT-подразделениями может дать долговременный экономический эффект от внедрения HR-систем. Более того, в компаниях, где численность сотрудников измеряется тысячами человек, внедрение полноценных HR-технологий в принципе невозможно без автоматизации процессов.
Жалуются ли на сложность экранных форм при подготовке отчетов?
— Конечно, после перехода с ручного ведения документов к компьютерному у значительной части работников возникают определенные сложности. Само по себе привыкание к новым формам работы с информацией в целом и новыми интерфейсами программных продуктов, в частности, всегда было и будет некомфортным процессом для пользователей. Поэтому для них очень важно иметь постоянную поддержку как со стороны собственной IT-службы, так и со стороны компании — поставщика системы. Для служб персонала дополнительная сложность заключается в огромном объеме и разнообразии реквизитов, по которым надо получать разнообразные отчеты для всех подразделений предприятия и внешних организаций. В связи с этим при выборе HR-систем большим преимуществом для рядовых пользователей является наличие разнообразных и легких средств формирования собственных оперативных отчетов, а для руководителей — наличие доступных и одновременно мощных аналитических инструментов для получений сводной аналитики и отчетов в наглядном виде.
Какие изменения в работе кадровой службы нужно провести при переходе на вашу автоматизированную систему?
— Если существующая кадровая служба работает в строгом соответствии с Трудовым кодексом и регламентами предприятия, то никаких особенных изменений, кроме обучения, не требуется. Современные системы, например SAP HCM, имеют широкий набор средств для настройки бизнес-процессов, принятых в конкретной организации. Существует также возможность отдельные операции, выходящие за рамки стандартного функционала, включить в общий процесс. Другое дело, если мы имеем дело с плохо организованной службой персонала, в которой перед внедрением системы надо упорядочить документацию и регламентировать основные процессы — тут, конечно, придется поработать больше, хотя эти действия не имеют прямой связи с внедрением системы.
Особенности бизнеса и работы с кадрами клиента — что это такое? Приведите примеры. Настраивается ли Ваша система?
— Особенности бизнеса влияют как на кадровые процессы на предприятии, так и на конфигурацию системы и набор используемого функционала. Если рассмотреть, к примеру, фирму-дистрибьютор техники, машиностроительный завод и строительную организацию, то в трех конфигурациях системы, которые могут быть предложены, очень много различий.
К примеру, система оплаты труда, помимо базовых оплат, в первом случае может быть привязана к финансовому результату работника, во втором случае — к отработанному времени, в третьем случае — к выработке бригады. Также в первом случае фирма в основном может состоять из менеджеров и компьютеризация может достигать 100% — в этом случае разумно подключать системы самообслуживания для регистрации времени, работ, командировок, ведения планов развития, обучения и т.п.
Во втором примере компьютеры могут быть лишь у небольшого количества менеджеров, производственные подразделения обычно имеют отдельные собственные календари, графики, программы повышения квалификации и обучения и т.п. и тогда упор делается на максимальную автоматизацию именно рабочих мест кадровиков, плановиков, табельщиков, бухгалтеров, работников подразделений развития персонала — они должны больше работать с первичными документами.
В третьем примере упор делается на гибкость аналитики и легкость формирования групп работников, позволяющие легко переформировывать бригады и учитывать распределенный ресурс — к примеру, один экскаваторщик может в течении дня успеть поработать с разными бригадами, и это должно быть отражено в системе.
SAP HCM обладает широчайшими возможностями настройки различных конфигураций для самых разных видов бизнеса — от страховых компаний и банков до производственных структур, расположенных по всему миру. Поскольку настройки этих конфигураций значительно отличаются, ЛАНИТ для повышения эффективности внедрения делает упор на преднастроенные (пакетные) решения SAP HCM — в частности для дистрибуции, машиностроительного производства и т.п. Такие «заготовки» позволяют значительно сократить время и стоимость внедрения, а также предоставить пользователю примерную модель процессов «как будет» с учетом лучших мировых практик уже на первых стадиях проекта.
Чего хотят наивные юзеры, а чего хотят продвинутые? Что из этого можно реализовать?
— Системами управления персонала в принципе пользуются достаточно квалифицированные в своей области работники. В конце 80-х годов на заре информатизации среднего и мелкого бизнеса один очень толковый начальник крупной снабженческой фирмы, который активно начинал внедрять у себя автоматизированную систему управления поставками, сказал мне, чего он хочет от системы — надо, говорит, чтобы на клавиатуре была одна большая кнопка, я бы ее нажал, а на экране бы при этом отобразилось всёвообще всё. С тех пор требования стали поконкретнее, и пользователи систем управления персоналом делятся не на «наивных» и
«продвинутых», а на работников с различными должностными обязанностями — рядовые работники, менеджеры по учету и развитию персонала, плановики, бухгалтера, руководители подразделений и т.п. Естественно, требования у них различные: для работников организации — удобная система самообслуживания, для работников, учитывающих первичную документацию — удобный процесс и интерфейсы ввода документов, а также достаточный набор редко изменяемой отчетности, для руководителей подразделений — гибкие запросы и отчетность по собственным работникам, для менеджмента фирмы — сводная аналитическая планфактная отчетность и инструменты управления процессами. SAP HCM имеет достаточный функционал и чрезвычайно гибкие инструменты настройки процессов, интерфейсов, отчетов, чтобы довольными остались пользователи всех уровней.
Какие дополнительные кадровые функции поддерживает Ваша система?
— Система управления персоналом SAP HCM решает все задачи кадрового учета, учета времени, штатного расписания, расчета зарплаты, которые требуются по законодательству и применяются в стандартной практике предприятий. Кроме того, система имеет полный функционал развития персонала, а именно аттестация работников, построение планов карьеры, ведение систем мотивации, планирование и регистрация обучения, наконец, есть функционал для проведения самого обучения (E-learning), как аудиторного, так и дистанционного.
В полном объеме реализованы функции подбора персонала — в том числе использование данных кадровых агентств, есть web-интерфейс (E-recruting) для доступа кандидатов через интернет. Большим преимуществом является система самообслуживания работников, позволяющая корректировать личные данные и использовать функции учета времени, проведения аттестации, планирования командировок, отпусков и отгулов и отчетов по ним и т.п.
Сколько времени нужно на обучение Вашей системе одного сотрудника? Сколько стоит одно рабочее место?
— Время обучение существенно зависит от ролей работника. Так, на обучение работника системе самообслуживания достаточно нескольких часов, для обучения менеджеру по персоналу или расчетчика зарплаты потребуется неделя, табельщику хватит дня. Менеджеру по развитию персонала, вероятно, потребуется несколько курсов разной продолжительности — от дня до недели. Система дружелюбна к пользователю, поэтому многие функции он в состоянии освоить самостоятельно после базового обучения. Что касается стоимости, то эта информация возникает только при определении рамок проекта и обследовании предприятия.
Способна ли Ваша программа контролировать обучение и аттестацию сотрудников?
— Все подсистемы SAP HCM имеют контрольные функции, которые просто и наглядно позволяют отследить состояние тех или иных шагов процессов, в частности планирования и проведения обучения. Это достигается различными способами, например, в интерфейсе системы планирования обучения напротив записей о запланированных курсах есть индикаторы, которые показывают состояние подготовки курса и степень наполнения групп. Также в системе есть возможность оценки качества преподавания и усвоения материала с помощью тестов в системе (E-learning), по результатам которых могут быть приняты решения о качестве обучения и повышении квалификации ученика (в том числе автоматически). При проведении аттестации также есть возможность проконтролировать опоздания либо невыполнение тех или иных шагов. Если же говорить о контроле в целом в SAP HCM в целом, то каждый шаг любого процесса может быть связан с системой документооборота SAP Workflow для рассылки уведомлений о планируемом или проделанном шаге, для утверждения документов и т.п. Это используется, в том числе, и в системах обучения и аттестации.
Есть ли возможность обновления программы? Возможно ли создание в программе специализированных рабочих мест для разных пользователей?
— Система SAP HCM имеет стандартные процедуры позволяющие проводить централизованные обновления программы. Что касается рабочих мест, то в SAP HCM есть ролевая схема, которая включает в себя настройку каждого рабочего места, в том числе меню, интерфейсов, доступов, функций для каждого отдельного пользователя или группы пользователей.
Многие крупные компании сами разрабатывают HRM-системы и радуются им до поры до времени... До какой поры и почему лучше обратиться к специализированным фирмам?
— Конечно, на старте подобной разработки кажется, что своя система уж точно удовлетворит требованиям собственных менеджеров, а также стоимость ее кажется гораздо ниже, т.к. не надо платить за лицензии и внедрение. Однако это ложная экономия. Первоначальный эффект в таких системах достигается довольно быстро, но за счет практически полного отсутствия средств обновления, гибкости алгоритмов, настраиваемой системы отчетов, интеграции с другими системами и т.п. Задача поставлена — сделана, и никаких вариантов. Поэтому даже при небольших изменениях бизнеса или законодательства система требует модификаций, по трудозатратам сравнимых с первоначальным написанием системы. После двух!трех таких доработок затраты уже могут превысить стоимость покупки и сопровождения программы у специализированной фирмы.
Кроме того, такие системы часто слабо документированы, и бывает, что увольнение даже одного программиста может поставить такую систему (и предприятие в целом) на грань остановки. Владельцам предприятия в этом случае придется потратить такие же и даже большие средства (так как придется еще переносить данные из одной системы в другую) на переписывание или закупку новых программ. Если же посмотреть на стремительную динамику изменения трудового и налогового законодательства в последние годы, то преимущество программы, приобретенной у специализированной фирмы, становится очевидным — в таких фирмах обновления программы в связи с изменениями законодательства входят в стандартный пакет поддержки и их стоимость не зависит от масштаба этих изменений. Также активно происходит развитие технологий по управлению персоналом в области оценки, обучения, мотивации, подбора персонала, разрабатываются новые методологии, эти новшества оперативно отслеживаются в решениях SAP HRM и предлагаются компанией производителем в виде новых версий и обновлений продукта, а также в виде дополнительной функциональности. Что позволяет компаниям быстро и эффективно внедрять новейшие технологии управления персоналом с минимальным количеством затрат опираясь на лучший мировой опыт. Программы крупных производителей сопровождаются множеством компаний!консультантов, и даже уход нескольких таких компаний с рынка не приведет к остановке системы — всегда можно найти еще одну фирму, которая возьмется сопровождать Вашу систему.
Есть ли возможность в Вашей программе учитывать инновации Трудового кодекса?
— В компании SAP есть группы поддержки и разработки локализованных версий программы, которые отслеживают соответствующее законодательство и оперативно реагируют на его изменение. Специалисты компании ЛАНИТ помогают клиентам установить и настроить соответствующие изменения, а в экстренных случаях самостоятельно произвести изменения до выхода централизованного обновления.