Что сподвигло вас на этот процесс? Как шло обсуждение плана? Какие мнения высказывали члены вашей команды?
Понимание необходимости перемен — это своеобразная отправная точка, с которой начинается путь в виртуальный офис. Сначала вы понимаете, что от вашей мобильности напрямую зависит конкурентоспособность, скорость бизнеса и финансовые результаты в целом. К тому времени с резервами и с бизнес-процессами мы уже поработали, сделали электронный документооборот, перевели на аутсорсинг бухгалтерию, кадровое делопроизводство и конструкторское бюро. Получили эффект и стали двигаться дальше в сторону инновационных решений. Инициаторам проекта пришлось объяснять коллегам, что речь не идёт о создании офисного пространства среди аватаров в шлемах для виртуальной реальности с бесконтактными сенсорными устройствами. Хотя, я думаю, построение многопользовательских интерактивных систем виртуальной 3D-реальности — наше ближайшее будущее, которое стоит у порога и уже постучалось к нам в двери.
Поначалу предложение о переходе на виртуальный офис и создании удалённых мест было воспринято как сюжет фантастического триллера. Идеи и шутки сыпались как из рога изобилия: оснастить всех сотрудников электронными браслетами — трекерами для отслеживания активности и перемещений, внедрить всеобщую чипизацию, тотальный контроль с видеокамерами, завести «Большого Брата», открыть проект «Офис-2» (по аналогии с реалити-шоу «Дом-2»).
Потом посыпались организационные вопросы, которые возникали в процессе подготовки к переходу в виртуальное пространство: «Как организовать рабочий процесс?», «Как проводить совещания?», «Как взаимодействовать с подразделениями?», «Как руководить сотрудниками?». За такого рода вопросами зачастую стоит боязнь ответственности за ход проекта и сроки исполнения. Ведь «глаза в глаза» проще решать проблемы. Отсутствие эмоционального контакта приводит компанию к коллапсу: бумаги вроде бы ходят по маршруту, регламенты и «дорожные карты» выполняются, а бизнес не развивается. Мы оставили обязательное общение в офисе: планёрки, летучки, совещания. Рабочий график в офисе спроектирован с комфортной загрузкой. Кстати, мы отметили, что совещания стали проходить гораздо короче по времени и более эффективно. Участники совещаний сконцентрированы на решении задач «здесь и сейчас».
Оппортунизм был? Как преодолели?
Оказалось, что сотрудники не всегда готовы работать из дома или вне офиса. На то есть свои причины: маленький ребёнок, отсутствие условий для работы, отвлекающие моменты в виде телевизора, холодильника и любимой тещи. Как оказывается, генетически человек не является высокоорганизованным существом. Скорее всего, это вынужденная модель поведения, которая позволяла нашим предкам выживать в дискомфортных условиях внешней среды.
Приверженность офисным традициям доминирует в нашем сознании. Самая распространённая формулировка в пользу сохранения офисной среды: люди не умеют работать вне реального офиса, потому что требуют постоянного надзора, контроля и дрессировки. Разве мы неразумные стадные животные, которые не могут организовать своё собственное время? Тогда зачем мы изучали тайм-менеджмент, управление проектами по KPI, если не можем применить теорию на практике?
Ещё одним камнем преткновения было недоверие к сотрудникам и невысокая оценка сознания персонала. Топ-менеджмент был настроен очень скептически: «Народ вообще разленится, будет заниматься своими делами или будет работать на другую компанию!» Сколько раз приходилось слышать о невозможности внедрения лучших производственных мировых практик на основе Кайдзен, Lean-технологий только лишь потому, что «русский человек обладает иным менталитетом».
Всегда хочется спросить: а что мешает начать с себя, стать лучше, изменить свой менталитет? По-моему, ссылка на российскую специфику — это всего лишь оправдание своего бездействия. Японский менеджмент совершил переворот в сознании людей, когда провозгласил непрерывное совершенствование главной парадигмой философии бизнеса.
Одним словом, любой инновационный процесс необходимо начинать с трансформации сознания персонала. Поэтому без дискуссий и дебатов пока не обходится.
Как вы оценивали преимущества перехода в виртуальное пространство? Какие были надежды?
В результате долгих дискуссий было принято решение обратить внимание на новые технологические решения, попробовать и оценить преимущества.
Преимущество номер 1.
Виртуальный офис позволяет экономить затраты: на аренду офисных помещений, заработную плату офисных сотрудников, содержание административного офиса, транспортных и командировочных расходов. К тому же появляется экономия на IT-подразделении, программном обеспечении, аренде виртуального сервера москва.
Финансовый департамент представил оценку альтернативных вариантов, что явилось стимулом для понимания необходимости данного проекта и доказательства неоспоримой выгоды. Смета расходов на содержание виртуального офиса включала базовую настройку (разовые затраты) и ежемесячные расходы (из расчёта количества пользователей и хранения информации в Гбайт).
Преимущество номер 2. В виртуальном пространстве вы автоматически избавляетесь от ненужного хлама и избыточных бизнес-процессов. Главным критерием является результат или достижение цели, поэтому имитация бурной деятельности не востребована.
Преимущество номер 3. У сотрудников появляется дополнительная мотивация и дополнительное свободное личное время.
Наличие возможности не отмечаться в офисе своим личным присутствием с 9 до 18 было дополнительным стимулом и аргументом.
Таким образом, избавляясь от рутинных операций и неэффективных бизнес-процессов, получается двойной выигрыш: повышается скорость бизнеса и мотивация сотрудников.
Как Вы рассчитывали эффективное время сотрудника?
Перед тем, как совершить «переход через Альпы» в виртуальный офис, дабы опираться на статистические данные, мы провели замеры и хронометраж использования рабочего и личного времени инженеров проекта (с их согласия, естественно):
На основе статистических данных получалось, что рабочее время эффективно используется только наполовину (4 часа из 8 рабочих часов). И это при том, что инженеры на проекте всегда перегружены и жалуются, что они работают по 12 часов в сутки. На дорогу уходит 25 % времени работника. С одной стороны, это потери, которые обычно не оценивают. С другой стороны, это нереализованная прибыль и потенциал для экономии при работе в условиях виртуального офиса. Обратите внимание, по статистике на семью, детей, спорт, хобби приходится всего 15 % времени. На сон приходится 6 часов 30 минут, в то время как организму для восстановления требуется не менее 8 часов здорового сна. Отсюда нервозы, депрессивные состояния, общая неудовлетворённость жизнью.
Для нашей компании главная ценность — это менеджеры проектов, люди с высшим инженерно-техническим образованием, опытом работы и лидерскими качествами, необходимыми для управления проектами. Именно поэтому для нас важны психо-эмоциональный настрой сотрудников и атмосфера в коллективе. Отдохнувшие сотрудники работают качественнее, быстрее и с вдохновением!
Как создать виртуальное рабочее место? С чего начать?
Если вы внимательно проанализируете, то обнаружите, что на 70 % такое рабочее место уже создано. Есть современные девайсы (телефоны, планшеты, ноутбуки), которые позволяют свободно перемещаться и быть доступным 24 часа в сутки (если на то есть воля сотрудника). Компании остаётся решить ряд организационных вопросов, связанных с переходом в «Облако».
К внедрению виртуального офиса не надо относиться как к прыжку через пропасть (переезду в реальный офис). Это как раз тот случай, когда переход можно совершить маленькими шажками и по частям. Например, электронная почта. Уже повсеместно считается хорошим тоном предоставлять сотрудникам возможность принимать и отправлять корпоративную почту за пределами офиса (локальной сети компании). И это первый шаг.
Следующий шаг --- это документооборот. Здесь существует множество вариантов на разные вкусы и бюджеты. Можно приступить к внедрению корпоративного портала — путь крупных затрат и больших компаний. А можно начать использовать средства по организации совместной работы, уже встроенные в существующие системы. К примеру, компания Microsoft уже давно встраивает в свои продукты поддержку SharePoint-сервисов, что даёт возможность организовать совместную работу своими силами. А потом и предоставить возможность доступа к документам за пределами компании.
Также есть возможность сразу прыгнуть в «облако». Это может быть как закупка услуг с гарантированным соглашением об уровне предоставления сервиса (SLA) и детально проработанными условиями безопасности данных, так и использование «как есть» бесплатных сервисов. Кстати, несмотря на бесплатность или малую стоимость (за коммерческое использование, как правило, взимается небольшое вознаграждение), сервисы вроде Google.
Документы являются отличной возможностью попробовать виртуальный офис при минимальных затратах.
В частности, известен случай, когда небольшая консалтинговая компания, с которой довелось сотрудничать, на первых порах свою электронную почту и документооборот вынесла в сервис от Google. А распробовав удобства, перенесла свой виртуальный офис к крупному российскому поставщику. Кстати, виртуализация офиса серьёзно выручила компанию, когда пришёл черёд реального переезда в другой офис, — работа практически не прерывалась. Также можно отметить, что при подготовке конференции с Институтом специалистов по управленческому учёту (IMA) также использовалась виртуализация офиса на основе сервисов Google: административная группа из России, Европы и Америки работала над документами совместно из разных географических мест и часовых поясов.
Следующим шагом «виртуализации» офиса может быть связь. Для компаний, в которых совершается много междугородных/международных звонков, это, казалось бы, проблема. В действительности, нет. Офисные телефонные станции уже давно имеют шлюзы для подключения к ним из сети Интернет. То есть при помощи наушников, микрофона и установленной на ноутбуке программы телефонии сотрудник получает переносимый офисный телефонный номер, которым можно пользоваться как обычным офисным телефоном из любого места, где есть соединение с Интернет. При этом доступны возможности переадресации, голосовой почты, внутренней адресной книги и т. п.
Также следует упомянуть услуги, которые предоставляют телеком-операторы для виртуализации офиса. В качестве примера можно привести виртуальный телефонный номер, который не привязан к реальному местоположению офиса и представляет собой удобный сервис по управлению звонками.
А также позволяет связать несколько площадок в единую структуру.
Также легко решается вопрос с проведением совещаний и переговоров. Понятно, что личное общение не заменит ничто. Но встречаться в офисе лучше по поводу радостных событий вроде успешного завершения проекта, чем на рутинных еженедельных совещаниях. Современные технологии позволяют проводить совещания, презентации, обучение дистанционным способом. И опять же есть решения, способные удовлетворить разнообразные запросы. От групповых обсуждений в бесплатном мессенджере до серьёзного оборудования для видеосвязи.
Как вы перешли к виртуальному офису?
Последовательными шагами. Сначала оценили распределение рабочего времени сотрудников по бизнес-процессам в офисе. Затем ранжировали процессы, принимая во внимание их важность и затраты, приходящиеся на них. Составили план поэтапной виртуализации офиса (сроки, ответственные). План, разумеется, предусматривал предварительный анализ требований и подбор решения под потребности нашей компании.
У вас были какие-то особые требования, учитывающие специфику бизнеса?
Требования были сформулированы в техническом задании для перевода функций в виртуальный офис. Они были предельно простыми:
- серверы в «Облаке»;
- Office (корпоративная почта, общие диски и файловое хранилище, корпоративный портал, интранет);
- специальное программное обеспечение: 1C, CRM, AutoCAD и пр.;
- функция резервного копирования;
- техническая поддержка 24/7;
- доступность сервиса;
- география должна охватывать Россию, Европу и Америку.
Расскажите обо всей системе функционирования сейчас... Кто кому подчиняется в компании на местах и в центре? Есть ли проблемы с управляемостью?
Как я уже говорила, часть функций была выведена на аутсорсинг (бухгалтерия, кадровое делопроизводство, архивирование). Электронный документооборот — в «Облаке».
Проектами по строительно-монтажным работам на объектах управляют проектные менеджеры. Они ведут проект от начала до конца: с момента формулирования предложения заказчику и подписания контракта до момента подписания окончательного акта выполненных строительно-монтажных работ (КС-2, КС-3) или поставки оборудования. Менеджеры проектов отвечают за подготовку первичных документов. Бэк-офис находится физически в реальном офисе, но осуществляет работу в виртуальном пространстве, взаимодействуя с проектными менеджерами и выполняя поддерживающие административные функции: подготовку тендерной документации, управленческой отчётности, привлечение финансирования, логистику и пр. Система мотивации настроена на выполнение проекта качественно и в оговорённые сроки, подписание необходимых первичных документов и оплаты в полном объёме. Нет оплаты — нет премии. Благодаря заинтересованности руководителей проектов производство работает ритмично, инженеры заинтересованы в быстром и качественном исполнении проекта, снизилось количество рекламаций, появилось время для разработки новых направлений. Думаю, что данные опции вкупе позволили сэкономить 15-20 %.
Часть сотрудников мы перевели на удалённый офис с применением «облачных» технологий. Конструкторы, архитекторы и проектные менеджеры осуществляют подготовку необходимой документации для проекта в «облачном» пространстве. Архитектор или конструктор могут обслуживать сразу несколько проектов. Обычно требуется один-два выезда на объект, подготовка дизайн-решения и рабочий проект, согласованный с заказчиком. Обсуждения и совещания проектные группы получили возможность проводить, находясь в разных точках мира, где есть интернет, с планшетом в руках. К примеру, нестандартные решения для шлюзовых кабин с регистрацией биометрических данных осуществлялись международной командой: итальянские дизайнеры, программисты из Красноярска, инженеры и технологи из Москвы.
Как вы решали вопрос с информационной безопасностью?
Вопросы, связанные с информационной безопасностью, волнуют бизнес с точки зрения сохранности данных и коммерческой тайны. Оказалось, что в виртуальном пространстве защита информации от несанкционированного доступа и изъятия имеет более высокий уровень надёжности и обеспечивает абсолютную конфиденциальность данных.
Все понимают, что виртуальный офис — это идеальный вариант для стартапов, открытия филиалов, обособленных подразделений. Насколько жизнеспособна данная идея для масштабных проектов, среднего бизнеса?
Крупный и средний бизнес давно озадачен проблемой повышения эффективности, снижения административной нагрузки и концентрации на основных стратегических целях бизнеса.
Во-первых, уже достаточно распространены альтернативные варианты взаимодействия с сотрудниками и организации рабочего процесса: аутсорсинг, аутстаффинг, краудсорсинг. Основной инструмент повышения бэкофисных функций — центры единого сервиса (ЦЕС) или общие центры обслуживания (ОЦО), которые прочно вошли в нашу жизнь и сразу позволили оценить эффект. Компания «Северсталь» получила эффект в виде роста производительности на 42 % за два года. Компании ЛЭтуаль удалось сэкономить 25 % при переводе административных функций в единый центр обслуживания. Фактически, бизнес медленно и уверенно совершает разворот в сторону освобождения от избыточных связей и функционала и осуществляет переход в «облачное» пространство и виртуальную реальность.
Во-вторых, для проведения совещаний существуют инструменты для общения на удалённом доступе в формате видеоконференцсвязи (Skype, VideoConf, групповые терминалы видеосвязи).
Посмотрите на рынок ИТ-сервиса и внедрения продуктов — самая удобная форма взаимодействия краудсорсинг. Америка и Европа давно и с успехом применяют удалённый формат проектных групп. К примеру, проект может выполняться силами программистов из Беларуси, администраторов из Индии, проектных менеджеров по всему миру. Это дешевле и быстрее.
Насколько жизнеспособна данная идея для масштабных проектов и среднего бизнеса, покажет время. Большие корабли теряют маневренность и подвижность, обрастают административными сталактитами. Пока первопроходцем является бизнес с проектным типом управления. Однако факт остается фактом: виртуальный офис и виртуальное администрирование бизнеса — это один из наиболее интересных современных трендов.
* Анна Глазкова, Финансовый директор Промышленно-строительного холдинга ABAVA Group, Вице-президент российского отделения IMA
Беседовала Екатерина Кахраман