Евгения Чернышева, эксперт по управлению персоналом в компании «Европейская юридическая служба».
- Как часто в вашей практике возникают вопросы ответственности работников за ущерб организации?
— Такие вопросы возникают довольно часто. Если материальная ответственность прописана в самой должностной инструкции, там все просто: если должностные обязанности и инструкции прописаны правильно, то человек принимает на себя материальную ответственность в рамках договоренностей, которые он подписывал, когда его принимали на должность. А если возникает ущерб, который производят работники, у которых нет материальной ответственности, то все равно эти вопросы решаемы. Сейчас, устраиваясь на работу, сотрудники в большинстве организаций подписывают соглашение о неразглашении коммерческой информации и другие локальные акты в зависимости от деятельности, которую ведет организация. И в них тоже прописано, как возмещается ущерб. Я знаю, что очень часто с сотрудниками расстаются, если ущерб невозможно перевести в денежный эквивалент: человек пишет заявление по собственному желанию. Каждая организация решает эти вопросы самостоятельно, потому что часто с работника просто нечего взять.
Но люди должны понимать: если они работают с клиентами, то неправильное поведение может привести к потере клиентов и, как следствие, к потере прибыли. До сотрудников нужно донести, что от качества их работы зависит прибыль предприятия и в конечном итоге их зарплаты и премии. Тогда они будут стараться не совершать действий, которые могут принести вред. Но бывают ситуации, когда работники специально вредят компании. В любом случае всегда лучше договариваться.
- Как вы решаете такие споры?
- Если произошли потери, всегда нужно договариваться – сотрудник может отработать или выплатить компенсацию, или уйти. И нужно обязательно разобраться, почему так получилось. Не всегда работник виноват в ЧП: может, просто не четко прописаны бизнес процессы, не налажено взаимодействие между отделами. И тогда это вина не только сотрудника, но и обстоятельств. Работники должны понимать, что они имеют право принимать решения. И если это не лучшее решение, в следующий раз они примут другое, но малейшая ошибка не должна тянуть за собой тяжкие последствия. Чаще всего, когда ошибка повторяется, следует оптимизировать бизнес-процессы и наладить взаимодействие между отделами.
- Что привлекло ваше внимание в этой статье?
- В статье много интересной информации о бухгалтерах. У меня есть опыт в поисках хороших бухгалтеров. Найти бухгалтера, который бы тебя устраивал, это целое искусство. Работники бухгалтерии — это люди, которые должны иметь определенный психотип. Далеко не каждый сможет работать в этом специфическом отделе. Если мы говорим о крупном предприятии, в бухгалтерии есть разные должности, и работающие на этих должностях выполняют разную работу. Поэтому там должны быть люди с разными психофизиологическими особенностями. Если мы говорим о главном бухгалтере, то он обязательно должен быть хорошим организатором, аналитиком, обладать гибкостью, уметь погашать конфликты и быть нацеленным на результат. Лучше, когда такие руководители являются координаторами (председателями) по методике М. Белбина и синтетиками (у которых практически одинаково активно работают оба полушария) или даже правополушарные — они обладают большим полетом фантазии с определенной долей педантизма, аналитики. Таких людей не так много. Есть еще такая закономерность – отличный главный бухгалтер может не подходить организации, потому что культура компании, из которой он пришел, и культура нового работодателя не совпадают. Тогда хорошей работы не будет.
Еще есть вопрос: наличие деловой педантичности. Человек без этого качества в бухгалтерии работать не сможет. Он может считать, что хорошо выполняет свою работу, но его общение с сотрудниками, сдающими ему отчеты, как правило, довольно конфликтно. Я знаю ситуацию, когда бухгалтерия одной компании была притчей во языцех: никто о ней добрым словом не поминал. Но когда пришла новый заместитель главного бухгалтера, которая занималась принятием отчетов у сотрудников, через 2-3 месяца все поняли, что они с удовольствием ходят в бухгалтерию. И, более того, все стали сдавать отчеты с первого раза. Она пришла и навела порядок, выявила, как и какие отчеты нужно сдавать, сделала удобную для сдающих форму, куда нужно было только вписать цифры. В итоге все по новой форме сдавали отчеты без проблем. Это признак того, что человек на своем месте: он способен навести порядок и организовать работу так, чтобы не создавать трудности. Это пример работы сотрудника с высоким деловым педантизмом.
Наличие данного качества можно определить уже при входной диагностике, используя методику М. Белбина, когда кандидат приходит к вам на собеседование. Таким образом, какой будет бухгалтерия, зависит от HR-директора. Для этого нужно определить, для какой должности какие компетенции являются ведущими. Ведь кроме знания бухучета и законодательства бухгалтеру нужны еще и общечеловеческие ценности – деловой педантизм, аналитические и организаторские способности, коммуникативные навыки.
- Как надо прописывать в договоре ответственность работника?
- Это, скорее, правовой вопрос. Человек, который приходит на работу, подписывает достаточно большое количество бумаг – у каждой компании есть стандартный набор. Но часто этот набор документов – правила внутреннего распорядка, соглашение о коммерческой тайне, инструкции и так далее – могут быть составлены формально. И там, где этот пакет документов составлен формально, возникают конфликты. Потому что для этих документов есть рекомендуемые формы, но в них нет детализации. Часто положения прописаны в общем виде, а общий вид можно трактовать как угодно. И тогда при конкретных нарушениях не понятно, под какой пункт это нарушение попадает. Документы в самом начале должны делаться очень разумно, подробно, иногда избыточно подробно, чтобы предусмотреть максимальное количество ситуаций — как должны и не должны вести себя сотрудники, что должно и не должно делать руководство. Самое главное – эти документы нужно разумно прописывать, а не брать стандартные. И тогда это облегчит жизнь при возникновении конфликтов. Потому что стандартный документ не адаптирован под конкретную фирму.
- Что и как надо прописывать в локальных актах для большей безопасности фирмы?
- Все компании разные, и деятельность, и протекание бизнес-процессов организованы в компаниях по-разному. Даже если компании имеют сходную деятельность, если мы посмотрим их документы, они будут разниться между собой. Это зависит от множества причин — прежде всего, от руководства, его педантичности, вникания в детали. Если говорить о методике Белбина, есть два типа лидеров – координаторы и шейперы. У них все документы будут организованы по-разному. И культура организаций будет разная. Поэтому самый главный рецепт — перерабатывать все стандартные документы под себя, под свои бизнес-процессы.
- Как вы подбираете, проверяете кандидатов на должность бухгалтера, и особенно главного?
- Если фирма небольшая, то главный бухгалтер выполняет функции как бухгалтера, так и финансового директора. Но эти функции немного разные, поэтому быть главным бухгалтером в небольшой фирме сложнее, чем в большой. Финансовый директор должен обладать не только знаниями бухгалтерии, но и аналитикой, прогностикой и хорошим творческим потенциалом, чтобы экстраполировать какие-то процессы, предсказывать их и понимать, как планировать финансовую деятельность организации. Главный бухгалтер, который занимается только учетом, должен быть педантичен, вести финансовую деятельность четко в соответствии с законом. Поэтому из-за разного функционала одному человеку сочетать в себе функции бухгалтера и финансового директора сложно. Я бы сказала, что главный бухгалтер небольшой фирмы обладает более широким профессиональным кругозором, более многообразен в профессиональных компетенциях.
Исходя из функций, которые будет выполнять главбух, нужно определить — он будет просто учетчик или ему нужны другие компетенции. Все это диагностируется известными методиками, мы уже упоминали известную методику М. Белбина.
- Методики существуют для диагностики определенных качеств, получится слишком много и для профессионалов, МОЖЕТ, ИХ СТОИТ ПЕРЕЧИСЛИТЬ?
- Конечно, их нужно использовать осторожно, и никакая методика не дает 100-процентного результата, но по совокупности нескольких методик и собственного представления после интервью можно делать выводы о профессиональной компетентности, порядочности и навыках руководителя.
- Как безопасно расстаться с главбухом и при этом не запороть отчетность?
- Это должно быть прописано в трудовом договоре – условия его прерывания. И, конечно, нужно договариваться. С главным бухгалтером, как ни с кем, нужно расставаться полюбовно. Здесь нет совета на все случаи жизни. Нужно понимать причины ухода человека. И если он просит его порекомендовать, почему бы не сделать этого? Только если он не компетентен, это уже другой вопрос. Станешь ли ты рекомендовать человека, на котором сам обжегся? Часто в компанию приходит финансовая проверка или аудит. И тогда руководитель говорит, что были выявлены такие-то недочеты, и поэтому мы расстаемся с вами и берем на вашу должность другого.
Возможно, если проанализировать ситуацию, можно понять, что бухгалтер сохранил куда более значительные средства, пожертвовав чем-то. То есть не нужно делать поспешные выводы и увольнять человека. Может, и сам гендиректор виноват в том, что главбух пошел на некорректные действия? Самое главное – проанализировать ситуацию, рассмотреть ее со всех сторон и не рубить с плеча — всегда важно учиться договариваться.
- Как бы вы изменили законы для ясности таких споров?
- Когда сталкиваешься со сложной ситуацией и начинаешь читать законы, первое, что бросается в глаза, – то, что написаны они зубодробительным языком. И нормальному человеку разобраться в них очень сложно. Кроме того, многие вещи сформулированы очень неоднозначно. Я считаю, что законы должны быть прописаны понятным языком, должны быть однозначными. Многозначность толкований порождает конфликт. Есть разборы в арбитражном суде, когда дело можно проиграть или выиграть в зависимости от того, как вы трактуете тот или иной закон — это целое искусство.
Наша справка. «Европейская юридическая служба» осуществляет полный спектр традиционных юридических услуг — от срочных юридических консультаций до представительства в суде. Сайт компании http://els24.com/
Спрашивала Оксана Паничкина