Организация работы с документами в Первомайском секторе Соль-Илецкого отдела управления Федеральной регистрационной службы по Оренбургской области

Автор: Г. Г. Аралбаева, Е. А. Чумакова

Организация работы с документами в Первомайском секторе Соль-Илецкого отдела управления Федеральной регистрационной службы по Оренбургской области

Г. Г. Аралбаева , д. э. н., доц., Е. А.Чумакова; Оренбургский госуниверситет

  • Обработка входящей и исходящей документации.
  • Регистрация сделок с недвижимостью.

Ведение делопроизводства в Первомайском секторе Соль-Илецкого отдела управления Федеральной регистрационной службы по Оренбургской области возлагается на государственного гражданского служащего — ведущего специалиста-эксперта. Его должностной регламент выполняет функции должностной инструкции и включает в себя разделы:

— общие положения;
— квалификационные требования;
— должностные обязанности, права и ответственность;
—.порядок служебного взаимодействия.

Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции осуществляется централизованно специалистом-экспертом.
Он же проводит регистрацию всей входящей корреспонденции.
На лицевой стороне полученного документа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, содержащий информацию о дате поступления документа и регистрационном номере.

Присваиваемые документам регистрационные номера состоят из номера региона, номера структурного подразделения, номера журнала регистрации входящей корреспонденции, года и порядкового входящего номера документа. Например: 56-25/005/2009-316. Основные сведения о поступающих документах заносятся в журнал регистрации входящей корреспонденции.

Не подлежат регистрации следующие документы:
— копии документов, присланные для сведения;
— телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок;
— поздравительные письма;
— пригласительные билеты;
— бухгалтерские документы (счета, платежные поручения и т. д.);
— печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
— формы статистической отчетности.

На этих документах ставится только дата поступления.

Предварительное рассмотрение документов проводится также специалистом, ответственным за делопроизводство, с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководителем Первомайского сектора и направляемые непосредственно специалистам, исходя из оценки содержания документа.

Документы с резолюциями руководителя Первомайского сектора возвращаются специалисту, ответственному за делопроизводство, для передачи документа исполнителю.

На рисунке отражено процентное соотношение поступающей документации.

Рис. 1. Соотношение документов в поступающем потоке документации Первомайского сектора Соль-Илецкого отдела управления Федеральной регистрационной службы по Оренбургской области за год

К отправляемым документам в Первомайском секторе Соль-Илецкого отдела управления Федеральной регистрационной службы относятся: письма, уведомления, переписка с судами и правоохранительными органами, а также информация, выдаваемая по запросам заявителей. Исходящие документы за подписью руководителя Первомайского сектора подлежат регистрации сотрудником, ответственным за делопроизводство. Исходящим документам присваивается исходящий регистрационный номер, который состоит из номера региона, номера структурного подразделения, номера журнала исходящей корреспонденции, указывается также год и номер документа по порядку. Регистрация производится в журналах регистрации исходящей корреспонденции. На последнем листе журнала делается заверительная надпись, которая содержит следующие данные:
— на каком основании закрыт журнал;
— количество сделанных записей;
— реквизиты последней записи;
— количество листов (цифрами и прописью);
— указание должности и подпись государственного регистратора.
Новые журналы регистрации входящей и исходящей документации заводятся в трех случаях:
— в связи с окончанием года;
— в связи с окончанием журнала;
— в связи со сменой государственного регистратора.
В журналах ведется валовая нумерация страниц.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
Документы отправляются заказными письмами в конвертах. На конвертах указываются адресат, его почтовый индекс и адрес, а также в нижнем левом углу — номер отправляемого документа.

К заказным письмам прикрепляется уведомление о вручении.

Уведомление передается в почтовое отделение, а возвращенный из почтового отделения экземпляр уведомления, подтверждающий отправление заказной корреспонденции, подшивается в соответствующее дело.

На копиях исходящих документов ставится штамп с указанием даты отправки. Исходящая корреспонденция составляется в двух экземплярах, один из которых отправляется адресату, второй остается в организации.

На рис. 2 отражено процентное соотношение отправляемой документации за год.

Рис. 2. Соотношение документов в отправляемом потоке документации Первомайского сектора Соль-Илецкого отдела управления Федеральной регистрационной службы по Оренбургской области за год

Специалист, ответственный за ведение делопроизводства, учитывает все документы при получении и подготовке к отправке в журналах регистрации входящей или исходящей корреспонденции. В таблице 1 представлены данные по документообороту за 2007–2009 годы.

Таблица 1. Объем документооборота за 2007–2009 годы в Первомайском секторе Соль-Илецкого отдела управления Федеральной регистрационной службы по Оренбургской области

Поток документации

Количество документов в потоках документации
за период:

2007 год

2008 год

2009 год

Входящие

3217

3318

3882

Исходящие

4086

4090

3541

Итого

7303

7408

7423

Из таблицы видна тенденция увеличения документооборота.

В 2008 году процесс приема документов был автоматизирован, что позволило специалистам-экспертам осуществлять электронный прием заявлений по установленной форме, зафиксированной в базе Единого государственного реестра прав.

Автоматизации подлежит прием документов на регистрацию и выдача свидетельств, а также действия, связанные с проведением государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним.

Кроме того, автоматизирован прием заявлений на предоставление информации из автоматизированной базы данных Единого государственного реестра прав.
Учет документов, связанных с проведением государственной регистрации, ведется отдельно от управленческих документов.

Используется автоматизированная система «Единый государственный реестр прав». Данные по исполнению государственной функции передаются по региональной сети в центральный аппарат управления Федеральной регистрационной службы по Оренбургской области, где и учитываются.

Для проведения государственной регистрации прав на недвижимое имущество в зависимости от вида сделки заявитель предоставляет специалистам-экспертам пакет документов. Перечень документов отражен в таблице 2.

Таблица 2. Документы, представляемые заявителем в Первомайский сектор Соль-Илецкого отдела, управление Федеральной регистрационной службы по Оренбургской области, для проведения государственной регистрации прав в зависимости от вида сделки

Вид сделки

Документы, необходимые для проведения государственной регистрации

Документы, выдаваемые после государственной регистрации

1

2

3

Прива-тизация

— заявления дополнительных сторон (муниципальных образований и физических лиц);
— доверенность на представительство;
— чек-ордер об оплате государственной пошлины;
— заявление на приватизацию;
— копия лицевого счета;

— зарегистрированный договор приватизации;
— свидетельство о государственной регистрации права собственности

 

— согласие на участие или отказ от участия в приватизации;
— постановление муниципального образования о передаче собственности гражданину;
— договор приватизации (в 3 экземплярах)

 

Купля-продажа

— заявление обеих сторон на проведение регистрации;
— заявление обеих сторон на право собственности;
— заявление о переходе права;
— чек-ордер об оплате государственной пошлины;
— договор купли-продажи в 2 экземплярах;
— справка о зарегистрированных и проживающих;
— нотариальное согласие на продажу и покупку

— зарегистрированный договор купли-продажи;
— свидетельство о государственной регистрации

Дарение

— заявление двух сторон на проведение регистрации;
— заявление обеих сторон на право собственности;
— заявление о переходе права;
— чек-ордер об оплате государственной пошлины;
— договор дарения в 2 экземплярах;
— справка о зарегистрированных и проживающих

— зарегистрированный договор дарения;
— свидетельство о государственной регистрации

Договор аренды

— заявление одной из сторон;
— чек-ордер об оплате государственной пошлины;
— договор аренды;
— кадастровый паспорт на земельный участок;
—.постановление муниципального образования о представлении в аренду или распоряжение

— зарегистрированный договор аренды;
— если обратился арендатор, то арендодателю выдается уведомление о регистрации договора аренды

Управление Федеральной регистрационной службы является последней инстанцией для совершения каких-либо сделок с недвижимым имуществом. Поэтому заявители обращаются в данный орган уже с собранным пакетом необходимых документов.
Работа по исполнению государственной функции по регистрации недвижимого имущества и сделок с ним проходит в несколько этапов.
Основанием для начала исполнения государственной функции является личное обращение заявителя с комплектом документов, необходимых для государственной регистрации прав. Специалист, ответственный за прием документов, устанавливает предмет обращения, проверяет документ, удостоверяющий личность, наличие всех необходимых документов, исходя из соответствующего перечня документов, представляемых на государственную регистрацию прав, а также проверяет соответствие представленных документов установленным требованиям. После этого специалист вносит запись в книгу входящих документов автоматизированной системы «Единый государственный реестр прав», где указывает:
— порядковый номер записи;
— дату и время приема с точностью до минуты;
— общее количество документов и общее число листов в документах;
— данные о заявителе;
— сведения об объекте прав;
— цель обращения заявителя (вид регистрируемого права, ограничения (обременения) права, сделки, исправление технической ошибки, внесение изменений в ЕГРП и т. д.);
— фамилия и инициалы.
Ответственный за прием документов оформляет расписку о приеме документов по установленной форме в 2-х экземплярах. В расписку включаются дата представления и время (с точностью до минуты) и перечень документов с указанием их наименования, реквизитов, количества листов в каждом документе, а также книги учета входящих документов и порядкового номера записи о принятом заявлении. Копия расписки приобщается к принятым документам. По окончании приема в ЕГРП вносится запись о принятом заявлении, указывающая на правопритязание в отношении данного объекта.

Специалист формирует результат административной процедуры по приему документов и передает его государственному регистратору для проведения правовой экспертизы. Правовая экспертиза — это проверка юридической силы правоустанавливающих и других представленных на государственную регистрацию документов.
Главный государственный регистратор проводит регистрацию недвижимого имущества и вносит запись о государственной регистрации в Единый государственный реестр прав. Проведенная регистрация права удостоверяется свидетельством о государственной регистрации права.

Свидетельство оформляется в одном экземпляре, кроме случаев государственной регистрации права общей долевой собственности. При государственной регистрации права общей долевой собственности свидетельство оформляется в количестве экземпляров, соответствующих числу участников общей долевой собственности. Свидетельство оформляется на бланке установленной формы, являющемся бланком строгой отчетности. Право считается зарегистрированным и возникает с момента внесения записи в ЕГРП, а не со дня выдачи свидетельства.

Форма свидетельства установлена Правилами ведения ЕГРП от 18.02.1998 № 219 (в ред. от 03.10.2002).
Свидетельство о государственной регистрации прав — документ строгой отчетности, имеет степень защищенности на уровне ценной бумаги, учетную серию и номер.
Подобно ценной бумаге на предъявителя, бланк свидетельства надежно защищен от подделки: имеет водяной знак, иногда применяются голограммы, гербы, портреты, специальные краски и пр.

Государственная регистрация проводится в течение 10 рабочих дней, после чего в назначенный срок заявителю выдается свидетельство о государственной регистрации и подлинники документов, которые были предоставлены для регистрации.

Специалисты-эксперты предоставляют сведения, содержащиеся в Едином государственном реестре прав, о любом объекте недвижимости любому лицу, предъявившему удостоверение личности. Установив личность заявителя по паспорту или другому документу, удостоверяющему личность, специалист-эксперт направляет основные данные в базу данных, выполняя заявление в электронной форме. В самом заявлении запрашивается информация на объект или субъект имущества, а также на наличие обременений или запрещений, наложенных на данный объект, либо просьба о предоставлении выписки из ЕГРП.
В ответ на заявление специалист-эксперт выдает либо сообщение об отказе, если данный объект не зарегистрирован; либо выписку из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество, которая содержит кадастровый или условный номер объекта, наименование объекта, его назначение, площадь, а также его адрес.
Могут указываться и некоторые другие характеристики объекта. Устанавливается правообладатель и указывается вид права. Если имеются какие-либо ограничения, правопритязания, то они также имеют место в выписке. Выписка подписывается государственным регистратором и заверяется печатью. Ниже указывается отметка об исполнителе.

Подлинник таких документов отдается заявителю, а копия подшивается в дело. После окончания работы по регистрации недвижимости все документы, участвующие в этом процессе, формируются в дела. Каждое дело состоит из двух разделов (папок), одни из которых — дело правоустанавливающих документов. Документы в делах располагаются в обратной хронологической последовательности, хотя необходимо группировать документы в хронологической последовательности.
Порядок расположения документов в делах следующий:
— копия заявления о проведении государственной регистрации;
—.копия чек-ордера, свидетельствующего об оплате государственной пошлины;
—.копии правоподтверждающих документов на объект недвижимого имущества;
—.копия свидетельства о государственной регистрации права на недвижимое имущество.
Второй раздел (папка), входящий в состав дела, содержит документы, созданные в процессе проведения регистрации. Данная папка носит название «Единый государственный реестр прав».

Каждый раздел Единого государственного реестра прав идентифицируется кадастровым или условным номером объекта. Все записи об объекте недвижимого имущества, правах на этот объект, возникновении, переходе и прекращении таких прав, об ограничениях (обременениях) вносятся в соответствующий, открытый именно для этого объекта недвижимости раздел Единого государственного реестра прав, то есть на земельный участок, здание, стоящее на этом земельном участке, конкретное помещение в этом здании (или иной объект, входящий в состав здания), заводятся отдельные разделы реестра. Но при этом разделы в Едином государственном реестре прав размещаются в соответствии с принципом единого объекта недвижимого имущества.
На рис. 3 показана схема работы с документами, предоставленными для регистрации.

Выдача заявителю расписки о получении подлинников документов

Проведение правовой экспертизы представленных документов

Рис. 3. Этапы работы с документами, представленными для государственной регистрации права в Первомайском секторе Соль-Илецкого отдела управления Федеральной регистрационной службы по Оренбургской области