Архивная служба Еврокомиссии: новые подходы к архивной обработке документов

Н. А. Храмцовская

Интерес к зарубежному опыту сейчас в основном связан с вопросами управления и архивного хранения электронных документов. Важно, однако, осваивать и брать на вооружение не только «электронный» опыт наших зарубежных коллег, не менее полезно следить за развитием и в области управления классическими бумажными документами, в которой, несмотря на сложившиеся вековые традиции, по-прежнему достаточно как проблем, так и новых решений.

В Еврокомиссии ответственность за управление документами и архивное дело разделяется между несколькими службами . Общая ответственность за это направление работы возложена на Генеральный секретариат, который разрабатывает внутреннюю политику Еврокомиссии в данной области, а также организует кооперацию и координацию с внешними организациями. Целью внутренней работы является создание нормативной базы, разработка стратегий и процедур, обеспечивающих управление документами, и раскрытие для широкой общественности архивных документов по истечении 30 лет архивного хранения. Во внешней деятельности политика Еврокомиссии в области управления документами и архивного дела направлена на развитие кооперации между архивными службами стран — членов Евросоюза, а также другими учреждениями Евросоюза и международными архивными организациями.

Ответственность за реализацию этой политики Генеральный секретариат разделяет со структурными подразделениями Еврокомиссии (генеральными директоратами и приравненными к ним службами). Структурные подразделения отвечают за управление собственными текущими и неактивными документами, которые впоследствии передаются в исторические архивы Еврокомиссии в соответствии с утвержденным Перечнем документов с указанием сроков хранения.
Служба исторических архивов (Historical Archives Service) отвечает за выполнение обязательств Еврокомиссии по обеспечению сохранности документов, имеющих правовую, историческую или административную ценность, и за своевременное их раскрытие для широкой общественности. Она обрабатывает и обеспечивает сохранность архивных документов, поступающих от структурных подразделений, и сдает их на постоянное хранение в Исторический архив Евросоюза (Historical Archives of the European Union, HAEU).

Исторический архив Евросоюза находится в ведении Европейского университетского института во Флоренции и финансируются за счет общего бюджета Евросоюза. Контракт между Еврокомиссией и институтом был подписан 17 декабря 1984 года , а функционировать архив начал с 1986 года. Институт согласно договору отвечает за принятие на хранение, обеспечение сохранности и предоставление исследователям доступа к архивным документам Еврокомиссии по истечении 30 лет. Институт принимает на хранение документы различных учреждений Евросоюза, за исключением судебных документов.

Помимо этого, Исторический архив собирает и осуществляет депозитарное хранение частных коллекций, архивов политических деятелей и высокопоставленных должностных лиц Евросоюза, документов общественных движений и международных организаций, игравших и играющих важную роль в процессе объединения Европы .

В Еврокомиссии для работы с документами используются три централизованные информационные системы. Базовая платформа HERMES обеспечивает общее хранение документов и ряд функциональных возможностей для управления документами (регистрация, размещение в дела, поиск, сканирование… и т. д.), расширяемых благодаря приложению ARES для управления входящими и исходящими документами и приложению для управления классификационной схемой Еврокомиссии NOMCOM.

С 2009 года в Еврокомиссии успешно началось внедрение нового программного приложения ARES для управления документами — оно установлено более чем в половине служб Еврокомиссии .

Персонал подразделения, отвечающего за политику в области управления документами и архивного дела (SG.B2), составляет 16 человек. За управление службой исторических архивов отвечает подразделение OIB.OS.1.002 численностью 30 человек, включая 10 архивистов.

За техническую поддержку и развитие корпоративных систем для управления документами и архивами отвечает Генеральный директорат по ИТ (Directorate General for Information Technology, DIGIT).

В Еврокомиссии регулярно проводится повышение квалификации персонала всех уровней по вопросам управления документами и архивного дела. Помимо профессионального обучения, Еврокомиссия организует мастер-классы для более глубокого освоения вопросов архивного дела. Например, только в 2009 году около 3 000 человек прошли обучение использованию новой системы управления документами ARES. Кроме того, были подготовлены материалы для дистанционного обучения, в т. ч. для самостоятельного изучения системы.

Размах профессионального обучения персонала в области управления документами и архивным делом связан с двумя важными моментами:

Именно поэтому в Еврокомиссии такое внимание обращается на общее повышение уровня знаний в области делопроизводства и архивного дела — без этих знаний сотрудники деловых подразделений будут плохо работать с документами, что может привести к их утрате либо, например, к немалым дополнительным затратам на повторную обработку документов при передаче их на архивное хранение.

Европейская комиссия придает огромное значение нормативному регулированию управления документами. В 2002 году она провела модернизацию своих процедур управления документами с целью повышения эффективности, прозрачности и подотчетности. Для этого были приняты два решения Еврокомиссии и правила их исполнения, охватывающие весь жизненный цикл документа.

В настоящее время все действующие на 2010 год нормативные документы Еврокомиссии сведены в сборник «Управление документами в Европейской комиссии. Сборник решений и внутренних правил» , с тем чтобы сделать их более доступными и чтобы в них было легче ориентироваться, упрощая благодаря этому их применение в повседневной деятельности организации.
Сборник включает:

В регламенте Еврокомиссии (Rules of Procedure) 2002 года были выделены два хорошо знакомых нам этапа хранения документов:

Служба исторических архивов Еврокомиссии решает ряд задач управления информационными материалами и документами Еврокомиссии на протяжении всего их жизненного цикла и вне зависимости от вида носителей. Она отвечает за:

Согласно установленным правилам, дела и документы подразделений Еврокомиссии должны передаваться на хранение в Исторические архивы не позднее 15 лет с момента создания, при этом документы проходят экспертизу ценности в соответствии с регламентами .

Следует отметить тот факт, что у нас в ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» установлен такой же срок ведомственного хранения.

Экспертиза ценности дел в Еврокомиссии проводится в два этапа и включает первую и вторую экспертизу.
Первую экспертизу проходят все дела по истечении срока их ведомственного хранения (administrative retention period). В тех случаях, когда перечнями документов с указанием сроков хранения предусмотрена вторая экспертиза, она проводится не позднее чем через 25 лет после закрытия дел.

Первая экспертиза. На основе Единого перечня Еврокомиссии и/или ведомственных перечней директоратов и служб генеральные директораты и приравненные к ним подразделения проводят, по крайней мере, один раз в год первую экспертизу своих архивных документов после истечения срока их ведомственного хранения.
С этой целью подразделения анализируют дела и дату закрытия дела. Согласно указаниям в соответствующем перечне результатом первой экспертизы будет либо уничтожение дел, либо их передача в исторические архивы (после проведения, где это применимо, выборочного отбора документов на хранение).

Вторая экспертиза. Дела, переданные в исторические архивы по результатам первой экспертизы, будут либо подлежать постоянному хранению, либо должны будут пройти вторую экспертизу. Вторая экспертиза проводится в том случае, когда это предусмотрено соответствующим перечнем, а также для всех переданных в исторические архивы дел, для которых в перечнях нет подходящих статей.

Вторая экспертиза проводится службой исторических архивов в сотрудничестве с подразделением, от которого поступили документы, или его преемником — не позднее чем через 25 лет после закрытия соответствующих дел.

Решения о дальнейшей судьбе документов, принимаемые по итогам второй экспертизы, основываются на исторической ценности соответствующие дел, и их следствием является либо уничтожение, либо постоянное хранение документов (после проведения, где это применимо, выборочного отбора документов на сохранение).

Выборочный прием документов на постоянное хранение применяется и в российских архивах. Определение данного термина дано в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» как «Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных».

В Еврокомиссии используется, помимо отбора документов на хранение по определенным критериям, по сути аналогичного российскому подходу, также и метод случайного отбора . В результате этого процесса часть дел отбирается на постоянное хранение из более крупного массива дел, а остальные идут на уничтожение. Оба метода отбора могут применяться, где это уместно, при проведении как первой, так и второй экспертизы.

В случае случайного отбора дела отбираются на уничтожение или архивное хранение на основе автоматизированного или случайного процесса, целью которого является сохранение определенной доли всех существующих дел и обеспечение того, чтобы созданная выборка была репрезентативна.

В случае отбора дел по критериям дела отбираются на уничтожение или постоянное хранение на основе субъективных критериев. В этом случае дела, отобранные на последующее постоянное хранение, могут и не отражать в должной мере особенности первоначального массива дел, из которого делалась выборка.

Процедуры, использованные для проведения любого отбора, должны быть полностью задокументированы. Документация должна включать как минимум следующие сведения: обоснование и цель проведения отбора; список дел, проходящих отбор, включая ссылки на соответствующие позиции в перечнях или номенклатуре дел; а также перечень дел, отобранных для дальнейшего сохранения, и перечень дел, отобранных на уничтожение; применявшиеся критерии отбора и причины использования именно этих критериев.

В случае когда отбор проводится во время первой экспертизы, такая документация создается подразделением — создателем документов либо его преемником. Если же отбор проводится при второй экспертизе, то уже служба исторических архивов обеспечивает создание и сохранение списков дел, отобранных на постоянное хранение и уничтожение, и сопроводительной документации. Копии этих списков и документации направляются Генеральному директорату — собственнику документов или его преемнику.

Наиболее острой для службы исторических архивов проблемой в настоящее время является необходимость проведения архивной обработки больших объемов документов Еврокомиссии перед открытием исследователям доступа к ним. В последние годы для сотрудников службы исторических архивов становилось все более очевидным, что количество дел, которые необходимо раскрыть по истечении 30-летнего срока ограничения доступа, никак не соответствует числу архивистов, занимающихся обработкой этих дел, и никогда не будет соответствовать. Кроме того, проблемой также является отсутствие «контекстуальной» информации в описаниях дел и в более общем плане — трудности с получением полного представления обо всех переданных на хранение архивных документах.

Чтобы как-то улучшить сложившуюся ситуацию, были внесены изменения в методы работы с архивными документами. С 2008 года «Группа по методам работы», в состав которой входили начальник отдела OIB.OS.1 (которому подчиняется служба исторических архивов), семь специалистов службы исторических архивов, представитель Генерального секретариата и два специалиста по управлению документами, изучала, каким образом может быть использована новая схема классификации исторических архивных документов, основанная на методах, рекомендуемых Международным советом архивов (МСА), и на разработанных МСА стандартах архивного описания создателей документов (ISAAR) и фондов, и их подразделов (ISAD (G)). Разработка новой методологии явилась вынужденной мерой, связанной с тем, что архивисты не справляются с нарастающими объемами работ по экспертизе ценности и архивному описанию документов. Выигрыш в производительности во многом связан с минимизацией просмотра индивидуальных дел.

В 2009 году службой исторических архивов было проанализировано и описано 4 880 дел, из них 1 847 с использованием традиционных методов и 3 033 с использованием метода «обобщенного описания» (summary description), который является частью методологии «нормализованной архивной обработки» (method of normalised archival treatment).

Концепция, сформированная к декабрю 2008 года, была применена в 2009 году в двух пилотных генеральных директоратах: коммуникаций (Communication) и по экономическим и финансовым вопросам (Economic and Financial Affairs). По сути, предлагаемые изменения заключаются главным образом:

Результаты, полученные в пилотных генеральных директоратах, оказались обнадеживающими. Они были проверены профессором архивного дела Лейденского университета и главой департамента экспертизы ценности и отбора документов национальных архивов в Гааге Чарльзом Юргенсом (Charles Jeurgens). Профессор Юргенс подчеркнул необходимость в первую очередь решать вопрос экспертизы ценности и отбора передаваемых на архивное хранение дел. Было принято решение постепенно с начала 2010 года применять метод «нормализованной архивной обработки», со временем распространив его на все подразделения. В конечном итоге применение этого метода будет способствовать не только увеличению числа правильно описанных дел, но также лучшему и более глобальному пониманию состава фондов Комиссии. Тем не менее архивисты Еврокомиссии подчеркивают, что:

По сути, в Еврокомиссии делается попытка применить на практике идеи макроэкспертизы ценности, когда экспертизе подлежат не конкретные документы, а виды деловой деятельности, в ходе которой эти документы создаются (этот подход родственен функциональному подходу к составлению классификационных схем). Если вид деятельности признается достаточно важным, то все создаваемые в его рамках документы идут на архивное хранение и не возникает необходимости их полистно просматривать.

В конце марта 2010 года управление инфраструктуры и логистики Генерального секретариата Еврокомиссии опубликовало отчет о деятельности архивной службы Еврокомиссии в 2009 году . В отчете приводятся достаточно интересные данные, позволяющие оценить объемы деятельности архивной службы, увидеть существующие проблемы в области архивного дела и применяемые методы работы.

Общая емкость хранилищ архивных документов Еврокомиссии составляет 142 погонных км, из них уже заполнены документами 129,5 км, а оставшийся резерв в 12,5 км явно недостаточен.

В связи с нехваткой места для хранения документов рассматривается вопрос о строительстве нового хранилища KORT1 емкостью около 90 погонных км по соседству с главным хранилищем. Часть нового хранилища будет отведена под аудиовизуальные архивы Генерального директората по коммуникациям.

Проблема нехватки мест для хранения бумажных архивных документов актуальна во всем мире. В данном случае опыт архива Еврокомиссии наглядно демонстрирует тот факт, что еще долгое время всем архивам придется, наряду с приемом на хранение современных электронных документов, обеспечивать прием на хранение постоянно возрастающих объемов архивных документов длительного срока хранения на бумажных носителях.

Но вот что интересно: электронные документы на архивное хранение пока еще не передавались. Это, конечно, не означает, что их в Еврокомиссии нет; более того, нормативная база Еврокомиссии в области управления электронными документами достаточно хорошо разработана. Очевидно, что на электронные документы распространен 15-летний срок ведомственного хранения, однако такой подход к хранению электронных документов чреват существенными рисками их утраты при небрежном ведомственном хранении либо вследствие устаревания соответствующего оборудования и программного обеспечения.

С учетом нехватки места для хранения задача уничтожения не имеющих архивной ценности документов стала для архивной службы приоритетной . В 2009 году было уничтожено 7,5 погонных км документов (примерно 300 тонн). Во всех случаях уничтожение было согласовано с юридической службой и со структурным подразделением — создателем документов.

В продолжение политики уничтожения не имеющих архивной ценности документов начались пилотные работы по выборочному сохранению (sampling) ряда массивов документов Генерального директората по сельскому хозяйству за 1964–1994 годы, с уничтожением остальных документов. Это первый такой опыт, и сейчас отрабатываются методы архивной обработки и критерии отбора образцов документов. По мере накопления опыта предполагается разработать стандартную процедуру выборочного сохранения документов.

В 2009 году служба выполнила 1 739 запросов, из которых 1 428 были связаны с конкретным документом или делом, а 311 — тематические. В ответ на запросы было передано 5 719 дел и 43 539 отсканированных документов .

Кодекс хорошей административной практики устанавливает, что ответ на запрос должен быть дан в течение 15 рабочих дней. Однако на 86 % запросов по конкретным документам и делам ответ дается либо в день обращения, либо на следующий календарный день. Только на 2 % запросов ответы давались через 6 и более календарных дней.

Для исследователей работает читальный зал. Он располагает примерно 10 рабочими местами для работы с бумажными делами и предоставляет посетителям впечатляющий выбор дополнительного оборудования, включая:

В читальном зале архивной службы Еврокомиссии основная масса оборудования предназначена для поиска документов, копирования и перевода в наиболее удобные для исследователей форматы — как бумажные, так и электронные. Это и понятно — крайне неудобно и непродуктивно, если нужные цитаты или данные приходится переписывать с экрана вручную.

В 2009 году общая сумма финансирования деятельности Исторического архива во Флоренции составила 1,8 миллиона евро .
В декабре 2009 года в Исторический архив Евросоюза (Historical Archives of the European Union, HAEU) было передано 1 814 дел и два комплекта из 5 371 микрофиш .
Рассекречивание по-прежнему остается самым проблемным направлением архивной работы в Еврокомиссии . Сроки выполнения этой работы часто увеличиваются из-за того, что создатели документов затягивают выдачу согласия на рассекречивание, на получение которого при непрерывных напоминаниях службы исторических архивов порой уходят годы.

В 2009 году всего было рассекречено 1 067 дел. Для решения поставленных задач по открытию информации необходимо, прежде всего, начать перестройку работы с документами, организовать разработку и внедрение новых или совершенствование уже существующих методов обработки и описания архивных документов, позволяющих сделать это за меньшее время и с меньшими затратами.

См.: The Archives of the European Commission Activity Report 2009, European Commission, Secretariat General, Office for Infrastructure and Logistics, Brussels, 2010, http://ec.europa.eu/transparency/archival_policy/docs/arch/archives_report_2009_en.pdf.