Документационное обеспечение деятельности Инспекции Федеральной налоговой службы России по Промышленному району г. Оренбурга

Инспекция Федеральной налоговой службы (ИФНС) России по Промышленному району г. Оренбурга входит в единую централизованную систему налоговых органов Российской Федерации и является территориальным органом Федеральной налоговой службы России.

Документационное обеспечение управления ИФНС России по Промышленному району г. Оренбурга, контроль за соблюдением единообразия делопроизводства, методическое руководство организацией делопроизводства, проведение проверок ведения делопроизводства в структурных подразделениях инспекции и территориально обособленных рабочих местах возлагается на отдел общего обеспечения.

Основным нормативно-методическим документом, определяющим правила создания и оформления документов, является Инструкция по делопроизводству в Инспекции Федеральной налоговой службы России по Промышленному району г. Оренбурга.

Инструкция устанавливает общие нормы организации и ведения делопроизводства, а также основные правила подготовки, оформления, тиражирования, учета и хранения документов, контроля своевременности исполнения документов, обязательные для исполнения всеми работниками инспекции. Порядок работы с секретными документами, документами с пометкой «Для служебного пользования» и другой специфической документацией в инспекции регламентируется отдельным нормативным актом.

Приказом Федеральной налоговой службы утверждено Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в налоговых органах от 31 декабря 2009 г. № ММ-7-6/728.

В соответствии с Положением к работе с такими документами допускаются должностные лица налоговых органов в соответствии с Перечнем должностных лиц Федеральной налоговой службы, имеющих право доступа к служебной тайне и полномочиями, определенными их должностным регламентом.

Кроме того, в своей деятельности отдел общего обеспечения руководствуется Порядком обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию, утвержденным приказом Федеральной налоговой службы от 17 ноября 2006 г. № САЭ-3-18/794 в целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, обеспечения контроля исполнения документов, а также согласования технологий традиционного делопроизводства с электронным документооборотом в системе ФНС России.

Порядок обмена документами определяет организацию обмена ДСП-документами в электронном виде, приема, обработки и регистрации ДСП-документов на бумажных носителях, порядок подготовки и оформления резолюций по ДСП-документам руководителем (заместителем руководителя) налогового органа, рассылки их в структурные подразделения, работы с входящими ДСП-документами в структурных подразделениях налогового органа, а также порядок подготовки, регистрации и отправки исходящих ДСП-документов.

Ответственность за отнесение сведений, содержащихся в документе, к конфиденциальной информации возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

В соответствии с приказом МНС России от 10 сентября 2004 г. № САЭ-3-18/494 об утверждении Порядка обмена документами в электронном виде между инспекциями МНС России по районам, районам в городах, городам без районного деления и инспекциями МНС России межрайонного уровня, установленного в целях упорядочения обмена документами в электронном виде в налоговых органах Российской Федерации, делопроизводство в ИФНС, независимо от типа носителя документированной информации, ведется с использованием Системы электронного документооборота (СЭД), предназначенной для учета и сопровождения документов.

При использовании СЭД работники Инспекции следуют положениям Инструкции пользователя «Система электронного документооборота ИФНС России (СЭД-ИФНС)», утвержденной приказом исполняющего обязанности генерального директора Федерального государственного унитарного предприятия главного научно-исследовательского вычислительного центра МНС (ФГУП ГНИВЦ МНС) России от 20 января 2005 г.

Еще одним нормативным документом, регламентирующим организацию работы с электронными документами, является приказ Федеральной налоговой службы от 09.04.2007 № ММ-3-18/210 «О внедрении системы электронного документооборота в инспекциях ФНС России в рамках Перечня работ по информатизации ФНС России на 2007 год».

Система электронного документооборота Инспекции Федеральной налоговой службы России применяется для автоматизации делопроизводства и управления документооборотом в ИФНС России по Промышленному району г. Оренбурга, автоматизации повседневной деятельности сотрудников при работе с документами.

Функциональные возможности СЭД-ИФНС позволяют охватить все элементы управленческой структуры налогового ведомства в целом и каждого структурного подразделения в отдельности, включая руководителей, секретарей-делопроизводителей, сотрудников отделов общего обеспечения и непосредственных исполнителей, работающих с документами.

Система электронного документооборота реализована и работает в программной среде Lotus Notes.

Основной информационной единицей системы является электронная регистрационная карточка (РК), которая заводится на любой поступивший или созданный документ и представляет собой массив данных, в котором содержится информация о данном документе – набор обязательных реквизитов документа (регистрационный номер документа, вид документа, дата получения, отправитель, исполнитель, состояние исполнения). Таким образом, обмен документов в СЭД-ИФНС фактически осуществляется посредством обмена регистрационными карточками с вложенными электронными образами (файлами) этих документов между различными базами данных.

В состав системы входит набор взаимосвязанных модулей (баз данных), предназначенных для выполнения разнообразных процессов работы с документами.

Модульная структура СЭД-ИФНС и единый стандарт доступа к информации на основе набора баз данных, работающих в единой среде, обеспечивают процессы приема, регистрации, разработки, отправки и архивирования документов.

Одним из модулей специализированных функциональных подсистем СЭД является база данных «Канцелярия структурного подразделения».

В ней осуществляется информационная поддержка следующих основных процессов:

− ввод резолюции и постановка на контроль исполнения (для документов, адресованных руководителю структурного подразделения);
− формирование поручений по документу, контроль их исполнения и снятие с контроля;
− отправка документов в дело (архив);
− согласование и утверждение проектов исходящих документов, регистрация исходящей и внутренней корреспонденции, а также выполнение иных делопроизводственных процессов.

Кроме того, СЭД-ИФНС состоит из модулей, соответствующих типам документов бумажного делопроизводства. Это модули поступающих, отправляемых, внутренних и организационно-распорядительных документов.

Работа с этими базами данных составляет основу деятельности отдела общего обеспечения инспекции, на который в соответствии с Инструкцией по делопроизводству ИФНС России по Промышленному району г. Оренбурга возлагаются функции по приему и регистрации всей поступающей корреспонденции; регистрации и передаче оправляемой корреспонденции; учету, регистрации и контролю исполнения издаваемых приказов, распоряжений, а также контролю исполнения решений и поручений из протоколов совещаний у начальника инспекции, поручений начальника.

В ИФНС России по Промышленному району г. Оренбурга принята смешанная форма работы с документами, в связи с чем, прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, архивное хранение осуществляются отделом общего обеспечения, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел, предархивной обработке.

Полная версия статьи в печатной версии Делопроизводство.