Архивная служба бельгийской провинции Валлония: ведомственный архив на распутье

В.Б. Прозорова, канд. ист. наук, руководитель представительства журнала «Вестник архивиста» в Европе

Архивная служба бельгийской провинции Валлония хранит промежуточные и некоторые исторические архивы этой провинции. Архивная служба является, наряду с Библиотекой, объединившей исторические библиотеки управлявших Валлонией учреждений, частью Службы архивов и документации, входящей в Управление информационных систем государственной службы провинции Валлония.

Основная задача Архивной службы Валлонии – комплектование, описание и использование (как выдача источникам комплектования и их правопреемникам, так и научно-просветительская работа) фондов валлонских министерств и напрямую подчиненных им государственных учреждений (по бельгийской терминологии «учреждений, работающих в общественных интересах» − organismes d’intérêt public).

В Архивной службе работают всего три человека, из них лишь один имеет высшее историческое образование, но все проходили курсы повышения квалификации для архивистов. Вместе с тем такой маленький архив публикует работы по истории государственных учреждений Валлонии и описи наиболее востребованных фондов.

По состоянию на конец 2010 г. Архивная служба Валлонии хранила 14 прогонных километров архивов, распределенных по восьми хранилищам четырехэтажного здания бывшей мукомольни XIX в. Переоборудование под музейные и архивные хранилища индустриальных зданий второй половины XIX в., имеющих большую полезную площадь, толстые стены, маленькие окна, что создает необходимый для хранения исторических источников микроклимат без затрат на кондиционеры, широко распространено в Европе.

Хочется надеяться, что эта практика приживется и в российских городах, богатых «индустриальной архитектурой». В конце 1990-х гг. здание мукомольни «Бииз» принимало в среднем один прогонный километр архивов в год. В отчете Региональной службы архивов Валлонии за 2004 г. ее руководитель Пьер де Шпигелер называет причины столь быстрого заполнения хранилищ. Во-первых, большинство поступающих в Региональную службу документов имеют достаточно долгие сроки хранения: 30 лет для судебных дел, 20 лет для документов о реализации европейских программ в сфере урбанизма и для разрешений на строительные работы. Во-вторых, некоторые из документов, предназначенных для центральных исторических архивов Бельгии, по-прежнему остаются в архиве Валлонии, так как государственный архив в г. Намюр не имеет свободных площадей, а реконструкция архивов Валлонского Брабанта (провинция, входящая в регион Валлония) никак не завершится.

Таким образом, возможности здания «Бииз» ведомственных архивов Валлонии почти исчерпаны, прием на хранение ведомственных архивов прекращен с 1 сентября 2009 г., а вопрос о строительстве нового хранилища, куда могли бы быть переведены редко выдаваемые читателям фонды, до сих пор не решен .

Читальный зал, доступный чиновникам валлонской администрации, исследователям – любителям и профессиональным историкам, насчитывает всего пять мест и лишен доступа к Интернету.

Полномочия Региональной архивной службы провинции Валлония

Распределение полномочий между центром и провинциями Бельгии постоянно меняется. Законодательство, и не только архивное, часто не успевает за бурным государственным строительством, которое уже привело к существованию архивных служб федерального, провинциального, регионального, коммунального уровней, а также архивов фламандской, франкоязычной и германоязычной культурных автономий.

Архивные службы регионов создавались без должной подготовки юридической базы их существования, и для принятия Декрета об архивах провинции Валлония пришлось запросить мнение Государственного Совета о совместимости существования этого архивного учреждения с общенациональным Законом об архивах от 24 июня 1955 г., в котором отразились изменения сроков секретности в 2009 г., но никак не последние реформы. После положительного заключения по законопроекту, «Декрет об архивах Валлонии» был принят 28 ноября 2001 г. Декрет не столько уточняет, как применяется Закон об архивах в Валлонии, сколько заполняет существующие в нем лакуны относительно организации архивной службы в регионах.

Определение архивов в Декрете 2001 г. незначительно отличается от определения, данного во французском Законе об архивах № 79-18 от 3 января 1979 г.: «…совокупность документов, каковы бы ни были их форма, материальный носитель и дата создания, собранных в процессе деятельности фондообразователем, упомянутым в ст. 2 настоящего декрета». Единственное отличие от французского текста − введение понятия «фондообразователь» (producteur d’archives), которого французский закон именует абстрактным, с точки зрения архивной науки, «юридическим или физическим лицом».

В ст. 2 Декрета содержится и определение исторических («окончательных») архивов, каковыми считаются «документы, больше не представляющие управленческой или юридической ценности, но сохраняющие историческую ценность, как источники управленческой, научной и культурной информации, обосновывающей их бессрочное хранение» .

Отметим три особенности, отличающие статус этого центра промежуточного хранения ведомственных архивов от аналогичных существующих во Франции:

− право получать, по ст. 3 Декрета 2001 г., в дар (приносимый Правительству региона Валлония), принимать на депозитарное или постоянное хранение и использовать исторические архивы любой формы собственности, относящиеся к истории государственных учреждений региона Валлония;

− отсутствие методического контроля «центральной архивной власти» над данным архивом. Инспекция Генеральных архивов Королевства не имеет, согласно действующей регламентации, четких полномочий, не говоря уже о людских средствах, для проведения проверки работы архивов, недавно созданных в новых административно-территориальных и национально-культурных структурах;

− выдача источнику комплектования или его правопреемнику документов, поступивших на постоянное хранение. Во Франции практика «выдачи с перемещением» (communication avec déplacement) прекратилась после 1945 г., а в работе Региональной архивной службы Валлонии она составляет 99 % случаев использования документов.

Подчеркнем, что «парад архивных автономий» в Бельгии далеко не завершен:
30 июня 2010 г. фландрский парламент принял «Декрет об архивах» (Archiefdecreet), позволяющий Фландрии самостоятельно управлять своим архивным наследием. Ассоциация франкоязычных архивистов Бельгии (AAFB) положительно расценивает законотворчество местных властей в архивной сфере, так как на федеральном уровне эти лакуны еще долго не будут заполнены: декреты к измененному в 2009 г. Закону об архивах только разрабатываются . Тем не менее отдельные сложности комплектования вновь созданных архивов показывают недостаточность раздробленной и противоречивой законодательной базы их работы.

Тенденции и проблемы комплектования

Согласно ст. 2 Декрета Региональная архивная служба комплектуется архивами государственных учреждений Валлонии.

Декрет неслучайно настаивает на комплектовании региональных архивов документами руководящих подразделений валлонских министерств − именно их труднее всего получить у фондообразователя. Традиционные для комплектования документами руководящих структур министерства проблемы усугубляются тем, что Генеральный архив Королевства принимает личные и служебные фонды валлонских министров, больше доверяющих этому центральному архиву. Из-за такой конкуренции объем высокоинформативных фондов крупных чиновников составляет в настоящее время всего 3 % от общего объема исторических фондов в архивах Валлонии.

Распространение подобных прецедентов заставило Ассоциацию франкоязычных архивистов Бельгии (AAFB) в коммюнике от 5 июня 2010 г. написать: «Для такой страны как наша, ситуация, когда параллельные власти одного уровня могут осуществлять одни и те же полномочия, с риском вызвать перекосы и столкновение интересов, является очень опасной». Архивное двоевластие – опасный для федеративного государства синдром, свидетельствующий о конфликте разных национальных идентичностей. Но опасно оно и для документальной памяти нации, которая, в силу недолжной конкуренции между центральными и местными архивами, оказывается распыленной. AAFB призывает все архивные власти заключить «договоры о сотрудничестве на федеральном уровне», но центробежные силы пока оказываются сильнее .

Совершенно очевидно, что пробелы в комплектовании документами министерских кабинетов Валлонии не восполняются коллекциями и фондами, полученными от частных лиц, но именно эти документы, плод политики активного комплектования определяют в настоящее время особенный профиль архива Государственной службы Валлонии. Снижение сроков секретности со 100 до 30 лет должно привести к массовой передаче в ведомственные и исторические архивы документов 1910−1980 гг., к поступлению которых ни архив Валлонии, ни многие архивы страны не готовы в полной мере.

Но существуют в валлонской регламентации комплектования и очень удачные нормы: при ликвидации, передачи полномочий или приватизации источников комплектования Региональная архивная служба Валлонии может истребовать у правопреемника государственного учреждения все его архивы, оставив ему документы с неистекшим сроком ведомственного хранения. Причем даже приватизированное юридическое лицо, работающее «в общественных интересах» (например, сфере транспорта, здравоохранения, водоснабжения), будет создавать «публичные архивы» (неотчуждаемые и неподвластные сроку давности, как и во Франции) и оставаться, по смыслу ст. 7 Декрета 2001 г., источником комплектования госархива. Эта норма особенно интересна, так как она очень последовательно утверждает территориальный профиль Региональной архивной службы, делая невозможным его изменение под влиянием различных экономических стратегий. Ни российское, ни французское законодательства о ведомственных архивах не содержат столь жестких и эффективных для сохранения документального наследия страны формулировок.

Тесная связь архивного дела и делопроизводства

Особенно отличается от Франции работа архива с источниками комплектования. Поскольку ст. 4 Декрета 2001 г. требует от них «сдавать архивы в хорошем состоянии и правильном порядке, которые поддерживаются за счет и силами фондообразователя» , экспертиза ценности документов по окончании срока их ведомственного хранения возложена на фондообразователя. А обязательного во Франции визирования результатов экспертизы государственной архивной службой не существует. «Предварительное согласие» архивной службы на уничтожение документов по результатам экспертизы ценности выражается в наличии утвержденного и не устаревшего перечня», − пояснили автору статьи разработчики Декрета 2001 г. П. де Шпигелер и Ф. Жемис. Хотя во франкоязычной Валлонии эти документы и называются, на французский манер, «разборочными таблицами» (tableau de tri), Декрет определяет их как «систематизированную номенклатуру категорий архивов» (nomenclature systématique de catégorie d’archives) с указанием срока хранения и конечного назначения. Эти перечни, составленные либо по функциональному, либо по структурному признаку, в сущности, очень похожи на российские. Ведь и те и другие являются продуктом влияния немецкой «регистратуры».

В процессе комплектования и служебного использования участвуют помимо штатных архивистов и архивные корреспонденты − их помощники из числа технического персонала в источниках комплектования. Вмешательство непрофессиональных архивистов часто дает неожиданные результаты. Прежде всего составленные ими заголовки дел временного хранения не всегда полностью соответствуют стандарту ISAD/G. Кроме того, в валлонских министерствах распространилась практика наклеивания сдаточных описей с указанием полного содержания дел и всех шифров прямо на архивных коробки типа Dimab и размера 33 х 40 х 28 см. Эта практика позволяет обеспечить выдачу документов фондообразователю в кратчайшие сроки, но она противоречит современным требованиям секретности.

Разумеется, что широкая автономия источников комплектования в проведении экспертизы ценности документов требует внедрения и своевременной переработки перечней. Эта задача, одна из приоритетных для архивной службы региона, стала стимулом ее информатизации.

Работа с историческими архивами

Хранение и обработка фондов провинциальных министерств являются вторым по важности направлением в работе данного ведомственного архива: по данным на конец 2009 г., государственные и частные исторические архивы составляли 44 % от общего объема хранимых в архиве фондов. А описание исторических коллекций является приоритетным направлением в создании научно-справочного аппарата.

Изящно разрешила Валлония «юридическую головоломку» о правомерности выделения к уничтожению документов из полученных в дар архивных фондов. Если во Франции такие фонды долго считались неразъединимыми «памятниками», то в Валлонии по ст. 6 Декрета 2001 г. Региональная архивная служба «отвечает за обработку государственных исторических архивов и частных архивов, поступивших в дар или на депозитарное хранение». Сравните две нормы: бельгийские архивисты «должны» обрабатывать частные фонды, а французские и по сей день «обязаны запрашивать согласие собственника», чтобы уничтожить выявленные в них очевидные дубли.

Нетипичные фонды

Помимо архивов центральных учреждений Валлонии, ее Архивная служба хранит несколько непрофильных, но интересных коллекций.

Прежде всего − это Картографическая коллекция, состав которой может быть представлен следующей таблицей:

При знакомстве с этой коллекцией мы обнаружили в ней даже карты железнодорожных путей Российском империи, опубликованные Министерством путей сообщения в конце XIX в. К сожалению, нам не удалось выяснить, когда и с какой целью руководство транспортными системами Валлонии интересовалось российским опытом.

Коллекция местной периодики XIX − начала XX в. содержит издания, хранившиеся в служебных библиотеках фондообразователей, например: «Анналы гражданского строительства», «Анналы дорожного ведомства», «Бюллетени Королевского географического общества Бельгии» . Наиболее интересная часть библиотечной коллекции – местная пресса начала ХХ в., особенно периода 1914−1918 гг., а также журналы Археологического Общества Валлонии, депонированные в Региональный архив в 1999 г. на десятилетний срок.

Коллекция книг и печатной продукции XVIII−XIX вв. тематически связана с Картографической коллекцией. Хранящиеся в архиве библиотечные фонды были созданы одновременно с архивными документами и составляли служебные библиотеки фондообразователей. Их тематика – земельный кадастр, экономика и транспортная сеть Валлонии.

Научно-справочный и учетный аппарат архива

Подчеркнем, что относительная стабильность источников комплектования и высокая архивная культура фондообразователей избавили бельгийское архивоведение от возникновения понятия «поступление» (versement) и связанных с ним во французской практике разделения «источника комплектования» и «фондообразователя», а также нарушения принципа единства фонда . Учет и описание документов ведется строго в соответствии с их пофондовой систематизацией. Большинство министерских и учрежденческих фондов организованы по структурно-хронологическому принципу. Шифры описей, нуждающихся в переработке после уничтожения промежуточных архивов, отличаются на одну литеру от шифров фондов постоянного хранения. Такая система нумерации фондов значительно облегчает их учет и планирование архивных работ.

Научно-справочный аппарат архива включает в себя как описи конца XIX в., так и составленные при помощи текстового редактора или же программы Clara современные описи, в основном соответствующие стандарту МСА ISAD/G.

На практике в учреждениях – источниках комплектования составляются сдаточные описи для фондов промежуточного хранения. Сдаточные описи для исторических архивов, предназначенные для использования в читальном зале, составляются сотрудниками Архивной службы Валлонии. При планировании переработки НСА, прежде всего, учитывается востребованность фонда исследователями и публикой. Именно поэтому приоритетом в создании НСА в 2010 г. были справочники по коллекции почтовых открыток с видами Валлонии, переданной в дар архиву, и унаследованным от источников комплектования картографическим коллекциям.

Для каждой карты архивисты считают необходимым отразить в описании следующую информацию:

Проблема создания НСА для картографической и филокартической коллекций заключается в том, что Архивная служба должна преимущественно использовать архивное программное обеспечение, которое мало приспособлено для описания других видов источников. Описание для коллекции открыток могли бы составляться из обязательных элементов ISAD/G и экспортироваться впоследствии в форматы METZ или Dublin Core, в которых они и будут публиковаться на портале Государственной службы провинции Валлония .

Для описания книг и периодики XVIII−XIX вв. специалисты из Службы архивов и документации Валлонии считают достаточным библиотечный стандарт ISBD/A. Их описание также может быть выполнено с опорой на элементы набора метаданных Дублинского ядра. Другим возможным решением создания стандартизованного описания карт, почтовых открыток и книг был бы экспорт записей о них из программы, которая будет установлена в Региональной библиотеке Валлонии − втором подразделении Службы архивов и документации Валлонии. Но решение о перераспределении задач описания фондов подразумевает фактическую передачу части непрофильных коллекций, хранящихся в архиве, в Региональную библиотеку, которая хранит ведомственные и более современные фонды, имея мало полномочий по сохранению и использованию исторических документов.

Причем архивисты Валлонии отказались от использования тезауруса W, хотя указанные в нем виды документов и организационно-управленческих действий идентичны используемым в описании архивов Валлонии. Более того, территориальные и исторические термины тезауруса W не вдохновили бельгийских коллег на создание подобного документа или хотя бы географо-исторической номенклатуры для своей страны . Специалисты независимой экспертной франко-бельгийской компании «Ван Дек» на нескольких семинарах в Париже высказывали мнение, что в век полнотекстового поиска и облака тегов тезаурусы как поисковые инструменты уже устарели. Бельгийские архивисты предпочитают не заимствовать устаревшее, а встроить свои традиционные методики в реалии постинформационного общества.

Неслучайно, именно Региональной архивной службе доверили разработать концепцию перевода учреждений Валлонии на электронный документооборот. Здоровая методическая база архивного дела Валлонии позволяет предположить, что такой переход должен удаться, даже если кризис повлияет на финансирование и сроки выполнения проекта. Чтобы помочь переходу источников комплектования на безбумажный документооборот, архивная служба должна обновить свое программное обеспечение и сделать его пригодным для приема и обработки электронных архивов. Однако импульс обновления информационной и технической базы неожиданно пришел из коммерческих сфер.

Поиски оптимального программного архивного обеспечения

Первая информатизация Региональной архивной службы Валлонии была проведена в 1998 г. Тогда по рекомендациям экспертной компании «Ван Дэк» была выбрана разработанная фирмой Ever Team для департаментских архивов Франции программа для создания НСА и учета Clara. Настройка этой программы и ее адаптация к рассмотренным ранее специфическим нуждам Региональной архивной службы (отсутствие понятия «поступления» и разделения «источника комплектования» и «фондообразователя», некоторые дополнительные поля описания) проходили сложно и заняли несколько лет. Дополнительные проблемы возникли достаточно быстро, так как компания-разработчик Ever Team в 2003 г. остановилась на второй версии данного программного продукта, а в 2008 г. заявила, что техническое обслуживание программы для архивов Clara будет прекращено в конце 2010 г.

В отличие от библиотек для смены архивных информационных систем во Франции не была разработана специальная деонтологическая хартия, поэтому смена программы часто становится для подрядчиков в сфере информатизации источником дополнительного обогащения. Отдельная плата может взиматься за передачу модели данных, за составления модели экспорта данных, за полные характеристики полей существующей базы данных. Именно отсутствие хартии о смене архивного программного обеспечения и сделало возможным агрессивную коммерческую политику фирмы Ever Team, которая пытается заставить своих старых клиентов купить более новое программное обеспечение для архивов: Flora Archives, созданное на основе ¨XML, совместимое с протоколом OAI и Интернетом, соблюдающее последние стандарты МСА. Несомненное преимущество Flora Archives для комплектующихся ведомственных архивов заключается в том, что Ever Team также является разработчиком приложения СЭД ES Compliance и целого ряда его отраслевых версий для банков, страховых и риэлтерских компаний, заводов.

Муниципальный архив Льежа заменил программу Clara производства Ever Team на его же Flora Archives, поскольку эту службу устраивала и программная продукция, и техническая поддержка данного разработчика. Но Региональный архив Валлонии, помня о сложностях адаптации программы Clara, ориентированной на французские законодательство и методику, к своим требованиям, вновь обратился к фирме «Ван Дек», чтобы выбрать поставщика программного обеспечения, способного легко приспособить свой типовой продукт под нужды небольшого архивного учреждения и готового развивать эту «уникальную» версию. С момента первой информатизации в 1998 г. полномочия архива Валлонии и методы их реализации отошли еще дальше от французской практики и сделали информационные потребности этого ведомственного архива отличными от потребностей департаментских архивов Франции, на которых ориентированы программа Flora Archives. Так, создание описей в EAD – EAC еще долго не будет актуальным для этого ведомственного архива, большинство фондов которого имеет очень длительные сроки секретности. Напротив, сохранение и пополнение коллекции перечней является одним из приоритетов. В 1998 г. архивное обеспечение «Clara» не использовалось для создания перечней, которые составлялись при помощи программ Excel или Word, но при выборе новой архивной программы особое внимание будет уделено ее способности интегрировать без изменений уже существующих перечней и позволять быстро создавать на их основе новые.

Управление архивных систем государственной службы Валлония координирует модернизацию программного обеспечения архива и библиотеки, входящих в Службу архивов и документации таким образом, чтобы создать связанную информационную систему, позволяющую в оптимальном варианте:
− Обмен информации между этими подразделениями и ее публикацию на портале Государственной службы Валлонии.
− Учет использования фондов архива, библиотеки и коллекции картин (произведений современного искусства приобретенных или полученных в дар Правительством Валлонии).
Поэтому они стремятся найти поставщика, разрабатывающего и поддерживающего как архивное, так и библиотечное программное обеспечение, и способного их связать в одну систему.

Использование

Официально в Валлонии применяются установленные Федеральным законом об архивах 1955 г. сроки секретности, пересмотренные в июне 2009 г.: общий срок секретности был снижен со 100 до 30 лет, документы о национальной безопасности, внешней политике, коммерческой и промышленной тайне или о тайне частной жизни будут недоступны в течение 60 лет, рассмотренные в суде дела – в течение 100 лет с момента приговора или закрытия дела, личные дела в течение 120 лет после рождения и «индивидуальные и медицинские данные» − в течение 150 лет после рождения упомянутого в них лица. Эти сроки хранения, которые AAFB справедливо оценивает как «фантастический прорыв, ставящий нашу страну вровень с нашими соседями, как в сфере доступа граждан к правоустанавливающим документам, так и в сфере научных исследований», были полностью заимствованы из французского Закона об архивах № 79-18 от 3 января 1979 г., уже, к сожалению, не действовавшего на тот момент во Франции .

Декреты о применении новых сроков секретности еще не приняты и архивисты Валлонии договариваются с фондообразователями своего региона о снижении сроков ведомственного хранения и секретности для некоторых очень объемных (например, содержащих документы по градостроительству) фондов. В архивах Валлонии и в других архивных службах констатируют, что пользователи с нетерпением ждут рассекречивания документов периода 1914−1945 гг. Некоторые особенности бельгийского законодательства позволяют надеяться, что доступными станут действительно интересные документы.

Характерная для Франции преувеличенная забота о «защите частной жизни» не просматривается в валлонском Декрете 2001 г. Прежде всего потому, что бельгийское определение «частной жизни», хотя и подверглось влиянию Европейской директивы 95/46/СЕ от 24 октября 1995 г., но осталось четким. Бельгийский Закон «О защите частной жизни» от 8 декабря 1992 г. определяет «персональные данные» точнее, чем аналогичное французское законодательство: «информация, касающаяся установленного или установимого, исходя из этой информации, физического лица». Информация считается «касающейся какого-либо физического лица», если она позволяет идентифицировать его прямо или косвенно «исходя из присвоенных ему идентификационных номеров или других специфических элементов, связанных с его физической, психологической, психической, экономической, культурной или социальной идентичностью» . Статья 5 Декрета 2001 г. об архивах Валлонии четко ограничивает разглашение персональной информации во времени, позволяя заинтересованным лицам «на законных основаниях, связанных с их личной ситуацией, воспротивиться разглашению касающейся их (собранной легально) информации личного характера в течение (всего лишь! – примечание В. Прозоровой) 30 лет с момента создания архивных документов, в которых она фигурирует».

При такой постановке вопроса невозможны взволновавшие французскую архивную общественность дебаты о том, является ли налоговая декларация министра частным или публичным документом, и считать ли разглашением обвинение в служебных проступках 50-летней давности .

Активное федеральное строительство второй половины ХХ в. привело к тому, что «архивная раздробленность» Бельгии значительно превзошла «классическую» для архивов латинского мира французскую архивную раздробленность. Особенно примечательно, что сложности в распределении полномочий между архивами разного уровня не исказили и не затормозили развитие методики их работы.

Организация приема, обработки и хранения документов позволяют сделать вывод, что материально-техническая часть Архивной службы Валлонии находится на уровне министерских архивов Франции 1970−1980 гг.

При этом особенно интересно, что архивисты Валлонии осторожно относятся к заимствованиям из французского архивоведения. При пересмотре федерального закона об архивах они предпочли простые (основанные на категории дел) и удобные в расчете (почти всегда от одной даты) сроки хранения Закона 1979 г., уже действовавшим в то время во Франции сложным в расчете (от нескольких разных дат) и применении (полистный просмотр дел) правилам рассекречивания по Закону 2008 г.

Кроме того, бельгийские архивисты считают невозможным использовать для Бельгии тезаурус W (серия, озаглавленная литерой W в департаментских архивах Франции, комплектуется документами современных учреждений после 10 июля 1940 г., поступающими разрозненными группами и не организованными при первичной НТО в фонды), хотя указанные в нем виды документов и организационно-управленческих действий идентичны используемым в описании архивов Валлонии. Эти примеры подтверждают, что технически отстающее от французского бельгийское архивное дело имеет более развитую понятийную и методическую базу, позволяющую достаточно быстро и эффективно решать актуальные проблемы при помощи разработанных во Франции технических средств.