Защита персональных данных в кадровых документах Вооруженных Сил Российской Федерации.

Автор: Шкаричев А.В.

Защита персональных данных в кадровых документах Вооруженных Сил Российской Федерации

А.В. Шкаричев

  • Персональные данные, собираемые при организации призыва на военную службу.
  • Документы, формируемые при прохождении военной службы.
  • Доступ к персональным данным военнослужащих.

Формирование кадров Вооруженных Сил России начинается с призыва граждан на военную службу. При планировании, подготовке и проведении призыва на военную службу собирается большое количество персональных данных, оформляются как персональные документы, так и документы количественного учета:
− список граждан, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете, и подлежащих постановке на первичный воинский учет;
− анкета на гражданина.

В список включаются все граждане, которым в год первоначальной постановки на воинский учет исполняется семнадцать лет. Особенностью списка является наличие данных не только зарегистрированного места жительства и номера телефона, но, если проживает по другому адресу, указывается и место фактического проживания, кроме того, вносятся серия и номер паспорта гражданина РФ или иного государства.

В анкете на гражданина отражаются его особенности поведения, участие в общественной жизни, склонности, способности, отношение к алкоголю и наркотикам. При этом категорически недопустимо предлагать гражданину самому заполнять данный документ.

На основании сводного списка на граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, составляются:
− лист изучения призывника;
− личное дело призывника;
− учетная карта призывника.
Все указанные документы имеют унифицированные формы, даны в приложении к приказу Министерства обороны РФ от 02.10.2007 г. № 400.
Лист изучения призывника постоянно хранится в его личном деле. В него вносятся персональные данные:
− состояние здоровья;
− профессиональные интересы;
− способности и другие личностные качества;
− образование;
− специальность;
− спортивные разряды или спортивные звания;
− вредные привычки;
− болезни, сказавшиеся на возможностях в учебе и труде;
− уточняются состав и материальное положение семьи, состояние здоровья родителей, данные об их трудоспособности.

На основе документов, полученных:

− от органов здравоохранения и федерального учреждения медико-социальной экспертизы устанавливаются данные о наличии травм (переломов), припадков, нервно-психических заболеваний, ночного недержания мочи, заболеваний туберкулезом и других заболеваний, влияющих на принятие решения о годности его к военной службе;

− от органов записи актов гражданского состояния, руководителей организаций, осуществляющих эксплуатацию жилых помещений, − уточняются дата, место и год рождения, изменения в семейном положении, в фамилии, имени, отчестве призывника;

− от органов внутренних дел, дознания, предварительного следствия и федеральных судов, − устанавливаются данные о фактах привлечения призывника к уголовной и административной ответственности, состоянии его на учете в органах внутренних дел, наличии приводов в милицию.

Личное дело призывника и учетная карта призывника формируются на бумажном носителе и в электронном виде и содержат персональные данные, определенные Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе» :

− фамилия, имя и отчество;
− дата рождения;
− место жительства и место пребывания;
− семейное положение;
− образование;
− место работы;
− годность к военной службе по состоянию здоровья;
− профессиональная пригодность к подготовке по военно-учетным специальностям и к военной службе на воинских должностях;
− основные антропометрические данные;
− владение иностранными языками;
− наличие военно-учетных и гражданских специальностей;
− наличие спортивного разряда кандидата в мастера спорта, первого спортивного разряда или спортивного звания;
− возбуждение или прекращение в отношении гражданина уголовного дела;
− наличие судимости.

Все документы, содержащие персональные данные граждан, подлежащих постановке на первичный воинский учет, размещаются в картотеке и в архиве военного комиссариата. Доступ к личным делам (базам данных) строго ограничен. Выдача личных дел призывников не допускается. При необходимости и наличии соответствующего запроса из организации могут быть им высланы заверенные военным комиссаром дубликаты личных дел или выписки из них. Хранение личных дел вне картотеки или архива не допускается. Для работы в течение рабочего дня личные дела выдаются исполнителям под роспись.

При призыве гражданина на военную службу он снимается с воинского учета, так как становится военнослужащим, и перед отправкой к месту службы оформляется военный билет.

Так как сбор и использование персональных данных граждан, подлежащих постановке на воинский учет, военным комиссариатом проводится в целях обеспечения обороны страны, то в соответствии со ст. 9 Федерального закона «О персональных данных» нет необходимости получения их письменного согласия на обработку персональных данных. Но кроме персональных данных самих граждан, подлежащих постановке на воинский учет, проводится обработка персональных данных и членов семьи:

− материальное положение семьи;
− адрес фактического места проживания;
− состояние здоровья родителей, данные об их трудоспособности.
После проведения призыва, в Вооруженных Силах РФ ведутся персональные документы для военнослужащих по призыву:
− военный билет;
− учетно-послужная карточка.
Военный билет содержит ряд специфичных персональных данных:
− решение призывной комиссии о годности к военной службе;
− прохождение военной службы, должности и военно-учетную специальность;
− воинские звания, классности по специальности;
− личный номер;
− государственные, ведомственные награды, знаки отличия;
− ранения и контузии;
− антропометрические данные.
Учетно-послужная карточка предназначена для организации оперативного персонального учета и изучения сержантов и солдат как в мирное, так и в военное время.
В период прохождения военнослужащими военной службы их учетно-послужные карточки хранятся в штабе воинской части.

Учетно-послужная карточка составляется в военном комиссариате в одном экземпляре на каждого гражданина, призываемого на военную службу. Все поступившие из военных комиссариатов или из воинских частей учетно-послужные карточки в воинских частях учитываются за присвоенными им номерами по книге алфавитного учета и группируются в картотеку учета.

В картотеке учетно-послужные карточки располагаются в алфавитном порядке (по фамилиям). Карточный ящик имеет запор и приспособление для опечатывания и переноски.

Учетно-послужная карточка должна всегда находиться в той воинской части, где проходит военную службу военнослужащий.
В учетно-послужную карточку вносятся и хранятся персональные данные:
− личный номер;
− наименование военной учетной специальности;
− воинское звание;
− воинские части и должности при прохождении военной службы в них;
− награды;
− ранения, контузии, поражения;
− участие в походах и боевых действиях.
Кроме того, на военнослужащего ведется карта профессионального психологического отбора, отражающая сведения о профессиональной пригодности гражданина к подготовке и службе на воинских должностях, а также результатах служебной деятельности военнослужащего. Оформляется в военном комиссариате по результатам профессионального отбора. Хранится в штабе воинской части вместе с учетно-послужной карточкой. В карте имеются персональные данные:

− результаты социально-психологического изучения;
− результаты психофизиологического обследования;
− заключения о профпригодности.

В войсковых частях ведутся документы количественного учета:
− именной список военнослужащих;
− книга учета личного состава;
− книга алфавитного учета личного состава;
− книга штатно-должностного учета личного состава.
Именной список военнослужащих – основной документ учета личного состава в отделении, взводе. Ведется на всех военнослужащих подразделения, включая командира. Именной список обновляется после полного использования всех листов. Особенность именного списка военнослужащих заключается в том, что при необходимости командир подразделения может добавить графы по своему усмотрению (номер оружия, личный номер, и т. д.).
Книга учета личного состава – основной документ учета личного состава в роте, отдельном подразделении. Военнослужащие и лица гражданского персонала заносятся в книгу в порядке прибытия в подразделение. Записи в книге ежемесячно сличаются с данными учетных документов штаба воинской части: личных и учетно-послужных карточек, книг алфавитного и штатно-должностного учета.
Книга алфавитного учета личного состава является документом постоянного (вечного) хранения, предназначается для учета военнослужащих и служит для наведения справок. В книгу записываются также офицеры, допущенные к временному исполнению должностей (в том числе прибывшие на стажировку). Все военнослужащие учитываются в книгах алфавитного учета (отдельно офицеры, прапорщики, сержанты и солдаты, проходящие военную службу по контракту, сержанты и солдаты, проходящие военную службу по призыву).
В книге отводится определенное количество листов на каждую букву алфавита. Номера по порядку проставляются отдельно по каждой букве алфавита.
В книгу обязательно записывается:
– воинское звание, которое имеет военнослужащий ко времени внесения записей в книгу, и все воинские звания, присвоенные ему в последующем;
– должность, на которой состоит военнослужащий ко времени внесения записей в книгу, и все последующие, занимаемые им должности. Для курсантов в этой графе указывается, кроме приказов о зачислении в списки, должность, с которой военнослужащий прибыл на учебу;
– число, месяц, год начала военной службы, а на лиц, перемещенных по службе, кроме того, указываются воинские части, из которых они прибыли. Если были перерывы в военной службе, то записываются последовательно все периоды службы с указанием числа, месяца и года начала и окончания военной службы. На военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, в этой графе указывается дата заключения контракта, его вид, срок и дата окончания;
− в отношении холостых (незамужних, разведенных или овдовевших) военнослужащих и лиц гражданского персонала – фамилия, имя, отчество отца или матери или одного из родственников, указанных военнослужащим, а также его (ее) домашний адрес;
− графа 10 заполняется только при окончательном выбытии военнослужащего из воинской части. В ней указывается:
на уволенных в запас и отставку – наименование военного комиссариата и области, куда убыл военнослужащий на воинский учет;
на переведенных в другие воинские части – на какую должность и куда убыл;
на умерших (погибших) – дата и причина смерти (гибели), место погребения, кому, когда и за каким номером выслано извещение о смерти (гибели);
на лиц, безвестно отсутствующих, попавших в плен (положение заложника или интернированного), – причина выбытия и когда, дата и номер приказа о зачислении в распоряжение соответствующего командира (начальника);
на осужденных с отбытием срока наказания – мера наказания, когда и каким судом осужден.
Книга штатно-должностного учета личного состава предназначена для учета укомплектованности подразделений и воинских частей по штатным должностям.
Штатно-должностной расчет ведется на весь личный состав подразделения. В расчете указывается наименование каждой должности в порядке расположения их в штате.
В разделе 3 вначале на отдельном листе записываются военнослужащие, зачисленные приказом Министра обороны РФ за совершенные ими подвиги в списки роты (подразделения) навечно или почетными солдатами (матросами). Другие военнослужащие на этом листе не записываются.
Таким образом, для обеспечения оперативного получения информации о военнослужащем на всех командных уровнях, так как пока еще отсутствует единая база данных, основной массив персональных данных дублируется в большинстве, как индивидуальных источниках персональных данных, так и в источниках количественного учета; хотя многие документы имеют свои особенности по составу персональных данных. При этом, на командных уровнях до командира роты, большинство персональных данных военнослужащих не используется, или не доступно.
В кадровых документах ВС РФ имеются все категории персональных данных (общедоступные; конфиденциальные; специальные; сведения, составляющие государственную тайну)
.
Наличие не только общедоступных, но и других категорий персональных данных о военнослужащем обусловлено спецификой военной службы. Эффективность принятия решения на всех управленческих уровнях по использованию военнослужащих (от реализации человеческих ресурсов до сохранения человеческих жизней) при выполнении задач в мирное и военное время напрямую зависит от точности и полноты персональных данных. При назначении солдата на первичную командную должность обязательно рассматривается его соответствие квалификационным требованиям к данной должности, стаж командования личным составом, профиль образования, могут учитываться и другие сведения о кандидате. Всю эту информацию получают из кадровых документов, содержащих персональные данные.
В соответствии с Наставлением по учету личного состава и другими руководящими документами, ответственными за организацию и состояние учета личного состава, являются:
В подразделениях – командиры подразделений.
В воинских частях и соединениях – начальники штабов воинских частей и соединений.
В воинских частях, где должности начальника штаба воинской части штатом не предусмотрены, – командиры воинских частей.
В военных комиссариатах – военные комиссары.
В военно-учебных заведениях, учреждениях, на предприятиях и в организациях Министерства обороны – начальники штабов, а там, где они штатами не предусмотрены, – начальники (руководители) военно-учебных заведений, учреждений, предприятий и организаций Министерства обороны РФ.
В управлениях соединений, объединений, военных округов и флотов – начальники штабов соединений, объединений, военных округов и флотов.
В управлениях, отделах, отделениях и группах кадров – начальники управлений, отделов, отделений и групп кадров.
Указанные должностные лица обязаны:
− организовать ведение учета личного состава;
− следить за правильным отражением численности личного состава в отчетных документах и за своевременным представлением донесений о составе и численности войск (сил);
− периодически лично проверять состояние учета личного состава в подчиненных органах военного управления, управлениях соединений и воинских частях;
− проводить занятия (сборы) с должностными лицами, непосредственно ведущими учет личного состава;
− принимать все меры к сбережению документов по учету личного состава, особенно в условиях боевой деятельности войск.
В обязанности личного состава строевой части входит:
− ведение общего учета личного состава воинской части;
− проведение ежемесячной сверки данных учета подразделений с данными учета штаба воинской части и сверка записей в соответствующих учетных документах;
− проведение ежеквартальной проверки во всех подразделениях воинской части состояния учета личного состава и соответствие записей в военных билетах, учетно-послужных карточках и удостоверениях личности военнослужащих с фактическими учетными данными;
− своевременное внесение записей об изменившихся учетных данных на личный состав в соответствующие учетные документы, ведущиеся в штабе воинской части;
− ведение штата воинской части, своевременное внесение в него изменений по директивам вышестоящего штаба и доведение их до соответствующих командиров.
Кроме этого, начальник строевой части лично занимается подбором и подготовкой лиц, привлекаемых к работе по учету личного состава.
К ознакомлению со сведениями о личном составе допускается ограниченный круг лиц по списку, утвержденному командиром воинской части, и только в объеме, касающемся их непосредственной служебной деятельности. Доступ к книге штатно-должностного учета личного состава и личным делам ограничен, так как хранится в сейфе начальника строевой части, в опечатанном кабинете и сданным под охрану дежурному по части.
В ротах и отдельных подразделениях ведутся следующие документы, содержащие персональные данные военнослужащих:
− военные билеты;
− книга учета личного состава.
Документы ведутся внештатным писарем роты под руководством командира подразделения или старшины роты.
По решению командира подразделения, военные билеты могут храниться в канцелярии роты и выдаваться военнослужащим только на проверки и при убытии из расположения части. Книга учета личного состава хранится в сейфе командира роты.
Во взводах и отделениях командирами ведутся именные списки.
Мероприятия по ограничению доступа к персональным данным в соответствии с руководящими документами ограничиваются составлением списка лиц, допущенных к документам.
Таким образом, в кадровых документах Вооруженных Сил Российской Федерации имеются все категории персональных данных, как общедоступных, так и других категорий, что обусловлено спецификой военной службы.
Однако мероприятия по ограничению доступа к персональным данным ограничиваются пока составлением списка лиц, допущенных к документам с персональными данными военнослужащих.


Федеральный закон РФ «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 г. № 53-ФЗ (ред. от 28.12.2010).

Федеральный закон Российской Федерации «О персональных данных» от 27.07.2006 г. №152-ФЗ // Российская газета. № 4131, 29.07.2006 (ред. от 23.12.2010).

Федеральный закон Российской Федерации «О персональных данных» от 27.07.2006 г. №52-ФЗ // Российская газета. № 165, 29.07.2006 (ред. от 23.12.2010).