Организация документационного обеспечения деятельности ЗАО «РАДИАНТ-ЭЛКОМ»

Н. Клёнова,Высшая школа документоведения РГГУ

• Организация документационного обеспечения

• Работа с входящими документами

• Работа с исходящими документами

• Внутренние документы

• Регистрация документов

• Контроль исполнения

• Информационно-справочная работа

• Организация текущего хранения

Документационное обеспечение деятельности организации возложено на структурное подразделение — секретариат, подчиненный непосредственно генеральному директору. Задачи и функции отдела изложены в Положении о подразделении «Секретариат» в ЗАО «РАДИАНТ-ЭЛКОМ», утвержденном 10.2010.

В соответствии с Положением на секретариат возложено:

— информационное обеспечение деятельности предприятия, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации в соответствии с установленными правилами делопроизводства, архивного дела и защиты конфиденциальной информации на предприятии;

— организационно-техническое обеспечение деятельности руководства предприятия;

— эффективное и культурное обслуживание посетителей предприятия;

— материально-техническое обеспечение и хозяйственное обслуживание предприятия.

Для решения этих задач секретариат реализует следующие функции:

1. Ведение делопроизводства и архивного дела во всех подразделениях организации с соблюдением установленных правил.

2. Печатание, обработку и доведение до ответственных лиц приказов, распоряжений и указаний руководства организации.

3. Прием и передачу информации по техническим средствам, выполнение машинописных и копировальных работ.

4. Обеспечение правильности оформления исходящих документов организации, своевременное и качественное их редактирование.

5. Контроль за своевременным исполнением сотрудниками организации приказов, распоряжений, указаний руководителей предприятия и документов, переданных им на исполнение.

6. Справочно-информационное обеспечение деятельности руководства организации.

7. Определение информации, содержащей коммерческую тайну, и ее защита.

8. Обеспечение установленного режима доступа к документации.

9. Организационное, информационное и хозяйственное обслуживание совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий, проводимых руководителем организации.

10. Организация приема посетителей руководителем организации и оперативного рассмотрения просьб и предложений работников.

11. Эффективное и культурное обслуживание посетителей организации, создание для них комфортных условий.

12. Разработку нормативных и методических документов (соответствующих разделов в документах) предприятия по вопросам своей компетенции.

13. Проведение работы по повышению квалификации сотрудников.

14. Обеспечение предприятия оборудованием, мебелью, инвентарем, канцелярскими принадлежностями, бытовыми, хозяйственными и бакалейными товарами и контроль их рационального использования.

15. Обеспечение надлежащего состояния и хозяйственного обслуживания помещений, в которых расположены подразделения организации, а также контроля за исправностью мебели и оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.).

Перечисление функций секретариата показывает, что на него возложено не только делопроизводственное обслуживание, но и ведение хозяйственных работ, что, безусловно, отрицательно сказывается на выполнении его основной задачи по информационно-документационному обеспечению деятельности организации.

Структуру и штатное расписание секретариата утверждает генеральный директор организации в составе организационно-штатной структуры и штатного расписания предприятия.

В состав секретариата входят:

— секретарь руководителя, он же руководитель подразделения — секретариата;

— секретарь-администратор;

— два секретаря-делопроизводителя.

На каждого работника секретариата имеются должностные инструкции, но обязанности распределены недостаточно четко, инструкции нуждаются в доработке.

Делопроизводство в ЗАО «РАДИАНТ-ЭЛКОМ» ведется на основе инструкции по делопроизводству ЗАО «РАДИАНТ-ЭЛКОМ», которая была разработана только в октябре 2010 года.

При разработке инструкции по делопроизводству учтены положения законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела. Проект инструкции по делопроизводству разрабатывался руководителем секретариата и утвержден генеральным директором организации.

Утвержденная инструкция по делопроизводству была введена в действие приказом генерального директора организации и с помощью секретариата стала достоянием всех сотрудников организации. Оригинал документа хранится в делах секретариата. Электронная копия инструкции размещена на информационной странице организации.

Организационным документом является также номенклатура дел ЗАО «РАДИАНТ-ЭЛКОМ». Проект номенклатуры впервые был создан, как и инструкция о делопроизводстве, в октябре 2010 года.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Доставка документов в организацию осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и различными видами электросвязи (телеграф, факсимильная связь, телефон, электронная почта). С помощью почтовой связи в организацию доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов.

Прием документов осуществляется работниками секретариата.

В первую очередь это заявки от покупателей радиоэлектронных компонентов, которые ЗАО поставляет в различные регионы нашей страны, а также в страны СНГ. Во-вторых, это письма от покупателей радиоэлектронных изделий, поставщиков на склады этих изделий и сторонних организаций, с которыми акционерное общество взаимодействует в том или ином направлении.

В 2007 году количество входящей корреспонденции составило 16889, в 2008 году — 18533, в 2009 году — 20934, в 2010 году — 22070.

Самыми многочисленными документами, поступающими в ЗАО «РАДИАНТ-ЭЛКОМ», являются заявки.

Общее количество заявок складывается из заявок, поступивших на продукцию отечественных производителей и стран СНГ, и заявок, поступивших на продукцию иностранного производства1. Этот вид корреспонденции в организацию поступает в основном по факсимильной связи. Поток заявок на продукцию иностранного производства можно поделить по способу получения пополам: 50% заявок поступает по факсу, а 50% — по электронной почте.

На диаграмме виден рост количества заявок на продукцию иностранного производства в ЗАО «РАДИАНТ-ЭЛКОМ».

Полная статья в печатной версии журнала Делопроизводство

Источник: журнал Делопроизводство