Учебники по делопроизводству на базе образовательных стандартов 3-го поколения

Т.В. Кузнецова, проф. РГГУ

• Учебники нового поколения

• Обязательные составные части любого учебника по делопроизводству

• Чем отличается учебник «Кадровое делопроизводство»

С сентября 2011 г. высшее образование у нас в стране ведется по направлениям и утвержденным стандартам 3-го поколения.

Чтобы перейти на новые стандарты, вузам пришлось проделать большую подготовительную работу: по каждому предмету были составлены учебно-методические комплексы (УМК), включающие программы, методические указания по лабораторным занятиям, практикам, тематику курсовых работ и т.д. Но это только первый этап работы. Самым главным является написание учебников и учебных пособий, соответствующих стандартам 3-го поколения.

Кафедра документоведения Российского государственного гуманитарного университета сумела подготовить к началу учебного года два учебника и одно учебное пособие по делопроизводству, соответствующих новому государственному образовательному стандарту 3-го поколения по направлению «Документоведение и архивоведение»: «Делопроизводство»1, «Документационное обеспечение управления (делопроизводство)»2 и «Кадровое делопроизводство»3. Естественно, что это только начало, и кафедрами РГГУ, и другими вузами также будут написаны новые учебники и учебные пособия.

Что же в обязательном порядке входит в любой учебник по делопроизводству?

Само понятие «делопроизводство» включает составление и оформление документов, работу с ними (получение-передача, первичная обработка, учет-регистрация, контроль над исполнением, информационно-справочная работа, текущее хранение документов, передача в архив). Следовательно, в любом учебнике по делопроизводству обязательно будут эти составные части. Различия заключаются в самих видах документов, которым посвящается учебник (кадровых, банковских, бухгалтерских) - здесь будет особенность в составлении документов этой системы. Все же этапы работы с документами (конечно, с учетом специфики) обязательно будут присутствовать.

Делопроизводство строится в соответствии с законодательно-правовыми и нормативно-методическими актами, поэтому любой учебник по делопроизводству обязательно содержит этот раздел. В зависимости от видов документов, которым посвящен учебник - например, кадровым, бухгалтерским - законодательно-правовые акты, касающиеся общих вопросов делопроизводства, дополняются актами, учитывающими специфику работы с другими видами документов, особенно кадровыми и бухгалтерскими.

В каждом учебнике обязательно дается обзор нормативно-методических документов, описывающих, как надо работать. Это ГОСТы, правила, инструкции, перечни, квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, нормативы времени на работу с документами и др.

Работая с законодательно-правовой и нормативно-методической базой, необходимо учитывать, что она постоянно меняется и дополняется, что связано с работой по совершенствованию самой системы управления. Поэтому, найдя в учебнике необходимый документ, надо обязательно проверить по «Гаранту», «Консультанту +» или другой правовой базе - не были ли внесены изменения. Например, пока печатались в типографии представленные в статье учебники, постановлением Правительства от 7 сентября 2011 г. № 751 были внесены изменения в «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», т.е. «Правила» получили новую редакцию.

Работа с документами всегда должна быть правильно организована. Поэтому каждый учебник содержит раздел «Организация службы ДОУ», а учебник по кадровому делопроизводству – раздел «Организация кадровой службы». В этих разделах рассматривается положение о службе, должностной состав, должностные инструкции, распределяющие обязанности между работниками по нормативам времени, показывается, как высчитывается количественный состав работников, и в этом же разделе детально разбирается главный организационный документ по делопроизводству: инструкция по делопроизводству. Различаются учебники, посвященные разным видам делопроизводства (кадровому, бухгалтерскому и т.д.), составом документов, которыми этот вид деятельности оформляется. Естественно, что в книге «Кадровое делопроизводство» большое внимание уделено составлению специфической кадровой документации, в том числе и трудовой книжке. В учебнике по бухгалтерскому делопроизводству будут разбираться бухгалтерские документы.

Общие требования к оформлению документов: порядок написания отдельных реквизитов, их расположение, как правило, одинаковые и во всех учебниках описываются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».

Разделы, описывающие работу с документами, в учебниках имеют еще большее сходство. Обязательно дается понятие «документооборот», описывается работа с входящими, исходящими и внутренними документами, их первичная обработка, распределение, доставка исполнителям и т.д. Объясняются требования учета объема документооборота. Как правило, даются оперограммы движения входящих, исходящих и внутренних документов. Особое внимание в учебниках уделяется регистрации документов. При этом, несмотря на внедрение автоматизированных систем, все еще продолжает существовать журнальная форма регистрации, которая используется для учета специфической документации и документов с ограниченным доступом. Поэтому во всех учебниках по делопроизводству эта система регистрации пока что описывается. Но обязательно подчеркиваются преимущества автоматизированных систем и необходимость их внедрения.

Практически одинаково во всех учебниках описывается порядок ведения срокового контроля над исполнением документов и обязательно показаны преимущества автоматизированных систем контроля.

Такие разделы, как текущее хранение документов, включающие составление и оформление номенклатур дел, формирование дел, строятся на базе одних и тех же методических документов и поэтому аналогичны во всех учебниках.

Сроки хранения документов изучаются на базе перечней документов со сроками хранения. Напомним, что в 2010 г. вышел новый «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения». Если имеются – разбираются ведомственные перечни.

Требования к подготовке дел для сдачи в архив наиболее полно изложены в «Основных правилах работы архивов организаций» и на их основе излагаются во всех учебниках. В учебниках также обязательно описывается порядок проведения экспертизы ценности документов, организация работы экспертных комиссий.

Таким образом, если вам необходим какой-то материал по организации делопроизводства, его фактически можно найти в любом учебнике по делопроизводству. От вновь вышедших учебников «Делопроизводство» отличается наличием небольшого раздела, посвященного истории отечественного делопроизводства. Кроме того, здесь дана небольшая глава по организации делопроизводства по обращениям граждан, хотя этот раздел предполагает написание самостоятельного учебного пособия.

Учебник «Кадровое делопроизводство» на базе общих вопросов организации работы с документами детально описывает документирование трудовых отношений и особенности документирования трудовых правоотношений в системе государственной гражданской службы.

Следует учитывать, что в настоящее время во все виды работы с документами активно внедрены компьютерные технологии, поэтому они пронизывают текст учебников при описании составления документов, регистрации, контроля, использования электронной почты и т.д.

Во всех учебниках по делопроизводству всегда даются приложения с образцами документов, формами номенклатуры дел, описей дел, акта о выделении документов к уничтожению и т.д.

Кроме того, следует обратить внимание, что в приложении к учебнику «Кадровое делопроизводство» дан раздел «Вам нужна справка», в котором даются сведения, где можно получить справку, подтверждающую стаж работы.

Учитывая аналогичность тем, освещаемых во всех учебниках по делопроизводству, учебно-методическое объединение вузов РФ по образованию в области историкоархивоведения надеется, что уже вышедшие учебники являются началом большой работы по созданию учебных пособий и учебников другими вузами, ведущими подготовку специалистов по направлению «Документоведение и архивоведение» с учетом специфики подготовки специалистов в этих вузах.

Источник: Делопроизводство 1 - 2012