Опыт работы секретаря училища олимпийского резерва

Л.Р. Фионова, Т.Н.Киреева, Пензенский гос. университет

 

Государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Училище олимпийского резерва Пензенской области» (ГАОУ СПО «УОР ПО») было организовано 1 сентября 2005 года. Это единственное училище олимпийского резерва в Поволжье. Кроме того, в нем учатся дети и из других регионов страны: из Подмосковья, республики Марий Эл, Дагестана, Чеченской республики, и даже из Белоруссии и Украины. Выпускники училища участвуют в Олимпийских играх, Чемпионатах и Кубках мира и других спортивных мероприятиях мирового масштаба.

В УОР ПО используется штабная организационная структура (рис. 2). При такой структуре всю полноту власти берет Совет училища. Директор училища исполняет решения данного совета и фактически является руководителем учреждения. При реализации решений ему помогает специализированный аппарат, состоящий из функциональных подразделений.

Из рисунка 2 видно, что в учреждении нет обособленного подразделения, занимающегося документационным обеспечением управления. Поэтому вся работа по документированию и делопроизводству ложится на секретаря. Секретарь – помощник руководителя, как видно из рисунка, подчиняется непосредственно директору училища и взаимодействует со всеми работниками и структурными подразделениями.

Рис. 2 - Организационная структура ГАОУ СПО "Училище олимпийского резерва Пензенской области"

В УОР ПО существуют организационные документы, регламентирующие как деятельность учреждения в целом, так и деятельность отдельных сотрудников, в том числе и секретаря руководителя. К ним относятся:

В уставе училища олимпийского резерва закрепляется порядок образования, компетенции ГАОУ СПО «УОР ПО», его функции, задачи, порядок работы, правовой статус; приводится нормативно-правовая регламентация деятельности УОР (рис. 3).

Правила внутреннего трудового распорядка закрепляют порядок организации работы ГАОУ СПО «Училище олимпийского резерва Пензенской области», который обязателен для всех работников училища, в том числе, и для секретаря. Данный локальный акт не является приложением к коллективному договору. Фрагмент оформления правил внутреннего трудового распорядка ГАОУ СПО «УОР ПО» приведён на рис. 4.

Рис. 3– Фрагмент устава

Рис. 4 – Фрагмент Правил внутреннего трудового распорядка

Деятельность секретаря руководителя, как и в любой небольшой организации, регламентируется Должностной инструкцией. Она утверждена директором. Фрагмент оформления должностной инструкции секретаря «УОР ПО» приведён на рис. 5.

Рис. 5– Фрагмент оформления должностной инструкции секретаря

Таким образом, в ГАОУ СПО «Училище олимпийского резерва Пензенской области» довольно «скромный» локальный пакет нормативных документов, к которым обращается секретарь при выполнении своих функций.
Как и в любой организации, в УОР ПО можно выделить три потока документов:

К входящим документам относятся письма и телефонограммы, к внутренним документам относятся приказы, протоколы, докладные и объяснительные записки, заявления; к исходящим – письма, телефонограммы, справки.

Чтобы получить полную оценку документооборота в ГАОУ СПО «УОР ПО» был проведен анализ журналов регистрации. Состав документопотоков показан в таблице 1.
Таблица 1 –Данные по видам потоков документов в УОР ПО

В УОР ПО прослеживается тенденция увеличения документооборота. Особенно отчётливо данная тенденция проявляется за последние три года (таблица 2).
Таблица 2– Соотношение документопотоков в УОР ПО за три года

Это связано с массой причин, главная из которых – объединение двух училище в одно, в связи с чем втрое увеличилось количество учащихся и сотрудников училища.
Изменение объёма документооборота продемонстрировано на рисунке 6.

Рис. 6 – Объём документооборота в УОР ПО за 2009-2011 годы

Рабочий день секретаря начинается с приёма и обработки входящих документов, а именно с проверки входящих документов, поступивших по электронной почте, к ним, как уже отмечалось, относятся письма и телефонограммы.

На рис. 7 приведено соотношение видов входящих документов.

Рис. 7 - Соотношение различных видов входящих документов

Из рисунка видно, что большую часть входящей корреспонденции занимают письма, так как способ передачи информации с помощью письма является наиболее удобным и, соответственно, более популярным среди многих организаций и учреждений.

Существует несколько способов доставки входящей корреспонденции

в приёмную: почта, курьер, факс, электронная почта. Соотнесение различных способов доставки входящих документов представлено на рис. 8.

Если используется способ почтовой доставки, то входящие документы приносит в приёмную администратор с вахты, а на вахту входящие документы поставляются работниками почты.

Рис. 8– Способы доставки входящих документов

Если секретарь получает входящие документы по факсу, то он обращается к факсимильному аппарату, находящемуся в приёмной на его рабочем столе.

Ошибочно доставленную корреспонденцию секретарь пересылает по принадлежности или возвращает отправителю или работнику почты, который ее принес.
После проверки правильности доставки входящей корреспонденции, целостности конвертов и упаковки, комплектности вложений, вскрытия конвертов вся корреспонденция сортируется и регистрируется. Документы с пометкой «лично» не регистрируются, передаются адресату. Училище получает периодические издания газет и журналов, их не регистрируют, а отправляют соответствующей службе (например, журнал «Гостиничное дело», секретарь передает непосредственно директору училища).

Все входящие документы, подлежащие регистрации, регистрируются в день их поступления, реже на следующий день. Регистрация документов осуществляется централизованно, секретарь регистрирует документы в специальных журналах «Журнал входящей корреспонденции» и «Телефонограммы». Секретарь присваивает им регистрационные номера, на каждом полученном документе проставляет входящий номер и дату получения, которые указываются в штампе (рис. 9).

Рис. 9 – Штамп для регистрации входящей корреспонденции

О входящих документах в регистрационный журнал вписываются следующие сведения: входящий номер документа, дата поступления, сведения об отправителе, краткое содержание документа. Документы, принятые по электронной почте и факсу, также регистрируются в этом же журнале.

Все поступившие документы секретарь читает, анализирует и передает на рассмотрение директору училища. Он проставляет на них резолюцию и возвращает секретарю. Резолюция руководителя заносится секретарем в журнал регистрации. После получения документа от руководителя секретарь делает копии входящих документов, количество которых определяется количеством исполнителей (из резолюции) и передаются непосредственно исполнителям под роспись. После завершения исполнения документа оригинал документа с отметкой об исполнении секретарь подшивает в соответствующую папку с перепиской. Кроме того, в ГАОУ СПО «УОР ПО» секретарь отдельно ведёт журнал входящих телефонограмм. При поступлении телефонограмма записывается в рукописном варианте, после чего перепечатывается на компьютере и передается на рассмотрение директору училища. Также как и при рассмотрении других видов входящих документов, директор училища ставит на телефонограмме резолюцию и передает обратно секретарю, который в свою очередь копирует ее и копии передает исполнителям, а оригинал приклеивает в книгу «Телефонограммы», при этом они не регистрируются.

Вариант оформления входящей телефонограммы приведён на рисунке 10.

Процесс приёма входящих документов заканчивается тем, что секретарь раскладывает все копии входящей корреспонденции по специальным папкам
с названиями подразделений или фамилиями их руководителей.

Секретарь передаёт копии входящих документов структурным подразделениям, либо работники этих подразделений сами забирают документы, которые им предназначены. Следующим этапом работы с входящими документами является формирование дел, затем подготовка дел и передача в архив.

Рис. 10- Вариант оформления телефонограммы

К внутренним документам, с которыми работает секретарь училища, относятся приказы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы. Из перечисленных документов секретарем регистрируются только приказы и протоколы.

На рис. 11 приведено соотношение различных видов внутренних документов. Всего 2074 документа (за 2011 год).

Работа секретаря с внутренними документами заключается в разработке проектов некоторых видов приказов (по личному составу, оперативного характера, часть приказов по учащимся), а также в приёме этих документов от работников структурных подразделений. Секретарь передает эти документы на подпись руководителю, проверяя при этом правильность оформления.

После рассмотрения руководителем, документы возвращаются секретарю, который их сортирует на регистрируемые и нерегистрируемые, затем регистрирует документы, требующие регистрации.

Рис. 11 - Соотношение различных видов внутренних документов

Все информационно-справочные документы передаются исполнителям. После подписания приказа руководителем, секретарь регистрирует его и знакомит с ним под роспись те лица, которые задействованы в нем. В деятельности УОР ПО издаются приказы оперативного характера, приказы по личному составу, приказы по учащимся. Соотношение таких видов приказов показано на рис. 12.

Рис. 12 – Соотношения приказов по тематике

В соответствии с этим используются 3 журнала регистрации приказов: журнал приказов оперативного характера, приказов по личному составу, приказов по учащимся. Все они аналогичны по своему содержанию и включает в себя следующие сведения: регистрационный номер, дата документа, краткое содержание, исполнители, сроки исполнения, отметка об исполнении.

Пример оформления одного из приказов приведён на рисунке 13.

Рис. 13– Пример оформления приказа

Так как секретарь помимо своих прямых обязанностей отвечает также
за ведение кадрового делопроизводства, он помогает готовить проекты приказов по личному составу. Данные приказы составляются по унифицированным формам .

К справочно-информационным документам, с которыми работает секретарь, относятся докладные и объяснительные записки ипротоколы.

Докладные и объяснительные записки сотрудники училища готовят в одном экземпляре, который передается на рассмотрение директору. После проставления резолюции докладные записки возвращаются к секретарю, который снимает с них копии и отдает исполнителям, а сам оригинал подшивает в соответствующее дело.
Протоколы в УОР ПО используются для фиксирования хода заседания собраний трудового коллектива, родительского комитета, и всякого рода комиссий (предметно-цикловая, экзаменационная и пр.) пример оформления протокола в ГАОУ СПО «УОР ПО» представлена на рисунке 14.

Работа секретаря с исходящими документами: письмами, справками в ГАОУ СПО «УПР ПО» заключается в подготовке их проектов или приёме их от работников структурных подразделений, а в дальнейшем организации отправки этих документов. Секретарь получает задание о подготовке письма от руководителя или его заместителей, после чего он собирает необходимые данные и с помощью заместителей или лица, к компетенции которого относится тематика данного письма, готовит проект письма и передает руководителю для подписи.

В случае если исходящий документ готовит кто-либо другой, секретарь проверяет правильность оформления документа, правильность адресата, наличие приложений и подписей и отдает директору на подпись.

Затем секретарь регистрирует корреспонденцию в журнале регистрации исходящей корреспонденции и на каждом отправляемом документе проставляет исходящий номер.

Рис. 14 – Пример оформления протокола
В регистрационный журнал исходящих документов вписываются следующие сведения: регистрационный номер, дата документа, адресат (кому отправляется документ), краткое содержание, исполнитель. Пример оформления исходящего письма приведён на рисунке 15.

Рис. 15 – Фрагмент оформления исходящего письма

Копию исходящего письма секретарь подшивает в соответствующую папку, а оригинал либо отдает исполнителю для личной передачи, либо сам отправляет по почте, факсу или электронной почте.

Все исполненные документы или копии отправленных документов секретарь подшивает в соответствующие дела. Перечень заголовков заводимых дел зафиксирован в номенклатуре дел.

В течение дня секретарь выполняет самые разнообразные работы, связанные не только с документным обслуживанием руководителя. Это можно проследить по фотографии одного рабочего дня (таблица 3) и по рис. 16.

Таблица 3 – Фотография рабочего дня

Рис. 16 – Процентное соотношение различных видов технологических операций, полученное из фотографии рабочего дня
Как видно из фотографии рабочего дня деятельность секретаря очень разнообразна. В целом, секретарь справляется с документационным обслуживанием организации.