Современный документооборот: непосредственные и косвенные участники

Автор: М. П. Бобылева

Современный документооборот: непосредственные и косвенные участники

М. П. Бобылева, к.и.н

  • Особенности современного документооборота как процесса коммуникации
  • Функции непосредственных участников электронного документооборота
  • Роли косвенных участников электронного документооборота
  • Новые задачи службы ДОУ как организатора документооборота

Главной особенностью современной управленческой коммуникации является все более активный переход от традиционного бумажного к электронному документообороту. В настоящее время применяется и в ближайшей перспективе пока еще будет сохраняться смешанный электронно-бумажный документооборот, имея в виду то обстоятельство, что некоторая часть документов с длительными и постоянными сроками хранения будет иметь подлинники на бумажном носителе.

Однако при этом в процесс электронного документооборота включаются как электронные документы, так и электронные копии документов, созданных на бумажном носителе. Таким образом, в условиях применения современных информационных технологий весь процесс документооборота может осуществляться в электронной среде. При этом состав участников документооборота и их роли претерпевают изменения в сравнении с технологиями традиционного бумажного делопроизводства.
Изучение коммуникационных аспектов документооборота является весьма актуальным и перспективным. В современных условиях документооборот представляет собой специфическую область коммуникации между организациями, их должностными лицами, а также между юридическими и физическими лицами в процессе функционирования управленческой системы.

Управленческий документооборот как письменная формальная деловая коммуникация может рассматриваться с точки зрения её участников, процесса, технологии, средств и каналов коммуникации, а также носителей информации. К числу основных характеристик управленческого документооборота относятся: многозвенный характер процесса коммуникации, наличие прямых и косвенных участников документооборота, взаимосвязь с управленческими отношениями и принятием управленческих решений. Эти и другие особенности современного управленческого документооборота подробно рассмотрены в недавно изданной монографии «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному».

Вместе с тем по мере расширения применения электронного документооборота вопрос о его участниках приобретает возрастающую важность при решении вопросов нормативного регулирования, регламентации документооборота и практической организации работы.
Под коммуникацией в наиболее общем смысле понимается передача сообщения от источника информации к ее получателю посредством определенного канала. Такая интерпретация была предложена основоположниками кибернетического подхода к коммуникации К. Шенноном, У. Уивером, Н. Винером и др.
Рассмотрим базовую кибернетическую модель документальной коммуникации (рис.1), включающую следующий состав участников:

  • автор документа - организация, должностное лицо или физическое лицо, создавшее документ;
  • отправитель - им может быть как сам автор документа, так и лицо (либо подразделение или специальная служба доставки), уполномоченное организовать и осуществить передачу документа;
  • адресат - организация, должностное лицо или физическое лицо, которым предназначен передаваемый документ;
  • получатель – им может быть сам адресат и/или лицо (либо подразделение), уполномоченное осуществить прием переданного документа

При этом участники коммуникации могут совмещать несколько ролей. С одной стороны - роли автора документа, отправителя и кодировщика (декодировщика) передаваемых сообщений. С другой стороны – адресат, непосредственный получатель документа и также кодировщик (декодировщик) передаваемых сообщений. Под кодированием и декодированием сообщений понимается использование конкретных языковых средств, способов и форм представления информации, а также применение, при необходимости специальных средств шифрования и других криптографических средств.

Рис.1. Базовая модель документальной коммуникации.

Представленные в этой модели взаимосвязи носят линейный характер и являются общими для традиционных видов документальной коммуникации (и межличностной, и управленческой). Вместе с тем в условиях применения современных технологий управленческого документооборота модель коммуникации приобретает более сложный и разветвленный вид. Каналы коммуникации также усложняются: применение электронного документооборота предполагает наличие специальной информационно-комуникационной среды, соответствующей инфраструктуры.

Важно учитывать, что при наличии более двух участников коммуникации возможны различные варианты схемы их взаимодействия, связанные с используемыми принципами построения коммуникационных (или коммуникативных) сетей. Как отмечают видные российские ученые – специалисты в области теории и практики менеджмента О.С.Виханский и А.И.Наумов, «знание типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания отношений власти и контроля в организации» .

Поскольку управленческий документооборот связан с реализацией управленческих отношений, принципиальное значение имеет выбор оптимального варианта конфигурации информационных сетей для конкретных задач, процессов и управленческих ситуаций. При одинаковом числе участников коммуникации ее эффект может быть различным в зависимости от того, какую направленность имеют информационные потоки. В качестве примера на рис. 2 приведены варианты схем взаимодействия для четырех участников коммуникации.

Рис. 2. Варианты схем коммуникации.

Эти схемы в различных сочетаниях могут присутствовать в коммуникационных сетях с большим числом участников и являются характерными для управленческого документооборота. Например, в случае, если проект документа готовится коллективно, то может использоваться схема «каждый с каждым» (на начальных стадиях работы) либо схема «колесо», в которой видна роль ответственного исполнителя. В процессе визирования проекта документа могут использоваться схемы «звезда», «цепочка» или их комбинация. При рассылке документа нескольким адресатам – схема «один ко многим», а при сборе информации – «многие к одному».
Как нами уже отмечалось, в состав непосредственных участников электронного документооборота в организации, в конечном счете, входят все подразделения и должностные лица, задействованные в документируемых процессах управления.

Подчеркнем при этом, что важную роль в технологии документооборота играют лица, содействующие процессу коммуникации: регистраторы документов, контролеры, секретари, помощники руководителей и др., которые также являются непосредственными участниками документооборота.
Применение современных информационных технологий, в том числе систем электронного документооборота (СЭД), изменяет процесс и состав участников документооборота как формы осуществления управленческой коммуникации.

Управление документооборотом и физическую возможность его осуществления обеспечивают косвенные участники документооборота. В их числе применительно к задачам электронного документооборота особо выделим персонал, осуществляющий пользовательское и технологическое администрирование СЭД, регламентацию использования применяемых технологий документооборота, сопровождение СЭД, обеспечивающий функционирование каналов связи и др.
В числе косвенных участников документооборота отдельно выделим роль системного технолога, т.е. специалиста, выполняющего прикладное администрирование системы, ее настройку на конкретную технологию документооборота и тем самым обеспечивающего работу остальных пользователей. В зависимости от масштаба деятельности организации и особенностей организации применения СЭД состав функций таких специалистов может различаться. В любом случае это должны быть квалифицированные специалисты, сочетающие знание информационных технологий, менеджмента, документоведения, управления проектами. Эти специалисты должны уметь: выполнять технологические настройки СЭД, вести системные справочники, разрабатывать нормативные и методические документы (в том числе регламенты, технологические карты, описания процессов), вести организационно-методическую работу с пользователями системы и др.

Без такого рода специалистов использование СЭД невозможно. Поэтому важно, чтобы их было как минимум двое. Тогда, в случае отсутствия одного из них, будет кому решать текущие вопросы (например, внести изменения в справочник должностных лиц организации). Как показывает практика, обязанности системных технологов поручают как специалистам служб ДОУ, так и специалистам подразделений информатизации. На наш взгляд, возможно, использовать и тот, и другой вариант или даже оба (один технолог из службы ДОУ, а другой - из подразделения информатизации). Вопрос заключается только в квалификации специалистов, причем не только в их компьютерной подготовке, но и знании ими предметной области ДОУ. Нередко функции системных технологов поручают работникам в дополнение к уже имеющимся обязанностям. Этот вариант также допустим, но важно, чтобы было найдено их разумное сочетание.

К косвенным участникам документооборота относятся не только соответствующие подразделения организации и ее сотрудники, но и в ряде случаев внешние организации, в том числе разработчики программных продуктов и другие специализированные организации. При этом в настоящее время серьезно повышается ответственность разработчиков программных продуктов как косвенных участников документооборота, тем более что требования к качеству автоматизированных систем постоянно возрастают.

Если рассматривать документооборот как область не только внутренних, но и внешних коммуникаций, то следует выделить взаимодействие документационных служб организаций, участвующих в отправке и получении документов, с используемыми средствами и службами доставки (например, почта, фельдъегерская связь, и др.). В условиях использования технологий электронного документооборота, в том числе применения электронной цифровой подписи (усиленной квалифицированной электронной подписи), к числу участников документооборота следует также отнести удостоверяющие центры.

Таким образом, к косвенным участникам документооборота можно отнести:

  • организации, подразделения и должностные лица, обеспечивающие требуемую организацию документооборота, технологическую настройку и администрирование систем электронного документооборота, функционирование удостоверяющих центров;
  • организации, формирующие инфраструктуру (службы доставки, транспортные службы, в том числе телекоммуникационные);
  • производственные и исследовательские подразделения и организации (например, службы сопровождения систем электронного документооборота, разработчики программного обеспечения и др.).

Роль организатора документооборота требуется не только для внутреннего электронного документооборота, но и внешнего. Так, к примеру, понятие «организатор документооборота» содержится в Положении о системе межведомственного электронного документооборота .

В современных условиях в деятельности служб документационного обеспечения управления (служб ДОУ) сочетаются функции прямых и косвенных участников документооборота. Часть персонала, относящегося к косвенным участникам документооборота, обычно входит в состав службы ДОУ.

Применение современных организационно-технологических форм документооборота требует существенного изменения задач и функций прежних делопроизводственных служб, которые должны стать центром компетенции по работе как с бумажными, так и с электронными документами. В целом служба ДОУ должна выполнять функции организатора документооборота. Это вытекает также из стандарта ИСО 15489-2001, утвержденного в качестве российского государственного стандарта.

Основным содержанием деятельности служб ДОУ должно стать не только «делопроизводство», но и в более широком плане «управление документацией». Новая роль службы ДОУ реализуется в тесном взаимодействии с подразделениями информатизации и информационной безопасности и защиты информации. Ряд ключевых функций организатора документооборота выполняют системные технологи СЭД.

В качестве организатора документооборота служба ДОУ должна обеспечить согласованные процессы работы прямых участников документооборота, а также взаимодействовать с косвенными участниками, в том числе внешними организациями, обеспечивающими осуществление электронного документооборота.
Таковы некоторые общие характеристики участников современного документооборота. Вопросы управленческого взаимодействия должностных лиц в процессе электронного документооборота, а также граждан и юридических лиц как участников документооборота заслуживают специального внимания и детального рассмотрения.

Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 296 с.

Виханский О.С., Наумов А.Н. Менеджмент: учебник. - 4-е изд. - М.: Экономистъ, 2006. С.427.

Бобылева М.П. Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию// Делопроизводство, 20012, № 2, с 32-37.

Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (с изменениями).

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.