Организация работы с документами в Белгородском региональном институте повышения квалификации и профессиональной переподготовки специалистов

И.Г. Оноприенко, к.и. н., Е.А. Южбабенко, Белгородский гос. национальный исследовательский университет

• Порядок работы с входящей документацией

• Порядок работы с исходящей документацией

• Порядок работы с внутренними документами

Белгородский региональный институт повышения квалификации и профессиональной переподготовки специалистов (БелРИПКППС) создан Постановлением главы администрации Белгородской области от 10 ноября 2002 г. № 429 как государственное образовательное учреждение дополнительного профессионального образования. Учредителем института является Управление образования и науки Белгородской области.

БелРИПКППС — правопреемник института усовершенствования учителей, действовавшего в Белгородской области с 1954 г.

В настоящее время БелРИПКППС является юридическим лицом, находящимся в ведении Департамента образования, культуры и молодежной политики Правительства Белгородской области и функционирующим в соответствии с Гражданским кодексом РФ, другими законодательными актами РФ и Уставом института. Он имеет собственную смету расходов, расчетные и иные счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием, бланки, а также другие необходимые реквизиты. Деятельность БелРИПКППС осуществляется на основании лицензии № 4589, выданной Департамента образования, культуры и молодежной политики Правительства Белгородской области.

В институте могут открываться факультеты, кафедры, лаборатории, центры и другие учебные, научные, учебно-методические и производственные подразделения, может иметь филиалы (представительства), которые создаются и ликвидируются в порядке, установленном Учредителем.

Институт является звеном единой государственной системы дополнительного профессионального образования и создан в целях:

• обновления и повышения профессиональных знаний руководителей и специалистов сферы образования и других, смежных с нею сфер жизнедеятельности, совершенствования их деловых качеств, подготовки их к выполнению новых трудовых функций на территории белгородской области;

• осуществления комплексов внедренческих мероприятий, организации разноуровневого использования передового педагогического опыта и другой адресно-оперативной методической работы;

• удовлетворения потребностей специалистов в интеллектуальном, культурном, нравственном, эстетическом и духовном развитии.

В БелРИПКППС документооборот состоит из большого количества документов, которые регулируют его деятельность. Организация документооборота в институте возложена на документоведа, действия которого регламентированы должностной инструкцией. Документооборот ведется согласно положению по делопроизводству, которое определяет единую систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами.

Все документы института делятся на три документопотока. Входящие документы содержат исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления, а также документы других организаций, предложения, заявления и жалобы граждан. Исходящие документы несут информацию, выработанную при функционировании института, в целях ее передачи вышестоящим, подведомственным, общественным и другим организациям и отдельным гражданам. Внутренние документы, обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

Вся входящая документация может поступать в Белгородский региональный институт повышения квалификации и профессиональной переподготовки специалистов по почте, электронной почте, курьером и факсом. Вначале проверяется правильность адресата, затем цельность конверта. Входящий документ, пришедший по факсу обязательно ксерокопируется.

Входящая документация института делится на документацию, поступающую из: 1) Департамента образования, культуры и молодежной политики Белгородской области; 2) образовательных учреждений, издательств, центров; 3) управлений и отделов образования районов и городов области.

Обработка документов, как правило, проводится в течение суток с момента поступления в институт. На этапе предварительного рассмотрения документов, производится сортировка на документы, требующие обязательного рассмотрения руководителем, и на документы, направленные в структурные подразделения или ответственным исполнителям. Передача входящих документов на рассмотрение руководителю осуществляется сразу же после регистрации. Все документы регистрируются в «Журнале входящей документации» (см. табл. 1).

Таблица 1. Журнал входящей документации

На входящем документе ставится регистрационный штамп, в котором уже указано наименование института, место для проставления от руки даты документа, а также регистрационного номера входящего документа. В «Журнале входящей документации» такие графы, как дата поступления, регистрационный номер, корреспондент (автор), дата документа, номер документа, краткое содержание документа заполняются сразу при получении документа. После отметки о резолюции, которую выносит ректор или первый проректор института, в журнале заполняются остальные графы. На документе может быть несколько резолюций. Соответственно в журнале, в графе «Исполнители», будут стоять несколько исполнителей, в графе «Задание» несколько заданий, в графе «Автор резолюции» несколько авторов, в графе «Дата написания резолюции» несколько дат.

Поступившие документы могут быть оригиналами или дубликатами, для дальнейшей работы с документами с них делаются копии. Копии документов передаются в подразделения, где остаются в документации отдела, как для справочной работы, так и для хранения. После получения документа для работы и исполнения сотрудник обязательно расписывается в «Журнале входящей документации» в графе «Расписка в получении».

Входящая документация, поступившая из Департамента образования, культуры и молодежной политики Белгородской области подшивается в папку «Переписка Института с Департаментом образования»; документация, поступившая из образовательных учреждений и издательств в папку «Входящая документация»; а документация, поступившая из управлений и отделов образования районов и городов области подшивается в папку «Переписка с управлениями и отделами образования районов и городов области».

В «Журнале входящей документации» в графе «Дополнительные сведения о документе» указывается номер дела по номенклатуре дел, в которое подшивается поступивший документ. Схематичное движение входящей документации показано на рис. 1.

Рис 1. Оперограмма движения входящей документации

Для анализа документооборота необходимо иметь полную картину объема входящей документации, который выявлен на основании анализа «Журнала входящей документации» (см. табл. 2).

Таблица 2. Количество входящих документов за 2006—2010 гг.

Более наглядную картину динамики количества можно рассмотреть на рис. 2.

Рис. 2. Динамика количества входящих документов за 2006 – 2010 гг.

На основании полученных сведений можно сделать вывод о том, что документооборот в институте не стабилен, сказывается влияние внутренних факторов. В 2007—2008 гг. объем входящей документации падает, т.к. многие документы поступают непосредственно в отделы, кафедры, кабинеты, а не проходят регистрацию централизованно. К 2009—2010 гг. ситуация исправляется, проводится контроль за обязательной регистрацией всех документов, поступающих в институт.

Документы, создаваемые институтом, направляемые в другие организации и учреждения, образуют поток исходящей документации. Она отправляется по почте, электронной почте, факсом, с курьером. Отправка корреспонденции по почте осуществляется вечером. Для отправки заказных писем выдается доверенность сроком на год, для предъявления в почтовом отделении.

До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ согласовывается с проректором и представляется на подпись ректору вместе с материалами, на основании которых он готовился. Исходящий документ регистрируется в «Журнале исходящей документации» (см. табл. 3).

Таблица 3. Журнал исходящей документации

Форма журналов исходящей и входящей документации одинаковая, но в при регистрации исходящих документов в журнале заполняются только некоторые графы: дата, регистрационный номер, корреспондент (автор), дата документа и номер документа — если документ создан в ответ на входящее письмо, краткое содержание документа — заголовок, исполнители, дополнительные сведения о документе — номер папки по номенклатуре дел.

Исполнитель готовит два оригинала документа, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в папку. Документ, считается исполненным, когда подготовлены и направлены ответы на поступившие просьбы, запросы, предложения. Документы, подлежащие отправки, рассылаются, как правило, по назначению в день их подписания, но не позднее следующего рабочего дня.

Исходящие документы могут быть направлены в Департамент образования, культуры и молодежной политики Белгородской области; образовательные учреждения и издательства; управления и отделы образования районов и городов области. Соответственно, исходящие документы в адрес Департамента образования, культуры и молодежной политики Белгородской области подшиваются в папку «Переписка института с Департаментом образования», в образовательные учреждения и издательства в папку «Исходящая документация», а документация, направленная в управления и отделы образования районов и городов области подшивается в папку «Переписка с управлениями и отделами образования районов и городов области». При этом следует обратить внимание на неверную формулировку наименование второго дела, при правильном названии первого и третьего из перечисленных выше. Схема движения исходящего документа показана на рис. 3.

Рис 3. Оперограмма движения исходящей документации

Для анализа документооборота необходимо проанализировать количественные показатели исходящей документации, которые выявлены на основании анализа «Журнала исходящей документации» (см. табл. 4).

Таблица 4. Количество исходящих документов за 2006 – 2010 гг.

Более наглядную картину динамики объема можно рассмотреть на рис. 4.

Рис. 4. Динамика количества исходящих документов за 2006—2010 гг.

На основании полученных сведений можно сделать вывод о том, что объем исходящей корреспонденции достиг максимального значения в 2008 г., т.к. именно в этом году было заключено большое количество договоров с образовательными учреждениями и издательствами, а также управлениями и отделами образования районов и городов области. К 2010 г. количество регистрируемых исходящих документов падает по причине активного внедрения нового способа передачи данных — электронной почты, по которой чаще всего отправляются различные документы: проекты, черновики, пояснительные записки, не требующие официальной регистрации.

Внутренняя документация института состоит из приказов, справок, записок. Приказы в документообороте института занимают главное место. Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений включает следующие стадии, которые показаны на рис. 5.

Рис 5. Оперограмма движения внутренней документации (на примере приказа)

Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству. Проекты распорядительных документов готовятся по поручению руководства института, по инициативе руководителей структурных подразделений, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает подбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо, прежде всего, определить источники такой информации — это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация института; документы, поступающие из вышестоящих и иных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

В институте производится подготовка проекта распорядительного документа: оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ.

Согласование проекта документа подразумевает визирование с проректорами по тем направлениям, которые затрагивает приказ. Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые вносят проект. Контроль правильности оформления проектов документов осуществляется документоведом. Приказ оформляется на бланке приказа, на котором содержатся обязательные реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, место издания документа, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе. К приказу так же может прилагаться приложение, которое скрепляется вместе с документом.

Принятие решения, т.е. подписание распорядительного документа ректором, — решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой. Подписывать приказы имеет право только ректор, но в его отсутствие приказы подписывает исполняющий обязанности ректора.

После подписания документовед проводит регистрацию, с момента которой документ приобретает статус официально изданного. Регистрация приказа происходит в «Журнале регистрации приказов ректора института по основной деятельности» (см. табл. 5).

Таблица 5. Журнал регистрации приказов ректора института по основной деятельности

После внесения записи приказа в журнал, документу присваивается регистрационный номер и дата, которые проставляются от руки в бланке приказа. Датой издания является дата подписания приказа.

Контроль исполнения приказа выполняет ответственный, указанный в тексте приказа, по особо важным вопросам контроль остается за ректором.

Копии распорядительного документа доводятся до исполнителей, а также до лиц, которые имеют непосредственное отношение к данному документу. Если есть необходимость ознакомить сотрудников с приказом, документовед на отдельном листе оформляется лист ознакомления, на котором сотрудники ставят свою фамилию, инициалы, дату и подпись. Лист ознакомления прилагается к оригиналу приказа.

Приказ подшивается в папку «Приказы ректора института по основной деятельности». Номер папки указывается в соответствии с номенклатурой.

Приказами по личному составу, кроме приказов о командировании, полностью занимается отдел кадров института: подготовкой, регистрацией, хранением. По распоряжению ректора специалист отдела кадров готовит приказ, который направляется на согласование с главным бухгалтером и первым проректором, а затем подается на подпись ректору. Регистрируют приказ в «Журнал регистрации приказов по личному составу», в нем заполняются те же графы, что и в «Журнале регистрации приказов ректора института по основной деятельности». В процессе регистрации приказа, ему присваивают регистрационный номер, после чего приказ подается на обязательное ознакомление сотруднику. Приказ хранится в папке «Приказы ректора института по личному составу».

Для проведения семинаров в образовательных учреждениях, в других городах и селах в институте готовятся приказы о командировании. На основании заявления работника, которое подлежит обязательному подписанию ректором, документоведом готовится приказ, который также подписывается ректором, регистрируется в «Журнале регистрации приказов о командировании» (см. табл. 6).

Таблица 6. Журнал регистрации приказов о командировании

Все графы в журнале обязательны к заполнению, кроме графы «Примечание», которая является необязательной.

В институте также ведется «Книга учета работников БелРИПКППС, выбывающих в командировку» (см. табл. 7).

Таблица 7. Книга учета работников БелРИПКППС, выбывающих в командировку

На основании приказа оформляется командировочное удостоверение, номер удостоверения соответствует номеру записи в «Книге учета работников БелРИПКППС, выбывающих в командировку», датой командировочного удостоверения является дата издания приказа о направлении в командировку.

Основными внутренними документами, функционирующими в институте, являются приказы, которые делятся на две большие группы: 1) приказы по основной деятельности и 2) приказы по личному составу. Среди них выделяют отдельную подгруппу — приказы о направлении в командировку, не только из-за большого количества данных документов, но и с учетом различия в сроках хранения приказов по личному составу и приказов о направлении в командировку (см. рис. 6).

Рис. 6. Динамика количества приказов по основной деятельности, личному составу, командированию за 2006—2010 гг.

Информация об количестве внутренней документации института представлена в таблице 8.

Таблица 8. Количество внутренних документов за 2006—2010 гг.

Более наглядную картину динамики количества документов можно рассмотреть на рис. 7.

Рис. 7. Динамика количества внутренних документов за 2006—2010 гг.

На основании анализа количественных показателей внутренней документации можно говорить о стабильном росте объема документации в институте до 2010 г. В 2010 г. количество внутренних документов уменьшается, в основном остаются приоритетными только приказы, издаваемые ректором, большинство докладных и объяснительных записок перестали проходить обязательную регистрацию, что низводило их до статуса неофициальных документов.

В таблице 9 видно, что количество общей документации возрастало с 2006 по 2008 гг., в 2008 г. достигло максимального значения, в основном благодаря исходящей документации, в связи с заключением большого количества договоров. С 2009—2010 гг. наблюдается спад общего количества документов из-за более активного употребления неформального средства передачи данных — электронной почты, как внутри организации, так и за ее пределами.

Таблица 9. Объем общего документооборота института за 2006—2010 гг.

На рис. 8 наглядно показан объем всей документации за 2006—2010 гг.

Рис. 8. Объем общего документооборота института за 2006—2010 гг.

На рис. 9 показано соотношение количества входящих, исходящих и внутренних документов за 2006—2010 гг., из которого видно, что объем внутренних документов превышает количество исходящих и входящих документов, по причине постоянного взаимодействия руководства и сотрудников, а также сотрудников между собой, что, несомненно, характеризует институт как самостоятельный и развивающейся объект нашего общества.

Рис. 9. Общее количество документации за 2006—2010 гг.

Таким образом, проведенный анализ позволяет говорить о том, что управленческая документация Белгородского регионального института повышения квалификации и профессиональной переподготовки специалистов проходит обязательные ступени от рассмотрения до подшивки в дело, что свидетельствует о четко налаженном делопроизводстве в институте. При этом следует обратить внимание на использование архаичной журнальной формы регистрации документов, однако, с учетом довольного ограниченного количества обрабатываемых документов, такой вариант представляется вполне приемлемым. Нетрадиционно также наименование документа, регламентирующего документационное обеспечение управления институтом — «Положение по делопроизводству», которое, однако, содержит все элементы, характерные для инструкции по делопроизводству. В этом случае, наименование вида документа должно быть уточнено.

1 Структура института. – URL.: http://ipkps.bsu.edu.ru/source/structure/sturcture.asp