Документационное обеспечение деятельности транспортного предприятия (на примере Ноябрьского филиала ОАО «Аэропорт Сургут») .

Автор: О. Б. Пономарева, И.А. Максименко

Документационное обеспечение деятельности транспортного предприятия (на примере Ноябрьского филиала ОАО «Аэропорт Сургут»)

О.Б. Пономарева, к.и.н., И.А. Максименко, Белгородский гос. национальный исследовательский университет

  • Состав и функции отдела документационного обеспечения

  • Организация работы с входящими и исходящими документами

  • Рбаота с внутренней докуметацией

Ноябрьский филиал ОАО «Аэропорт Сургут» — это аэропортовый комплекс с развитой инфраструктурой, позволяющей осуществлять весь процесс аэропортового и авиационного обслуживания, пассажирских и грузовых перевозок. Штатная численность сотрудников - 420 чел.

В начале 2003 г. в филиале был создан отдел документационного обеспечения, непосредственно подчинённый директору филиала. Отдел действует на основании положения, в соответствии с которым его основными задачами являются: 1) организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению филиала; 2) постоянное совершенствование форм и методов работы с документами; 3) обеспечение единого порядка документирования, организация работ с документами, построение поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами; 4) сокращение документооборота, унификация документов; 5) разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в ноябрьском филиале.

Для выполнения возложенных на отдел задач в его состав включены следующие должности: начальник отдела, старший инспектор, инспектор.

Документирование управленческой деятельности ноябрьского филиала ОАО «Аэропорт Сургут» обеспечивается посредством унифицированной системы организационно-распорядительной документации, которая включает в себя четыре подсистемы: организационную, распорядительную, информационно-справочную, документы по личному составу (см. рис. 1).

Рис. 1. Подсистемы организационно-распорядительной документации ноябрьского филиала ОАО «Аэропорт Сургут»

Подсистема организационной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности, она тесно связана с подсистемой распорядительной документации, которая в свою очередь выполняет административную функцию управления.

Документооборот в ноябрьском филиале ОАО «Аэропорт Сургут» осуществляется в виде трех потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов отделом документационного обеспечения (см. рис. 2): 1) входящие, то есть поступающие в филиал извне: служебные письма, электронные сообщения, приказы; 2) исходящие — это официальные документы, отправляемые из филиала: служебные письма, электронные сообщения, акты, докладные записки, объяснительные записки, справки; 3) внутренние — это официальные документы, не выходящие за пределы филиала: положение о филиале ОАО «Аэропорт Сургут», положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, штатное расписание, приказы, протоколы, акты, докладные записки, объяснительные записки, справки.

Рис. 2. Общий объем документооборота в ноябрьском филиале

На рисунке 3. представлен объем документов, поступающих в ноябрьский филиал ОАО «Аэропорт Сургут», начиная с 2003 г.

Рис. 3. Объем входящих документов ноябрьского филиала за 2003—2010 гг.

Наибольшее количество документов поступило в филиал в 2009 г. Это связано с тем, что в октябре 2009 г. ноябрьский филиала вошел в состав крупного транспортного предприятия ОАО «Аэропорт Сургут». Также в этом году в состав акционерного общества вошли еще пять филиалов, а это значит, что документы в ноябрьский филиал стали поступать не только от головного предприятия, но и от филиалов, и в итоге в 2009 г. произошел скачок в объеме входящей корреспонденции.

Доставка документов в ноябрьский филиал ОАО «Аэропорт Сургут» осуществляется почтовой, электрической связью, самолетом (см. рис. 4).

Рис. 4. Соотношение видов доставки входящих документов

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов сторонних организаций, а также печатных изделий. По каналам электрической связи поступают сообщения по электронной почте. Самолетом в филиал доставляется почта, направляемая из акционерного общества, филиалов, представительств, а также предприятий воздушного транспорта, сотрудничающих с ОАО «Аэропорт Сургут». Порядок доставки почты установлен в инструкции о порядке перевозки служебной корреспонденции рейсами ОАО «Аэропорт Сургут», утвержденной приказом генерального директора от 25 октября 2009 г. № 1274.

Прием, первоначальная обработка и регистрация поступающей корреспонденции производится отделом документационного обеспечения филиала. При регистрации документов информация о них заносится в электронную базу данных — комплекс программ «DISclass», подсистема «Служебная переписка». А затем, на зарегистрированных документах в нижней части лицевой стороны первого листа основного документа ставится регистрационный штамп установленного образца.

В ноябрьском филиале ОАО «Аэропорт Сургут» была установлена электронная канцелярия «DISclass», т.к. ей присущи некоторые особенности, позволяющие настраиваться на организационную структуру предприятия и, следовательно, на ту схему документооборота, которая принята именно в филиале (см. рис. 5).

Рис.5. Веб-страница рабочей области электронной канцелярии «DISclass»

Распределение корреспонденции, поступающей на имя директора филиала, осуществляется начальником отдела документационного обеспечения в соответствии с распределением обязанностей между заместителями директора, а также с учетом вопросов, отнесенным к сфере деятельности структурных подразделений филиала.

После рассмотрения документов директором и возврата их в отдел документационного обеспечения, старший инспектор отдела документационного обеспечения вносит резолюции директора в электронную базу данных и передает начальнику отдела для постановки на контроль, а также готовит необходимое количество копий и доводит их до исполнителей. Иная корреспонденция, поступающая в адрес филиала ОАО «Аэропорт Сургут», после централизованной регистрации, направляется непосредственно заместителям директора, начальникам отделов в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам деятельности структурных подразделений.

Вся исходящая корреспонденция ноябрьского филиала ОАО «Аэропорт Сургут» передается почтовой и электрической связью, самолетом. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде факсограмм, электронных сообщений, которые подлежат обязательной регистрации, как исходящие документы, в электронной базе данных.

Подавляющее большинство документов, отправляемых из филиала и фирм и направляемых ему, составляют информационно-справочные документы, которые содержат в себе информацию о фактическом положении дел в филиале и служат основанием для принятия распорядительных документов. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. К таким документам относятся: докладная записка, объяснительная записка, справки, акты, служебные письма, электронные сообщения (см. рис. 6).

Рис. 6. Соотношение видов информационно-справочных документов филиала

Письма составляют самую большую группу входящих и исходящих документов филиала ОАО «Аэропорт Сургут» и имеют множество разновидностей: сопроводительные, гарантийные, претензионные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-запросы, письма-ответы.

Документы для отправки передаются полностью оформленные, зарегистрированные, с указанием почтового адреса или со списком на рассылку. В филиале документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Объем исходящей документации в филиале, так же как и входящей с каждым годом увеличивался в связи с взаимодействием с другими организациями, филиалами, представительствами и вхождением в состав ОАО «Аэропорт Сургут» (рис. 7).

Рис. 7. Объем исходящих документов ноябрьского филиала за 2003—2010 гг.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов. На рисунке 8 показаны этапы подготовки внутренних документов. На подготовительном этапе оценивается необходимость введения данного документа, собирается необходимая информация.

Рис. 8. Блок-схема подготовки организационных документов

Оформленные документы передаются на подпись руководству ноябрьского филиала в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей пометкой в электронной базе данных.

Из данных, представленных на рисунке 9, видно, что количество внутренних документов в организации увеличивается с каждым годом в связи с развитием предприятия. А после того, как ноябрьский филиал вошел в состав ОАО «Аэропорт Сургут» в 2009 г. объем документов увеличился еще больше.

Рис. 9. Объем внутренних документов ноябрьского филиала за 2003-2010 гг.

Среди внутренних документов ноябрьского филиала ОАО «Аэропорт Сургут» по своему объему и значению выделяются приказы.

Соотношение объемов, созданных в филиале приказов по основной деятельности и по личному составу за 2003 – 2010 гг., представлено в диаграмме (рис. 10).

Рис. 10. Объем приказов по основной деятельности и по личному составу ноябрьского филиала ОАО «Аэропорт Сургут» за 2009-2010 гг.

Как видно из рис. 10, в управленческой деятельности ноябрьского филиала ОАО «Аэропорт Сургут» преобладают приказы по личному составу, что напрямую связано c количеством штатной численности организации. Подготовка и обеспечение правильности оформления проекта приказов является обязанностью отдела документационного обеспечения. Оформленные на бланке приказы подлежат согласованию, которое оформляется визами. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта приказа и включает в себя: наименование должности лица, с которым согласован документ; личную подпись визирующего; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дата.

Приказы, подготовленные на подпись директору филиала, визируются в следующем порядке: 1) руководителями структурных подразделений-исполнителей, подготовивших проект документа; 2) заместителем директора, курирующим работу подразделения-исполнителя; 3) заместителями директора филиала, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания или поручения; 4) юрисконсультом, определяющим соответствие подготовленных проектов приказов, распоряжений действующему законодательству, четкость и грамотность редакции; 5) начальником отдела документационного обеспечения.

Проекты приказов представляются юрисконсульту со всеми документами, необходимыми для их полного и всестороннего рассмотрения. Юрисконсульт рассматривает проекты приказов в срок до трех дней, если иной срок не установлен директором филиала.

Приказы по основной деятельности филиала и приказы по личному составу подписываются только директором, а в его отсутствии – первым заместителем, либо иным уполномоченным должностным лицом.

Регистрация приказов осуществляется в отделе документационного обеспечения в пределах одного календарного года. При этом на документе проставляется дата и регистрационный номер. Датой регистрации приказа является дата поступления документа в отдел документационного обеспечения, которая оформляется словесно-цифровым способом. Особое место занимают протоколы совещаний, проводимых директором филиала.

Протоколы ведутся в ноябрьском филиале ОАО «Аэропорт Сургут» для документирования совещаний у директора, производственных совещаний. Сравнивая объемы создаваемых в ноябрьском филиале ОАО «Аэропорт Сургут» протоколов за 2003 — 2010 годы, можно заметить, что их количество практически не менялось (см. рис. 11).

Рис. 11. Количество протоколов в филиале ОАО «Аэропорт Сургут» за 2003—2010 гг.

Таким образом, документация ноябрьского филиала ОАО «Аэропорт Сургут», будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. При этом, не смотря на наличие определенной специфики в деятельности авиапредприятия система управленческой документации является достаточно типичной для любой организации.