Терминологический анализ понятий «электронный документ» и «электронное сообщение»

Л.Р. Фионова, д.т.н., - Пензенский гос. университет

Развивая проекты «Электронная Россия» и «Электронное правительство» Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. N 1815-р утвердило государственную программу Российской Федерации "Информационное общество (2011 - 2020 годы)".

Цель Программы - получение гражданами и организациями преимуществ от применения информационных и телекоммуникационных технологий за счет обеспечения равного доступа к информационным ресурсам, развития цифрового контента, применения инновационных технологий, радикального повышения эффективности государственного управления при обеспечении безопасности в информационном обществе

Задачи Программы - повышение качества жизни граждан и улучшение условий развития бизнеса в информационном обществе, в том числе:

• развитие сервисов для упрощения процедур взаимодействия общества и государства с использованием информационных и телекоммуникационных технологий;

• перевод государственных и муниципальных услуг в электронный вид;

• развитие инфраструктуры доступа к сервисам электронного государства;

• повышение открытости деятельности органов государственной власти;

Таким образом, применение информационных и телекоммуникационных технологий в государственном масштабе идет очень быстрыми темпами и определяет переход к электронному документообороту, а значит к повсеместному использованию электронных документов. Это определяет необходимость точной формулировки термина «электронный документ».

В современном мире документ стал неотъемлемой частью жизни как отдельного человека, так и общества в целом.

Документ является центральным, фундаментальным определением в понятийной системе документационного обеспечения управления. За длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа.

Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 25.01.1995 (в настоящее время утратил силу) был первым законом современной России, в котором давалось определение документу: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Такое же определение дается и в действующем ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

В последнее время наряду с привычными бумажными документами, как уже отмечалось, стали появляться и применяться электронные документы, а также электронные сообщения, следовательно, появились и нормативные документы, регламентирующие порядок работы с данными документами и сообщениями. Рассмотрим эти нормативные акты в хронологическом порядке их появления (издания).

1. ГОСТ 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения». Этот стандарт установил основные виды электронных изданий, а также состав и место расположения выходных сведений в электронных изданиях. Он предназначен для производителей электронных изданий. В стандарте дано определение электронному документу.

2. Р 50.1.031-2001 «Рекомендации по стандартизации. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Терминологический словарь. Часть 1. Стадии жизненного цикла продукции». Эти рекомендации по стандартизации установили термины и определения понятий в области информационных технологий поддержки жизненного цикла продукции. Стандарт дает определение электронному документу.

3. Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Он дал определение и установил правовые условия использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых ЭЦП признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

4. ГОСТ Р 52292-2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения». Он утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29.12.2004 № 135-ст. Стандарт дает своё определение электронному документу.

5. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006  № 149-ФЗ был первым федеральным нормативным актом, в котором дано определение понятиям «электронный документ» и «электронное сообщение». Закон содержит положения, направленные на регулирование отношений, связанных с электронными сообщениями. «В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами».

6. Распоряжение Правления Пенсионного Фонда Российской Федерации (ПФР) «О внедрении защищенного электронного документооборота в целях реализации законодательства Российской Федерации об обязательном пенсионном страховании» от 11.10.2007 № 190р являлось одним из первых документов, в котором подробно рассматривался электронный документооборот в конкретной сфере, даны термины и определения основных понятий, прописаны компоненты, участники системы электронного документооборота (СЭД) ПФР, принципы работы СЭД ПФР, порядок разбора конфликтных ситуаций, порядок осуществления обмена электронными документами, ответственность сторон, порядок смены ключей шифрования и ЭЦП.

В Распоряжении дано такое же определение ЭЦП, как и в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 года №149-ФЗ.

7. Приказ Федеральной налоговой службы (ФНС) «Об утверждении Методических рекомендаций по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» от 02.11.2009 № ММ-7-6/534@ дал определение термину «электронный документ» и определил виды электронных документов, которыми стороны обмениваются в процессе электронного документооборота.

8. Приказ Федеральной службы по финансовым рынкам «Об утверждении Порядка организации электронного документооборота при представлении электронных документов с электронной цифровой подписью в Федеральную службу по финансовым рынкам» от 25.03.2010 № 10-21/пз-н определил, что электронный документ считается исходящим от участника информационного обмена, если он подписан ЭЦП уполномоченного лица данного участника. При направлении электронного документа участником информационного обмена требуется обязательное использование сертифицированных средств ЭЦП.

9. Постановление Правительства РФ «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» от 08.09.2010 № 697 определило, что система межведомственного электронного взаимодействия обеспечивает получение, обработку и доставку электронных сообщений в рамках информационного взаимодействия органов и организаций с обеспечением фиксации времени передачи, целостности и подлинности электронных сообщений, указания их авторства и возможности предоставления сведений, позволяющих проследить историю движения электронных сообщений при предоставлении государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций в электронной форме. Электронные сообщения, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, не подлежат обработке в системе взаимодействия.

10. ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» от 26.10.2010 дал определение термину «электронное сообщение». Стандарт устанавливает, что каждое электронное сообщение, обеспечивающее информационное взаимодействие систем управления документами, оформляется как XML-документ. При необходимости к сообщению может быть прикреплен один или несколько дополнительных файлов - документов в электронном виде, кроме того могут быть прикреплены ссылки на местонахождение файлов. Прикрепленные файлы являются неотъемлемой частью сообщения. Обязательным реквизитом любого электронного сообщения является заголовок. Кроме заголовка в сообщении должен присутствовать как минимум еще один реквизит документа. Стандарт содержит описание основных полей (зон), которые должны быть в каждом электронном сообщении, также данный ГОСТ прописывает порядок ведения обмена электронными сообщениями. В электронном сообщении добавляется такой элемент, как время.

11. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ даёт определение термину электронная подпись, вводит классификацию электронных подписей. Закон упрощает использование электронной подписи, разделяя все подписи на две категории - простая и усиленная электронная подпись. Усиленная электронная подпись, в свою очередь, разделяется на квалифицированную и неквалифицированную. Усиленная квалифицированная электронная подпись во многом является аналогом электронно-цифровой подписи, установленной Законом 2002 г. Две другие категории вводятся впервые и упрощают использование электронной подписи, так как предъявляют менее строгие требования к ее созданию.1

12. Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденные приказом Росархива от 29.04.2011 № 32 определяют состав документов, включаемых в перечни документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов. Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в номенклатурах дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях. В Рекомендациях приведен список документов, которые рекомендуется включать в Перечни электронных документов, определена их структура. Перечни электронных документов ведутся на бумажном носителе и в электронной форме.

В приложении представлен Рекомендуемый перечень видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности.

13. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» от 02.09.2011 №221 устанавливает требования к информационным системам электронного документооборота (СЭД) федеральных органов исполнительной власти, прописывает требования, которым должна отвечать СЭД для обеспечения работы с электронными документами, их защиты и безопасности.

Электронные документы, содержащиеся в СЭД федеральных органах исполнительной власти, необходимо наделить следующими свойствами: аутентичность, целостность и таким состоянием электронного документа, при котором после его создания не вносилось никаких изменений.

14. Письмо «Об отдельных вопросах применения электронных документов» от 05.10.2011 № ЕД-4-3/16368@. В нём Федеральная налоговая служба сообщает, что легитимно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде с использованием ЭЦП являются равнозначными (имеют одинаковую юридическую силу) и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности.

Таким образом, из изложенного выше далеко неполного списка видно, что за последнее десятилетие было издано достаточное количество нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, область применения и использования электронных документов и электронных сообщений. Тем не менее, остаются вопросы, над которыми необходимо работать. В первую очередь необходимо провести унификацию (стандартизацию) понятий «электронный документ» и «электронное сообщение», чтобы стороны электронного взаимодействия понимали друг друга и эффективно общались.

В таблице 1 представлены термины и определения, которые даются в рассмотренных выше нормативных актах.

Таблица 1 – Термины и определения

Из таблицы видны существенные различия в трактовках, это связано с тем, что каждое из определений ограничено областью применения отдельного закона или стандарта и ориентировано на решение одной частной задачи. Изучение нормативной базы необходимо, т.к. именно в нормативно-правовых актах даются термины, определения, принципы, требования, регламентирующие конкретную отрасль деятельности. Правильное выполнение операций с документами невозможно без знания нормативных актов и соответствующих понятий.

В последние годы руководство нашей страны придает большое значение внедрению электронных технологий в различные сферы нашей жизни: в здравоохранение, образование, культуру и т.п. На это нацелена и государственная программа Российской Федерации "Информационное общество».

Однако, несмотря на то, что значительная часть министерств и ведомств уже имеют те или иные системы автоматизации работы с документами, заметного эффекта их использование не дает, так как хотя документы и создаются на компьютере, но в дальнейшем работа с ними в большинстве организаций происходит по традиционным технологиям

Для решения этой проблемы, кардинального сокращения сроков приема-передачи документов между ведомствами и перехода к работе с электронными документами необходимо организовать их прием-передачу в электронной форме, то есть электронный межведомственный документооборот.2 А начинать надо с унификации самих понятий «электронное сообщение» и «электронный документ».