Опыт организации работы секретаря самостоятельного хозрасчетного подразделения

В.А.Слепова, Л.Р.Фионова, Пензенский гос. ун-т

СХП «Старт-Энерго» является филиалом ФГУП ФНПЦ «ПО "Старт" им. М.В.Проценко» г. Заречного, Пензенской области (Рисунок 1). Подразделение было создано в 2010 году на основании приказа генерального директора ФГУП федерального научно-производственного центра (ФНПЦ) «Производственное объединение «Старт» имени М.В. Проценко». СХП «Старт-Энерго» является обособленным подразделением, в соответствии с законодательством Российской Федерации его учредителем является ФГУП ФНПЦ «ПО «Старт» имени М.В. Проценко». СХП «Старт-Энерго» было создано с целью осуществления:

Порядок организации работы СХП «Старт-Энерго» определяется «Положением об СХП «Старт-Энерго»», которое утверждается приказом генерального директора ФГУП ФНПЦ ПО "Старт" им. М.В.Проценко". СХП «Старт-Энерго» не является юридическим лицом, оно осуществляет свою деятельность от имени учредителя и исполняет обязанности учредителя по уплате налогов, приобретает имущественные и личные неимущественные права.

СХП «Старт-Энерго» возглавляет директор, назначенный генеральным директором ФГУП ФНПЦ «ПО «Старт» имени М.В. Проценко», его права и обязанности регламентируются заключением трудового договора. Директор в своем непосредственном подчинении имеет заместителя директора, юрисконсульта, секретаря, главного конструктора, главного механика, главного инженера, главного технолога, главного электрика, главного бухгалтера. В штатном расписании управления отсутствует специальная должность или отдел, занимающийся вопросами делопроизводства, поэтому все вопросы документационного обслуживания управления (ДОУ) возложены на секретаря.

Секретарь осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя, принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в структурные подразделения или конкретным исполнителем, отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя, составляет письма, запросы, другие документы., выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников., формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность, сдает в архив.

Деятельность секретаря СХП «Старт-Энерго» регламентируется локальными нормативными документами, к которым относятся:

Положение об СХП «Старт-Энерго»;

2. Правила внутреннего трудового распорядка;

3. Должностная инструкция секретаря.

Положение утверждено приказом генерального директора ФГУП ФНПЦ «ПО "Старт" им. М.В.Проценко» от 21.04.2010 № 249. В нем определяется порядок организации, основные направления деятельности, структура, функции и задачи подразделения.

Правила внутреннего трудового распорядка (утверждены приказом директора от 04.05.2010 № 01) закрепляют порядок организации работы, который обязателен для всех сотрудников, в том числе, и для секретаря.

Должностная инструкция секретаря утверждена приказом директора от 15.05.2010 № 24. В данном документе определены требования к образованию, квалификации, порядок приёма на работу, основные обязанности, права и ответственность секретаря.
Как и в любой организации, в СХП «Старт-Энерго» можно выделить три потока документов: входящие документы; внутренние документы; исходящие документы. За последнее время в СХП «Старт-Энерго» прослеживается тенденция увеличения документооборота, основанием этого является расширение базы клиентов и как следствие этого увеличение количества заказов организации (таблица 1).

Таблица 1 –Количество документов за 2009-2011 годы

Объём документооборота СХП «Старт-Энерго» за 2009-2011 годы представлен на рис. 2.

Рис. 2 – Объём документооборота СХП «Старт-Энерго» за 2009-2011 годы

Рабочий день секретаря начинается с приёма и обработки входящих документов. В СХП «Старт-Энерго» доставка осуществляется средствами почтовой связи и по электронной почте или факсу. Доставляется корреспонденция в виде простых писем, писем с уведомлением, бандеролей и пакетов, а также печатных изданий.
После поступления документа секретарь проверяется правильность доставки: проверяет целостность упаковки, вскрывает конверт и проверяет сохранность вложений. Далее, если в письме есть обратный адрес, конверт уничтожается. Секретарь не вскрывает конверты с пометкой «лично», «конфиденциально», он передает их «в руки» адресату. Секретарь предварительно рассматривает документы с целью выделения из них нерегистрируемых. После этого секретарь регистрирует остальные документы в регистрационно-журнальную форму, представленную на рис. 3.

Рис 3 – Журнал регистрации входящей корреспонденции
Журнал регистрации входящих документов включает в себя следующие графы:

Зарегистрированный документ передается на рассмотрение руководству. Рассмотрение документа руководителем заканчивается нанесением резолюции, которая задает дальнейшее движение документа. Далее секретарь передает документы на исполнение.

После выполнения поручения исполнитель возвращает документ секретарю. Далее секретарь подшивает документ в дело, указав в регистрационно-журнальной форме номер и лист дела. Путь документа с момента его получения до момента подшивки в дело можно проследить на оперограмме, представленной в таблице 2.

Таблица 2 – Оперограмма движения входящей документации

Началом подготовки исходящего документа является создание проекта документа секретарем. К исходящим документам в СХП «Страт-Энерго»
относят: справки, письма. На рис. 4 представлена гистограмма, на которой приводится объем исходящей корреспонденции.
Как видно из гистограммы наибольший объем исходящей корреспонденции составляют письма.

Рис. 4 – Гистограмма соотношения исходящей корреспонденции

Исходящие документы, которые не требуют согласования главного бухгалтера, передаются сразу на подпись директору. Все исходящие документы подлежат регистрации. В СХП «Старт-Энерго» ведется журнальная форма регистрации исходящих документов, поскольку секретарю важен учет документов.
Журнал регистрации исходящих документов включает в себя следующие графы:

После того, как секретарь зарегистрировал документ, он определяет необходимость тиражирования документа и при необходимости готовит список рассылки.
Исходящие документы из СХП «Старт-Энерго» отправляются по почте, электронной почте, а также с помощью факсимильной связи. После того как документ отправлен, либо почтой, либо через электронную почту, секретарь списывает второй экземпляр отправляемого документа в дело.

Процентное соотношение способов доставки и отправки документов в СХП «Старт-Энерго» представлено на рис. 5.
Началом подготовки внутреннего документа является создание проекта документа секретарем. К внутренним документам в СХП «Страт-Энерго»
относят: распоряжения, приказы, протоколы, служебные записки.

Документы, которые не требует согласования главного бухгалтера, передаются сразу на подпись директору.

Рис. 5 – Диаграмма соотношения способов доставки и отправки документов

На рис. 6 представлена гистограмма, на которой приводится объем внутренних документов.

Рис. 6 – Гистограмма соотношения внутренних документов
Как видно из гистограммы наибольший объем во внутренних документах составляют приказы и распоряжения. Пример оформления распоряжения показан на рис. 7. Можно заметить, что не совсем корректно оформлено согласование, лучше делать на оборотной стороне и в виде визы, а не грифа согласования.
Секретарь вносит информацию о внутреннем документе в соответствующий журнал регистрации и тиражирует документ.
Журнал регистрации внутренних документов включает в себя следующие графы:

В дальнейшем после исполнения секретарь подшивает документы в дело.

Рис. 7 – Пример распоряжения

В своей деятельности секретарь имеет дело со служебными записками, которые используются для переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами.

В течение рабочего дня секретарь выполняет самые различные технологические операции. Самыми многочисленными видами работ, которыми занимается секретарь, являются работы по документному обслуживанию руководителя (таблица 3).

Таблица 3 – Фотография рабочего дня

Чтобы грамотно и максимально быстро выполнять работу под рукой секретаря должны быть четко разработаны делопроизводственные инструкции. Они позволят минимизировать ошибки в оформлении документов. Кроме того, он должен пользоваться общепринятыми рекомендациями по ведению телефонных переговоров и приема посетителей, т.к. на прием посетителей и телефонные разговоры уходит большая часть рабочего времени секретаря.

Секретарь – это связующее звено между всеми сотрудниками СХП «Старт-Энерго» и его клиентами. От качества его работы зависит эффективность функционирования предприятия.