Организация документационного обеспечения деятельности районной нотариальной конторы

Т.А.Золотова, Сердобский филиал Пензенского государственного университета

Делопроизводство в нотариальной конторе ведется на основе инструкции по делопроизводству. За организацию документационного обеспечения деятельности районной нотариальной конторы отвечают секретари Приемной. Они осуществляют прием, обработку поступающих документов, регистрацию, отправку документов, контроль за исполнением, справочно-информационную работу, систематизацию и хранение документов, подготовку документов к передаче в архив.

Все документы, циркулирующие в Нотариальной конторе, составляются в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства, номенклатурой дел и инструкцией Минюста РФ. Правила нотариального делопроизводства утверждены Приказом Минюста РФ от 19.11.2009 № 403 (с изменениями, внесенными в 2010 г.). Они разработаны во исполнение статей 9,12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (далее – Основы) и устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, а также передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу.

Всё делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющимся государственным языком России в соответствии со статьей 68 Конституции РФ.

Анализ делопроизводства в нотариальной конторе сведен в таблицу 1.

Подготовка и оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях. Кроме того для учета и справочно-информационного обеспечения нотариальной деятельности создаются, обрабатываются и хранятся в базах данных электронные копии документов, регистрационно-контрольные и учетные формы, а также передаются и принимаются электронные сообщения, не имеющие юридической силы, если это не противоречит положениям «Основ» и иных нормативных правовых актов в данной сфере.

Таблица 1. Анализ состояния делопроизводства в нотариальной конторе

Документы, поступающие к нотариусу, проходят следующую обработку.

Проверяется правильность доставки документов; ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. При отсутствии в конверте документа или приложения к документу составляется акт, один экземпляр которого направляется автору, а второй приобщается к полученным документам.

Регистрации подлежат все документы, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Исключение составляют документы, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события (правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти и т.д.).

Входящей корреспонденцией в Нотариальной конторе являются заявления граждан; справки организаций, банков, пенсионного фонда; запросы судебных приставов, судов; судебные повестки; уведомления о получение заказных писем; копии решений судов.

Документы, подлежащие регистрации, учитываются в журнале регистрации входящей корреспонденции в день их поступления. Форма журнала регистрации входящей корреспонденции показана на рисунке 1.

Рисунок 1 – Форма журнала регистрации входящей корреспонденции

Документы, подлежащие специальному учету, поступившие по почте, сначала регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем - в книге специального учета.

Для облегчения подготовки исходящих документов используется Личный бланк нотариуса. Он оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты: фамилия, имя, отчество нотариуса, должность нотариуса, наименование нотариальной палаты субъекта Российской Федерации, адрес конторы нотариуса и номер телефона. Пример оформления бланка показан на рисунке 2.

Рисунок 2 – Пример оформления личного бланка нотариуса

Документы, исходящие от нотариуса (кроме документального оформления нотариальных действий - свидетельства, акты и т.д.), регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Форма журнала регистрации исходящей корреспонденции показана на рисунке 3.

Рисунок 3 – Форма журнала регистрации исходящей корреспонденции

На исходящем документе ставятся регистрационный номер и дата регистрации. Примеры оформления исходящих документов показаны на рисунке 4, 5, 6.

Рисунок 4 – Пример формы и порядка оформления справки

Нотариус г. Сердобска и Сердобского района Пензенской области О.И. Усманова сообщает, что я извещена о беседе «____»____________ 2012 года в 09 час. 30 мин. по исковому заявлению гр. _________________ «Об установлении факта принятия наследства».

Прошу рассмотреть дело в мое отсутствие.

Нотариус О.И. Усманова

Рисунок 5 – Пример формы письма

Запрос

об истребовании сведений и документов

На основании статьи 15 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, прошу переслать в нотариальную контору, находящуюся по адресу: сведения о наличии денежных средств на счете, номер счета и сумму вклада, а также о наличии предварительной компенсации и ее сумму на имя (Ф.И.О.), 03 марта 1903 года рождения, проживавщего по адресу: _____________________, умершего 03 марта 2003 года.

Просьба предоставить сведения о наличии завещательного распоряжения, с указанием даты его составления, в пользу кого завещаны денежные средства, фамилии имени отчества и должности служащего банка, удостоверившего указанное завещательное распоряжение, сведения о наличии изменений или отмены завещательного распоряжения, с указанием даты изменений или отмены. Просьба также подтвердить право указанного служащего банка принимать к исполнению распоряжения клиента в отношении денежных средств на его счете.

Данные сведения необходимы для приобщения к наследственному делу.

При ответе просьба ссылаться на номер наследственного дела № _______________.

Нотариус О.И. Усманова

Рисунок 6 – Пример оформления запроса об истребовании сведений и документов

Исходящие документы направляются заявителю по почте или передаются нотариусом на личном приеме под расписку. Расписка может быть оформлена в виде отдельного документа или в виде соответствующей записи на экземпляре документа, остающегося в делах нотариуса.

Исходящие документы отправляются адресатам не позднее пяти рабочих дней с даты их подписания.

Рассылка исходящих документов осуществляется через почтовое отделение и по электронной почте.

Исходящими документами являются переписка с гражданами; запросы об истребовании сведений и документов в банки, пенсионный фонд и управление РОСРЕЕСТРА; запросы нотариусам.

При отправлении документа второй экземпляр остается в делах нотариуса.

К внутренним документам относятся приказы о приёме на работу.

Общий годовой объем документооборота за 2011 год составляет 1312 документов. Из них:

1. Входящих документов: 430;

2. Исходящих документов: 590;

3. Внутренних документов: 2.

Объем документооборота нотариальной конторы за три года представлен на рисунке 7.

Рисунок 7 – Объем документооборота нотариальной конторы за три года

Среди общего объема документов в 2011 году максимальное количество составляли постановления (100 документов) и запросы (190 документов).

Установленной формой работы с документами в Нотариальной конторе является централизованная форма. Она как раз и предполагает сосредоточение ведения документационного обеспечения управления в одном структурном подразделении – Приёмной.

Особенностью ведения делопроизводства нотариальной конторы является ведение журнала организационно-распорядительной корреспонденции (в котором регистрируются запросы нотариуса и постановления об отказе в совершение нотариального действия). Форма журнала регистрации организационно-распорядительных документов показана на рисунке 8.

Рисунок 8 – Форма журнала регистрации организационно-распорядительных документов

При проведении анализа состояния документационного обеспечения управления в нотариальной конторе была составлена таблица.

В заключении можно сделать вывод о том, что порядок работы с документами в районной нотариальной конторе соответствует строго установленным Правилам нотариального делопроизводства.

Для упрощения работы секретаря можно порекомендовать составить и утвердить у нотариуса список нерегистрируемых документов.