Организация электронного документооборота

Внедрение систем электронного документооборота началось в России с середины 1990-х годов, но массовое внедрение таких систем начинается только в XXI веке, причем во многих государственных и коммерческих структурах к внедрению систем электронного документооборота (СЭД) плотно приступили только в последние годы. Зачастую даже в организациях, готовящих нормативно-методические документы в этой области, отсутствует четкое понимание того, что же такое электронный документооборот. Отсутствие единого подхода к построению СЭД привело к тому, что системы СЭД в разных ведомствах несовместимы между собой и зачастую автоматизируются только отдельные делопроизводственные операции, но не весь цикл работы с документами.
Прежде всего, надо определиться с терминологией.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (в соответствии с ГОСТ Р 51141-98).

Понятие электронного документа приведено в федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

В соответствии с ним электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Однако чаще используют более простое определение: электронный документ – это документ, в котором информация представлена в цифровой форме, подготовленный и оформленный в установленном порядке.

Также важно понимать, что такое электронный документооборот. В классическом делопроизводстве под документооборотом понимают процесс движения документа с момента его получения или создания в организации и до момента его отправки или подшивки в дело.

Если же мы возьмем понятие «делопроизводство» или «документационное обеспечение управления», то оно охватывает гораздо более широкий круг операций с документами – создание и оформление документов, их регистрацию, прием и отправку документов, собственно документооборот, контроль исполнения, информационно-справочную работу, экспертизу ценности и текущее хранение документов.

В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти электронный документооборот определен как «документооборот с применением информационной системы». При рассмотрении реального содержания современной полномасштабной системы электронного документооборота (СЭД) мы видим, что фактически это система, обеспечивающая автоматизацию всех делопроизводственных процессов – создание и оформление документов, их регистрацию, визирование (согласование), контроль исполнения, информационно-справочную работу по документам, их прием и передачу по электронным каналам связи, а также экспертизу ценности и оперативное хранение (электронный архив).

В Правилах делопроизводства приведено определение системы электронного документооборота (СЭД), – «информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним».В рамках данного определения СЭД – это автоматизированная система, обеспечивающая весь цикл управления документами (recordsmanagement), с момента создания документа.
Существуют десятки программных продуктов, в той или иной степени автоматизирующих управление документами. Базовые требования к таким системам определены в «Требованиях к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения».

Рассмотрим каждый этап работы с документами более подробно:

На стадии создания документов используются альбомы форм документов организации, на их основе создаются наборы шаблонов (форм документов), содержащих постоянную информацию и поля для ввода переменной информации. Как правило, создается общий шаблон, включающий поля, нумерацию страниц, основные стили оформления, на его основе создается общий бланк, бланки для конкретных видов документов, а уже на их основе и с использованием типовых текстов создаются шаблоны для конкретных управленческих ситуаций, включая шаблоны договоров, докладных и объяснительных записок, приказов, протоколов и других документов. Учитывая, что значительная часть документов в любой организации отражает повторяющиеся управленческие ситуации, наличие шаблонов существенно ускоряет процесс создания документов, не говоря уже о том, что все документы будут оформлены правильно и единообразно.

Создание документа на базе выбранного шаблона происходит в офисных программах типа Microsoft Office, после чего документ сохраняется в ведомственной СЭД с заполнением базовых сведений о документе. Как правило, шаблоны на базе документов Microsoft Word имеют расширение имени файла .doс или .doсx, а на базе Microsoft Excel – .xlt или .xltx.

Все созданные в организации и полученные документы регистрируются за исключением документов, включенных в список не подлежащих регистрации.
Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Основные сведения, вносимые в регистрационную карточку документа, даны в «Перечне обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти».

Работа с документами в ведомственной СЭД отличается использованием смешанной централизованно-децентрализованной системы регистрации документов. При этом документы регистрируются и добавляются в СЭД (прикрепляются к карточке документа) как службой ДОУ, так и всеми сотрудниками организации по месту их создания или получения. Документ может представлять из себя один файл, например в формате MS Word, так и несколько файлов разных форматов. Например, основной документ в формате MS Word + приложения в форматах MS Excel, PowerPoint, Projectи т. п.

Так как в процессе подготовки документа он может неоднократно редактироваться, обычно предусматривается возможность сохранения различных версий документа. При совместной работе над документом нескольких сотрудников включается режим рецензирования, при котором вся правка (изменения, удаления и дополнения) выделяется цветом. Важно, чтобы в параметрах текстового редактора (например, MS Word) были правильно указаны сведения о пользователе (фамилия и инициалы), так как эта информация отображается при просмотре исправлений в документе.

Регистрационная карточка документа может заполняться вручную, например сотрудником службы ДОУ или автоматически, если документ поступил в электронном виде по каналам межведомственного электронного документооборота и содержит всю необходимую регистрационную информацию в установленном формате.
Рассмотрим, какие сведения о документе заносятся в регистрационную карточку.

«Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти»предусматривает занесение в регистрационную карточку следующих сведений:

1. Адресант

2. Адресат
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
4. Вид документа
5. Дата документа
6. Номер документа
7. Дата поступления документа
8. Входящий номер документа
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа
10. Наименование либо аннотация документа
11. Индекс дела
12. Сведения о переадресации документа
13. Количество листов основного документа
14. Количество приложений
15. Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18. Отметка о конфиденциальности.

Первое поле – адресант – содержит информацию об отправителе или создателе документа. Как правило, при регистрации созданных в организации документов (исходящих или внутренних) это поле заполняется автоматически, в нем проставляется наименование организации. Для поступивших документов это поле заполняется путем выбора значения из ведущегося службой ДОУ справочника организаций.

Второе поле – Адресат – заполняется выбором значения из того же справочника организаций. Необходимо обращать внимание на уникальность записей в справочнике. Распространенная ошибка – создание в справочнике дублетных записей для одной организации. Например, одна запись – Минкомсвязь РФ, другая – Минсвязи России, третья – Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Как результат, при поиске документов по данному полю будет неполным. Поэтому необходимо назначение ответственного за веление данного справочника, который регулярно проверяет справочник организаций и объединяет дублирующиеся записи. В учреждениях с ограниченным кругом постоянных корреспондентов может быть принято решение об ограничении круга лиц, имеющих право на пополнение этого справочника. Также при составлении справочника может быть использовано распоряжение Администрации Президента РФ и Аппарата Правительства РФ от 16.07.2008 № 943/788: «Перечень полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти» (ред. от 23.09.2010) и Указ Президента РФ от 21.05.2012 № 636.

Третье поле – автор документа. Для созданных в организации документов это поле заполняется выбором значения из справочника. Для поступающих документов это поле может заполняться как вручную либо, реже, также может использоваться справочник. Поле может состоять из двух частей – наименование должности лица, подписавшего документ, и вторая часть – его фамилия, имя и отчество.

Четвертое поле – вид документа. Оно представляет собой справочник, содержащий ограниченный список значений видов документа. Данный справочник (список значений) доступен для изменения (пополнения) только администратором системы или технологом.

Пятое поле – дата документа. При регистрации документа, созданного в организации, проставляется автоматически, при регистрации поступившего документа – берется из него. При использовании автоматизированных технологий это поле может отличаться от традиционного. Если традиционно дата, проставляемая на документе – это дата его регистрации в службе ДОУ, то при использовании СЭД это дата подписания документа цифровой подписью. Как правило, обе даты совпадают, так как документ регистрируется сразу после его подписания.

Шестое поле – номер документа. Может проставляться автоматически. В традиционном делопроизводстве номер документа может представлять сложный буквенно-цифровой индекс, отражающий как порядковый номер документа, так и дополнительные коды: подразделения, подготовившего документ; индекс дела по номенклатуре, в который подшита копия отправляемого документа; код руководителя, подписавшего документ и т. п. Эти сведения были нужны для того, чтобы при поступлении ответного документа по реквизиту «ссылка на номер исходящего документа» быстро определить, где искать инициативный документ, ответ на который получен и кому поступивший документ направить. При использовании СЭД такие сложные индексы являются анахронизмом и, хотя большинство СЭД позволяет создавать подобные индексы для обеспечения совместимости с традиционным делопроизводством, сегодня все чаще используются порядковые номера без дополнительных индексов.

При регистрации на документы на бумаге наносится надпечатка или наклейка, содержащая регистрационный номер документа и штрих-код с уникальным идентификатором документа в системе, т. е. уникальным номером документа, зная который можно сразу открыть карточку документа и сам документ на экране компьютера.

Седьмое поле – дата поступления документа. Это простое поле, в котором при регистрации документа автоматически проставляется дата регистрации в формате: 00.00.0000, например, 01.04.2013. При поступлении документа по электронным каналам связи может фиксироваться не только дата, но и время поступления документа, т.е. в данном поле добавляется время поступления в 24- часовом формате, например: 03.04.2013, 16:24.

Восьмое поле – входящий номер документа. Это порядковый номер, присваиваемый СЭД поступившему документу при его регистрации. Номер, как правило, присваивается автоматически, после чего, если документ поступил на бумаге, этот номер переносится на поступивший документ. Раньше на документы ставили штамп с названием организации, в который работник службы ДОУ вписывал присвоенный документу входящий номер. При использовании автоматизированных технологий на документе надпечатывается штамп, который содержит краткое название организации, присвоенный документу номер и штрих-код, позволяющий автоматизировать дальнейшую обработку документа и его поиск в СЭД. В зависимости от используемой технологии надпечатка может делаться на лицевой стороне документа – в этом случае оператор выбирает зону, где должна надпечатываться регистрационная информация, чтобы не попасть на текст документа. Для упрощения этой работы надпечатка часто делается на обороте документа или в виде наклейки, которую печатает специализированный принтер штрих-кодов. Как правило, наклейка затем вручную наносится сотрудником службы ДОУ на документ в свободном месте. Как правило, эта наклейка или штамп помещаются, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, в правом нижнем углу первого листа документа, на нижнем поле.

Девятое поле – ссылка на исходящий номер и дату документа. Это поле состоит из двух частей – в нем указывается номер и дата документа, на который дается ответ. В системах СЭД данное поле заполняется путем установления логической связи с карточкой инициативного документа, на который ссылается данный документ.

Десятое поле – наименование или аннотация к документу. Традиционно это поле (этот реквизит) в ГОСТ Р 6.30-2003 имело название «заголовок к тексту». Поле обычно заполняется вручную и содержит краткую информацию, о чем данный документ. При заполнении данного поля в карточке СЭД вводятся ключевые слова, отражающие содержание документа. Также могут использоваться справочники – рубрикаторы, позволяющие дополнительно отнести документ к какой-то теме, вопросу и тем самым упростить в дальнейшем поиск данного документа. В этом поле могут использоваться ключевые слова, отражающие содержание документа. В то же время, с расширением возможностей полнотекстового поиска (поиска по текстам документов) значение данного реквизита снижается.

Одиннадцатое поле – справочник – номенклатура дел организации. Выбирая значение – номер (индекс) дела по номенклатуре, мы тем самым указываем, в какое дело будет подшит данный документ (где его искать) или к какому виртуальному делу относится электронный документ. Так как номенклатура дел содержит сведения о сроках хранения дела, то, относя документ к тому или иному делу, мы тем самым проводим экспертизу ценности, предварительно определяя будущий срок хранения документа. Это поле может учитываться IT-службой при создании резервных копий документов. Точно так же, как мы не подшиваем в одно дело документы с разными сроками хранения, IT-служба создавая резервные копии документов на носителях с однократной записью, помещает на один носитель документы одного срока хранения.

Это поле играет важную роль, так как оно облегчает создание описей на документы постоянного, долговременного сроков хранения, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также создавать внутреннюю опись документов дела. Традиционно внутренняя опись документов создавалась только в делах, содержащих наиболее ценные документы ввиду трудоемкости этой работы. Внедрение СЭД позволяет легко формировать внутреннюю опись, что удобно как с точки зрения обеспечения сохранности, так и для поиска нужных документов.

Двенадцатое поле – сведения о переадресации документа. Это поле подразумевает занесение сведений о внутренней переадресации документов по исполнителям в соответствии с резолюцией руководителя. Когда речь идет о традиционном документе на бумаге, здесь фиксируется передача документа от одного исполнителя другому. Когда мы говорим о СЭД, в которой электронный документ или образ документа становится одновременно доступен всем исполнителям, это поле во многом теряет свое значение.

Поля с 13 по 15 – числовые поля, в которых проставляется число страниц документа, количество приложений к нему и общее количество листов приложений. Для электронных документов данные поля особого значения не имеют, для традиционных – могут использоваться при составлении внутренней описи.

Шестнадцатое поле содержит резолюцию руководителя. В составе резолюции можно выделить несколько частей – дата наложения резолюции в формате день месяц год (00.00.0000), информация о том, кто наложил резолюцию (справочник должностей руководящих сотрудников и справочник фамилий и инициалов), собственно текст резолюции – что сделать и дата – срок исполнения.

Так как во многих организациях со сложной иерархической структурой документ проходит несколько инстанций, то и резолюций в карточке может быть несколько. Например, сначала генеральный директор пишет резолюцию своему заместителю, тот – начальнику управления, тот – начальнику отдела и только на уровне начальника отдела указывается конкретный исполнитель и что именно надо сделать. В то же время оптимальной зачастую является ситуация, когда в организации существует четкое распределение обязанностей и определенное делегирование полномочий.

 В этом случае служба ДОУ сразу направляет документ конкретному исполнителю, за которым закреплено данное направление и устанавливает типовой срок исполнения документа.

Поле семнадцать тесно связано с предыдущим. В нем указывается должность, фамилия и инициалы исполнителя. Так как исполнителей может быть несколько, поле может состоять из нескольких строк: первым указывается ответственный исполнитель, а затем соисполнители документа.

Последнее, восемнадцатое поле, предусмотренное «Правилами делопроизводства…» – отметка о конфиденциальности документа. Это поле заполняется выбором из ограниченного списка значений в соответствии с реквизитом документа «Гриф ограничения доступа к документу» («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.).

Важная функция любой СЭД – это организация собственно электронного документооборота, т. е. движения документов внутри организации. Электронный документооборот обеспечивает движение документов внутри организации – от момента создания документа или получения и до момента отправки или направления в дело. При этом надо понимать, что в системах СЭД физического движения документов не происходит – документ, добавленный в СЭД (поступивший или созданный сотрудником) загружается в БД СЭД и физически находится на сервере, либо внутри БД, либо в специальной системной папке, а все «перемещение» документа внутри организации – это только уведомление сотрудника о том, что ему направлен для согласования или исполнения тот или иной документ. Получив информацию о новом документе, сотрудник может открыть карточку документа и сам прикрепленный к карточке документ.

На этапе передачи поступившего документа исполнителю «движение» документа заключается в том, что как только сотрудник указан в качестве исполнителя или соисполнителя документа, информация об этом документе появляется на его рабочем месте в СЭД. Также уведомление о поступлении нового документа может показываться в виде всплывающего окна или сообщения электронной почты. Форма уведомления зависит от применяемой СЭД.

Более сложная задача – организация маршрутизации, то есть движения документа в ходе его внутреннего согласования.
Эта задача может реализовываться двумя способами.

Простейший вариант – в карточке документа последовательно выбираются из справочника сотрудников те должностные лица, с которыми данный документ должен быть согласован. Документ может направляться на согласование последовательно, то есть следующий в списке сотрудник получит уведомление о поступлении к нему документа на согласование только после того, как документ согласует сотрудник, указанный в списке перед ним. Но чаще процесс согласования стараются ускорить за счет распараллеливания согласования и документ везде, где это позволяют бизнес-процессы, направляется на рассмотрение сразу нескольким согласующим.

Такая рассылка документа может осуществляться даже стандартными средствами MS Word, но чаще используются специальные программные модули – маршрутизаторы, обеспечивающие движение документа по одному из стандартных маршрутов с автоматическим напоминанием и контролем исполнения. Для этого продумывается, согласовывается со всеми заинтересованными сторонами и детально расписывается маршрут движения (порядок согласования) для каждого вида и разновидности документа, для каждого шаблона. Создание документа на основе конкретного шаблона может определять путь его дальнейшего движения.
Продолжение следует