Эволюция представлений о документе и документальной деятельности

Методологические аспекты исследования истории документальной деятельности и документа

Е. А. Плешкевич, д.и.н.

  • Природа документа
  • Первые представления о документе
  • Закрепление статуса документа

В ходе своего развития любая научная дисциплина подходит к определенному рубежу, при достижении которого становится очевидным, что дальнейшее движение вперед невозможно без обращения к истокам и без обобщения того, что накоплено по данной проблематике вообще, а не только в рамках конкретной научной дисциплины. В свое время великий французский историк Марк Блок (1896–1944) отмечал, что история неразрывно связана с настоящим, которое можно понять только с помощью прошлого, так же как и прошлое с помощью настоящего.

Нам представляется, что документоведение подошло к этому рубежу. Причины этого в следующем. Во-первых, делопроизводство и документационное обеспечение управления (ДОУ) прежде формирующие предметное поле документоведения и отграничивающие его от других научных направлений документального цикла исчерпали свой потенциал. На смену им приходит более емкая и широкая технология управления документацией, рассматривающая документ и документальную деятельность в качестве ресурса. Во-вторых, в целом ряде научных дисциплин, таких как источниковедение и археография, библиотечно-библиографические дисциплины, информатика, криминалистика и других активно развивается документальный подход и формируются собственные представления о его природе. Это обуславливает потребности гармонизации категориального аппарата. В-третьих, появляются новые документальные феномены, подобно бездокументарным документам, развиваемым прежде всего в финансовой сфере . Осмысление этого побуждает искать пути преодоления противоречий сложившихся между потребностями практики, в том числе и научной и уровнем накопленных в документоведении знаний и представлений. Одним из таких путей является обращение к истории документа и документальной деятельности в более широком, чем прежде контексте.

Как известно, документоведение в его современном варианте оформилась лишь во второй половине ХХ столетия. Однако означает ли это, что интерес к исследованию документа и связанных с ним документальных процессов возник только сейчас? Как показывают исследования данного вопроса – вовсе нет. Обращение к документу как письменному представлению информации, его осмысление и исследование как инструмента государственного и административного управления, судебного доказательства, исторического исследования, а также наиболее эффективной формы фиксации, сохранения и распространения информации-знания имеет богатую, но недостаточно изученную историю.

Прежде чем непосредственно перейти к осмыслению эволюции документальной деятельности по существу, считаем важным сделать краткое отступление и остановиться на современных теоретических представлениях о природе документа. Обращение к этому, казалось бы, отвлеченному вопросу связано со сложностью документа как социального, культурного, исторического, информационно-коммуникационного феномена. Само понятие «документ», возникнув в античный период, меняло свое содержание и, если так можно выразиться, статус. Подобно морскому судну, прошедшему тысячи и тысячи морских миль оно «обросло» различными значениями и толкованиями, разделилось на «широкий» и «узкий» смыслы, к его прикладному значению добавились теоретические конструкции и трактовки. В силу этого обращение к сути того феномена, под которым мы понимаем документ и деятельность, связанную с его созданием и использованием должно «соскоблить» с данного понятия наносы, показав его природу, к полному раскрытию которой и стремиться документоведение.
Наибольшие успехи в раскрытии феномена документа были достигнуты с помощью информационного подхода, в контексте которого он был определен как носитель информации. Обращение к информационному подходу приблизило нас к раскрытию феномена документа, однако разница в представлениях о природе информации привела к формированию двух основных представлений или концепций, в контексте которых природа документа стала определяться по-разному.

Первое, наиболее распространенное представление о документе как о первичной записи, сделанной в сфере социального управления, проистекает из атрибутивной концепции информации. Согласно данной концепции, информация есть неотъемлемое свойство материи, отражение, являющееся неотъемлемым внутренним свойством всех природных и социальных систем, вне зависимости от того, используется ли она в данный момент другой системой или нет . В данном контексте понятие «документ» выступает синонимом «письменной записи», с той лишь оговоркой, что данная письменная запись первична. Вторичная письменная запись, т. е. сделанная на основе первичной, определяется как книга. Согласно функционально-кибернетической концепции – информация присуща лишь развитым самоуправляющимся системам, т. е. системам, обладающим обратной связью. Существенной чертой данной концепции выступает соответствие формы организации информации уровню сложности системы. Т. е. по мере развития системы возникают новые, более сложные формы организации информации. В контексте этого взгляда письменная запись трансформируется в документ, в рамках более сложной документально-информационной системы, которая, в свою очередь, является подсистемой другой более крупной социальной системы. Исторически первой стала система государственного управления.

Какова же цель создания специальной документально-информационной системы? Изобретя рисунок, а на его основе – иероглифическое письмо, человек смог расширить масштабы физической передачи информации во времени и пространстве. Однако сам человек, помимо физического пространства пребывает еще и в социальном пространстве, в котором тот, кто управляет информационными процессами, по сути, управляет обществом. Иными словами, информация всегда осознавалась как важнейший ресурс управления и экономики. В условиях устных технологий передачи информации сохранность содержания информационного сообщения поддерживал институт свидетелей, существенным недостатком которого выступало с одной стороны забывание, а с другой – наличие собственных интересов свидетелей, зачастую противоречащих интересам автора информации. При переходе к письменным технологиям выяснилось, что институт свидетелей, несмотря на преодоление феномена забвения, сохранил личную заинтересованность. Письменную запись можно подделать, либо утаить, либо вообще уничтожить. Можно вообще изготовить подложную запись, либо использовать письменность для распространения нежелательной для общества (власти) информации. Эти обстоятельства существенно ограничивали использования письменных записей. Выход из сложившейся ситуации был найден посредством создания специализированных документально-информационных институтов, обеспечивающих социальное управление письменной информацией более высокого качества. Таким образом, вместо случайно подобранных, часто лично мотивированных свидетелей создается документально-информационная делопроизводственная система, обеспечивающая сохранность содержания сообщения, как в интересах самого автора, так и более крупной управляющей системы. Исторически первой это было система оперативного государственного управления.

Таким образом, в рамках функционально-кибернетической концепции информации документ рассматривается не просто как письменная или запись, выполненная с использованием иных технологий, а как письменная запись, созданная в рамках делопроизводственной или иной документально-информационной системы, либо созданная вне ее границ, но впоследствии включенная в нее, например, в качестве архивного документа. Отраслевая, в частности, управленческая специфика при данном толковании природы информации и соответственно документа отступает на второй план, и как следствие, книга рассматривается так же как документ, включенный в другую – библиотечно-библиографическую систему. Специфика опоры на вторую концепцию информации заключается также в том, что на первое место в документоведении выходит не документ, а служба делопроизводства, реализующая документирование информации в интересах оперативного управления.

В рамках данной системы разрабатываются механизмы обеспечения процессов управления существенной для нее подлинной, достоверной и своевременной информацией, а также защищающие от намеренного и не намеренного искажения. Сегодня процесс создания такой информации называется документированием, а сама информация – документальной.

Какой из двух подходов, атрибутивный или функционально-кибернетический более правильный, мы не можем сказать. В рамках данной работы мы будем исходить из функционально-кибернетического понимания природы информации, рассматривая документ как результат деятельности документально-информационных институтов.

Зарождение первых представлений о документе. Первые представления о документе и документальной деятельности можно отнести еще ко времени античности. Непосредственных свидетельств этого до наших дней не сохранилось, а возможно, они просто еще не найдены, однако их следы прослеживаются в терминологии, раскрывающей представления о роли и функциях письменных записей в сфере права и управления. В разных странах и в разные времена для их обозначения использовались различные термины.

Большинство из них связано с названием материала, из которого они изготовлены, формой, либо технологией изготовления. Так, например, в шумерском и аккадском языках использовался термин duppum, дословно – «глиняная таблетка», греческий термин γράμματα был полисемантичным и обозначал письменный знак, алфавит, письменность, письмо, изображение, музыкальный знак, ноту, умение писать и читать, профессию писца, общее обозначение государственных актов.

В латинском языке labella – дощечка, diploma – табличка или лист, сложенный вдвое, liber – лыко, volumen –свиток, charta – листовая форма, codex – ствол или пень и т. д. Технологические термины прослеживаются и в более поздние периоды.

Так, например, paper – в английском, «бумага» – в русском языке и т. п. Однако постепенно появляются термины, обозначающие функции, которые призваны выполнять сделанная на материальном носителе письменная запись. В сфере права такими терминами стали documentum, в сфере управления instrumentum, actum.

Термин documentu» обозначал «поучение», «пример», «образец», «урок», а также «доказательство, свидетельство». Впоследствии, оба этих значения получили развитие. Что касается терминов в сфере управления, то мы хотим остановиться лишь на двух терминах, обозначающих документальные формы в управлении в античный период. Во-первых, это термин instrumentum, который имел следующие значения: 1) орудие или инструмент, 2) публично-правовой акт, официальный документ, свидетельство, 3) наряды, 4) данные, материал. Соотнесение двух первых значений латинского термина свидетельствует об инструментальном характере документальных форм, обеспечивающих управленческие процессы в рамках государства. Обозначение термином instrumentum документальных форм управленческого характера сохранялось в Византии, средневековой Европе и даже, судя по словарю Н. Горбачевского, в средневековой Литве и Польше.

Сегодня данный контекст термина instrumentum сохранился в ряде европейских языках, например, в английском и немецком языках термин instrument обозначает документ, договор, грамоту. Другим документальным термином, отражающим управленческий аспект, является термин acta которым обозначалось действие или деяние, а также постановление, распоряжение и протокол совещания. Как видно оба значения связаны с деятельностью, причем второе из них связано с документальными аспектами управленческой деятельности.

Развитие представлений о документе и документальной деятельности в эпоху античности происходило по ряду направлений. Первое из них связано с трансформированием письменных записей в документ как более эффективный инструмент обеспечения надежности гражданско-правовых сделок, в первую очередь касающихся наследования имущества, по сравнению со свидетельскими показаниями. Свойства письменно зафиксированной информации сохраняться во времени и пространстве и тем самым служить механизмом доведения последней воли умершего, способствовала росту посмертных распоряжений, сделанных иными лицами и расходящихся с волей умершего. Иными словами, возник определенный информационный барьер, ограничивающий использования письменных записей. Механизмом его преодоления выступила законодательная регламентация процедур составления завещания, его хранения и прочтения.

Таким образом, из всей совокупности письменных записей была выделена определенная категория, отличная от всех остальных тем записей тем, что она составлялась и использовалась на основе законодательно закрепленных процедур, в связи с этим наделялась дополнительной силой. Именно эта категория письменных записей, отличающаяся от иных такими свойствами как подлинность, юридическая сила, впоследствии получила статус документа.

Государственные учреждения, их канцелярии и секретариаты, табеллионы и нотариусы, а также другие учреждения и должностные лица, разрабатывающие правила документирования, организующие документирование и контролирующие его, стали теми социальными институтами, которые наделяли письменные записи особым статусом – статусом документа. С этого момента письменные записи, предназначенные для обеспечения гражданско-правовых сделок и выполненные с нарушением установленных правил документирования рассматривались как недействительные, а если усматривался злой умысел, то как подложные, за что предусматривалась уголовная ответственность. Способность документов выступать в качестве эффективного инструмента доказательства способствовало тому, что документ стал использоваться в организации судебного процесса. Так, например, известный римский юрист Домиций Ульпиан в «Обязанностях проконсула» указывал, что процедура предъявления обвинения в преступлении должна основываться на подаче письменной жалобы, чтобы клеветнические обвинения не остались безнаказанными. Осмысление документов как инструментов гражданско-правовых сделок и судебного процесса положило начало правовой концепции документа.

Другое направление в осмыслении письменных записей было связано с использованием их в качестве источников информации о прошлом. Как отмечает О. В. Сидорович, римская гражданская религия была религией без доктрины, а поэтому состояла из толкования и перетолкования священных обрядов, что требовало постоянного ведения записей. Эта обязанность была возложена на жрецов. Благодаря этому в римских храмах – эрариях – были накоплены значительные массивы письменных записей, которые были впоследствии, во-первых, собраны в так называемые «Великие анналы» и, во-вторых, использованы древнеримскими историками Варроном, Полибием и др. Впоследствии, в XIX в., письменные источники, содержащие сведения о прошлом и специально сохраненные и вовлеченные в процесс познания прошлого, получили название архивных документов.

Следующее направление в осмыслении письменных записей было связано с использованием их для передачи информации знания, представленной сегодня в виде книг. Подобное осмысления письма мы встречаем у египтян. Миф об изобретении письма богом Тевтом (Тотом), изложенный в пересказе Платона в диалоге Федр, трактует письмо как средство памяти и мудрости, иными словами как средство передачи знания во времени. Это связано с трактованием древними египтянами природы иероглифического письма. Письмо, по их мнению, не только придает миру форму, оно информирует о нем, поскольку сами знаки письма определяются как «отпечатки» всего, из чего состоит творение. Каждое существо или вещь могут быть использованы как знак письма. Священные тексты являются отражением воли демиурга. Составить каталог знаков, по мнению египтян, значит составить каталог всего, что было сотворено.

Таким образом, познать мир значит отобразить его с помощью иероглифов. Однако зафиксировать знания с помощью письма на бумаге оказалось не достаточно. Со времен Перикла, отмечал в свое время А. Деревицкий, начался в среде аттических комиков ряд взаимных обвинений в литературном воровстве . И дальше, по-видимому, подлогов становилось еще больше. Начиная с III в. до н.э., интерес к книгам заметно возрос, а тяга их приобрести приняла форму эпидемии. Спрос на книги и щедрость монархов приводила к разному роду подлогам и мошенничествам. Целью подлогов, по мнению М. Ю. Серовой, была не только жажда заработать, так, например, эллинизированные иудеи пытались таким образом доказать превосходство своей культуры над греческой . При этом наглость подделывателей и невежество библиоманов доходили до того, что в императорские времена могли рассчитывать на сбыт рукопись гомеровской «Одиссеи», выдаваемой за автограф поэта. Таким образом, возникновение информационного барьера, связанного с движением письменной записи в социальном пространстве, существенно снижало информационный потенциал письменного сообщения и возможности по его дальнейшему использованию. Выход из сложившейся ситуации был найден посредством создания специализированного социального документально-информационного института – библиотеки. Одна из первых библиотек была организована в Александрии Египетской в начале III в. до н.э. Именно в ее стенах стала возможна организация движения информации-знания в пространстве и времени, в ней возникли литературная критика, библиография и другие направления, изучающие книгу и ее бытование. Таким образом, функцией библиотеки стала регламентация процессов хранения, использования, а на начальном этапе – и создания письменных записей, обладающих свойствами научной подлинности. Идея книги как документального отражения мира, как способа его познания активно развивалась в работах Поля Отле, благодаря работам которого понятие «документ» получило «прописку» в библиотековедении и библиографоведении. Этот взгляд сохраняется и в настоящее время. Известный аргентинский прозаик, поэт и библиотекарь Х. Л. Борхес (1899–1986), писал, что «мир существует ради книги … мы – строки, или слова, или буквы магической книги, и эта вечно пишущаяся книга – единственное, что есть в мире, вернее, она и есть мир» . В настоящее время в библиотековедении и библиографоведении идет активная разработка понятия библиотечно-библиографического документа .

И, наконец, четвертое направление в осмыслении письма связано с его использованием в управлении. Что касается античности, то для нее характерна связь управления и судопроизводства.

Подводя итоги формирования представлений о документе, можно сказать, что они сформировались в ходе выделения документальной деятельности как специфической деятельности, направленной на обеспечение определенных типов и видов письменных записей свойствами подлинности и достоверности. В основе этой деятельности лежали специализированные социальные институты, возникшие либо в структуре органов власти и управления, в религиозных учреждениях, в которых по религиозным причинами начинают откладываться письменные записи, либо учреждения, созданные для этого специально, например, библиотеки. Деятельность данных органов, а также отдельных лиц по документированию информации начинает регламентироваться законодательно.

Публикуется в порядке дискуссии.

Плешкевич, Е. А. Бездокументарный документ: начало нового этапа развития коммуникаций / Е. А. Плешкевич // Науч.-техн. информ. Сер.1. 2007. №1. С.29.

Документ – результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи или другим способом на специальном материале (папирусе, пергаменте, бумаге, фотопленке и др.). См.: Краткий словарь архивной терминологии. – М.-Л., 1968 С. 20.

Латинско-русский словарь. 2-е изд., перераб. и доп. М. : Русский язык, 1976. С. 344–345.

Instrumentum // Дворецкий И. Х. Латинско-русский словарь / И. Х. Дворецкий. 7-е изд., стереотип. М. : рус. яз., 2002. С.410.

Instrumentum, польск. Instrument – всякая правительственная бумага, документ, например инструкция, которую дворянство давало своим депутатам, отправляемым на главный сейм, патент на должность. Instrumentumpublicum – лист, выданный правительственным порядком // Словарь древнего актового языка Северо-Западного края и Царства Польского / Сост. Н. Горбачевский. Вильно, 1874. С.162.

Acta // Дворецкий И.Х. Латинско-русский словарь / И. Х. Дворецкий. 7-е изд., стереотип. М. : рус. яз., 2002. С.22.

Подлог документов (Crimenfalsi) по закону Суллы (LexCorneliatestamentaria) заключался в следующем: 1) написание подложного завещания [scribere]; 2) прочтение завещания свидетелем иначе, чем написано [recitae – оглашение, зачитывание]; 3) в подкладывании или подбрасывании кому-нибудь подложного завещания; 4) в приложении к подложному завещанию печати; 5) сокрытие настоящего завещания; 6) в похищении его; 7) в распечатывании, в снятие печатей [resignare]; 8) в повреждении и замарывании [delere].

Ульпиан, Домиций Об обязанностях проконсула // Вестник древней истории. 1986. №1. С.195.

Сидорович, О. В. Анналисты и антиквары. Римская историография конца III – Iв. до н.э. М.: Рос. Гос. гуманитар. ун-т, 2005. С. 87.

Меекс, Д. Повседневная жизнь египетских богов / Димитри Меекс, Кристиан Фавар-Меекс; науч. ред. и вступ. ст. Т. А. Шерковой; пер. с фр. О. Б. Колобовой, И. А. Ладынина. – М.: Молодая гвардия, 2008. С. 153.

Иероглиф – это письменный знак, передающий с помощью стилизованного изображения смысл, а не как буква звук.

Деревицкий, А. О начале историко-литературных занятий в древней Греции – Харьков: А. Дарре, 1891. С. 142.

Серова, М. Ю. Александрия Египетская как научный и культурный центр эллинистического мира: Дис. к.и.н.: 07.00.03. / С-Петерб. Гос. ун-т. СПб., 2006. С. 127.

Борхес, Х.Л. О культе книг // Борхес, Х.Л. Проза разных лет. М. : Радуга, 1989. С. 219-222.

Плешкевич, Е. А. Документальный подход в библиотековедении и библиографоведении: этапы формирования и направления развития. М. : Пашков дом, 2012.