Пути развития докуметноведения в Российской Федерации

Л.Н.Варламова, к.и.н., доц. ИАИ РГГУ, зав. сектором стандартизации ВНИИДАД, эксперт ИСО

Как и любая научная дисциплина, документоведение нуждается в развитии. Учитывая тот факт, что документоведение всегда носило отчетливо выраженный прикладной характер и было тесно связанно с практикой, развитие этой дисциплины не может идти в отрыве от нее.

Если мы окинем взглядом историю развития нормативной базы делопроизводства, а следовательно, и развития документоведения, составной частью которого оно является, в нашей стране начиная с советского периода мы можем выделить несколько этапов. Среди них: создание ВНИИДАД 1966 г., ЕГСД 1973 г., ГСДОУ 1988 г., Типовая инструкция по делопроизводству в ФОИВ 2000 и 2005 г., Правила делопроизводства в ФОИВ 2009 и 2011 гг. Даже поверхностное изучение перечисленных документов красноречиво говорит о векторе нашего движения в этом направлении.

Безусловно, существует много причин, объясняющих современное положение дел. И, вне всякого сомнения, основным является отсутствие органа, уполномоченного вести эту работу, как это было в СССР, что играло важнейшую, даже ключевую, роль в развитии отрасли.

Временные рамки, отводимые сегодня на разработку того или иного нормативного и методического документа, объем научно-исследовательской работы, а также обилие внеплановых заданий вышестоящих органов и другие факторы сдерживают развитие, что стало очевидным при пересмотре ГОСТ Р 51141-98.
При разработке нового национального терминологического стандарта основные дискуссии развернулись вокруг принципиально важных понятий: «делопроизводство», «документационное обеспечение управления», «управление документами».
Ряд отечественных специалистов настаивал на том, что эти понятия – синонимы и их не стоит разграничивать.
На наш взгляд (и эту точку зрения пришлось отстаивать), это разные уровни одной сферы деятельности, вытекающие одна из другой. Уровень делопроизводства для нас уже недостаточен и ассоциируется с узконаправленной деятельностью. Мы видим это и при проведении Дней открытых дверей и при анализе запросов абитуриентов. При этом работодатели, с одной стороны, хотят сохранить мизерные зарплаты, но, с другой, требуют все более квалифицированных специалистов, способных внедрить СЭД. Как нам кажется, это противоречие можно устранить. Ведь не приходит в голову руководителю компании отправлять на судебное заседание помощника юриста и, тем более, стажера вместо самого юриста, при этом, как правило, ведущего. Так почему рядовой документовед (имеющий уровень прикладного бакалавра) должен уметь организовать работу по внедрению СЭД в компании? Это уровень академического бакалавра, а в ряде случаев – магистра. Но мы имеем дело с менталитетом и сложившейся практикой, сложившимся восприятием. Можно, конечно, воевать с ветряными мельницами и обращаться к истокам, но, может быть, лучше пойти вперед и переломить ситуацию, опираясь на международную практику.

Понятие «документационное обеспечение управления» было введено нашими предшественниками с целью поднять уровень специалистов этой сферы, расширить их функционал. Эта попытка, к сожалению, не увенчалась успехом в силу определенных исторических событий 1991 г. Даже проекты подготовленных и утвержденных, но не полностью реализованных документов говорят о масштабе планируемых перемен. При этом уже тогда звучали призывы отказаться от «делопроизводства» как устаревшего понятия, являющегося составной частью «документационного обеспечения управления». Эти предложения звучали в работах А. Н. Соковой.

К сожалению, тогда не хватило «политической» воли разъединить эти термины, и они прошли в ГОСТ Р 51141-98 как синонимы. Но это была временная мера. Но, как известно, «нет ничего постояннее временного». Вопросы, связанные с управлением документацией, поднимал в своей диссертации и М. В. Ларин.

Сейчас же нам предоставляется прекрасная возможность реализовать эту идею и наконец-то подчинить все системы документации организации специалистам-документоведам. Пусть не напрямую, но методологически. И в этом международная практика – наш союзник. Здесь мы можем опираться и на ИСО 15489 и новые стандарты ИСО серии 30300.

При этом совершенно очевидно, что мы будем вынуждены подойти дифференцировано к уровню образования специалистов этой сферы, а также произвести некое ранжирование самой сферы. К первому нас подталкивает складывающаяся практика стандартов сферы образования – магистратура, академический бакалавриат, прикладной бакалавриат. Ко второму нас ведет сама практика, в которой уже существует три уровня управления документами.

Самый нижний уровень – это делопроизводство, по сути своей, технический уровень работы с документами, не требующий высокой квалификации, ограничивающийся базовыми знаниями в этой отрасли. Это уровень студента, закончившего прикладной бакалавриат и занимающего должность делопроизводителя, секретаря не очень крупной компании и т. п.

Второй уровень – документационное обеспечение управления, требует специального образования, т. к. специалист уже участвует в управлении организационно-распорядительной документацией, тесно связанной с рядом других специальных систем документации организации вне зависимости от ее организационно-правовой формы и формы собственности. Для выполнения обязанностей этого уровня студент должен иметь образование не ниже академического бакалавриата, а в ряде случаев закончить профильную магистратуру. Говоря о должностях, которые могут занимать эти специалисты, – это секретарь-референт, заведующий канцелярией, начальник отдела ДОУ и т. п.

Третий (высший) уровень – управление документами (документацией), требует глубоких знаний в профильной сфере и смежных сферах, т. к. управляющий документацией работает со всеми системами документации организации. В идеале – совмещение документоведческого, архивного и юридического образования на уровне магистратуры и выше. Это уровень управляющего делами, или начальника административного департамента, т. е. топ-менеджера организации.

Эта идея была заложена в новый терминологический стандарт отрасли. Как стало известно, она нашла понимание в Росстандарте и, можно надеяться, мы скоро увидим этот документ, выход которого назначен на март 2014 г.

При этом в названном стандарте:
- под делопроизводством понимается: «деятельность, обеспечивающая документирование, обработку, использование и оперативное хранение документов»;
- под документационным обеспечением управления – «деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами»;
- под управлением документами – «деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации».

И хотя определения нельзя признать на 100% удачными, главное – стандарт закладывает эту градацию.

На наш взгляд, было бы верно более четко разграничить эти сферы через их определения. Например, делопроизводство – деятельность, обеспечивающая обработку, контроль за исполнением документов и подготовку их к передаче на хранение. Учитывая то обстоятельство, что в делопроизводстве документовед выступает в роли технического работника (принимает, регистрирует документы, контролирует их прохождение внутри организации, регистрирует и отправляет исполненные документы и т. п.), он работает исключительно с документами, как правило, имеющими юридическую силу, и не оказывает никакого влияния на процесс управления.

Документационное обеспечение управления – деятельность, обеспечивающая документирование, управление документированной информацией и документами, контроль за их созданием и использованием в управлении, а также за их оперативным хранением. Здесь на первый план выступают функции создания, использования и управления документированной информацией и документами на протяжении всего их жизненного цикла, включая оперативное хранение. Но не всех систем документации организации, а используемых в управлении. При этом делопроизводство является составной частью ДОУ.

Использование документированной информации в ДОУ уже сейчас широко распространено даже на уровне нормативных документов. Например, в ряде постановлений Правительства РФ, регламентирующих вопросы межведомственного электронного взаимодействия, мы встречаем фразу «обмен электронными сообщениями», которые, по сути, являются ничем иным, как документированной информацией. С внедрением СЭД, дороговизной ЭП и в связи с непроработанностью вопроса о придании юридической силы электронному документу, документированная информация становится ценнейшим ресурсом любой организации, и мы обязаны это учитывать.

Управление документами – деятельность, обеспечивающая управление всеми системами документации организации (всем ее документальным фондом) на основе единой методологии, политики и стандартов. Этот качественно новый уровень управления становится все более актуальным и востребованным с расширением практики применения СЭД и их развитием. Документоведы не смогут стоять в стороне от этого процесса и быть пассивными наблюдателями. При этом важно отметить, что разные системы документации организации при внедренном и работоспособном электронном документообороте уже не могут существовать разрозненно и независимо друг от друга, как это часто было при традиционном (бумажном) документообороте. Электронные документы всех систем документации организации, относящиеся к одному вопросу, уже взаимосвязаны между собой метаданными, а возможность их использования ограничена лишь уровнем прав доступа того или иного сотрудника. При этом их местонахождение (сотрудников и документов) не играет в данном случае никакой роли.

На наш взгляд, такая градация необходима и очень актуальна в настоящее время по ряду причин.

Во-первых, она позволяет развести образовательные стандарты между собой и четко сформулировать требования к каждому образовательному уровню. А если учесть, что все большую популярность приобретают профессиональные стандарты, внедряемые во все сферы деятельности, а сфера делопроизводства представлена перечнем 3-5 должностей, практически не имеющих четких градаций внутри себя по уровню компетенций, прав и обязанностей, современных уровней образования, то это деление позволяет решить практически все перечисленные вопросы.

Во-вторых, закрепление за специалистами-документоведами уровня управляющих документацией (поднятие их на этот уровень при соответствующем образовании) позволяет вывести их из разряда низкооплачиваемых технических сотрудников; решает вопросы соподчиненности и взаимоувязанности всех систем документации организации и их подконтрольности тем, кто в этом действительно разбирается, – документоведам. Это особенно важно для тех, кто в своей деятельности уже столкнулся с системой менеджмента качества (СМК).

Кстати говоря, последние новейшие международные стандарты ИСО серии 30300 систем управления документами предполагают проведение аудита и сертификации этих систем по аналогии с СМК силами специалистов сферы ДОУ (управляющих документацией), что потребует нового уровня подготовки этих специалистов.

В-третьих, как бы мы ни сопротивлялись, Россия вступила в ВТО, и внедрение международных стандартов (в нашей сфере это, прежде всего, стандарты ИСО) неизбежно. Вопрос только в том, как и каким путем это будет сделано (путем прямого применения, адаптации текста, разработки национального стандарта и т. п.), и кто это будет делать (специалисты сферы ДОУ или лица, имеющие поверхностное представление об этой области). При этом уровень делопроизводства для международных стандартов, отражающих передовую практику, слишком мал, т. к. в международной практике, особенно с распространением СЭД, уже давно перешли от «records kipping» («делопроизводство») к «records management» («управление документами»). И это при том, что под «records kipping» всегда понимался более широкий процесс, включающий все системы документации организации, а не только ОРД, как у нас. Международное сотрудничество неизбежно, и мы должны быть к нему готовы.

Еще один аспект – название направления подготовки 034700. На наш взгляд, оно должно быть пересмотрено, т. к. в существующем варианте – «Документоведение и архивоведение» – оно не только излишне академично, но и не в полной мере отражает реально существующую ситуацию и уровень подготовки современных бакалавров. Думаю, на сегодняшний день наиболее подходящее название – «Управление документами и архивами». Оно не только актуально и будет адекватно воспринято зарубежными вузами, с которыми мы могли бы сотрудничать, но, главное, поднимет интерес к специальности у абитуриентов.

И в связи с этим встает вопрос о том, к каким же наукам эта сфера должна относиться. С одной стороны, это исторические науки, и архивоведение иначе не воспринимается. С другой стороны, переименование направления на предлагаемое приведет к тому, что мы войдем в управленческую группу, уйдя из родной – исторической, и потеряем свое УМО. Возможно, эта точка зрения радикальна, но мне кажется, что делопроизводство, ДОУ и, тем более, управление документами – это не исторические науки, т. к. за ними стоят экономика и управление. В идеале этому направлению должна быть выделена отдельная строчка. Переход в другую группу окажет существенное влияние на учебный план, уменьшив часы на исторические дисциплины и увеличив на экономические, юридические и управленческие. Но разве это плохо для подготовки студентов, которым нужны предметные и практико-ориентированные знания, позволяющие им занимать ведущие позиции в структуре управления любой организации?

Следует сказать, что на сегодняшний день наименование направления 034700 осталось прежним – «Документоведение и архивоведение», и отнесено к группе «Исторические науки и археология». Но кто знает, может быть в не столь отдаленном будущем ситуация изменится. Как говорится, «вода камень точит», хотя при этом «под лежащий камень вода не течет».