Организация электронного документооборота

Если при использовании традиционных технологий для того, чтобы найти документ, получить информацию о его прохождении, исполнении сотрудникам надо было обращаться в службу ДОУ, то с внедрением СЭД получение информации о документах возможно с любого рабочего места. Это переводит информационно-справочную работу по документам на новый, более высокий уровень, достигаются оперативность, полнота, широкие возможности поиска документов. Возможность быстро найти любой документ, подобрать документы по нужному вопросу — одно из важнейших преимуществ использования СЭД.
Тенденция последних лет — использование веб-интерфейса для доступа к СЭД, что не требует установки какого-либо дополнительного программного обеспечения для рабочих мест сотрудников организации. Достаточно воспользоваться закладкой или ввести адрес сервера СЭД в адресной строке стандартного интернет-браузера, например, Internet Explorer, Opera, Firefox и т. п., указать имя пользователя, пароль — и доступ к СЭД получен.
Различают два типа поисковых запросов: поиск конкретного документа и поиск документов по определенной тематике.

Поиск конкретного документа — это простой запрос. Однако чаще всего сотрудники не помнят точные реквизиты разыскиваемого документа. Поэтому важно, чтобы СЭД обеспечивала поиск по большинству реквизитов регистрационной карточки. Чаще всего человек запоминает, от кого был получен или кому направлен документ, соответственно выбирается поиск по входящим, исходящим или внутренним документам, затем из адресной книги выбирается корреспондент и указываются временные рамки поиска. Иногда сотрудник знает какие-то иные реквизиты документа, например его дату, дату поступления документа в организацию, номер документа. Для ускорения поиска рекомендуется записывать регистрационный номер или уникальный идентификатор документа (уникальный номер документа в СЭД), это позволяет сразу вывести нужный документ на экран.

Открытие регистрационной карточки на документ можно ускорить, если на документы при регистрации наносится штрих-код и рабочее место сотрудника оборудовано сканером штрих-кодов. Тогда регистрационная карточка документа открывается на экране компьютера, как только документ поднесен к сканеру. Однако такие сканеры целесообразно использовать там, где сотруднику приходится иметь дело с большим количеством документов, например, в службе ДОУ или на рабочем месте руководителя, если он самостоятельно вносит резолюции в компьютер. В остальных случаях для того, чтобы быстро открыть карточку документа на экране, достаточно ввести уникальный идентификатор (номер) документа.

Другая категория запросов к СЭД — тематические запросы. В этом случае используются ключевые слова, а поиск осуществляется по полю регистрационной карточки документа «Аннотация» или (чаще) по текстам самих документов. Для повышения качества поиска может использоваться рубрикатор, но его применение увеличивает трудозатраты на регистрацию документов. В больших организациях вместо стандартных поисковых возможностей СЭД могут подключаться специальные поисковые машины с настраиваемым тезаурусом и расширенными возможностями поиска типа аппаратно-программного комплекса Google Search Appliance.

Одно из узких мест в организации электронного документооборота — это организация процесса приема-передачи документов в электронной форме. Обмен документами по традиционным каналам связи — курьером, обычной или экспресс-почтой — требует значительных временных и материальных затрат.
Эта проблема стала решаться только в последние годы, так как ее невозможно решить в рамках ведомственной СЭД, тут требуется стандартизация, унификация интерфейсов и правовое регулирование. На это направлен ряд нормативных правовых актов.

Задача организации межведомственного электронного документооборота ставилась еще в принятой в январе 2002 года Федеральной целевой программе «Электронная Россия» (2002–2010 годы), которая предусматривала «перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления». Но практическое начало организации межведомственного документооборота на государственном уровне можно отнести скорее к сентябрю 2009 года, когда постановлением Правительства РФ было утверждено «Положение о системе межведомственного электронного документооборота». И хотя оно было направлено на ограниченный круг участников документооборота — предусматривалась организация силами ФСО закрытой системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО), действующей по принципам усовершенствованной электронной почты по специальным каналам связи, — создание такой системы кардинально повлияло на весь рынок СЭД, так как все ведущие разработчики СЭД, которые ранее создавали «закрытые» системы, не совместимые друг с другом, стали разрабатывать модули сопряжения («шлюзы»), обеспечивающие взаимодействие СЭД этого разработчика с МЭДО.

Если «Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти» были направлены на обеспечение взаимодействия СЭД «федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов», то принятый в октябре 2010 года стандарт уже относился к любым СЭД организаций всех форм собственности. ГОСТ Р 53898-2010. «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» позволяет любым СЭД, умеющим принимать и отправлять документы в соответствии с установленными ГОСТом требованиями, обмениваться документами в электронной форме.

Обмен может вестись как юридически значимыми электронными документами, подписанными электронной подписью (как правило, усиленной квалифицированной), так и электронными образами бумажных документов (сканами).
Непосредственно обмен документами может происходить как по специализированым каналам связи, так и через сеть Интернет посредством обычной электронной почты путем пересылки файлов определенного ГОСТ Р 53898-2010 формата.
Электронные сообщения, обеспечивающие информационное взаимодействие систем управления документами (СЭД), оформляются как XML-документ и один или несколько дополнительных файлов-документов (вложений) в электронном виде, являющихся неотъемлемой частью сообщения.
Передаваемый XML-файл содержит информацию из регистрационной карточки документа, а вложения — отсканированный документ или файл (файлы) документа, подписанные электронной подписью.

Прилагаемый к сообщению отсканированный образ документа обычно сохраняется в формате pdf или многостраничный tiff group 4, а файлы, подписанные электронной подписью, чаще всего созданы в пакете Microsoft Office. При этом один документ может состоять из нескольких файлов: например, сопроводительное письмо в MS Word, таблица в Excel и т. п. Все эти файлы подписываются электронной подписью в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи» .

На что надо обратить внимание в ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»?

Обязательным элементом электронного сообщения является его заголовок. При этом «Правила делопроизводства…» сегодня заменяют понятие «заголовок» понятием «наименование либо аннотация документа».

В стандарте постоянно используется понятие «зона сообщения», соответствующее элементам пересылаемого XML-документа. Во многом это понятие соответствует полю регистрационной карточки. Однако если в различных СЭД могут использоваться разные форматы полей и даже частично отличающийся набор полей регистрационной карточки, формат пересылаемого сообщения четко определен ГОСТом, что необходимо, чтобы любая СЭД могла принять и загрузить пересылаемый документ и информацию о нем.

Передаваемое сообщение содержит следующие реквизиты, или (в терминах стандарта) «зоны сообщения»:

Таким образом, при пересылке документа в нем отдельно может пересылаться резолюция по документу, причем как в виде собственно текстовой резолюции, содержащей информацию — кто, что и к какому числу должен сделать, — так и в виде прикрепленного файла для использования в специализированных системах, например, Microsoft Project и т. п.

Например, руководитель вышестоящей организации, получив документ, может наложить резолюцию и переслать документ нижестоящей организации. Резолюция (или в терминах ГОСТа «Задание») содержит сведения: кто наложил резолюцию, организация, ее адрес, автор резолюции, текст резолюции, ее номер, а также сведения об исполнителе. Также при отправке уведомления о регистрации документа в уведомление могут включаться описанные поля, что позволяет организации-автору документа получить не просто подтверждение о получении документа, но и сведения о резолюции и конкретных исполнителях в организации-получателе документа.

Стандартом предусмотрено два типа уведомлений. Первый тип — уведомление о получении документа. Данный тип уведомления встроен в большинство программ, работающих с электронной почтой типа Microsoft Outlook. Outlook Express, The Bat, Windows Live Mail и др. Но стандартом предусмотрен еще один вид уведомления — о регистрации документа, и этот тип уведомления существенно облегчает жизнь службе ДОУ, так как несет информацию о регистрационном номере, присвоенном документу при его регистрации в организации-получателе.

ГОСТ предусматривает, что обмен электронными сообщениями ведется в определенном порядке, описанном в таблице в п. 6 стандарта «Описание информационного взаимодействия систем»: сначала получателю направляется основной документ, в ответ высылается уведомление, затем — дополнения к основному документу, в ответ — опять уведомление, потом документ-ответ, на который также высылается уведомление и т. д. То есть схема предусматривает подтверждение получения каждого документа и дополнения к нему. И хотя в стандарте говорится о необязательности использования уведомлений, при передаче документов по сетям общего пользования (через Интернет) использовать уведомления весьма желательно.

Стандартом предусмотрено, что к основному документу в формате XML могут быть прикреплены как сами файлы, так и ссылка на местонахождение файла. При обмене документами внутри ведомственной СЭД использование ссылки на файл является распространенной практикой: документ физически располагается на сервере, а исполнители открывают файл (файлы) по локальной сети с сервера по полученной ими ссылке. Перенос данной технологии на межведомственный электронный документооборот связан с развитием «облачных» технологий, когда документы хранятся не на сервере организации, а на «облачных», то есть интернет-ресурсах, и доступны всем авторизованным пользователям.

Это положение интересно также в разрезе проектов по созданию единых (городских, областных, республиканских и даже общероссийских) центров хранения электронных документов, куда документ помещается после подписания и откуда при наличии высокоскоростных каналов связи может открываться (просматриваться) пользователями. Централизованное хранение документов облегчает обеспечение их сохранности, снижает расходы на обработку и хранение, снижает число дублетных документов, циркулирующих и хранящихся в ведомственных сетях. Сегодня каждый электронный документ зачастую существует в десятках и даже сотнях экземпляров, увеличивая тем самым нагрузку на системы хранения.

Итак, как выглядит с точки пользователя обмен документами в электронной форме: документ выгружается из СЭД организации, создавшей документ, в определенную папку для исходящей корреспонденции, после чего сотрудник службы ДОУ отправляет выгруженные файлы по электронной почте. Если система СЭД интегрирована с почтовым сервером организации, этот процесс может происходить автоматически и выгруженные файлы сразу отправятся по адресу электронной почты организации-получателя документа. При получении происходит обратный процесс: полученные по электронной почте файлы выгружаются в определенную папку для входящей корреспонденции, откуда импортируются в СЭД организации-получателя.

Сотрудник службы ДОУ, обрабатывающий поступающую корреспонденцию, проверяет правильность загрузки информации в СЭД: правильно ли заполнилась регистрационная карточка на поступивший документ, все ли приложения на месте, проверяет читаемость полученных файлов, после чего нажатием кнопки завершает регистрацию и тем самым отправляет подтверждение (уведомление) отправителю документа. Если в полученном файле содержатся ошибки, например отсутствуют или не читаются приложения, документ поступил не по адресу, неправильно заполнено какое-то поле, то в этом случае высылается уведомление об отказе в регистрации документа с указанием кода ошибки.

Если документ поступил в традиционной (бумажной) форме, то после первичной обработки поступившей корреспонденции документ передается на сканирование. При этом сотрудник службы ДОУ перед сканированием обязательно проверяет документ на наличие скрепок, все скрепляющие элементы удаляются антистеплером.

Документы, которые расшить нельзя, например переплетенные и опечатанные, сканируются отдельно на планшетном сканере. При подготовке документов к сканированию важно обращать внимание на наличие двухсторонних документов. Часто документы, напечатанные на одной стороне листа, имеют двусторонние приложения. В этом случае отдельно сканируется документ, а потом, включив режим двустороннего сканирования (дуплекс), сканируются приложения. Другой вариант: весь документ с приложениями сканируется в двустороннем режиме, а после сканирования из полученного образа документа удаляются образы пустых страниц. Отсканированные образы документов сохраняются в формате pdf и прикрепляются к регистрационной карточке в СЭД.

При отправке отсканированные образы документов могут заверяться усиленной квалифицированной электронной подписью организации. Так электронная подпись подтверждает подлинность отправителя документа.

Переход к межведомственному электронному документообороту не только кардинально ускоряет обмен документами и решение управленческих задач, но и обеспечивает однократность регистрации документов, что существенно снижает нагрузку на службу ДОУ.