Унификация документов — необходимая предпосылка внедрения систем электронного документооборота

Автор: Л.Р. Фионова, И.В. Усманова, Л.В. Коровина

Л.Р. Фионова, И.В. Усманова, Л.В. Коровина

Пензенский государственный университет

  • Обострение проблем «ручного» делопроизводства при внедрении СЭД.
  • Осложнение ситуации при внедрении СМК на предприятии.
  • Создание нормативов, регламентирующих документационные процессы.
  • Решение задач унификации на основе внедрения информационных систем.
  • Возможности разных СЭД.
  • Анализ существующей системы ДОУ перед внедрением СЭД.
  • Комплекс мер, направленных на решение задач унификации документированной информации.

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в любой организации обеспечивает многочисленные преимущества, которые сегодня общеизвестны и очевидны. Однако процесс эксплуатации СЭД выявляет и серьезно обостряет все проблемы постановки «ручного» делопроизводства, имевшиеся в той же организации. Особенно это касается коммерческих организаций, так как в органах власти основные документы, регламентирующие делопроизводство, разрабатываются и утверждаются на общегосударственном уровне, и их нормы достаточно строго соблюдаются.
В большинстве коммерческих организаций легкое и зачастую пренебрежительное отношение к «бумажкам» все еще не преодолено и автоматически переносится на электронные документы, создаваемые и используемые в рамках СЭД.
В полной мере это относится и к проблеме унификации документов. В условиях традиционного («ручного») делопроизводства документы, создаваемые в организации, рассредоточены территориально. Далеко не все документы, даже организационные, а тем более информационно-справочные, проходят контроль правильности оформления в службе документационного обеспечения управления (ДОУ). Поэтому отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации, несоблюдение требований нормативно-методической документации в части документирования остаются не замеченными, но ухудшают внутрифирменные коммуникации и оказывают отрицательное влияние на имидж организации.
Внедрение СЭД фактически позволяет сконцентрировать все (или, по крайней мере, многие) документы в одном месте — в рамках автоматизированной системы. Ознакомление с ними (при наличии соответствующих полномочий должностного лица) позволяет выявить:

  • отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации;
  • несоблюдение требований нормативно-методической документации в части документирования;
  • бесконечное стилевое разнообразие бланков структурных подразделений;
  • разнообразие формулировок текстов приказов по одним и тем же управленческим ситуациям;
  • разнообразие формулировок текстов служебных (докладных) записок по одним и тем же управленческим ситуациям;
  • специфическое оформление заголовков к тексту;
  • разное оформление подписей;
  • качественно и количественно разный состав должностных лиц, с которыми согласуются одинаковые документы.

Процесс эксплуатации СЭД выявляет и серьезно обостряет все проблемы постановки делопроизводства в любом учреждении или на предприятии.
Положение в сфере ДОУ еще более усугубляется, если на предприятии сертифицирована и внедрена система менеджмента качества (СМК).
Стремление выйти на международный рынок заставляет сегодня все большее число российских предприятий получать сертификаты на соответствие стандартам серии ИСО 9000.
К ним в первую очередь относятся:

  • ГОСТ Р ИСО 9000 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» — содержит словарь терминов о системе менеджмента, свод принципов менеджмента качества;
  • ГОСТ Р ИСО 9001 «Системы менеджмента качества. Требования» — содержит набор требований к системам менеджмента качества;
  • ГОСТ Р ИСО 9004 «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности»  — содержит руководство по достижению устойчивого успеха любой организацией в сложной, требовательной и постоянно изменяющейся среде путем использования подхода с позиции менеджмента качества;
  • ГОСТ Р 1.4 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения»;
  • ГОСТ Р 1.5 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения».

В соответствии с требованиями этих стандартов СМК предприятия должна быть документирована. Документация делает систему «видимой» не только для разработчиков и внутренних пользователей, но и для проверяющих и заказчиков.

Особо отметим, что ни один ГОСТ, регулирующий деятельность СМК, не определяет порядок регламентации делопроизводства и не содержит рекомендаций по ведению делопроизводства (рис. 1).


ГОСТ Р ИСО 9000

ГОСТ Р ИСО 9001

ГОСТ Р ИСО 9004

  • Разработка документации не должна быть самоцелью, а должна добавлять ценность.
  • Каждая организация определяет объем необходимой документации и ее носители.
  • Определены понятия, относящиеся к документации
  • Настоящий стандарт не предполагает единообразия в структуре систем менеджмента качества или документации.
  • Определен состав документации системы менеджмента качества.
  • Степень документированности системы менеджмента качества одной организации может отличаться от другой в зависимости от:

а) размера организации и вида деятельности;
б) сложности и взаимодействия процессов;
в) компетенции персонала.

  • Документация может быть в любой форме или на любом носителе
  • Характер и степень документированности должны отвечать контрактным, законодательным и другим обязательным требованиям, потребностям и ожиданиям потребителей и других заинтересованных сторон, а также потребностям организации.
  • Документация может быть в любой форме или на любом носителе, исходя из потребностей организации

Рисунок 1. Выдержки из стандартов серии ИСО

Например, в ГОСТ Р ИСО 9001 «Системы менеджмента качества. Требования» отмечается: «Настоящий стандарт не предполагает единообразия в структуре систем менеджмента качества или документации <…> Степень документированности системы менеджмента качества одной организации может отличаться от другой в зависимости от: а) размера организации и вида деятельности; б) сложности и взаимодействия процессов; в) компетенции персонала <…> Документация может быть в любой форме или на любом носителе».

Поэтому фактически структуру документации СМК определяет само предприятие.

При взаимодействии с СМК наиболее проблематичным с точки зрения постановки делопроизводства является решение следующих вопросов:

  • обозначение роли службы СМК в разработке положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, традиционно в соответствии с ОКУД относящихся к управленческим документам;
  • определение места и роли внутреннего нормативного документа, регламентирующего делопроизводство (ДОУ) в организации;
  • обоснование степени участия специалистов-документоведов в разработке нормативных актов по ДОУ;
  • обеспечение единого стиля оформления документов.

Обследование целого ряда предприятий и организаций показало, что реально ответственность за разработку внутренних нормативных документов, регламентирующих ДОУ в целом или выполнение отдельных этапов работы с документами, несут самые различные подразделения. Результаты их деятельности отражаются в документах различного вида — стандартах организации с весьма разнообразными наименованиями, инструкциях на процесс или инструкции по делопроизводству (рис. 2).
В любом случае во всех этих документах приводятся нормативные ссылки, среди которых обязательно присутствует ссылка на ГОСТ Р 6.30-2003.

Организация

Разработчик

Нормативный документ в сфере делопроизводства

ФГУП «НИИЭМП»

Отдел стандартизации и качества

  • СТП КЮБР.32-2005 «Управление документацией. Управление организационно-распорядительной документацией»
  • СТП КЮБР.38-2006 «Управление документацией. Порядок разработки положений о подразделениях и должностных инструкций сотрудников предприятия»

ОАО «Пензадизельмаш»

Отдел административного хозяйства

  • СТО ПДЗ 01-058-2011 «Ведение делопроизводства и контроля, подготовка нормативных актов и других документов на предприятии. Общие положения»

ОАО «Биосинтез»

Отдел обеспечения качества

  • СК СТП-ОХО-002-04 «Управление документами и данными»

ОАО «Пензхиммаш» (Пенза)

Группа управления качеством

  • 1РИ-4.2.3-ХО – Порядок прохождения распорядительной документации, входящей и исходящей, внешней и внутренней переписки

ФГБОУ ВПО «Московский государственный технический университет гражданской авиации» (МГТУГА)

Отдел кадров
и делопроизводства

  • Инструкция по делопроизводству

Томский межвузовский центр
дистанционного образования (ТМЦДО)

Общий отдел

  • Инструкция на процесс. Организация делопроизводства

Пензенский государственный университет

Управление системы качества

  • СТУ 151.5.05 — 2009 «Управление документацией. Управление внутренней документацией»

 

Рисунок 2. Примеры нормативных документов,
регламентирующих делопроизводство в организациях

Однако зачастую проекты внутренних нормативов создаются непрофессионалами в сфере ДОУ, и в приложениях приводятся образцы оформления документов или унифицированные формы документов, далекие от совершенства.

В стандартах организации и инструкциях приводятся общие требования к содержанию всех документов (не только управленческих), но не показываются правила заполнения отдельных полей документов, что само по себе является потенциальным источником ошибок.

Кроме того, такие документы обычно содержат реквизиты, суть которых точно соответствует смыслу аналогичных реквизитов управленческих документов. Однако сотрудники различных подразделений предлагают к использованию формы документов во многом в соответствии со своими собственными представлениями. На рис. 3 приведены образцы оформления управленческих документов (на примере ФГУП «НИИЭМП» г. Пензы).

Рисунок 3. Примеры разных стилей оформления документов

Проведенный анализ показал следующее.

Сотрудники различных подразделений предлагают к использованию формы документов во многом в соответствии со своими собственными представлениями.
Наименование вида документа, дата, подпись — все эти реквизиты на разных документах оформляются по-разному.

Отсутствие единого стиля оформления приводит к увеличению затрат времени на работу с документами и сокращению времени на выполнение основных должностных обязанностей (не связанных с документированием).

Появляются документы, удовлетворяющие формальным требованиям в области менеджмента качества, но никак не обеспечивающие грамотную постановку делопроизводства в структурных подразделениях (а значит, снижающих эффективность управления).
Вместе с тем необходимость создания нормативов, регламентирующих документационные процессы, никем не отрицается.

Исправлять положение дел путем разработки организационных документов, которые бы полностью соответствовали требованиям ДОУ, в рамках существующих принципов взаимодействия службы СМК и службы делопроизводства не представляется возможным. Единственным реальным выходом в решении вопроса о регламентации делопроизводства в СМК является организация тесного взаимодействия служб СМК и ДОУ.

Почва для него давно подготовлена введением в действие ГОСТ Р ИСО 15489-2007. Он содержит конкретные рекомендации по созданию систем управления документами.

В состав внутренней нормативной документации СМК должны входить стандарт организации, определяющий политику в области управления документацией, структуру системы управления документаций, а также основные процессы системы управления документацией. В этом документе должна быть закреплена роль службы ДОУ как полноправного участника процессов управления документацией. Именно эта служба должна отвечать за разработку стандартов организации и рабочих инструкций, касающихся работы с документами.

Практически идеальным решением задачи унификации документированной информации могло бы стать внедрение информационной системы, обеспечивающей возможность автоматизации подготовки документов наряду с автоматизацией основных этапов работы с ними.

Полное или хотя бы частичное исключение человека из процессов документирования позволило бы повысить достоверность информации, содержащейся в документах, и качество оформления последних.

Совершенно очевидно, что наибольшие результаты приносит именно комплексная автоматизация не только ДОУ, но и деятельности предприятия в целом. Однако проведенный анализ ERP- и CRM-систем, применяемых именно для этих целей, показывает, что в них не отслеживаются вопросы работы с управленческой документацией; более того, среди предъявляемых к ним требований отсутствуют требования со стороны делопроизводства.

Более широкое распространение по сравнению с ERP-системами получили СЭД, много вариантов которых представлено на российском рынке. В сложившейся ситуации отметим отсутствие единой терминологии и единых требований, предъявляемых к СЭД разработчиками, пользователями и нормативными документами.

Общими для СЭД являются требования, далекие от документирования: необходимость распределенной обработки документов, обеспечение возможности регистрации документов и разграничения прав доступа к ним. Причем эти требования предъявляются со стороны практиков, разработчиков, ГОСТ Р ИСО 15489-2007 и закреплены в МоReq2. Регламентация работы в СЭД на предприятии при этом определяется:

  • Положением об электронном документообороте;
  • регламентами (инструкциями) работы с отдельными группами документов в СЭД (они решают задачи регулирования отдельных процессов, выступают в качестве инструкций и учебных пособий).

Решение задачи унификации документированной информации невозможно также без разработки соответствующих компонентов организационного обеспечения СЭД — совокупности документов, устанавливающих организационную структуру, права и обязанности пользователей и эксплуатационного персонала СЭД в условиях функционирования, проверки и обеспечения работоспособности системы. В процессе их подготовки обязательно должен быть выполнен анализ существующей системы управления предприятием (организацией) и разработаны управленческие решения, направленные на повышение эффективности работы с документами. Речь идет, прежде всего, об анализе функций, прав, обязанностей и загруженности должностных лиц, находящих свое отражение в составе виз согласования и маршрутах движения документов.

Таким образом, проблемы унификации документированной информации являются логическим следствием проблем постановки делопроизводства. Если СЭД внедряется в организации без предшествующего тщательного анализа состояния дел в этой сфере, то имеющиеся недоработки автоматически переносятся на работу с электронными документами [1; 2].

Анализ документооборота и постановки делопроизводства, в целом, можно сделать разными методами. При этом важно получить все возможные количественные характеристики документооборота, чтобы навести порядок в «ручной» системе ДОУ [3—5]. Необходимо выяснить, насколько загружены разные специалисты, уполномоченные сделать эту загрузку равномерной, и исключить неоправданные лишние согласования документов (рис. 4).

Рисунок 4. Графическое представление результатов обследования

Проверке подлежит и организационно-штатная структура службы ДОУ. Ее традиционные функции необходимо расширить задачами, решаемыми в связи с внедрением электронного документооборота.

Комплекс мер, направленных на решение задач унификации документированной информации в организациях, стремящихся перейти на электронный документооборот, может выглядеть следующим образом.

  • Определить структуру системы управления документацией и основные положения политики управления документами в организации. При наличии службы СМК эти вопросы должны быть решены в тесном взаимодействии служб СМК и ДОУ.
  • Проанализировать существующие бизнес-процессы организации и выявить образующиеся при их реализации документопотоки.
  • Проанализировать состав создаваемых документов на полноту и неизбыточность, а маршруты движения документов — на соответствие виду и содержанию текста документа. Устранить имеющиеся недостатки (при наличии). Оптимизация документооборота может быть выполнена любым способом, однако применение формализованных методов (например, методов инженерии знаний) позволяет снизить не только долю рутинных операций, но и требования к квалификации должностных лиц, осуществляющих анализ.
  • Подготовить полный комплект документов, регламентирующих делопроизводство в организации — положения о структурных подразделениях (особенно тщательно положение о службе ДОУ), инструкцию по делопроизводству, табель и альбом унифицированных форм документов.
  • Разработать комплект внутренних нормативных документов, регламентирующих работу в СЭД, — положение об электронном документообороте, регламент работы в СЭД, инструкции по работе с конкретными видами электронных документов.
  • Выделить в службе ДОУ должность документоведа-аналитика, основной функцией которого является организация работы с электронными документами, проектирование и оптимизация документопотоков организации, т. е. фактически сферой его деятельности должен стать информационный менеджмент. Это позволит избежать избыточности документов и повысить эффективность работ по унификации внутренних документов.
  • Ввести в состав службы ДОУ и наделить соответствующими полномочиями отдельную штатную единицу, основной функцией которой должен стать анализ и совершенствование документирования бизнес-процессов, контроль соблюдения единого стиля оформления документов, в том числе при разработке форм новых документов, подготовка и внесение в СЭД шаблонов и образцов оформления документов.
  • Вести систематическую работу по анализу и оптимизации документооборота, унификации форм документов и контролю за их использованием.
  • Постоянно вести работу по обучению и повышению квалификации в области работы с документами среди документоведов структурных подразделений и должностных лиц, участвующих в подготовке документов.

Таким образом, проблема унификации документированной информации в СЭД требует дополнения традиционных приемов делопроизводства систематическим анализом и оптимизацией документооборота, а также целым комплексом взаимосвязанных организационных мероприятий.

Если от отдельной организации перейти к масштабам страны, то решение этой задачи требует установления на общегосударственном уровне единых принципов организации, унификации и стандартизации документации, архивных и делопроизводственных служб и единой системы электронного документооборота в государственном управлении, позволяющей с наименьшими затратами оптимизировать и рационализировать документооборот в условиях перехода на безбумажное документирование [6].

Унификация и стандартизация крайне важны для обеспечения взаимодействия множества СЭД, присутствующих сегодня на рынке и используемых в деятельности государственных и коммерческих организаций, их совместимости с системами архивного хранения документов
Это позволит существенно уменьшить затраты на разработку, внедрение и эксплуатацию СЭД в каждой организации, а также обеспечить практическое внедрение единых стандартов делопроизводства и передачу электронных документов на архивное хранение.

Литература

  • Фионова Л.Р. К вопросу выявления факторов, влияющих на структуру документооборота / Л.Р. Фионова // Документация в информационном обществе. Проблемы оптимизации документооборота : Доклады и сообщения на XVIII Международной науч.-практ. конф. — М.: ВНИИДАД, 2012. — С. 132—139.
  • Усманова И.В. Проблемы выбора систем электронного документооборота для коммерческих организаций / И.В. Усманова // Известия ПГПУ им. В.Г. Белинского, 2010. — № 18 (22). — С. 201—205.
  • Фионова Л.Р. Разработка методики анализа состояния ДОУ в организациях / Л.Р. Фионова // Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении : Сборник статей III Международной научно-практической конференции. — Пенза: АНОО ПДЗ, 2003. — С. 3—6.
  • Фионова Л.Р. Разработка алгоритма проведения документного аудита / Л.Р. Фионова // Делопроизводство, 2013. — № 1. — С. 22—26.
  • Фионова Л.Р. Методика разработки инструкции по делопроизводству / Л.Р. Фионова // Документационное обеспечение в системе управления : Материалы I Всероссийской научно-практической конференции. — Нижневартовск: Изд-во Нижневартовского гуманитарного ун-та, 2008. — С. 51—55.
  • Кузнецов С.Л. О Концепции развития архивного дела в Российской Федерации / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство, 2012. — № 4. — С. 3—10.