М.В. Ларин, профессор, д.и.н., директор ВНИИДАД
20—21 ноября 2013 г. состоялась XX Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: эффективное управление электронными документами». Организаторами конференции выступили Евроазиатское региональное отделение Международного совета архивов (Евразика), Федеральное архивное агентство (Росархив) и Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) при участии Российского государственного гуманитарного университета (РГГУ) и Российского общества историков-архивистов (РОИА). Следует отметить, что Евразика впервые выступила в качестве одного из организаторов конференции, а ее председатель, директор Национального архива Армении А.С. Вирабян вошел в состав организационного комитета.
В работе конференции участвовало более 300 человек, которые представляли Россию, Армению, Беларусь, Казахстан, Латвию, Польшу, Словению, Украину, Францию.
В первый день прошло пленарное заседание. Его открыл председатель оргкомитета конференции директор ВНИИДАД д.и.н., профессор М.В. Ларин. В кратком вступительном слове он отметил, что проводимая уже в 20-й раз конференция «Документация в информационном обществе» способствует развитию документоведения как научной и прикладной дисциплины, помогает активизации международных контактов ученых и специалистов из разных стран.
Участники конференции заслушали ряд приветствий. Заместитель начальника Управления — начальник департамента Управления Президента Российской Федерации по государственным наградам, заведующий кафедрой документационного обеспечения управления и информационной безопасности Московского финансово-юридического университета (МФЮА) д.ю.н, профессор Н.Н. Куняев обратил особое внимание на важность всестороннего изучения опыта разных стран в организации эффективного документооборота в государственном управлении в условиях роста объемов документооборота и внедрения электронных документов.
Заместитель руководителя Федерального архивного агентства О.В. Наумов в приветственном слове отметил важность государственного контроля за процессами документообразования и документообмена, особенно в органах государственной власти. Назвав электронные документы и электронный документооборот приоритетными объектами внимания документоведов и архивистов, он высказал мысль о необходимости создания промежуточного архива электронных документов для федеральных органов власти Российской Федерации. Остро прозвучала в выступлении О.В. Наумова тема нехватки специалистов, владеющих информационными технологиями, в государственных архивах.
Председатель Евразики, директор Национального архива Армении А.С. Вирабян обратился к участникам конференции с приветствием, в котором выразил удовлетворение включением Евразики в число организаторов конференции, и пожелал всем собравшимся в зале успешной работы.
Конференцию приветствовал А.К. Сорокин — директор РГАСПИ, в здании которого проходила конференция. Он выразил надежду, что проведение подобных конференций даст возможность вовлечь в научную работу молодых специалистов, что будет способствовать решению многих проблем документоведения и архивного дела.
Затем участники конференции перешли к заслушиванию докладов и сообщений. Выступивший первым заместитель директора Департамента делопроизводства и архива Правительства Российской Федерации С.А. Жук обозначил основные проблемы внедрения электронного документа и электронного документооборота в стране. Это, в частности, проблемы совместимости программного обеспечения систем электронного документооборота (СЭД), установленных в разных органах (при воспроизведении документов, созданных в разных системах, возникают искажения информации) и проблемы применения электронной цифровой подписи для подтверждения аутентичности и подлинности электронного документа. В докладе были предложены и пути решения данных проблем.
Заместитель директора Департамента проектов по информатизации Минкомсвязи РФ В.А. Барон представил пилотный проект, предусматривающий обмен электронными документами со сроком хранения до пяти лет между федеральными органами исполнительной власти. При этом имеется в виду в качестве единицы информационного обмена использовать «контейнер», включающий собственно электронный документ (в формате pdf) и удостоверяющую его электронную подпись. В докладе были обозначены и задачи обновления нормативно-методической базы электронного документооборота в Российской Федерации.
Интерес собравшихся вызвал доклад операционного директора ООО «ОСГ Рекордз Менеджмент Центр» А.В. Рыкова, посвященный применению «облачных» технологий в сфере хранения архивных документов в малых и средних организациях.
Руководитель отдела миссий Межминистерской архивной службы Франции А. Саблон де Корай представил доклад, посвященный стратегии сохранения цифровых архивов. В настоящее время в этой области проводится единая политика управления цифровой информацией. В соответствии с новой редакцией национального архивного закона, принятой в 2008 г., создана Межминистерская архивная служба Франции. Она выполняет функции органа государственного управления архивным делом, что позволяет говорить о централизации управления архивным делом в стране, в том числе в сфере управления электронными документами и электронными архивами. По словам докладчика, с созданием межминистерского управления информационными и документационными системами начался новый этап в сфере управления электронной документированной информацией. Данное управление утверждает все проекты в области информатизации, реализуемые различными министерствами и ведомствами. Завершающим этапом реализации проекта должно стать создание архива электронных документов, который будет являться частью единой системы управления электронной информацией.
Заместитель директора ВНИИДАД к.и.н., доцент В.Ф. Янковая выступила с докладом «Новые разработки ВНИИДАД по управлению электронными документами».
Доклад директора Международного института архивоведения (IIAS) доктора П.П. Класинца (Словения) был посвящен весьма значимой теме «Проблемы управления электронными документами в архивной теории и практике».
С докладом методологического характера выступил директор Белорусского НИИ документоведения и архивного дела А.Е. Рыбаков. Он всесторонне осветил теоретические и практические проблемы комплектования белорусских архивов электронными документами и поднял ряд вопросов, имеющих международное значение.
А.Е. Рыбаков отметил, что в настоящее время перед архивистами особенно остро стоят проблемы управления документами на электронных носителях и организации их архивного хранения. Очевидно, что работа с документами на любом носителе имеет свою специфику, однако несомненным остается тот факт, что работа архивов со всеми документами должна строиться на основе единых принципов, выработанных теорией и практикой документоведения и архивоведения. Анализ современного состояния проблемы показывает, что для решения своей основной задачи архивисты должны активно вмешиваться в процесс управления документами, начиная со стадии их создания, а не с того лишь момента, когда после выполнения оперативных функций и утраты практического значения документ подлежит передаче в архив. Архивисты должны предвидеть те трудности, с которыми они столкнутся тогда, когда придет время принимать документы на хранение, и с учетом этого устанавливать свои требования к документам, начиная с этапа их создания и далее на протяжении всего жизненного цикла документов. От того, насколько качественно архивисты смогут воплотить свои требования к управлению документами, зависит качество комплектования архивов и возможности использования хранящихся в них документов в будущем.
Директор Украинского НИИ архивного дела и документоведения А.Я. Гаранин представил на конференции обстоятельный доклад «Документирование информации в современных условиях с помощью технических устройств». Он отметил, что на Украине существуют две основные проблемы в этой области:
– первая проблема относится к техническим возможностям устройств, используемых для документирования информации. Документированная информация должна быть высокого качества с точки зрения технологии фиксирования информации для возможности ее дальнейшей обработки, особенно, если она относится к документам длительного (более 10 лет) и постоянного сроков хранения;
– вторая проблема — отсутствие в организациях информационно-коммуникационной культуры документационного обеспечения управления, которая только начинает складываться как системная форма деятельности.
Украина взяла курс на переход к безбумажному документообороту с использованием электронной цифровой подписи. Однако фиксирование документированной информации исключительно на электронных носителях информации требует решения ряда важных вопросов. А именно:
– приведение электронного документооборота в соответствие требованиям Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте». Часто электронные документы создаются без учета требования, что такие документы должны содержать все обязательные реквизиты, которые определены для соответствующих видов документов;
– обработка входящих бумажных документов. Для добавления таких документов в системы электронного документооборота их сканируют. Это ускоряет обработку входящих бумажных документов. Однако нередко дальнейшее документирование информации при обработке сканированных копий документов — создание новых реквизитов таких документов, например, резолюций, — происходит исключительно в электронной форме средствами автоматизированной системы. Такое документирование информации приводит к тому, что новые реквизиты создаются для сканированных копий бумажных документов, а не фиксируются на бумажных оригиналах;
– гарантированное постоянное и длительное (более 10 лет) хранение электронных документов. К сожалению, информационные технологии пока не в состоянии обеспечить решение указанной проблемы. На это влияют такие факторы, как изменчивость электронных носителей информации и устройств для их чтения, форматов данных и программного обеспечения для работы с ними. Поэтому сейчас архивисты предлагают продолжать создавать документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения в двух экземплярах: с электронным носителем информации и бумажным.
Проблемы электронных документов в контексте развития электронного государства были представлены в докладе польских коллег Р. Войтковски и П. Завильски, а также в докладе представителя Латвии В. Шталса, который в целом был посвящен теме «Приграничный е-архив» — проекту освоения общего культурного наследия Эстонии, Латвии и России.
Вопросам создания информационных систем и программного обеспечения для электронного документооборота, а также систем межведомственного электронного взаимодействия были посвящены доклады президента корпорации «ЭЛАР» С.В. Баландюка, генерального директора компании «ИнтерТраст» А.А. Линева, представителя компании «Электронные офисные системы» С.В. Полтева.
С.В. Баландюк посвятил свое интересное выступление деятельности корпорации «ЭЛАР» по созданию электронных ресурсов органов государственной власти. Он отметил важность этой деятельности, связанной с реализацией органами государственной власти функций исполнения запросов граждан социально-правового характера, справок для выдачи пособий и компенсаций, договоров социального найма. В Главархиве Москвы внедрена система исполнения запросов о социальном найме. В информационную систему включено 5 млн страниц документов, 20 млн фамилий, 17 млн адресов. Это позволило улучшить показатели поиска необходимой информации для граждан, обращающихся в Главархив Москвы.
Проект огромного значения осуществляется в Российском государственном архиве древних актов, где проводится оцифровка фонда 350 — «Ландратские книги и ревизские сказки», что даст возможность улучшить поиск генеалогической информации.
С.В. Баландюк рассказал также об аналогичных проектах в Центральном архиве Министерства обороны, в архивах и органах ЗАГС. В частности, архивы ЗАГС Калининградской области полностью переведены в электронный вид.
В докладе также даны примеры применения разработок «ЭЛАР» в рамках электронного правительства Самарской области и на других объектах Российской Федерации.
А.А. Линев представил доклад на тему «Система электронного документооборота как основа межведомственного взаимодействия исполнительных органов власти регионального муниципального и районного уровней». В докладе дана оценка деятельности компании «ИнтерТраст» на рынке систем электронного документооборота. За 19 лет работы специалистами компании осуществлено около 3000 проектов с внедрением системы на 500 000 рабочих мест. А.А. Линев представил также основные этапы развития программных продуктов компании — от простейших разработок 1990-х гг. до современных информационных систем с использованием мобильных рабочих мест, «облачных» технологий, ориентированных на идеологию управления контентом и знаниями, встроенных в современные процессы межведомственного электронного документооборота и систему межведомственного электронного взаимодействия. А.А. Линев высказался также в защиту свободной конкуренции на рынке СЭД. Государство должно сосредоточиться на задачах регулирования рынка — задавать стандарты, правила, регламенты, следить за их соблюдением, но не заниматься собственно разработками.
Свои разработки в сфере создания электронных архивов представила словенская компания «Микрография», которая впервые участвовала в работе конференции. Фирма «1С» познакомила участников конференции с разработками по автоматизации делопроизводства.
Во второй день конференции ее участники работали в трех секциях.
Секция № 1 была посвящена теме «Электронные документы, электронный документооборот».
Значительный интерес у участников вызвали доклады, в которых рассматривался понятийный аппарат в сфере управления электронными документами. Это, в частности, выступления В.А. Бондаря (Уральский федеральный университет) на тему «Подходы к понятию "электронный документ": проблемы и перспективы» и Е.В. Едрышовой (ООО «Фирма "АС"»), посвященное правовым аспектам формирования и использования электронных документов.
Дискуссионный характер носил доклад О.А. Финько и Н.И. Елисеева (филиал Военной академии связи в Краснодаре), посвященный системе контроля подлинности и целостности электронных документов на платформе мобильной электронной подписи.
В выступлении сотрудника 8-го Центра ФСБ России В.А. Никитенко были рассмотрены меры, принимаемые ФСБ России с целью обеспечения информационной безопасности электронного документооборота.
Сложные вопросы разработки единых требований к документации в условиях внедрения интегрированных систем менеджмента были рассмотрены в выступлении Н.Г. Суровцевой.
Доклад Н.А. Храмцовской был посвящен анализу проекта стандарта открытости федеральных органов исполнительной власти и его возможного влияния на управление документами.
Большой интерес аудитории вызвало выступление соискателя ВНИИДАД, начальника отдела ДОУ компании «Сибирская сервисная компания» В.А. Чеботовой, посвященное вопросам регламентации и унификации документации компании при внедрении корпоративной системы электронного документооборота. Докладчице удалось показать прямую зависимость эффективности бизнеса от внедрения СЭД.
Технический директор ООО «Летограф» Е.В. Шелястина представила готовое решение для автоматизации документооборота и архива организации.
Тема секции № 2 — «Методология и методика хранения электронных документов».
С интересом было встречено выступление ведущего аналитика фирмы «АС» Д.И. Юфы, представившего новый подход к пониманию термина ЦХЭД.
Весьма аргументированным был доклад А.В. Соловьева (Институт системного анализа РАН), посвященный проблемам долгосрочного хранения электронных документов. Он был сделан с привлечением математического аппарата, наглядно демонстрирующего противоречивость современных методов обеспечения долгосрочного хранения цифровой информации.
В совместном выступлении Е.В. Романченко и Ю.Ю. Юмашевой (ВНИИДАД) подробно рассматривались вопросы унификации требований к СЭД федеральных органов исполнительной власти в контексте процесса организации жизненного цикла электронного документа от его создания до архивного хранения. Эти же проблемы рассматривались в докладе И.Н. Киселева (РГАСПИ).
В выступлении директора ФГУП НИИ репрографии (г. Тула) Е.Е. Евсеева были представлены образцы маркировки носителей, а также сами носители и контейнеры электронной документированной информации для единого страхового фонда документации, а также проект государственного стандарта Российской Федерации по контролю качества электронных страховых копий бумажных графических документов.
Сотрудники Архива РАН (Е.В. Злобин) продемонстрировали разработанную и внедренную в системе архивов Академии наук информационную систему.
В докладах представителей компаний «ЭЛАР» и «Альт-Софт» нашли отражение практические решения по реализации проектов электронных архивов организаций — источников комплектования, а также по включению электронных документов в информационную систему традиционного архива.
Большой интерес аудитории вызвало выступление генерального директора ООО «Свитязь» М.Ю. Косенко. Оно было посвящено применению современных носителей для обеспечения долговременного хранения электронных документов.
Тема секции № 3 — «Проблемы подготовки кадров для электронного государства».
Современная трансформация работы с документами является важным фактором, определяющим развитие подготовки специалистов в данном направлении. Интенсивное внедрение информационно-коммуникационных технологий в системе государственного управления, развитие административной реформы и электронного государства предъявляют новые требования не только к уровню квалификации кадрового обеспечения, но и требуют формирования новой образовательной парадигмы по направлению «Документоведение и архивоведение» в условиях двухуровневой системы образования.
Именно этой проблеме было посвящено выступление заместителя декана факультета документоведения и технотронных архивов Историко-архивного института РГГУ Л.Н. Варламовой. В соответствии с перспективами формирования образовательных стандартов компетентностная модель выпускника должна готовить специалистов по реализации делопроизводственной деятельности в организации на уровне прикладного бакалавриата, а академический бакалавриат — обеспечивать более глубокий теоретический уровень и соответствовать документационному обеспечению управления. Подготовка специалистов в магистратуре позволит подняться на самый высокий уровень владения компетенциями в сфере управления документами.
Свою точку зрения о перспективах развития магистерских программ высказала и заведующая кафедрой документационного и информационного обеспечения управления Уральского федерального университета Л.Н. Мазур. Она отметила, что в вузе подготовка магистров ведется уже не первый год, и необходимость развития междисциплинарных компонентов в образовательных программах сегодня является актуальной проблемой.
В целом, участники секции констатировали достаточно аргументированную структуру подготовки специалистов в области документоведения и архивоведения, что соответствует требованиям работодателей. Вместе с тем, необходимость согласованности с разрабатываемыми профессиональными стандартами позволит в дальнейшем совершенствовать компетентностную модель выпускника и подготовку кадров для электронного правительства.
На секции были заслушаны и другие доклады представителей преподавательского сообщества, связанные с проблематикой как конференции в целом, так и секции в частности.
Обсуждались проблемы подготовки кадров, способных осуществить внедрение электронного документооборота (в том числе и межведомственного), организовать электронное взаимодействие на уровне органов государственной власти и управления (включая вопросы межведомственного электронного взаимодействия самих этих органов).
Обращалось внимание на отсутствие необходимых для подготовки квалифицированных специалистов учебных пособий по ряду важнейших дисциплин. Это связано, в том числе, с высокой загруженностью преподавателей.
Участники секции единогласно высказались за создание межвузовской площадки для регулярного обмена мнениями по актуальным вопросам учебной деятельности на базе ИАИ РГГУ как профильно-ориентированного ведущего вуза.
В ходе конференции было подписано соглашение о сотрудничестве между ВНИИДАД и корпорацией «ЭЛАР».
С учетом юбилейного характера конференции оргкомитет наградил активных участников и спонсоров конференции почетными дипломами.
Генеральными спонсорами конференции являлись ООО «ОСГ Рекордз Менеджмент Центр», корпорация «ЭЛАР», фирма «АС»; спонсорами — компания «Электронные офисные системы», фирма «1С», ЗАО «Компания фирма «Микрография», группа компаний «ДиМи», ООО «Летограф».
В ходе работы конференции была организована выставка продукции фирм — спонсоров конференции, а также продажа научно-методической литературы.
Публикуется в данном номере журнала.