Технология разработки разделов сводной номенклатуры дел (на примере управления «Саратовмелиоводхоз»)

Автор: А.В. Ермолаева, И.Г. Барт

  • Номенклатура Единой комиссии по осуществлению закупок

  • Номенклатура дел отдела эксплуатации мелиоративных систем, водопользования и кадастра

Федеральное государственное бюджетное учреждение «Управление мелиорации земель и сельскохозяйственного водоснабжения по Саратовской области» (ФГБУ «Управление «Саратовмелиоводхоз») в соответствии с Уставом выполняет функции государственного заказчика по объектам строительства и реконструкции в области мелиорации земель, сельскохозяйственного водоснабжения и социального развития села за счёт средств федерального бюджета. Следовательно, проводит различного рода закупки в соответствии с Федеральным законом «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд»1. Приказом директора Управления от 10.04.2013 № 99 утверждён состав Единой комиссии по осуществлению закупок (далее — Единая комиссия) и Положение о ней. Документационное обеспечение деятельности Единой комиссии осуществляет секретарь комиссии.

С 1 января 2014 г. вступила в силу основная часть положений Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»2 (далее — Закон № 44-ФЗ), который регулирует государственные закупки от этапа планирования до этапа оценки их эффективности. Указанный закон заменил Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ.

Согласно Закону № 44-ФЗ предусмотрены значительные изменения правил осуществления государственных закупок. Поправки затрагивают как деятельность государственных и муниципальных заказчиков по организации и проведению закупок, так и деятельность участников государственных закупок. Например, в дополнение к старым способам определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) вводятся новые, такие как конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, запрос предложений. Заказчики будут обязаны утверждать, помимо плана-графика, составление которого предусмотрено действующим законодательством, план закупок на срок действия соответствующего закона о бюджете. Также заказчикам вменено в обязанность обоснование закупок, которое заключается в установлении соответствия планируемых закупок целям их осуществления и требованиям законодательства.

Следовательно, будут образовываться и новые виды документов.

Номенклатура Единой комиссии по осуществлению закупок

Ранее документы Единой комиссии формировались в дела в нескольких подразделениях Управления по месту их составления: отделе капитального строительства, производственном отделе, отделе правового обеспечения. В связи с увеличением объёма документооборота Единой комиссии, с целью концентрации документов по осуществлению закупок было принято решение выделить указанные документы в отдельный раздел номенклатуры дел. Составление указанной номенклатуры было поручено секретарю Единой комиссии и секретарю руководителя Управления.

На первом этапе были проведены консультации с членами Единой комиссии, детально изучены положения Федерального закона № 44-ФЗ в части документационного обеспечения деятельности комиссии, Положение о Единой комиссии по осуществлению закупок и проект Положения о Контрактной службе Управления, проект Регламента взаимодействия Контрактной службы со структурными подразделениями, должностными лицами и Единой комиссией, а также повторно проанализированы Устав Управления и Положения об отделах. Главная задача изучения данных документов — сбор полных сведений о функциях Единой комиссии, полномочиях, взаимосвязи со структурными подразделениями Управления, а также порядке документирования осуществления закупок.

На основании проведённого анализа были сделаны следующие выводы.

Первое. В соответствии с целями деятельности ФГБУ «Управление «Саратовмелиоводхоз» установлены следующие виды закупок:

  • открытый конкурс;

  • электронный аукцион;

  • запрос котировок;

  • запрос предложений и закупка у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя).

Второе. Составлен перечень документов, образующихся при проведении указанных закупок (см. табл. 1)

Таблица 1. — Перечень комплексов документов, образующихся в результате проведения определённого вида закупок





Документы, сопровождающие процедуру открытого конкурса

Извещения о проведении открытого конкурса

Заявки на участие

Журнал регистрации заявок

Конкурсная документация и изменения к ней

Заявления о предоставлении конкурсной документации

Журнал регистрации заявлений о предоставлении конкурсной документации

Запросы о даче разъяснений положений конкурсной документации

Журнал регистрации запросов о даче разъяснений положений конкурсной документации

Документы о подтверждении внесения денежных средств в качестве обеспечения заявки

Протоколы вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в открытом конкурсе

Аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в открытом конкурсе

Протоколы рассмотрения и оценки заявок на участие в открытом конкурсе

Протоколы рассмотрения единственной заявки на участие в открытом конкурсе

Запросы о даче разъяснений результатов открытого конкурса

Журнал регистрации запросов о даче разъяснений результатов открытого конкурса

Проекты контрактов, протоколы разногласий к ним

Контракты



Документы, сопровождающие проведение электронного аукциона

Извещения о проведении электронного аукциона

Документация об электронном аукционе и изменения к ней

Разъяснения положений документации

Протоколы рассмотрения первых частей заявок

Протоколы рассмотрения единственной заявки на участие электронном аукционе

Протоколы подведения итогов аукциона

Журнал регистрации выдачи ключей усиленных неквалифицированных электронных подписей

Сертификаты ключей проверки электронных подписей

Проекты контрактов и протоколы разногласий к ним

Контракты




Документы, создаваемые при проведении запроса котировок

Извещения о проведении запросов котировок

Заявки на участие

Журнал регистрации заявок

Аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в запросе котировок и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам

Протоколы рассмотрения и оценки заявок на участие в запросе котировок

Запросы о даче разъяснений результатов рассмотрения и оценки заявок на участие в запросе котировок

Журнал регистрации запросов о даче разъяснений результатов рассмотрения и оценки заявок на участие в запросе котировок

Проекты контрактов и протоколы разногласий к ним

Контракты


Документы, сопровождающие проведение процедуры запроса предложений

Извещения о проведении запроса предложений

Приглашения принять участие в запросе предложений

Документация о проведении запроса предложений

Заявки на участие

Журнал регистрации заявок

Протоколы проведения запроса предложений

Окончательные предложения участников

Итоговые протоколы проведения запроса предложений

Проекты контрактов и протоколы разногласий к ним

Контракты

Документы, создаваемые в процессе закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя)

Извещения об осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя)

Уведомления контрольного органа о намерении осуществления закупки

Проекты контрактов и протоколы разногласий к ним

Контракты.

Классификация комплексов документов по видам закупок позволила выявить общий состав документов и специфические виды документов для конкретного вида закупки. В рассматриваемый перечень также были внесены данные о форме их представления (например, проекты контрактов создаются в электронном виде).

В дальнейшем на основании составленного списка документов были сформулированы заголовки дел, подавляющее большинство которых соответствует приведённым в Законе3.

Наименования дел в номенклатуре Единой комиссии расположены по значимости: сначала организационные документы (Положение о Единой комиссии), затем распорядительные (приказы о создании комиссии, о проведении закупок), планово-отчётные (план закупок, отчёты об исполнении государственных контрактов, статистические отчёты), а затем документы о проведении закупок по их видам (открытый конкурс, электронный аукцион и т. д.) и по порядку проведения (извещение о проведении, заявки на участие и т. д.).

Основой для определения сроков хранения дел явились положения действующего законодательства и нормативно-методических документов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела. Так, в соответствии с положениями Закона № 44-ФЗ документы, образующиеся в процессе осуществления закупок, хранятся заказчиком не менее чем три года4. Однако в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов5 среди указанной документации имеется целый ряд документов с более длительными сроками хранения, свидетельствующими об их ценности.

Например:

— положения о Единой комиссии по размещению заказов — постоянно (ст. 274)

— государственные контракты — 5 лет, ЭПК (по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам — постоянный) (ст. 272)

— конкурсная документация, протоколы, извещения, уведомления, аудиозаписи, планы-графики, доверенности и другие документы — 5 лет, ЭПК (по крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам — постоянный) (ст. 273).

Приведённые примеры из статей Перечня были учтены при разработке номенклатуры дел Единой комиссии по осуществлению закупок.

В результате проведённой работы по разработке номенклатуры дел Единой комиссии в сводной номенклатуре дел ей присвоен индекс «09», а её раздел включает 59 дел. Фрагмент номенклатуры представлен на рисунке 1.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Единая комиссия по осуществлению закупок

09-19

Документы о подтверждении внесения денежных средств в качестве обеспечения заявки


5 лет,

ст. 316


09-20

Протоколы вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе и открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в открытом конкурсе


5 лет,

ЭПК,

ст. 273-а

По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам — пост.

09-21

Аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе и (или) открытия доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие в открытом конкурсе


5 лет,

ЭПК,

ст. 273-а

По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам — пост.

эл. документ


Рис. 1 Фрагмент номенклатуры дел Единой комиссии по осуществлению закупок

Следует обратить внимание на тот факт, что в заголовках дел и графе «Примечание» имеются сведения об обязательном формировании дел с электронными документами. Одновременно имеются указания об установлении постоянного срока хранения для документов, сопровождающих крупные поставки и наиболее важные работы и услуги. В связи с этим возникает проблема обеспечения постоянного срока хранения для документов на электронных носителях.

Разработка номенклатуры дел отдела эксплуатации мелиоративных систем, водопользования и кадастра

Важными функциями ФГБУ «Управление «Саратовмелиоводхоз» является подача воды в районы Заволжья на питьевые и хозяйственно-бытовые нужды сельского населения, а также орошение земель. Контроль за осуществлением этих функций закреплён за Отделом эксплуатации мелиоративных систем водопользования и кадастра.

Исполнение закреплённых за отделом функции регламентируется рядом законодательных и иных нормативных актов: Водный кодекс Российской Федерации6, Федеральные законы «О мелиорации земель»7, «О безопасности гидротехнических сооружений»8; Федеральные целевые программы «Развитие водохозяйственного комплекса России в 2012-2020 годах»9 и «Развитие мелиорации земель сельскохозяйственного назначения в 2014-2020 годах»10, Положение о декларировании безопасности гидротехнических сооружений11 и другими.

После изучения указанных документов, а также Положения об Отделе водопользования был составлен перечень документов, обязательных для составления, и проведён его сравнительный анализ с имеющимися в наличии документами отдела. В результате было установлено, что в номенклатуре дел подразделения отражён не весь комплекс документов, возникающих в результате его деятельности. Например, в номенклатуру дел не включены схемы оросительных систем; сводные годовые планы водопользования Саратовской области были сформированы вместе с отчётами об их выполнении и оперативной информацией о наполнении водохранилищ; не были сформированы в дела документы по разработке Деклараций безопасности гидротехнических сооружений и т. д.

Были сформулированы заголовки вновь сформированных дел и переформулированы заголовки отдельных дел в соответствии с установленными наименованиями документов в законодательных актах. Порядок расположения дел в номенклатуре определялся степенью важности документов и их взаимосвязями.

Для установления сроков хранения использовались Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций12 и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций13.

Следует отметить, что большинство документов Отдела водопользования являются специфичными и применяются исключительно в сфере водопользования. Поэтому для установления сроков хранения некоторых категорий документов, отсутствующих в типовых перечнях, приходилось использовать метод аналогии. По каждому конкретному виду документов проводились консультации со специалистами отдела, сопоставление с другими документами, определялась роль документа в решении конкретной задачи, а также учитывалось дублирование информации. Например, для «сводного плана водопользования» был установлен постоянный срок хранения, как для годовых планов организации по профильным направлениям деятельности (ст. 285-а Перечня типовых архивных управленческих документов); для «решений о предоставлении в пользование водных объектов» установлен срок хранения «постоянно» по аналогии со ст. 791 того же Перечня, как для договоров и соглашений о приёме и сдаче земельных участков в аренду.

Так как ФГБУ «Управление «Саратовмелиоводхоз» является одновременно и организацией-заказчиком, и эксплуатирующей организацией, то при определении сроков хранения по «Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций» выбирался наибольший срок, установленный для указанных организаций.

Итогом проведённой работы стала переработанная номенклатура дел Отдела водопользования, включающая 31 дело, фрагмент которой представлен на рисунке 2.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во

единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

03. Отдел эксплуатации мелиоративных систем,

водопользования и кадастра

03-12

Сведения о паспортизации государственных оросительных систем


Постоянно, ст. 802, 859, 928, 929

(Перечень НТПД)

03-13

Кадастр учёта мелиорированных земель


Постоянно,

ст. 874, 875

(Перечень НТПД)

03-14

Оперативная информация об объёмах воды в водохранилищах


5 лет,

ЭПК,

ст. 87


03-15

Графики планово-предупредительных ремонтов


1 год,

ст. 1024

После окончания ремонта (Перечень НТПД)

03-16

Акты предпаводковых и послепаводковых обследований ГТС


5 лет,

ст. 1020

(Перечень НТПД)

03-17

Декларации безопасности ГТС водохранилищ


До замены новыми,

ст. 1442

(Перечень НТПД)

03-18

Расчёты вероятного вреда, который может быть причинен жизни, здоровью физических лиц, имуществу физических и юридических лиц в результате аварии ГТС водохранилищ


До пересмотра критериев безопасности

ст. 1466

(Перечень НТПД)

03-19

Утверждённые экспертные заключения Деклараций безопасности ГТС водохранилищ


3 года,

ст. 1466

После окончания срок действия декларации (Перечень НТПД)

Рис. 2. Фрагмент номенклатуры дел отдела эксплуатации мелиоративных систем, водопользования и кадастра

Таким образом, технология разработки сводной номенклатуры дел предполагает выявление видового состава документального фонда организации (её структурных подразделений) в соответствии с её целями и направлениями деятельности с учётом действующего законодательства, содержанием локальных правовых актов, нормативно-методических документов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела, специфики деятельности организации и роли конкретного документа в реализуемой функции, применяемых технологий при создании документов. В процессе разработки номенклатуры недопустимо формальное отношение к перечисленным компонентам. В противном случае отсутствие систематизированного полноценного документального фонда организации отразится на результатах её деятельности.

1 Федеральный закон от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (в ред. от 02.07.2013 № 171-ФЗ) // СЗ РФ. — 2005. — № 30. Ст. 3105.

2 Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (в ред. от 02.07.2013 № 188-ФЗ) // СЗ РФ. — 2013. — № 14. Ст. 1652.

3 Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (в ред. от 02.07.2013).

4 Там же, ст. 53 ч. 15.

5 Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. — 2010. — № 38.

6 Федеральный закон от 3 июня 2006 г. № 74-ФЗ «Водный кодекс Российской Федерации» (в ред. от 21.10.2013 № 282-ФЗ) // СЗ РФ. — 2006. — № 23. Ст. 2381.

7 Федеральный закон от 10 января 1996 г. № 4-ФЗ «О мелиорации земель» (в ред. от 28.11.2011 № 337-ФЗ) // СЗ РФ. — 1996. Ст. 142.

8 Федеральный закон от 21 июля 1997 г. № 117-ФЗ «О безопасности гидротехнических сооружений» (в ред. от 23.12.2003 № 186-ФЗ) // СЗ РФ. — 1997. — № 30. Ст. 3589.

9 Постановление Правительства РФ от 19 апреля 2012 г. № 350 «О Федеральной целевой программе «Развитие водохозяйственного комплекса Российской Федерации в 2012 – 2020 годах» // СЗ РФ. — 2012. — № 18. Ст. 2219.

10 Постановление Правительства РФ от 12 октября 2013 г. № 922 «О Федеральной целевой программе «Развитие мелиорации земель сельскохозяйственного назначения России на 2014 – 2020 годы» // СЗ РФ. — 2013. — № 43. Ст. 5544.

11:Постановление Правительства РФ от 6 ноября 1999 г. «Об утверждении Положения о декларировании безопасности гидротехнических сооружений (в ред. от 27.10.2012 № 1108) // СЗ РФ. — 1998. — № 46. Ст. 5698.

12 Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. — 2010. — № 38.

13 Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения» (с изм. от 28.04.2011) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. — 2007. — № 46.