Подготовка и размещение информации на официальных сайтах органов исполнительной власти

• Регламентация процедур подготовки и размещения информации на сайте

• Организация процедуры подготовки информации

• Процедура размещения информации на сайте

• Документы, сопровождающие размещение информации на сайте

В соответствии с требованиями действующего законодательства большинство государственных органов исполнительной власти сегодня активно разрабатывают и утверждают локальные нормативные акты, регламентирующие организационные и технологические вопросы подготовки, предоставления и размещения информации о своей деятельности на официальных сайтах. Среди таких нормативных документов наибольшей популярностью пользуется «Регламент подготовки и размещения на официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети Интернет информации о деятельности органа» (далее — Регламент).

Анализ соответствующих Регламентов различных органов исполнительной власти как федерального, так и регионального уровня позволил выявить общие черты, как в структуре, так и в содержании данных документов.

Регламенты устанавливают общие требования к процедурам подготовки и размещения на официальном сайте органа исполнительной власти необходимых информационных материалов. Регламенты определяют структуру официального сайта, состав размещаемой на официальном сайте информации с указанием структурных подразделений органа исполнительной власти, подведомственных органов и организаций, отвечающих за подготовку и размещение информации на официальном сайте, а также сроки размещения указанной информации на официальном сайте.

В соответствии с Регламентом, размещение информационных материалов на официальном сайте осуществляется ответственным подразделением органа исполнительной власти. Подготовку информационных материалов, подлежащих размещению на официальном сайте, осуществляют инициирующие структурные подразделения органа исполнительной власти в соответствии со сферой их ведения.

Инициирующие подразделения несут ответственность за достоверность, актуальность и полноту информационного материала, а также за отсутствие в данном материале информации, доступ к которой ограничен на основании федерального закона, и за соблюдение законодательства об интеллектуальной собственности при размещении указанного информационного материала на официальном сайте.

Согласно Регламенту, подготовленный инициирующим подразделением информационный материал предоставляется в ответственное подразделение в электронном виде (формат DOC, RTF, TXT) и на бумажном носителе вместе с сопроводительным письмом за подписью руководителя инициирующего подразделения, которое должно содержать указание на срок размещения данной информации на официальном сайте, а также предложение по размещению информационного материала в конкретном разделе (подразделе) официального сайта.

Изобразительные материалы предоставляются в виде файлов в распространённых графических форматах (JPEG, TIFF, GIF разрешением не менее 300 dpi), в виде фотографий с пояснительными записками, иллюстрированных изданий. Файлы размером больше 1 Мб предоставляются в форматах электронных архивов zip или rar.

Нормативные правовые и иные акты, в том числе акты об изменении и признании утратившими силу актов, размещаются на официальном сайте с указанием их вида, наименования, даты принятия (подписания), номера и даты вступления в силу, сведений об их официальном опубликовании.

Подготовленный информационный материал должен предоставляться инициирующим подразделением в ответственное подразделение заблаговременно до наступления сроков размещения данной информации на официальном сайте в сети Интернет. Перед размещением информационного материала на официальном сайте ответственное подразделение проверяет соответствие её электронного вида бумажному носителю, при необходимости форматирует и осуществляет иную необходимую подготовку информации к размещению на официальном сайте.

В случае обнаружения несоответствия информации, представленной в электронном виде, её копии на бумажном носителе ответственное подразделение уточняет необходимые данные у инициирующего подразделения, подготовившего данную информацию.

Ответственное подразделение осуществляет размещение информационного материала на официальном сайте с соблюдением сроков размещения указанного информационного материала. Оно не несёт ответственности за нарушение сроков размещения информационных материалов на официальном сайте в том случае, если информационный материал был предоставлен инициирующим подразделением с нарушением требований Регламента относительно сроков размещения информации.

Наиболее распространёнными категориями размещаемой на сайте информации являются следующие: новостной информационный повод, информация справочного и аналитического характера, системно обновляемая информация, уточняющая информация.

Новостной информационный повод — информация о наиболее значимых мероприятиях, событиях, которые могут представлять общественный интерес, о результатах работы органов исполнительной власти области, в том числе предварительная информация (анонс), информация о правовых актах, принимаемых руководителями органов исполнительной власти (Рисунок 1).

Рис. 1. Блок-схема

размещения новостного информационного повода на официальном сайте Правительства Кировской области

Информация справочного и аналитического характера — информация о деятельности органов исполнительной власти либо поступившая в указанные органы и подлежащая размещению в сети Интернет (Рисунок 2).

Рис. 2. Блок- схема

размещения информации справочного и аналитического характера на официальном сайте Правительства Кировской области

Системно обновляемая информация — информация, касающаяся деятельности органов исполнительной власти, либо поступившая в указанные органы и организации, обновляемая по мере изменения на системной основе. Уточняющая информация — информация, содержащая уточнения и изменения, вносимые в ранее предоставленные документы справочного и аналитического характера (Рисунок 3).

Рисунок 3. Блок- схема

размещения системно обновляемой и уточняющей информации на официальном сайте Правительства Кировской области

Размещение информации на официальном сайте осуществляется на основании заявки должностного лица, предоставляющего информацию. В заявке указываются:

• сведения о должностном лице, предоставляющем информацию (должность, фамилия, имя, отчество, контактный телефон);

• сведения о должностном лице, непосредственно подготовившем информацию (должность, фамилия, имя, отчество, контактный телефон);

• наименование тематической рубрики (подрубрики) официального сайта, а также действие, которое необходимо совершить с информацией (удалить, добавить, изменить и др.).

Отсутствие в заявке информации ограниченного доступа подтверждается подписью должностного лица, предоставляющего информацию. В случае возникновения затруднений в определении категории доступа к информации, подготавливаемой к размещению на официальном сайте, должностное лицо, предоставляющее информацию, обязано обратиться за консультационной помощью в соответствующий отдел, на который возложены функции по организации работы с секретными документами и другими документами ограниченного доступа.

Отсутствие информации ограниченного доступа в заявке подтверждается подписью начальника указанного отдела (в период отсутствия начальника отдела — подписью его заместителя).

Заявка направляется ответственному подразделению в форме документа на бумажном носителе или в электронной форме с использованием системы электронного документооборота (при наличии электронной цифровой подписи).

К заявке в форме документа на бумажном носителе прикладывается носитель информации с электронной копией документа, а в случае предоставления новостной информации — носитель информации с электронной копией документа и документ на бумажном носителе.

Информация может быть размещена на сайте в следующие сроки: срочную и оперативную информацию — в течение двух часов с момента получения заявки, а в случае получения заявки менее чем за два часа до окончания рабочего дня — не позднее 10 часов утра следующего рабочего дня; иную информацию — не позднее следующего рабочего дня со дня получения заявки или иные сроки, согласованные с должностным лицом, предоставляющим информацию.

После размещения информации на официальном сайте в заявке в форме документа на бумажном носителе работником ответственного подразделения проставляется отметка об исполнении (дата и время размещения информации на официальном сайте и подпись). Отметка об исполнении заявки, представленной в электронной форме, осуществляется с использованием системы электронного документооборота. Исполненная заявка подлежит хранению в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

Носитель информации с электронной копией документа возвращается должностному лицу, предоставившему информацию. Должностное лицо, предоставляющее информацию, несёт ответственность за: несвоевременное предоставление информации по вопросам своего ведения, в том числе за несвоевременную подачу заявки на изменение или удаление информации; предоставление недостоверной информации; несоблюдение установленного Регламентом порядка подготовки информации к размещению на официальном сайте; предоставление информации, нарушающей интеллектуальные права третьих лиц; предоставление сведений, содержащих информацию ограниченного доступа, за исключением случаев, предусмотренных Регламентом.

Ответственное подразделение вносит данные о приёме информационных материалов (о приёме электронного носителя, бумажного документа, электронного образа документа) и их обновлениях на официальном портале (причину, дату, время) в регистрационные формы:

1. Журнал приёма информационных материалов (основание размещения, время, дата, корреспондент и др.);

2. Журнал обновлений официального сайта государственного органа (основание, время, дата, исполнитель).

При этом все бумажные носители, содержащие информационные материалы, размещённые на официальном сайте государственного органа, должны храниться в ответственном подразделении в течение сроков, установленных государственным органом.

Ответственное подразделение проводит анализ эффективности функционирования официального сайта, по результатам которого осуществляет подготовку и представление на рассмотрение руководителю государственного органа предложений по изменению структуры и (или) содержания официального сайта, а также иных предложений, направленных на улучшение работы официального сайта, установленным данным государственным органом.

Таким образом, процесс подготовки и размещения информации на официальном сайте органа исполнительной власти можно свести к следующим этапам (процедурам):

1. Наступление основания размещения информации (основание наступает по мере необходимости актуализации данных, по приказу руководителей, по запросу государственных органов);

2. Подготовка информации для размещения инициирующим подразделением;

3. Предоставление информации инициирующим подразделением;

4. Проверка информации ответственным подразделением;

5. Размещение информации ответственным подразделением;

6. Мониторинг, отслеживание информации на официальном сайте ответственным и инициирующим подразделениями.

Данные процедуры должна быть чётко регламентированы соответствующими локальными нормативными документами:

• Положением об официальном сайте органа исполнительной власти;

• Регламентом подготовки и размещения на официальном сайте в сети Интернет информации о деятельности органа исполнительной власти;

• Инструкцией по делопроизводству;

• Реестром информационных ресурсов.