Деятельность добровольных общественных организаций США по совершенствованию архивного дела и управления документами

М.В. Плетнева, к.и.н., доц., Уральский федеральный ун-т

• Особенности американской системы управления архивами и документами

• Этический кодекс архивистов США

История становления и развития системы управления архивами и документами в США находится в русле современных тем исследований. В последние годы возрос интерес к американской архивной традиции, демонстрирующей наиболее заметные результаты в мире. Российские и западные специалисты стремятся не только охарактеризовать основные направления теории и практики архивного дела и управления документами, но и выявить факторы, способствующие достижению высоких результатов в заявленных областях. Изучению тех или иных аспектов постановки архивного дела и управления документами в США посвятили свои работы ряд видных специалистов в области архивного дела и документационного обеспечения управления в России: М.В. Ларин, Т.С. Волкова, В.Н. Гармаш, Т.С. Кабочкина, О.И. Рысков, И.В. Карапетянц, Н.А. Храмцовская и др.1

Специфической чертой американской системы управления архивами и документами является то, что значительный вклад в развитие архивного дела и документационного обеспечения управления вносят не только официальные органы и прежде всего NARA (Национальный архив и управление документацией), но и ряд добровольных профессиональных общественных организаций. Результаты функционирования данных некоммерческих организаций на территории США, пожалуй, сложно переоценить. Вполне можно согласиться с утверждением Л.Л. Левченко о том, что «общества архивистов в США являются ярким примером того, как люди, объединяясь, принимают на себя ответственность за решение важных для нации задач»2.

Следует отметить, что система профессиональных архивных ассоциаций представлена национальными, региональными и местными объединениями архивистов. Среди них особое место занимают Общество американских архивистов, Американская ассоциация управляющих документацией и администраторов, Ассоциация делопроизводителей и руководителей архивных учреждений, Национальная ассоциация руководителей архивных и документационных учреждений местных органов управления, Ассоциация по обслуживанию информацией и изобразительным материалом и др.

Обратимся к изучению основных направлений деятельности и результатов наиболее выдающихся организаций.

На сегодняшний день крупнейшей среди упомянутых раннее является профессиональная ассоциация «Общество американских архивистов» («Society of American Archivists», SAA), созданная 29 декабря 1936 г. в США группой историков, архивистов, документоведов, библиотекарей и музейных работников. Главной задачей, стоящей перед некоммерческой организацией с первых дней ее функционирования, стало повышение значимости деятельности архивистов, а также совершенствование архивной отрасли и сферы управления документацией. В первый год работы членами Общества стали 124 гражданина США и 4 организации. Спустя год, в 1937 г., общая численность организации составляла уже 243 человека и 18 учреждений3. На сегодняшний день SAA объединяет более 5500 человек и 600 учреждений.

Организационно Общество американских архивистов представлено рядом комитетов, курирующих различные направления деятельности профессионального объединения: рассмотрение вопросов членства, совершенствование архивного дела, внесение конструктивных предложений по унификации архивного законодательства, публикаторская деятельность, обеспечение профессиональной подготовки архивистов, установление и поддержание международных отношений и др. Возглавляет SAA – президент. Первым президентом Общества американских архивистов был избран Альберт Ньюсам (Albert R. Newesome), внесший заметный вклад в развитие концепции единого архивного законодательства в 1930-е гг. В настоящий момент данную должность занимает Кэтлин Рой (Kathleen Roe), ранее являвшаяся вице-президентом. Официальное месторасположение штаба Общества: США, Чикаго (17 North State Street, Chicago, USA).

В первые годы работы Общества американских архивистов были намечены основные направления деятельности. В частности, содействие повышению уровня профессиональной подготовки работников архивной сферы, улучшение качества работы с архивными фондами, определение этических ценностей архивиста, публикаторская деятельность. В январе 1938 г. в свет вышел первый выпуск профессионального журнала «Американский архивист» (The American Archivist), освещающий вопросы организации архивного дела и системы управления документацией. В настоящий момент журнал издается четыре раза в год и имеет также версию онлайн. Помимо «Американского архивиста» обществом дважды в месяц издается информационный бюллетень «Архивные перспективы» (Аrchival Outlook), а также онлайн-справочник по профессиональной подготовке архивистов (SAA Directory of Archival Education).

Другим направлением работы ассоциации является профессиональная подготовка специалистов в сфере управления документацией и организации архивного дела. В 1994 г. Обществом американских архивистов были разработаны специальные учебные стандарты для подготовки архивистов в высших учебных заведениях. В 2002 г. некоторые стандарты были пересмотрены и частично заменены4. В настоящее время обществом ведется активная деятельность по организации обучения архивных работников и документоведов: инициируется проведение семинаров, осуществляется оперативное информирование специалистов архивной отрасли США о достижениях в данной сфере, издаются учебные пособия и пр.

В 1980 г. Обществом американских архивистов был принят «Этический кодекс архивиста» (The Code of Ethiecs for Archivists), который был переиздан в январе 2012 г. Основополагающими ценностями архивиста, по мнению авторов, должны стать профессиональные отношения, основанные на взаимном уважении, честности и справедливости по отношению к коллегам и пользователям; обеспечение сохранности и защиты архивных материалов от актов вандализма и физической порчи документов. Архивисты должны оказывать и содействие правоохранительным органам для раскрытия преступлений, связанных с хищением архивных документов, а также соблюдать правила конфиденциальности и понимать, что существует тайна личной жизни и защита информации частного характера и др.5 В настоящий момент Этический кодекс имеет большее значение при одновременном использовании Свода основных ценностей архивиста (The Core Values of Archivists)6 – документа, подчеркивающего такие качества архивиста, как ответственность перед обществом, профессионализм, умение отслеживать и удовлетворять потребности пользователей в архивной информации и пр.7

Несмотря на очевидную значимость появления Этического кодекса, с первых дней публикации и по сегодняшний данный документ вызывает ряд вопросов. Примером тому служит вышедшая в 2003 г. дискуссионная статья Г. Дингвелла под названием «Доверчивые архивисты: роль Этического кодекса архивиста в установлении всеобщей веры»8. Автор не только изучает нормативный аспект Кодекса, но и проводит компаративный анализ американского Этического кодекса и аналогичных документов Канады, Великобритании и Австралии. В результате предпринятого исследования Г. Дингвелл заключает, что большинство американских архивистов лишь на половину соответствует всем этическим требованиям Кодекса. В определенной степени это обусловлено завышенными не только этическими, но и профессиональными требованиями. Тем не менее за свою научную работу молодой специалист был удостоен премии имени первого издателя журнала «Американский архивист» Теодора Кельвина Писа в Лос-Анджелесе 22 августа 2003 г., на 67 ежегодной встрече членов Общества американских архивистов.

Общество американских архивистов стремится активно осваивать интернет-пространство. С этой целью организация обзавелась собственным интернет-порталом9. Сайт отличает высокая информативность, оперативность в обновлении новостного блока и простота в использовании. Основные разделы позволяют получить разностороннюю информацию об истории и основных направлениях деятельности общества. Среди них разделы, посвященные профессии архивиста, подготовке кадров, вопросам членства, публикации источников, обзору событий отрасли. Кроме того, на сайте можно приобрести печатные издания через виртуальный книжный магазин общества.

Грядет юбилей Общества американских архивистов – в 2016 г. ассоциация будет отмечать 80-летнюю годовщину со дня основания. За более чем полувековую историю деятельности обществу удалось улучшить общее состояние архивного дела по ряду актуальных вопросов. Положительная динамика результатов работы и стремительное расширение общества, пожалуй, указывает на высокое значение и ценность данной организации для архивной отрасли США.

Другой значительной добровольной ассоциацией является «Американская ассоциация управляющих документацией и администраторов – АУДА» (Association of Records Managers and Administrators – ARMA), расположенная в Нью-Джерси (127 Delaware Avenue Palmyra, New Jersey, USA). Предыстория создания данной некоммерческой организации берет начало в ноябре 1955 г., когда двенадцать специалистов в сфере управления документацией и архивного дела различных корпораций Нью-Йорка основали «Ассоциацию документоведов-исполнителей и администраторов» (The Association of Records Executives and Administrators – AREA). По задумке организаторов, ассоциация должна была усовершенствовать процессы обмена информацией в сфере управления документацией. Предполагалось также и проведение систематических встреч специалистов в сфере управления документацией, на которых бы поднимались наиболее актуальные и требующие разрешения вопросы. Например, организация работы с информацией, техническое обслуживание, разработка алгоритмов поиска, а также сохранение и уничтожение информации.

В 1955 г. по инициативе другой группы специалистов в области управления документацией появляется еще одна организация – «Ассоциация управляющих документацией США» (The American Records Management Association – ARMA). Некоммерческая организация носила статус национальной и представляла интересы преимущественно специалистов американской сферы управления документацией. Однако исторически важный поворот состоялся в 1975 г. Именно в этот год произошло слияние двух существующих ранее обособленно ассоциаций – AREA и ARMA. В результате появилась новая организация – «Ассоциация управляющих документацией и администраторов» (The Association of Records Managers and Administrators – ARMA). Данное образование уже носило международный характер и занималось разработкой профессиональных вопросов в сфере управления документацией не только в США, но и за их пределами. Ключевыми проблемами для обсуждения по-прежнему оставалось эффективное использование информации и организация работы с документами.

В 1980 г. состоялось знаковое событие в профессиональной среде – на ежегодной конференции ARMA были представлены результаты работы Международной федерации по управлению документацией (некоммерческая организация, осуществляющая связь между национальными ассоциациями в сфере управления документацией. – М.П.). На этой конференции обсуждались также четыре ключевые проблемы управления документацией того времени: состояние управления документацией в мире; значение пересекающего границы потока данных; статус микрофильма в международном масштабе; необходимые шаги по внедрению программы по управлению документацией в международном масштабе10.

В рамках ассоциации реализуются и образовательные программы, нацеленные на профессиональную подготовку документоведов. В январе 1973 г. при ассоциации даже был создан стипендиальный фонд для поддержки студентов, обучающихся на дневной форме в высших учебных заведениях по специальностям в сфере управления документацией. В настоящий момент образовательной программой, разработанной ARMA, предусмотрены прогрессивные образовательные формы, такие, как разнообразные онлайн-курсы и веб-семинары.

Как и большинство профессиональных добровольных организаций, Американская ассоциация управляющих документацией и администраторов представлена и в глобальной сети Интернет. Портал отличает систематизация информации о деятельности данной организации по тематическому принципу. Особое место отводится таким направлениям деятельности, как исследовательская работа, взаимодействие с партнерами, ежегодная отчетность о результатах своей работы, а также предоставление грантов и оказание прочей поддержки архивистов11.

Некоммерческие ассоциации в сфере архивного дела и управления документацией вносят значительный вклад в развитие отрасли. Благодаря плодотворной работе членов Общества американских архивистов значительно повысился уровень профессиональной подготовки архивистов и документоведов, а принятый Этический кодекс архивиста, способствовал переосмыслению ответственности архивиста перед обществом. Американская ассоциация управляющих документацией и администраторов в своей деятельности нацелена на повышение профессионализма документоведов. Благодаря функционированию данного профессионального объединения значительно усовершенствовалась организация работы с документами не только в США, но и за их пределами. Отличительной особенностью деятельности профессиональных объединений на территории США является то, что рассмотренные образования способны фактически оказывать значительное влияние на развитие архивной отрасли и сферы управления документами в США. И во многом именно деятельность добровольных профессиональных организаций способствует достижению лидирующих позиций США в обозначенных направлениях.