Дубовицкая М.А. начальник службы делопроизводства в строительной компании
Статус службы ДОУ на предприятии
-
Место службы ДОУ
-
Предложения по совершенствованию структуры и организации работы службы ДОУ
Ни для кого не секрет, что определение статуса и положения службы ДОУ в организационной структуре предприятия представляет собой довольно болезненный вопрос как для руководства, так и для работников службы ДОУ.
Существующие нормативные правовые акты не содержат конкретных требований к положению, штатной численности, наименованию и даже функционалу подразделения, отвечающего за ДОУ на предприятии. Единственным правовым актом, называющим службу ДОУ самостоятельным структурным подразделением с подчинением непосредственно руководителю организации, является хорошо известная ГСДОУ. Несмотря на довольно большую долю устаревших данных, этот нормативный акт достаточно четко прописывает положение службы ДОУ в структуре организации:
«1.4 Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации»1.
Однако положения Системы принято рассматривать как общие принципы и рекомендации; обязательного характера исполнения эти положения не имеют. В результате каждое учреждение, предприятие или организация самостоятельно решает вопросы организационного подчинения службы ДОУ.
Несмотря на бурное совершенствование управленческих систем, технологий электронного документооборота и динамичного развития внешней среды предприятий в целом, при выборе организационного положения службы ДОУ руководство часто остается консервативным: подразделение, ведущее делопроизводство в организации, продолжают включать в структуру какого-либо более крупного подразделения. Подчинение службы ДОУ напрямую заместителю генерального директора — лучший вариант.
В рамках данной статьи рассмотрим один из распространенных случаев — включение службы ДОУ в структуру административно-хозяйственного отдела (далее — АХО). Казалось бы, такая практика должна уйти в прошлое: что может быть общего между документами и хозяйственным блоком? Тем не менее такие случаи имеют место. В этой связи попробуем разобраться в такой многосложной структуре и определить возможности улучшений.
Служба «ДОУ»: «на посылках» у других подразделений или самостоятельная структурная единица?
Обычно «структурным гнётом» страдают средние компании, где служба ДОУ уже создана, но достойного места в структуре ей не нашлось, и руководство приняло решение «пристроить» подразделение к другому, часто со смежными функциями. Отметим, что в маленьких организациях обычно такого не происходит, потому как делопроизводством занимается там одно лицо, непосредственно подчиненное руководителю. Крупные компании, как правило, осознают роль подразделения, отвечающего за документационное обеспечение управления в организационной структуре, следствием чего появляются такие единицы, как департамент по работе с персоналом, департамент информационных технологий, департамент управления документами и т.п.
В организации ООО «Ягода-малина» существует административно-хозяйственный отдел, который возглавляет начальник. Задача документационного обеспечения деятельности ООО возложена на АХО. Приведем выдержку из Инструкции по делопроизводству ООО «Ягода-малина».
Раздел 1.1. Общие положения
«документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях организации единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и инструктаж работников основам делопроизводства возлагается на административно-хозяйственный отдел».
Следовательно, функции ДОУ наряду с хозяйственным и социально-бытовым обеспечением возложены на АХО. Организационная структура АХО наглядно демонстрирует это. В Приложении 1 приводится такая схема.
Налицо абсурдная ситуация: начальник АХО руководит делопроизводством в компании. Конечно, он делегирует свои полномочия соответствующим заместителям. Однако как бы добросовестно и качественно не выполняли свои обязанности специалисты по делопроизводству, эффективная работа невозможна без обратной связи: отчетов, контроля исполнения документов и поручений. Начальник АХО в силу специфики своих полномочий не в состоянии осуществлять грамотный контроль за ведением делопроизводства и рассматривать отчеты подчиненных ему сотрудников. В результате подобная деятельность сводится к формальности: делопроизводитель готовит документ, отдает его на подпись начальнику АХО, документ вводится в действие. Часто такие формальные операции приводят к различного рода казусам: в листе согласования Инструкции по делопроизводству должна стоять виза начальника АХО (как руководителя блока делопроизводства). С административной точки зрения это правильно, с функциональной — может завести в тупик. С таким же успехом делопроизводством может руководить главный бухгалтер, начальник отдела кадров или юридического отдела.
Согласно Положению об АХО ООО «Ягода-малина» основными задачами подразделения являются:
-
поддержание всех офисных помещений в рабочем состоянии, руководство работами по содержанию зданий, помещений организации, а также относящихся к ним строений и окружающей территории в надлежащем порядке;
-
защита объектов организации от хищений и других преступных посягательств;
-
документационное обеспечение деятельности организации, включая комплектование архива организации и обеспечение сохранности документов.
Для выполнения каждой из этих задач на АХО возлагаются соответствующие функции. Как мы видим, ДОУ в «Ягоде-малине» находится на третьем месте по значимости в функционале АХО.
Делопроизводство в ООО «Ягода-малина» ведется заведующим делопроизводством, секретарями и делопроизводителем. Функционально и административно заведующий делопроизводством, секретари и делопроизводитель подчиняются начальнику АХО. Именно начальник АХО подписывает заявления заведующего делопроизводством и секретарей на отпуск, визирует заявления о принятии на работу и увольнении. Хотя к делопроизводству начальник АХО, мягко говоря, имеет довольно опосредованное отношение.
Таким образом, делопроизводство в «Ягоде-малине» является составной частью, одной из функций АХО. Ни один документ, затрагивающий вопросы делопроизводства компании (инструкции, положения, приказы и распоряжения, памятки) не обходится без визы начальника АХО. К сожалению, часто она носит формальный характер.
Заведующий делопроизводством зачастую вынужден затрачивать дополнительное время на подобное формальное согласование документов у начальника АХО, который не компетентен в вопросах делопроизводства.
С другой стороны, начальник АХО часто «пользуется» своим руководящим положением и ставит перед заведующим делопроизводством задачи, которые не входят в круг полномочий последнего. В Приложении 2 приводится пример такого распоряжения.
Можно сделать вывод, что делопроизводство в ООО «Ягода-малина» ведется только в АХО, остальные подразделения остаются без должного внимания. Подобное абсурдное положение дел регламентировано в организации в соответствующих локальных актах.
Наметим ряд рекомендаций к устранению подобной нелогичной ситуации.
Во-первых, сразу оговоримся, что руководство «Ягоды-малины» не пойдет на выделение службы ДОУ в самостоятельную структурную единицу, поскольку это повлечет за собой дополнительные затраты. Попробуем обойтись «малой кровью».
Внесем ряд изменений в существующую структуру АХО. В Приложении 3 продемонстрируем такую обновленную структуру. Служба ДОУ не ушла из подчинения начальника АХО, однако это подчинение стало носить исключительно административный характер: функционально штатный состав службы ДОУ подчиняется заведующему делопроизводством, а сам заведующий отчитывается перед заместителем генерального директора (который должен быть компетентен в вопросах ДОУ). Такая структура, хотя и несколько тяжеловесна, подчеркивает особый статус службы ДОУ и позволяет наметить движение к выделению ее в самостоятельное подразделение.
Во-вторых, следует внести некоторые изменения в организационные документы ООО «Ягода-малина».
В Положение об АХО желательно внести ряд поправок в части функционала отдела. Задачу документационного обеспечения деятельности ООО «Ягода-малина» запишем следующим образом:
«Выполнение задачи по документационному обеспечению деятельности организации, а также комплектованию архива организации и обеспечению сохранности документов в АХО возложено на заведующего делопроизводством, который в свою очередь осуществляет руководство службой ДОУ организации. Функции и обязанности заведующего делопроизводством содержатся в его должностной инструкции».
Соответственно в должностной инструкции заведующего делопроизводством следует указать:
-
Общие положения
1.1…
1.4. Заведующий делопроизводством административно подчиняется начальнику АХО, функционально — заместителю генерального директора.
-
Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций заведующий делопроизводством обязан:
-
Эффективно руководить подчиненными ему согласно организационной структуре и штатному расписанию сотрудниками;
-
Организовывать и координировать документационное обеспечение управления организации;
-
Организовывать комплектование архива организации и обеспечивать сохранность документов;
-
Руководить разработкой и ведением организационно-распорядительной документации;
-
Организовывать работу секретарей, делопроизводителей, архива и курьеров и контролировать выполнение закрепленных за ними обязанностей;
-
Организационно-распорядительные, локальные нормативные и иные документы, касающиеся ДОУ организации, согласовывать у заместителя генерального директора;
-
Регулярно отчитываться о проделанной работе перед заместителем генерального директора.
Это примерный перечень обязанностей заведующего делопроизводством, который может быть существенно расширен за счет организационных и структурных изменений.
Однозначно следует внести изменения в Инструкцию по делопроизводству организации. В уже упомянутом разделе 1.1 «административно-хозяйственный отдел» следует заменить на «заведующего делопроизводством». Поскольку в «Ягоде-малине» отсутствует служба ДОУ как полноценное структурное подразделение, логичней будет внести в Инструкцию ссылку именно на должность — заведующего делопроизводством.
Таким образом, у начальника АХО останутся только административные полномочия в отношении заведующего делопроизводством и специалистов по делопроизводству: прием и увольнение работников, отправка их в отпуск, ведение графика отпусков и табеля рабочего времени и т.п. Несомненно, в этих процессах роль «первой скрипки» должен играть заведующий делопроизводством: именно его слово должно быть решающим при том или ином шаге начальника АХО. Так, заведующий делопроизводством непременно должен присутствовать и проводить собеседования при приеме на работу работников ДОУ, согласовывать время ухода их в отпуск, контролировать их присутствие на работе и т.п.
Безусловно, такая структура имеет ряд существенных недостатков, среди которых:
-
опасность дублирования должностных полномочий начальника АХО и заведующего делопроизводством;
-
смешение полномочий заместителя генерального директора и начальника АХО.
Для снижения степени этих рисков следует четко прописать подобное разделение полномочий в соответствующих документах и довести их до сведения каждого заинтересованного работника. В таблице 1 отображено примерное распределение административно-функционального разделения полномочий начальника АХО и заведующего делопроизводством.
Таблица 1
Распределение полномочий начальника АХО и заведующего делопроизводством
№ п/п |
Наименование функции |
Наименование полномочий |
||
Заместитель генерального директора |
Начальник АХО |
Заведующий делопроизводством |
||
1 |
ДОУ, организация работы с документами, комплектование архива |
Визирует, согласовывает, вносит изменения в документы |
- |
Осуществляет, обеспечивает |
2 |
Административные функции (прием и увольнение, отпуска, больничные, учет рабочего времени и пр.) |
- |
Визирует документы |
Осуществляет, обеспечивает |
3 |
Контрольные функции (отчеты, исполнение, устранение недочетов) |
Рассматривает, принимает решения, отправляет на доработку документы |
- |
Осуществляет, обеспечивает |
Как видно из таблицы, весь груз полномочий по ДОУ возложен на заведующего делопроизводством. Заместитель генерального директора выполняет контрольные функции по отношению к заведующему делопроизводством. Начальник АХО руководит деятельностью заведующего делопроизводством на административных началах.
В результате такой смены административно-функционального подчинения ДОУ в организации приобретет независимость от хозяйственного обеспечения.
Подобная модель административно-хозяйственного взаимодействия справедлива для любых «структурных перегибов» в части включения службы ДОУ в какую-либо структурную единицу организации (отдел информационных технологий, юридический отдел, бухгалтерия и пр.).
Отметим, что данные предложения стоит оценивать как крайнюю меру. По возможности настоятельно рекомендуем выделять службу ДОУ в обособленное структурное подразделение, а ее руководителя подчинять непосредственно руководителю организации. Включение службы ДОУ (и/или подчинение ее руководителя) в структуру АХО подчеркивает ее второстепенную роль, нивелирует статус издаваемых ею документов. Кроме того, подразделение, отвечающее за ДОУ в организации, помимо своей основной функции — организации и обеспечения ДОУ, часто отвечает за вопросы совершенствования информационного и документационного обеспечения, а также комплектования архива компании. В случае включения ДОУ в структуру АХО такие функции однозначно уходят на второй план.
«Разделяй и властвуй», или как разграничить документооборот между службой ДОУ и вышестоящим структурным подразделением?
Казалось бы, что сложного: у ДОУ свой документооборот, у АХО — свой. Отдельная номенклатура дел, отдельные папки, отдельная регистрация — и порядок. На практике не все так просто. В Приложении 4 приводится пример номенклатуры дел АХО за 2015 год.
Беглый анализ номенклатуры позволяет сделать вывод, что ее срочно необходимо менять. Учитывая структурные особенности АХО и ДОУ в ООО «Ягода-малина», сделать тематические подразделы: дела ДОУ и дела АХО. К подразделу «Документы АХО» следует отнести следующие дела:
-
Документы на право собственности на имущество и управление им;
-
Журнал регистрации договоров по основной деятельности;
-
Документы по инвентаризации имущества;
-
Документы о приобретении хозяйственного имущества (служебные и докладные записки).
Перечисленные документы АХО — основные документы, с которыми работникам ДОУ «Ягоды-малины» приходится сталкиваться в процессе своей деятельности. Безусловно, АХО создает и другие документы и дела, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.
Помимо внесения изменений в номенклатуру дел АХО, рекомендуем воспользоваться удобным инструментом, позволяющим эффективно и наглядно обрабатывать и структурировать информацию. Этот инструмент — Mind Maps. Так называемые интеллектуальные карты оказывают неоценимую помощь при составлении протоколов совещаний и собраний2. В нашем случае предлагаем использовать данный инструмент для наглядного разграничения документооборота внутри одного структурного подразделения. Особенно удобным это окажется для секретаря (или делопроизводителя), который может в режиме онлайн обратиться к подобной схеме, не открывая номенклатуру дел, и понять, куда отнести тот или иной документ.
В Приложении 5 отображена такая интеллектуальная карта номенклатуры АХО.
Приведен лишь пример такой номенклатуры в отображении интеллект-карты. От каждого дела идут ветви — Срок хранения и № статей по перечню. Также можно указывать количество заведенных дел (по завершению делопроизводственного года). Для удобства работы можно делать различного рода пометки: для служебных целей, конфиденциально, не регистрировать и пр.
В Приложении 6 приведено текстовое отображение интеллект-карты (формат текстового файла Open Office Document).
Использовать такую карту чрезвычайно удобно как уже работающему сотруднику ДОУ, так и вновь пришедшему, который должен понять специфику ведения делопроизводства в организации, принявшей его на работу. С помощью современных технических средств работу с номенклатурой организации можно сделать более эффективной: открывая файл интеллект-карты, сотрудник сразу видит, куда какое дело относится, под каким индексом следует регистрировать документы, как разделяются разные потоки документов (как в нашем случае с АХО и ДОУ).
Для примера использовалась программа Freemind как одна из наиболее популярных и удобных в использовании.
Сложная экономическая ситуация — повод «экономить» на делопроизводстве или возможность оптимизации организационной структуры предприятия?
2016 год для административного персонала оказался противоречивым, как и в целом для отечественного рынка труда. В конце 2015 года КА «Юнити» делало прогнозы о дальнейшем снижении доли вакансий административного персонала3. На фоне продолжающейся волны банкротств и оптимизаций деятельности компаний, в первую очередь связанных с сокращением численности персонала, нетрудно подметить тенденцию, связанную с сокращением доли именно административного персонала.
В условиях кризисной ситуации и неблагополучных экономических прогнозов компании чаще всего стараются сохранить ключевых работников и подразделения, к которым не относят службу ДОУ и ее работников.
Не обращая внимания на эмоциональную составляющую этого процесса, попробуем спроектировать подобную «оптимизацию» на конкретном примере.
Итак, руководством ООО «Ягода-малина» принято решение о сокращении штатов и оптимизации организационной структуры. Изданы соответствующие документы, которые доведены до сведения работников. Из документов следует, что, помимо прочих, ликвидируется АХО, упраздняется должность заместителя директора и т.п. В целях совершенствования деятельности организации сохраняются должности начальника АХО и заведующего делопроизводством, на которых теперь возлагается вся полнота ответственности за реализацию полномочий по хозяйственному и документационному обеспечению деятельности ООО.
В рамках процесса оптимизации определено следующее:
-
архив организации совсем невелик, дела и документы с истекшим сроком хранения вполне могут храниться совместно с делами текущего делопроизводства. Необходимо только их разделить. Следовательно, необходимость в содержании архива отпадает;
-
в рамках процесса сокращения затрат признано нецелесообразным осуществлять мероприятия по совершенствованию информационного и документационного обеспечения деятельности ООО;
-
в нагрузку к основным обязанностям заведующему делопроизводством поручено:
-
составлять акты инвентаризации по ее итогам;
-
организовывать сбор и проверку табелей учета рабочего времени всех подразделений организации;
-
осуществлять сбор подписей и ознакомлений работников с документами, касающимися сокращений и оптимизации структуры организации.
Как мы можем видеть, заведующий делопроизводством должен выполнять несвойственные ему функции, однако так или иначе связанные с документированием деятельности организации. Безусловно, такие меры необходимы в условиях «затягивания поясов» и общего сокращения издержек. Важно только, чтобы руководство не злоупотребляло подобной ситуацией.
Служба ДОУ довольно часто становится объектом сокращения издержек и оптимизации организационной структуры в условиях экономического спада. В этой ситуации важно соблюсти баланс интересов: не стоит допускать, чтобы за счет сокращения затрат ведение делопроизводства сводилось к регистрации и отправке писем, или за счет включения службы ДОУ или ее представителей в другую структурную единицу снижалась ее роль в управленческом процессе до критически низкого показателя. Следует помнить, что даже в крайнем случае ликвидации организации «последнее слово остается» за документом, фиксирующим факт ликвидации и сопутствующие процедуры, следовательно, без работника, владеющего навыками работы с документами, будет обойтись непросто.
Приложение 1
Организационная структура АХО
Приложение 2
Пример распоряжения начальника АХО
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «Ягода-малина»
(ООО «Ягода-малина»)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
13.06.2016 № 35
Москва
О предоставлении информации
В связи с оптимизацией затрат
ОБЯЗЫВАЮ:
-
Руководителей структурных подразделений в срок до 01 августа 2016 года предоставить начальнику административно-хозяйственного отдела Астапчуку П.П. письменное обоснование производственной необходимости сотрудников в служебных мобильных телефонах.
-
Контроль за исполнением настоящего распоряжения возлагаю на заведующего делопроизводством Резвую В.Н.
Генеральный директор Л.А. Лукич
С распоряжением ознакомлен(а):
_________________________ В.Н. Резвая
(подпись)
Приложение 3
Обновленная организационная структура АХО
Приложение 4
Номенклатура дел АХО на 2015 год
Номенклатура дел
административно-хозяйственного отдела
на 2015 год
№ п/п |
Заголовок дела |
Кол-во дел |
Срок хранения и № статьи по перечню |
Примечание |
1-01 |
Учредительные документы |
|
|
|
1-02 |
Документы о лицензировании |
|
|
|
1-03 |
Документы на право собственности на имущество и управление им |
|
|
|
1-04 |
Документы по инвентаризации имущества |
|
|
|
1-05 |
Входящая корреспонденция |
|
|
|
1-06 |
Исходящая корреспонденция |
|
|
|
1-07 |
Протоколы совещаний |
|
|
|
1-08 |
Приказы по основной деятельности |
|
|
|
1-09 |
Журналы учета и регистрации |
|
|
|
1-10 |
Документы о приобретении хозяйственного имущества |
|
|
|
1-11 |
Служебные записки |
|
|
|
1-12 |
Номенклатура дел |
|
|
|
1-13 |
Резерв |
|
|
|
Приложение 5
Интеллект-карта номенклатуры дел АХО
Приложение 6
Текстовое отображение интеллект-карты номенклатуры дел АХО
Номенклатура дел АХО
Документы ДОУ
1-01 Учредительные документы
1-02 Документы о лицензировании
1-05 Входящая корреспонденция
1-06 Исходящая корреспонденция
1-07 Протоколы совещаний
1-08 Приказы по основной деятельности
1-09 Журналы учета и регистрации
1-11 Служебные записки
1-12 Номенклатура дел
Документы АХО
1-03 Документы на право собственности на имущество и управление им
1-04 Документы по инвентаризации имущества
1-10 Документы о приобретении хозяйственного имущества
— Служебные и докладные записки
1 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., Главархив СССР, 1991
2 Дубовицкая М.А. Оперативные совещания: как их можно протоколировать и контролировать исполнение поручений // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2016. — № 3. — С. 53
3 Рынок труда в 2016. Источник: http://hr-media.ru/rynok-truda-2016-poteri-ot-sanktsij-i-inflyatsii-rabotodateli-i-ih-sotrudniki-nesut-vmeste-i-sotrudniki-teryayut-kak-v-nastoyashhem-tak-i-v-budushhem/