Создание реестра уникальных документов Архивного фонда Орловской области

Автор: Т.Н. Старых, Л.В. Конюхова

Создание реестра уникальных документов Архивного фонда Орловской области

Т.Н. Старых, Л.В. Конюхова, Орловский гос. университет

  1. Порядок отбора документов в реестр
  2. Документы, отобранные в реестр уникальных документов Архивного фонда Орловской области

Важную роль в обеспечении сохранности архивных документов играет Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, который устанавливает порядок работы по созданию Государственного реестра уникальных документов и обеспечение контроля за их сохранностью.

Регламент предполагает создание органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации региональных реестров уникальных документов.

Практически сразу же после утверждения Регламента Государственного реестра уникальных документов АФ РФ в 1997 году в Орловском государственном архиве была создана рабочая группа по составлению Регионального реестра в составе наиболее опытных специалистов госархива Орловской области.

Выявление ценных документов было начато в хронологической последовательности.
Наиболее древними документами, хранящимися в Государственном архиве Орловской области, являются документы из двух фондов: коллекции столбцов (ф. 847) за 1614-1752 годы и коллекции грамот (ф. 915) за 1686-1896 годы (находятся на сейфовом хранении с 1998 года). Собрание столбцов представлено указами и жалованными грамотами царей Михаила Федоровича, Алексея Михайловича, Федора, Иоанна и Петра Алексеевичей о подтверждении земельных владений монастырей, о сложении с них налогов и т.д. Коллекция грамот русских царей и императоров, орловского Дворянского депутатского собрания, орловского епископа о производстве в чины отличившихся служащих представляет значительную историческую и художественную ценность.
Помимо выявления уникальных документов по описям проводился их поиск по каталогам архива и шло попутное выявление при исполнении тематических запросов.

В конце 2001 года был составлен Перечень документов, подлежащих включению в Региональный реестр. В основном это были документы о знаменитых земляках: А.А. Фете, Н.С. Лескове, М.М. Пришвине, Б.К. Зайцеве, Г.Г. Мясоедове, П.И. Якушкине, П.Г. Заинчевском, А.Н. Апухтине, С.И. Кривцове, Д.И. Азбукине, В.Н. Хитрово. Кроме того, уникальными были признаны все 150 документов из коллекции грамот и столбцов.

Таким образом, по результатам первоначальной деятельности группы в 2001-первой половине 2002 гг. для включения в реестр предлагались в основном широко известные документы, находящиеся на хранении в госархиве.

Следующим этапом работы явилось описание отобранных для включения в Реестр уникальных документов.
Объектом, включенным в первоначальный вариант Регионального реестра, являлся не только отдельный документ, но иногда единица хранения, фонд или коллекция, которые описывались не подокументно, а комплексом документов, причем составлялся один лист учета и описания на целое дело, фонд или коллекцию. Так были составлены 22 листа учета и описания, в которых отражены 146 документов, включенных в Перечень уникальных документов в 2001 году.

В 2002 году областной госархив получил программу для БД «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации» (UNIC). С данного момента началась апробация описания уникальных документов в электронном варианте.

Составляя Региональный реестр, рабочей группой были отобраны три документа для включения в Федеральный реестр:

  1. жалованная грамота царя и великого князя Михаила Федоровича Св(и)енскому монастырю от 19 февраля 1614 г.;
  2. указ царя Михаила Федоровича в Брянск воеводам кн. Олексею Григорьевичу Долгорукому и Ивану Гавриловичу Бобрищеву-Пушкину о запрещении кабацким откупщикам торговать на ярмарке в Св(и)енском монастыре от 16 февраля 1623 г.;
  3. отписки о взыскании в государеву казну сбора с вотчин Св(и)енского монастыря от стольников и воевод Хилкова и Чоглокова от 17 марта 1623 г..

Однако, по решению ЦЭПК, эти документы не были включены в Государственный реестр уникальных документов АФ РФ на том основании, что они имеют региональное значение.

В целях выработки системного подхода к формированию Регионального реестра уникальных документов, по мере накопления опыта работы по выявлению, описанию, экспертизе ценности уникальных документов были разработаны методические рекомендации по выявлению, описанию, учету и хранению уникальных документов Архивного фонда Орловской области.

Для включения в Реестр уникальных документов АФ Орловской области документ должен соответствовать следующим критериям.

Первый критерий – древность документа - является самодостаточным и не требует применения каких-либо других критериев. Однако в силу специфики дореволюционных архивных фондов, содержащих в основном документы губернских и уездных учреждений со второй половины XVIII века, включению в Региональный реестр Орловской области подлежат не только документы до 1626 года, но и более поздние (XVII в. – первая четверть XVIII в.), т.е. хронологический период документов для включения в реестр по первому критерию продлен из-за отсутствия более ранних. При отнесении документов XVIII века к «древним» привлекаются также дополнительные критерии, заключающиеся в немногочисленности и редкости наличия какого-либо документа в составе Архивного фонда Орловской области.

Другим обязательным критерием отнесения документа к уникальному является подлинность документа.
Обязательными критериями являются: бесспорность культурно-исторической значимости документа, его публичность и высокая материальная ценность.

Учитываются также критерии отношения документа к историческому событию (документы, в которых зафиксированы события, явления, повлиявшие на социально-экономические, научные, культурные преобразования и дальнейшее развитие края), исторической личности (прежде всего это автографы знаменитых орловцев-земляков, метрические свидетельства или записи о рождении), юридическое значение документа, его художественные и оформительские особенности.

Выявление уникальных документов строго по критериям позволило отнести к особо ценным 30 документов из коллекций грамот и столбцов. Из других фондов государственного архива, были включены 44 документа, – это метрические записи о рождении писателя Б.К. Зайцева, художника Г.Г. Мясоедова, литературоведа М.М. Бахтина; автографы известного математика А.П. Киселева, декабриста С.И. Кривцова, знаменитого врача-психиатра Д.И. Азбукина; планы городов Орловской губернии и др.
Большинство документов, включенных в Реестр уникальных документов Архивного фонда Орловской области, представлены автографами выдающихся деятелей науки, литературы, искусства, знаменитых земляков-орловцев. В реестр также внесены картографические материалы, документы, содержащие сведения о создании в Орле регулярной почты, формировании орловского купечества из государственных крестьян, строительстве постоянных мостов через реку Оку, городских трамвайных путей и т.п.

Региональный реестр, по мере выявления уникальных документов, постоянно пополняется.

Определены темы и очередность фондов для выявления в них уникальных документов. Уже просмотрены базовые фонды: Канцелярия Орловского губернатора (ф. 580), Орловское наместническое правление (ф. 633), Орловское губернское правление (ф. 4).

В настоящее время проводится комплексное выявление уникальных документов в фондах согласно утвержденному списку фондов, подлежащих просмотру с целью обнаружения в них уникальных документов.

Параллельно Государственным архивом области принимаются меры по улучшению физического состояния уникальных документов – проведение реставрационных работ, создание страхового фонда и фонда пользования на уникальные документы.

В облгосархиве создана собственная АБД «Реестр уникальных документов Архивного фонда Орловской области», куда заносится информация об уникальных документах.

По состоянию на 2007 год в Реестре уникальных документов Архивного фонда Орловской области, в части «Государственный архив», зарегистрировано 86 документов.

В настоящее время в Орловской области накоплен опыт создания Регионального реестра уникальных документов, подготовлена нормативно-правовая база выявления, описания и учета документов, подлежащих включению в Региональный реестр уникальных документов, исходя из специфики состава Архивного фонда Орловской области.

Эта работа продолжается, т.к. орловским архивистам предстоит уточнить и конкретизировать методику определения материальной ценности уникальных документов с учетом местных условий, доработать вопросы, связанные с созданием страхового фонда и фонда пользования на уникальные документы, активизировать работу по формированию Регионального реестра уникальных документов в части выявления их в музеях, библиотеках и личных коллекциях.

Литература:

  1. Регламент Государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. приказом Росархива от 11.03.1997 № 11; зарегистрирован в Минюсте РФ 08.07.1997 № 1344).
  2. Регламент Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. приказом Росархива от 09.10.2001 № 75).
  3. Методические указания по определению уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ // Регламент Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Приложение 1.
  4. Правила описания уникальных документов для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ // Регламент Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Приложение 3.
  5. Государственный архив Орловской области. Ф. 847. Оп. 1. Д. 1-3.
  6. Пантелеева О.С. Региональный реестр уникальных документов Архивного фонда Орловской области (в рамках реализации подпрограммы "Архивы России" Федеральной целевой программы "Культура России (2001-2005)") // Вестник Архивиста. 2006. № 5.