Т.А. Быкова, зав. каф., А.Ю. Конькова, доц. РГГУ
15-16 ноября 2016 года Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) провел юбилейную XXIII Международную научно-практическую конференцию «Документация в информационном обществе: архивоведение и документоведение в современном мире». Организаторами конференции вместе с ВНИИДАД выступили Федеральное архивное агентство, Евро-Азиатское региональное отделение Международного совета архивов (Евразика) при участии Российского государственного гуманитарного университета и Российского общества историков-архивистов.
Традиционно конференция проводилась в здании Российского государственного архива социально-политической истории, в ней приняли участие многочисленные представители органов государственного управления, бизнеса, научных учреждений и вузов, архивных учреждений страны. Были широко представлены зарубежные участники из Армении, Белоруссии, Узбекистана, Казахстана, Словении, Болгарии, Швеции, Франции, Польши, Украины (Донецк).
Конференция была посвящена 50-летию ВНИИДАД, поэтому, прежде всего, на ней были подведены итоги полувековой истории института, его научной и практической деятельности, которая внесла значительный вклад в решение задач документоведения, документационного обеспечения управления и архивного дела в нашей стране. В течение двух дней было проведено четыре пленарных заседания и несколько круглых столов, на которых представители профессионального сообщества обменялись мнениями о роли документоведения и архивоведения, существующих и возможных проблемах, путях их решения и перспективах развития информационного общества.
Первое пленарное заседание было посвящено 50-летию ВНИИДАД. Его вели заместители директора ВНИИДАД к.и.н. В.Ф. Янковая и к.и.н. Ю.Ю. Юмашева.
Первое пленарное заседание началось с приветственных выступлений. Юбиляров тепло поздравили заместитель руководителя Федерального архивного агентства О.В. Наумов, директор Национального архива Республики Армения, председатель Евразики А.С. Вирабян, исполнительный вице-президент, руководитель Аппарата Правления АО «Газпромбанк» М.В. Рыбин и ряд других представителей учреждений, компаний, ВУЗов.
На юбилейном пленарном заседании с приветствиями и поздравлениями в адрес ВНИИДАД выступили зарубежные коллеги: генеральный директор Государственного департамента по делопроизводству и архивному делу Вьетнама Данг Тхань Тунг, генеральный директор Агентства «Узархив» при Кабинете Министров Республики Узбекистан А.Х. Абдуллаев и др.
Особый интерес участников первого пленарного заседания вызвал доклад директора ВНИИДАД, д.и.н., профессора М.В. Ларина. Доклад содержал серьезный и глубокий анализ научной деятельности института за последние десятилетия. Были подведены итоги деятельности, отмечены как достижения, так и нерешенные задачи.
М.В. Ларин отметил, что ВНИИДАД прочно сохраняет позиции научно-методического центра страны в области документоведения и архивоведения. Научные исследования в этой области ведутся с учетом современных тенденций, связанных, прежде всего, с все более широким применением в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела информационных технологий. Докладчик отметил, что постоянное совершенствование нормативной и методической базы документационного обеспечения управления и архивного дела является одной из приоритетных задач института.
М.В. Ларин остановился на проблемах, с которыми сталкивается научный коллектив, рассказал о планах развития ВНИИДАД, о тех направлениях теоретических исследований и практических разработках, которые являются наиболее актуальными. Речь шла, в частности, об изучении основных тенденций развития электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти для разработки нормативных и методических документов, участии в работе по стандартизации в сфере ДОУ и архивного дела, разработке ключевых понятий документоведения и ДОУ и их закреплении через систему нормативных актов, стандартов, словарей и т.д.
Особое внимание в докладе было уделено возвращению Росархиву функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере делопроизводства, по контролю и координации деятельности в данной сфере. М.В. Ларин высоко оценил этот факт и выразил уверенность в значительном повышении эффективности ДОУ в учреждениях и организациях страны.
На первом пленарном заседании выступил также директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела к.и.н. А.Е. Рыбаков. Свой доклад он посвятил профессиональному сотрудничеству институтов Белоруссии и России в сфере документоведения и архивного дела. А.Е. Рыбаков рассказал о создании Белорусского института, этапах его развития и о той помощи, которую оказывали сотрудники ВНИИДАД в решении профессиональных задач. Заложенные еще в советское время основы организации работы с документами предопределили схожие проблемы развития данной сферы и в России, и в Белоруссии. С другой стороны, в каждой из стран есть определенная специфика. Профессиональное сотрудничество помогает специалистам обеих стран решать соответствующие задачи, обогащает их опыт.
А.Е. Рыбаков отдельно остановился на перспективных направлениях сотрудничества с ВНИИДАД, в числе которых решение задач по развитию информационных технологий в сфере ДОУ и архивного дела, национальная и международная стандартизация и др.
Во второй половине дня были проведены еще одно пленарное заседание и круглый стол. И заседание, и круглый стол были посвящены вопросам архивоведения и архивного дела, их месту и роли в современном мире.
Ведущими второго пленарного заседания были директор ВНИИДАД д.и.н. профессор М.В. Ларин и генеральный директор Агентства «Узархив» при Кабинете Министров Республики Узбекистан А.Х. Абдуллаев.
Особенностью пленарного заседания стало то, что большая часть выступающих была представлена специалистами зарубежных государств. Их доклады были, в основном, посвящены вопросам архивного дела в соответствующих странах, опыту решения проблем, возникающих в данной сфере, применения информационных технологий при организации хранения и использования архивных документов.
Так, заместитель директора Архива Президента Республики Казахстан д.и.н. К.Ш. Алимгазинов рассказал об использовании новых информационно-коммуникационных технологий в Архиве Президента РК, которые позволяют обеспечить открытость и доступность архивных документов.
Роли архивной отрасли и особенностям хранения электронных архивных документов в Словении были посвящены выступления директора Международного института архивоведения в Триесте и Мариборе Петера Павла Класинца, директора архива Республики Словения Цвелфара Бояна и ведущего архивиста Университета Alma Mater Europaea, члена Международного института архивоведения в Триесте и Мариборе Аиды Шкоро Бабич.
Выступление Аиды Шкоро Бабич, в частности, касалось вопросов оценки электронных документов. Проблемам экспертизы ценности архивных документов, в том числе и электронных, был посвящен еще ряд выступлений. Так, начальник отдела «Управление архивных процессов в Государственном Агентстве «Архивы» при СМ Республики Болгария, преподаватель Университета библиотековедения и информационных технологий Петр Пейков остановился на некоторых особенностях и проблемах экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов Болгарии, заместитель директора Архива Президента Республики Казахстан Д.Ю. Абдукадырова осветила актуальные вопросы экспертизы ценности документов в государственных архивах Казахстана.
Опытом использования веб-технологий в организации работы с архивными документами в Польше, в том числе для обеспечения их доступности, поделился директор Государственного архива в г. Лодзь Петр Яцек Завильски.
Вопросы развития архивной науки, проблемы и задачи архивной отрасли в электронную эпоху волнуют и российских специалистов. Так, этим проблемам было посвящено выступление ведущего эксперта по управлению документацией ООО «Электронные офисные системы» к.и.н. Н.А. Храмцовской.
В своем выступлении зав. кафедрой документоведения и архивоведения Крымского федерального университета им. В.И. Вернадского д.и.н. Е.В. Латышева продемонстрировала очень интересный подход к архивному документу как к культурному феномену, объекту культурного наследия. Были рассмотрены проблемы культурной ценности архивных документов.
Круглый стол «Современные технологии — архивам» объединил представителей ведущих российских компаний-разработчиков информационных технологий и систем для архивов страны. Вели заседание заместитель директора ВНИИДАД к.и.н. Ю.Ю. Юмашева и директор Департамента архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан А.Х. Мустафина.
Участники круглого стола представили разработки своих компаний и рассказали об особенностях их использования в архивах разных уровней.
Управляющий партнер группы компаний «ТЭЛОС АРХИВ» А.В. Рыков очертил круг актуальных вопросов совершенствования архивного дела и рассмотрел возможности их решения.
Представители ООО «Альт-Софт»: генеральный директор компании П.А. Гринфельд, зам. генерального директора Т.Е. Мерсадыкова и главный специалист отдела развития и сопровождения информационных систем ГКУ ЛО «ОЭП» А.Д. Сегеда рассказали об особенностях открытой информационной системы архивов региона.
Директор по региональному развитию ООО Фирмы «АС» П.В. Плотников и заместитель директора Государственного Архива РФ И.Ю. Горбунов поделились опытом создания и внедрения системы автоматизированного учета выдачи дел из архивохранилищ Государственного Архива.
Генеральный директор ООО «Центр Цифровых Технологий «ТОП-кадр» А.А. Семко рассказал об актуальных проблемах оцифровки аудиовизуальных документов, хранящихся в архивах, и представил практические решения и технологии, разработанные компанией «ТОП-кадр».
Работу круглого стола завершило выступление коммерческого директора ООО «Ваш архив» О.А. Зезюлиной, которая представила обзор современных российских разработок специализированных товаров для использования при архивном хранении документов.
Во второй день конференции были проведены два пленарных заседания и один круглый стол.
Третье пленарное заседание «Документоведение и ДОУ в информационном обществе» вели директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела доцент Рыбаков А.Е. и заведующая отделом документоведения Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела к.и.н. Суровцева Н.Г.
Значительный интерес вызвал доклад заместителя директора ВНИИДАД доц. Янковой В.Ф. Докладчик высказал свои соображения по поводу основных параметров документа. Она напомнила, что документ является материальным носителем с информацией, а также регулятором социальных отношений, то есть создается в целях общественного использования и хранения. Было отмечено, что взгляды ученых, изучающих документ, поделены на два направления: «классическое» документоведение, представленное такими выдающимися учеными, как К.Г. Митяев, А.Н. Сокова, Т.В. Кузнецова, М.В. Ларин, Т.А. Быкова и др., а также «библиотечное» направление, идеи которого закреплены в работах Е.А. Плешкевича, Ю.Н. Столярова, Н.Б. Зиновьевой, Г.М. Швецовой-Водки и т.д. Она отметила, что в свете такой двунаправленности в понимании документа четкой его дефиниции по-прежнему нет. Одни понимают документ как нечто особенное (например: К.Б. Гельман-Виноградов), другие считают документами практически все материальные объекты (и горную породу, и скульптуру и т.д.). Янковая В.Ф. предложила устранить двойственность толкования путем выделения набора признаков, которые отличали бы документ от других информационных объектов. В качестве первого признака заместитель директора выдвигает уникальность и единственность документа, тогда как книга имеет множество экземпляров. Следующим критерием документа она считает предназначенность для первичной фиксации информации, а книгу — для вторичной. Документ, отмечает Янковая В.Ф., является юридически значимым объектом, книга — не юридический объект. Документ, продолжает докладчик, неизменен, неприкосновенен и целостен, тогда как содержание книги определяется волей автора. Документ является достоверным и объективным, а текст книги может представлять собой плод авторского воображения. В.Ф. Янковая отмечает способность документа, в отличие от книги, становиться историческим источником (для тех документов, которые будут отобраны на постоянное хранение). Она утверждает, что к документу не применимо понятие «авторство», тогда как книге оно присуще. В.Ф. Янковая дифференцирует книгу и документ по их включенности в различные фонды: документа в документальный фонд, книги — в библиотечный. И, наконец, она отмечает одну из важных функций документа как регулятора общественных отношений, тогда как книга имеет гуманистическую функцию. Подытоживая, докладчица заключила, что пока мы не определим, что есть документ, невозможно дать определение и документоведению.
Выступление Янковой В.Ф. вызвало оживленную научную дискуссию.
Представитель министерства культуры и связи Франции Венсент Буат рассказал об управлении проектами в национальном министерстве.
Доклад ведущего научного сотрудника ВНИИДАД доцента Бобылевой М.П. был посвящен особенностям жизненного цикла документа в электронной среде. Бобылева М.П. проанализировала основные этапы жизненного цикла электронного документа, сделав вывод, что оценивать это достаточно сложно, поскольку надо учитывать, во-первых, жизненный цикл программных средств и, во вторых, жизненный цикл существования информационных систем.
Продолжила выступления Двоеносова Г.А., профессор Казанского государственного энергетического университета. В своем докладе «Документ в глобальном мире» она изложила свою концепцию документа, как инструмента социальной самоорганизации, построенную на основе научного направления — синергетика. Она раскрыла суть синергетики — это теория смены фаз хаоса и порядка, процесс, в котором роль упорядочивающего инструмента автор отводит документу. Двоеносова Г.А. проанализировала документ с социо-философских позиций и представила научной аудитории авторские определения ряду документоведческих понятий.
Заведующая отделом документоведения Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела к.и.н. Суровцева Н.Г. проанализировала ситуацию с электронными документами по международным стандартам ISO.
Сафиуллина З.А., профессор, доктор педагогических наук, освятила вопросы теории управленческого документоведения, раскрыла суть авторской концепции документа.
Профессор Фионова Л.Р., декан факультета вычислительной техники, заведующая кафедрой «Информационное обеспечение управления и производства», и Полянскова Т.Ю., магистрант кафедры, сделали аналитический доклад по применению информационных технологий в социальном управлении города. Особенно интересовала докладчиков тема нормативной регламентации. Фионова Л.Р. напомнила научной аудитории виды применяемых сегодня информационных технологий, среди которых: программы автоматизации делопроизводства, электронная почта, электронная подпись, сайты организаций, информационные системы и проч. Она рассказала о том, что было сделано обследование социального управления города Пензы на предмет применения в нем всех указанных видов информационных технологий. Людмила Римовна огласила и результаты обследования, которые установили недостаточное использование сотрудниками социального управления города Пензы информационных технологий. Пути разрешения этой важнейшей проблемы Фионова Л.Р. видит во внесении в локальные нормативные акты (должностную инструкцию и т.п.) положений, связанных с регламентацией работы с информационными технологиями. В итоге Людмила Римовна заключает, что регламентные документы управления нуждаются в переработке.
Фивейская М.Г., доцент кафедры истории российской государственности РАНХиГС, в рамках доклада «Стандарт: система ограничений или поле возможностей» раскрыла суть разработок, проводимых Агентством стратегических инициатив. Основное содержание работы заключается в составлении Атласа профессий, где приведены все действующие и перспективные профессии, в том числе связанные с управлением документацией. Докладчица сделала анализ развития этих профессий.
Доклад Чернышевой О.Н., начальника Управления развития государственного управления Московского городского университета управления Правительства Москвы, был посвящен сетевой коммуникации граждан с органами власти. Она рассказала о том, какие на сегодняшний день существуют коммуникационные площадки, привела их типологию. Докладчица остановилась на портале «Наш город» и подробно рассказала о его работе. В заключение она поставила вопрос о необходимости правового регулирования взаимодействия органов исполнительной власти города Москвы с населением.
Проблемам и перспективам развития документоведения как научной дисциплины был посвящен доклад главного научного сотрудника Государственной публичной научно-технической библиотеки Сибирского отделения РАН д.п.н. Е.А. Плешкевича. Докладчик отдельно остановился на документе как объекте изучения различных наук, рассмотрел различные подходы к его определению, предложил пути разрешения спорных ситуаций. В качестве одного из путей Евгений Александрович предложил отделить понимание управленческого документа, то есть документа, создаваемого для практического использования, от понимания документа в принципе различными науками и научными дисциплинами. Такой подход, по мнению Е.А. Плешкевича, открыл бы некую свободу авторским трактовкам термину «документ» и минимизировал разногласия.
После окончания работы пленарного заседания был организован круглый стол «Новые информационные продукты для делопроизводства», на котором Филатов А.Ю. (ООО Фирма «АС»), Ипатов В.А. (Компания ИнтерТраст) и Веригин И.С. (Корпорация ЭЛАР) представили свои программные продукты.
Четвертое пленарное заседание «Архивное дело и делопроизводство: проблемы взаимодействия» вели декан факультета документоведения и технотронных архивов Историко-архивного института РГГУ д.и.н. Ланской Г.Н. и профессор ФГБОУ ВО «Казанский государственный энергетический университет к.и.н. Двоеносова Г.А.
На заседании продолжалось обсуждение вопросов теории и практики архивного дела, управления документационными процессами, их нормативно-методического обеспечения и т.д.
Зав. сектором комплектования и экспертизы ценности документов Отдела архивоведения ВНИИДАД к.и.н. М.П. Жукова раскрыла основные теоретические положения современной экспертизы ценности документов и комплектования архивов; ст. научный сотрудник ВНИИДАД к.с.н. М.В. Тарасова подробно рассмотрела методические рекомендации «Организация работы государственного (муниципального) архива».
Особенностям развития архивного дела были посвящены выступления доцента Орловского государственного университета Т.П. Пегиной «Становление и развитие архивного дела в Орловской области», доцента Донецкого национального университета К.В. Коробейниковой «Архивы Донецкой области: история и современность» и доцента Кубанского государственного технологического университета Е.И. Кашириной «Развитие архивов в образовательных учреждениях».
Ряд докладов был посвящен проблемам использования информационных технологий в сфере архивного хранения документов. Так, профессор Историко-архивного института РГГУ Г.Н. Ланской остановился на направлениях изучения аудиовизуальных архивов в электронной среде. В докладе зам. директора по научной работе Института системного анализа Федерального исследовательского центра «Информатика и управление» РАН д.т.н. А.В. Соловьева были подняты чрезвычайно важные вопросы методического обеспечения надежности в области хранения электронных документов. Особенности современной информационной системы Архива Российской академии наук рассмотрел руководитель Центра учета и обеспечения сохранности документов архива к.и.н. М.Ю. Киселев.
Не меньший интерес у участников конференции традиционно вызвали вопросы, связанные с электронным документооборотом, проектированием и внедрением информационных систем и т.п.
Опытом внедрения электронного документооборота в государственных органах и организациях Республики Беларусь поделилась зам. начальника отдела внедрения ООО «Софтмикс» Т.С. Михеёнок. О проблемах внедрения информационных систем в образовательных учреждениях рассказал зам. директора Института истории и международных отношений Южного федерального университета Е.В. Шандулин и др.
Следует отметить еще одно направление, которому уделили внимание участники пленарного заседания, — влияние человеческого фактора на решение вопросов совершенствования документационного обеспечения управления в условиях электронной информационной среды. Так, научный сотрудник Института психологии РАН к.т.н. А.С. Баканов в своем выступлении остановился на роли человеческого фактора во взаимодействии с системами электронного документооборота. Схожие проблемы были затронуты в докладе С.А. Иноземцева «Человеческий фактор в условиях цифровой трансформации современных российских организаций».
Ряд докладов был посвящен закономерностям документообразования. Так, ст. преподаватель Алтайского филиала Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации Т.Н. Самсонова обратилась к вопросу регулирования процесса документообразования в современных системах управления. Доцент Сыктывкарского лесного института к.и.н. З.А. Боровлева рассмотрела проблемы документообразования в управлении ВУЗом.
После окончания пленарного заседания была организована работа круглого стола «Современные проблемы использования архивных документов». Вели заседание зав. отделом архивоведения ВНИИДАД к.и.н. Е.А. Романова и ведущий научный сотрудник Отдела архивоведения ВНИИДАД к.и.н. И.А. Дегтярева.
Сотрудники ВНИИДАД д.и.н. Сабенникова И.В., к.и.н. Волкова И.В., к.и.н. Дегтярева И.А. рассказали о проблемах методического обеспечения использования архивных документов и роли ВНИИДАД в решении проблем доступа к архивным документам.
Архивисты из стран СНГ (Беларусь, Казахстан) к.и.н. Селеменев В.Д., Кириллова Н.В. и Кольбай Г.Б. посвятили свои выступления вопросам применения электронных технологий в архивном деле.
Развитию академических архивов был посвящен доклад Злобина Е.В., к.и.н., руководителя группы ФГБУН «Архив Российской академии наук» в соавторстве с Загребаевой В.Н. и Савиной Г.А.
Дроков С.В., к.и.н., старший менеджер Управления методологии и стандартизации ПАО РОСБАНК, рассказал о проблемах идентификации, сбора и сохранности трофейных документов в современных военных конфликтах.
Значительный интерес вызвали доклады по истории развития архивного дела в различных регионах СССР и РФ. Так, Шамсутдинова Р.Г., доцент кафедры Отечественной истории Казанского федерального университета, посвятила свой доклад истории партийного архива ТАССР в послевоенный период. Гагиева А.К., профессор, главный научный сотрудник Института языка, литературы и истории Коми рассказала об организации архивного дела в Коми в 20-30-е гг. XX века. Рядченко Е.А., доцент, заведующая кафедрой документоведения и гуманитарных дисциплин Филиала РГГУ, рассмотрела проблемы архивного строительства в Самарской губернии.
Соловьева М.Ф., доцент Вятского государственного университета, выступила с докладом «Выпускные квалификационные работы за 10 лет как средство отражения истории архивного дела и делопроизводства».
О деятельности архивов и центров документации в городах и областях РФ доложили Фоменко Е.И. (Тверская область), Чурина Л.С. (заместитель директора ЦГА НТД Санкт-Петербурга), Барангулов Б.В. (доцент Башкирского государственного университета).
Большой интерес вызвали выступления директора Государственного архива Минской области Ромашко Ю.С. и заведующей отделом использования и публикации документов Матусевич Ю.В., которые рассказали о деятельности архива в последние годы и его публикационной деятельности.
Проблемы работы с фотодокументами, применение социальных медиа технологий последовательно раскрыли Болотина М.О. — ведущий специалист Государственного архива РФ и Копырина С.Н. — магистрант Уральского федерального университета им. первого Президента России Б.Н. Ельцина.
Завершили круглый стол доклад профессора Челябинского государственного института культуры Рубановой Т.Д. об интернет-выставках архивных документов и выступление старшего преподавателя Нижневартовского государственного университета Спичак А.В., которая рассказала о развитии формуляра метрических книг Тобольской епархии.
В заключение следует отметить, что доклады, представленные на пленарных заседаниях и «круглых столах», способствовали развитию научных дискуссий по теоретическим и практическим вопросам документоведения и управления документами, и вызвали значительный интерес у научного профессионального сообщества.