Документирование корпоративных подарков

Автор: Пластинина Н.В.

  • Какие подарки готовить для сотрудников

  • Как оформить покупку подарков

Начало каждого года связано с приятными хлопотами ― подготовкой подарков. Новогодние подарки всем: 23 февраля ― мужчинам компании и руководителям — мужчинам (ключевым фигурам) компаний-контрагентов, на 8 марта ― женской половине коллектива и руководителям женского пола у компаний-партнёров по бизнесу, затем подарки к майским праздникам…

Имеется ещё, как минимум, одна дата в году, с наступлением которой связывается покупка подарков, ― день «рождения» компании / её филиалов. Иногда особой датой является и профессиональный день, который празднуют работники определённой профессии, составляющие большинство штата организации (День медицинского работника, День водителя, День учителя и т. д.), или же день отрасли («День нефтяника»). Однако в указанные дни подарки дарить не принято. Этот день просто отмечается в компании корпоративным поздравлением от руководителя, размещением информации об этом на сайте компании и т. д.

Подарки к разным датам ― не одинаковые.

На Новый год, как правило, подарки дарят нейтральные (неперсонифицированные, универсальные): чай, кофе, спиртные напитки, конфеты-сладости в подарочных наборах, сувениры с корпоративной символикой, канцтовары (календари, ежедневники, ручки, канцелярские наборы и пр.), подарочные сертификаты.

На 23 февраля адресатам-мужчинам дарят «мужские» подарки: подарочные сертификаты, алкоголь, кофе, зажигалки, трубки (для любителей и коллекционеров), визитницы, зонты, кружки на 23 февраля мужчинам, бизнес-сувениры (футляры для пластиковых карт, настольные наборы для офиса), ремни, футболки-кепки (для мужчин-сотрудников), USB-флешки, часы, метеостанции, иногда ― торты с корпоративной символикой и пр.

На 8 марта подарком женщинам-коллегам и ключевым фигурам женского пола компаний — партнёров по бизнесу могут стать цветы, набор шоколада, сертификаты в парфюмерно-косметические магазины, абонементы в Welness-клубы, платки, косметички, наборы для маникюра, шкатулки для драгоценностей и пр.

В большинстве случаев основной проблемой руководители компаний, принявших решение о закупке и раздаче подарков, считают их правильный бухгалтерский учёт, соблюдение ограничений, установленных законом на одаривание определённых лиц или на стоимость подарка, правильное исчисление и уплату налогов, сборов, взносов, связанных с этими подарками.

В настоящей статье не ставится вопрос о правильном налогообложении подарков или отражении их в бухгалтерском учёте. Мы рассмотрим, как правильно оформить процесс покупки и дарения подарка, а также возможные варианты договорного оформления расходов на организацию празднования того или иного праздника коллективом предприятия. Различия, конечно же, начинаются сразу при делении подарков на подарки для контрагентов и подарки сотрудникам предприятия.

1. Определение общей суммы расходов

Первым делом организация должна определиться с суммой, которую она может и хочет выделить на приобретение подарков (с учётом возможных налогов, взносов и пр.).

Конечно, в большей степени сумма зависит от финансового положения организации и финансовой политики руководства. Если в организации принята политика экономии на второстепенных расходах, то вряд ли данная сумма будет значительной и, соответственно, подарки ― ощутимыми. В указанной сумме (с учётом налогов и сборов) должны быть учтены все расходы:

  • на покупку корпоративных подарков (отдельно ― для контрагентов, отдельно ― для сотрудников),

  • на цветы,

  • на организацию праздничного стола (если он планируется для сотрудников за счёт работодателя и вообще по факту),

  • на организацию угощения представителей партнёров по бизнесу при их посещении офиса предприятия в предпраздничные даты,

Все эти суммы будут итоговыми, отразятся по смете расходов.

2. Определение количества, стоимости и ассортимента подарков. Составление сметы

Именно исходя из итоговой суммы начинается определение стоимости отдельной единицы подарка (или подарков ― если они приобретаются разными (в ассортименте)). Это зависит не только от финансовой обеспеченности предприятия, но и учёта требований и ограничений законодательства. В любом случае рекомендуется ограничить стоимость одного подарка суммой не более 3 000 (трёх тысяч) рублей. В этом случае в соответствии с п. 2 ст. 274 ГК РФ можно не заключать письменный договор дарения. Ведь мало кто представляет ситуацию, когда руководителя крупной компании — партнёра по бизнесу придётся при вручении подарка просить подписать договор дарения?! А именно так пришлось бы сделать при стоимости подарка свыше 3 тыс. рублей, дабы соблюсти требования закона.

При составлении сметы одновременно учитываются:

  • количество подарков, исходя из количества одаряемых лиц,

  • статуса одаряемых (чем должность выше, тем серьёзнее и дороже подарок),

  • наличие ассортимента подарков (то есть все одинаковые предстоит подарить подарки или разные).

Из указанных параметров с учётом сумм, выведенных на этапе 1, составляется смета расходов (или несколько смет, если есть смысл их разделять (например, в целях бухгалтерского учёта)).

3. Издание распорядительного акта о подготовке мероприятия

Для того чтобы все мероприятия по празднованию (внутри компании или с привлечением третьих лиц) прошли как можно более организованно и с минимальным риском неучтённых нюансов, необходимо все организационные вопросы зафиксировать в распорядительном акте. Таковым, как правило, становится приказ или распоряжение, который является внутренним документом организации. Оптимально в одном приказе предусмотреть все вопросы, связанные с проведением праздника:

  • вопросы организации корпоративной вечеринки, если она будет1;

  • вопросы организации покупки или изготовления на заказ подарков для представителей контрагентов;

  • вопросы организации покупки и вручения подарков сотрудникам предприятия.

Не возбраняется сделать два-три распорядительных акта, каждый из которых будет регулировать вопросы организации только одной из частей празднования. Например, только организацию процедуры одаривания контрагентов. Или только процедуру организации корпоративной вечеринки. Однако это удобнее сделать всё же в одном приказе, потому что в указанных мероприятиях бывают задействованы практически одни и те же должностные лица. Кроме того, сметы, списки, ведомости придётся сделать приложением лишь к одному приказу, а не к двум-трём. Ещё одним плюсом будет упрощение процедуры ознакомления с приказом. В случае вынесения универсального приказа ответственных лиц придётся знакомить только с одним распорядительным документом, а не с несколькими.

Совет: устанавливайте чёткие сроки выполнения тех или иных задач работникам, ответственным за ту или иную часть подготовительных работ к праздникам.

В качестве примера такого универсального приказа предлагаем Образец № 1.

Образец № 1

Приказ о подготовительных

мероприятиях к праздничным датам

Общество с ограниченной ответственностью

«ВКУСНЯШКА ПЛЮС»

______________________________________________________________________

ПРИКАЗ №

г. Пенза «01» февраля 2017 года

В связи с предстоящими праздниками Дня защитника отечества (23 февраля) и Международного женского дня (8 марта) и необходимостью проведения подготовительных мероприятий для поздравления лиц из числа руководителей фирм-партнеров и сотрудников трудового коллектива ООО «ВКУСНЯШКА ПЛЮС»

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. В срок до 06.02.2017 юрисконсульту Томашевской И.Б. при сотрудничестве заведующим хозяйством Синицына А.А. заключить договоры:

― с согласованными поставщиками о купле-продаже подарочных наборов для лиц руководящего состава контрагентов в соответствии со Сметой расходов № 1 и Списком № 1 с определением срока поставки не позднее 17.02.2017.

― с ООО «Старый замок» об организации фуршетного стола и праздновании Дня защитника Отечества и Международного женского дня с определением дня празднования в диапазоне с 24 февраля по 03 марта (по предварительному согласованию со мной) в соответствии со Сметой расходов № 2.

  1. Главному бухгалтеру Симоновой Т.Е. в срок до 06.02.2017 выдать денежные средства подотчетному лицу ― заведующему хозяйством Синицыну А.А. на приобретение подарков из расчета стоимости, предусмотренной на каждого сотрудника Сметой расходов № 2.

  2. Заведующим хозяйством Синицыну А.А. приобрести подарки для сотрудников предприятия в срок до 17.02.2017 и принять в тот же срок поставленные поставщиками подарки для руководящих лиц контрагентов предприятия.

  3. Начальникам отделов получить подарочные наборы у заведующего хозяйством Синицына А.А. до 20.02.2017, проконтролировать их вручение через подчиненных сотрудников адресатам в соответствии с прилагаемым списком № 1.

  4. Менеджерам отдела закупок, отдела по работе с бюджетными организациями, отдела розничных продаж вручить подарки представителям контрагентов предприятия согласно прилагаемому Списку № 1.

  5. Секретарю Шатуновой Е.Ю. на основании Списка № 2 составить 2 ведомости сотрудников предприятия на получение подарков: мужчин и женщин.

  6. Начальнику отдела кадров Птицыной И.В. выдать подарки работникам на основании ведомостей не позднее 22 февраля 2017 года ― мужчинам и не позднее 7 марта ― женщинам.

  7. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на заместителя директора по административным вопросам Искалову И.А.

Приложение:

  1. Смета расходов № 1 (смета на приобретение подарков для контрагентов)

  2. Список № 1 (список лиц руководящего состава фирм-партнеров для вручения подарков)

  3. Смета расходов № 2 (смета на проведение празднования, закупку подарков сотрудникам предприятия).

  4. Список № 2 (список сотрудников предприятия для вручения подарков).

Директор

ООО «ВКУСНЯШКА ПЛЮС» Стариков М.Е. Стариков

Ознакомлены:

ФИО

должность

Подпись

Дата ознакомления

Искалова И.А.

заместитель директора по административным вопросам

Искалова

01.02.2017

Симонова Т.Е.

Главный бухгалтер

Симонова

01.02.2017

Смирнов Т.И.

Начальник отдела закупок

Смирнов

01.02.2017

Трофимова И.А.

Начальник отдела по работе с бюджетными организациями

Трофимова

01.02.2017

Субботин И.П.

Начальник отдела розничных продаж

Субботин

01.02.2017

Шатунова Е.Ю.

Секретарь

Шатунова

01.02.2017

Птицына И.В.

Начальник отдела кадров

Птицына

01.02.2017

Томашевская И.Б.

юрисконсульт

Томашевская

01.02.2017

РАССЫЛКА: Менеджерам отдела закупок, отдела по работе с бюджетными организациями, отдела розничных продаж

На основании указанного приказа и начнётся весь физический процесс подготовки к поздравлениям контрагентов и сотрудников с предстоящими праздниками.

4. Заключение договора купли-продажи с фирмой — поставщиком подарков

Не всегда подарки можно и нужно покупать за наличный расчёт. Такое используется, как правило, тогда, когда:

  • стоимость одного подарка и общая сумма всех подарков невелика (например, упаковочные материалы для упаковки 4 подарков из 20 приобретаемых);

  • контрагент принимает оплату преимущественно наличными средствами (или по банковской карте). Очень часто такое происходит при заказе единичных букетов цветов у индивидуального предпринимателя и/или при отсутствии корпоративной банковской карты, предназначенной на представительские цели;

  • подарки частично приобретаются и на средства частных лиц (Пример: организация может выделить на подарки контрагентам лишь по 1 500 руб., что в контексте взаимоотношений может быть воспринято как неуважение со стороны фирмы-дарителя. Однако у руководителей отделов, заинтересованных в лояльности контрагентов, имеется возможность потратить на это ещё дополнительные средства из собственного бюджета, чтобы обеспечить более дорогой и престижный подарок. В этом случае может потребоваться вот такой вариант частичной оплаты).

  • в других случаях.

В любом случае процесс покупки подарков за наличный расчёт достаточно прост. Ответственному за приобретение подарков лицу предстоит лишь предоставить бухгалтерии предприятия первичные документы (чеки) на соответствующие покупки.

Если же приобретение подарков производится централизованно, через официальное оформление договора, то указанный момент тоже требует детальной проработки.

Что необходимо предусмотреть в договоре?

Если речь идет о приобретении готовых подарков (не на заказ), то в договоре купли-продажи необходимо предусмотреть:

  • предмет договора,

  • количество, цену, ассортимент приобретаемых подарков (чаще всего это делают Приложением к договору, чтобы не отражать в «теле» самого договора и, при необходимости, облегчить изменение);

  • порядок поставки товара (если его надлежит поставить, то есть сформировать и доставить покупателю) или порядок передачи товара (если он сразу передаётся из рук в руки представителями сторон), порядок приёмки товара;

  • уточнить момент перехода права собственности на товар и риска его случайной гибели;

  • права и обязанности сторон (это принято предусмотреть хотя бы в минимальном объёме, хотя можно опустить, так как многие параметры договора купли-продажи и так в достаточной степени регулируются главой 30 ГК РФ);

  • порядок расчётов (эти условия обязательны!);

  • ответственность сторон (в случае неустановления параметров ответственности априори будут применяться положения ГК РФ об ответственности за неисполнение обязательств);

  • срок действия договора;

  • дополнительные и/или прочие условия и реквизиты сторон.

Договор должен быть подписан уполномоченными представителями сторон.

ВАЖНО: без доверенности договор может быть подписан только директором (исполнительным органом организации). Полномочия остальных лиц, если они уполномочены на подписание договора, должны быть удостоверены доверенностью.

В качестве примера договора купли-продажи подарков может быть использован Образец № 2.

Образец № 2

Договор купли-продажи

г. Пенза «03» февраля 2017 г.

ООО «Вещь в себе», именуемое в дальнейшем «Продавец», в лице директора Сидорова А.А., действующего на основании Устава, с одной стороны, и

ООО «ВКУСНЯШКА ПЛЮС», именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице директора Старикова М.Е., действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

  1. Предмет договора

    1. Продавец обязуется в срок до 15.02.2017 поставить Покупателю следующий товар в количестве и по цене, определяемых настоящим договором:

― подарочные наборы «Для бизнесмена» ― 34 шт.,

― подарочные наборы «Для милых дам» ― 16 шт.,

― подарочные наборы «Для делового партнера» ― 28 шт.

(далее именуемый обобщенно ― Товар)

    1. Покупатель обязуется принять и оплатить поставленный товар в соответствии с настоящим Договором.

    2. Право собственности на товар и риск случайной гибели переходит от Продавца к Покупателю в момент передачи товара Продавцом Покупателю.

  1. ДОСТАВКА, МАРКИРОВКА И УПАКОВКА ТОВАРА

2.1. Доставка товара осуществляется транспортом Продавца.

2.2. Товар отгружается в упаковке, соответствующей характеру поставляемого груза и гарантирующей его сохранность во время транспортировки.

2.3. На маркировке должны указываться: изготовитель, наименование изделия, размер, дата изготовления.

  1. ЦЕНА И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ

3.1. Цена поставляемого товара определяется в соответствии с прайс-листом Продавца, действующим на дату подписания настоящего договора, и указывается в счетах-фактурах, товарных накладных, являющихся неотъемлемыми частями настоящего Договора.

3.2. Стоимость доставки включена в цену товара.

3.3. Покупатель оплачивает товар в порядке 100% предоплаты в течение 3 рабочих дней со дня подписания настоящего договора.

3.4. Датой поставки является день дата фактического получения Покупателем Товара в месте нахождения Покупателя и подписания им соответствующего передаточного документа (накладной).

  1. ОБЯЗАТЕЛЬСТВА ПРОДАВЦА

4.1. Поставить Покупателю Товар в объеме и на условиях, оговоренных настоящим Договором.

  1. ОБЯЗАТЕЛЬСТВА ПОКУПАТЕЛЯ

5.1. Принять и оплатить Товар в сумме и сроки, оговоренные настоящим договором.

  1. ПОРЯДОК ПРИЕМКИ ТОВАРА

6.1. Приемка товара Покупателем по количеству, качеству и ассортименту производится в момент приема Товара. В случае обнаружения Покупателем несоответствия количества и/или ассортимента товара, указанных в товарно-сопроводительных документах и фактически поставленного, Покупатель составляет акт о фактически принятом количестве и ассортименте (может использоваться унифицированная форма № ТОРГ-2).

6.2. В случае выявления заводского брака Покупателем составляется акт по унифицированной форме № ТОРГ-2 о несоответствии товара по качеству и оформляется возврат товара на склад Продавцу или требование о соразмерном уменьшении цены товара или замены товара. Все расходы по возврату товара относятся на счет Продавца. Замена товара производится в сроки, согласованные Сторонами, и за счет Продавца с оформлением товарно-сопроводительных документов.

6.3. Претензии по количеству и качеству поставленного товара направляются Покупателем Продавцу в течение 10 календарных дней с момента составления акта.

  1. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

7.1. В случае отказа Продавца от поставки Товара по Договору при условии выполнения Покупателем своих обязательств по оплате Продавец возвращает Покупателю все средства, полученные им в качестве предоплаты по настоящему Договору, в срок не позднее уведомления Покупателя об отказе Продавца от поставки, а при невозможности установить данный момент ― не позднее оговоренной даты поставки ― 15.02.2017.

7.2. При отказе Продавца от поставки последний в момент возврата предоплаты уплачивает Покупателю штраф в размере общей ½ стоимости поставляемого Товара по настоящему договору.

7.3. В случае несвоевременного возврата предоплаты при отказе от поставки или возврата неполной суммы Продавец выплачивает Покупателю на основании его письменного требования пеню в размере 0,2% от неперечисленной суммы за каждый день просрочки платежа.

  1. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

8.1. Договор вступает в силу с момента его заключения и действует до «28» февраля 2017 г.

8.2. В случае ненадлежащего исполнения условий настоящего Договора одной из Сторон другая Сторона может расторгнуть Договор в одностороннем порядке, предварительно за 3 календарных дня уведомив об этом противоположную Сторону.

  1. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

9.1. Все споры, вытекающие из Договора, подлежат рассмотрению арбитражным судом по месту нахождения истца.

9.2. Изменения и дополнения настоящего Договора действительны лишь в том случае, если совершены в письменной форме и подписаны обеими Сторонами.

9.3. Настоящий Договор составлен и заключен в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу.

  1. АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

Продавец: ООО «Вещь в себе»

………….

Покупатель: ООО «ВКУСНЯШКА ПЛЮС»

…………..

Директор

______________ А.А. Сидоров

Директор

______________ М.Е. Стариков

Если подарки делаются на заказ (например, футболки со смешным и надписями ― для сотрудников предприятия, именные кружки с фото и пр.), то отношения будут фиксироваться в договоре оказания услуг/договоре подряда. Указанный договор (образец не приводится в настоящей статье) будет уже регулироваться главами 37, 39 ГК РФ.

5. Раздача/вручение подарков

После того как подарки закуплены, их необходимо раздать одаряемым. Если речь идёт о ключевых представителях контрагентов, то, поскольку подарки подлежат вручению через представителей организации-дарителя, они должны быть переданы этим представителям в порядке, предусмотренном в приказе (см. выше). Для этого составляется отдельная ведомость, в которой расписываются начальники соответствующих отделов (составляется аналогично ведомости выдачи подарков сотрудникам с учётом специфики посредничества).

Чтобы учесть, всем ли сотрудникам вручены подарки, составляется внутренний документ по предприятию ― ведомость выдачи подарков сотрудникам. Её можно разделить на две ведомости, если подарки предназначаются отдельно для мужчин (к 23 февраля) и для женщин (к 8 марта). Примеры приведены в Образце № 3 и 3а.

Образец № 3

Ведомость выдачи подарков сотрудникам

ООО «ВКУСНЯШКА ПЛЮС» № 1

(к 23 февраля)

№ п/п

Должность

ФИО работника

Стоимость подарка, в т.ч. с НДС, руб.

Сумма НДС, руб.

Роспись в получении

Дата получения

Заместитель директора по коммерческим вопросам

Картошкин Н.В.

590,00

90,00

Картошкин

01.02.2017

Начальник отдела закупок

Смирнов Т.И.

590,00

90,00

Смирнов

01.02.2017

Начальник планово-экономического отдела

Оськин Г.Р.

590,00

90,00

Оськин

01.02.2017

Начальник отдела розничных продаж

Субботин И.П.

590,00

90,00

Субботин

01.02.2017

….

Директор

ООО «ВКУСНЯШКА ПЛЮС» Стариков М.Е. Стариков

Образец № 3а

Ведомость выдачи подарков сотрудникам

ООО «ВКУСНЯШКА ПЛЮС» № 2

(к 8 марта)

№ п/п

Должность

ФИО работника

Стоимость подарка, в т.ч. с НДС, руб.

Сумма НДС, руб.

Роспись в получении

Дата получения

Заместитель директора по административным вопросам

Искалова И.А.

590,00

90,00

Искалова

01.02.2017

Главный бухгалтер

Симонова Т.Е.

590,00

90,00

Симонова

01.02.2017

Начальник отдела по работе с бюджетными организациями

Трофимова И.А.

590,00

90,00

Трофимова

01.02.2017

Секретарь

Шатунова Е.Ю.

590,00

90,00

Шатунова

01.02.2017

Начальник отдела кадров

Птицына И.В.

590,00

90,00

Птицына

01.02.2017

Юрисконсульт

Томашевская И.Б.

590,00

90,00

Томашевская

01.02.2017

….

Директор ООО «ВКУСНЯШКА ПЛЮС» Стариков М.Е. Стариков

Конечно, в деле дарения подарков самое главное ― создать праздничное настроение! Поэтому при документировании процедуры приобретения подарков для сотрудников предприятия и ключевых должностных лиц партнёров по бизнесу не забывайте о том, что процессу непосредственного вручения подарка сопутствуют добрые слова и пожелания.

Блиц-вопросы по теме

1. Вопрос: Нужно ли указывать стоимость подарка в ведомости вообще?

Ответ: Стоимость подарка в ведомости можно и не указывать. Для бухгалтерии достаточно будет первичных документов для отражения операции приобретения подарков.

2. Вопрос: В ведомости указана стоимость подарка с учётом НДС. Необходимо ли отдельной строкой указывать выделенный НДС?

Ответ: Как было указано выше, стоимость подарка в ведомости выдачи подарков можно не указывать вообще. Если же стоимость указывается, то выделение НДС ― это, скорее, дань обычаю. Ведь в первичных документах бухгалтерского учёта информация о стоимости товара, как правило, указывается в нескольких графах: без НДС, отдельно сумма НДС и стоимость товара с НДС. В ведомости может указываться как общая стоимость подарка (уже с учётом НДС), так и в порядке, предусмотренном для ведения бухгалтерского учёта, или даже в том виде, который приведён в Образцах 3 и 3а (без дополнительного указания стоимости подарка без налога).

3. Вопрос: Обязательно ли подписание ведомости главным бухгалтером?

Ответ: не обязательно. Это может быть поручено лицу, ответственному за выдачу подарков.

4. Вопрос: Можно ли вручить подарки без ведомости, а просто в руки коллеге/подчинённому?

Ответ: Можно. Составление ведомости выдачи подарков производится для удобства исполнения и контроля. Вообще ведомость выдачи подарков составляется в произвольной форме. Её цель ― не бухгалтерский учёт, а упорядочение выдачи подарков (чтобы никого не забыть, не перепутать).

1 Оформление процедуры праздничного стола не рассматривается в настоящей статье.