Е.Н. Попова, заместитель начальника общего отдела Минтруда России
-
Помещения архива и оборудование хранилищ
-
Режимы хранения документов
-
Топография документов в хранилище
Обеспечение сохранности документов (ОСД) ― это комплекс взаимосвязанных организационных, научно-методических и технических мероприятий, гарантирующих сохранность документов на всех стадиях работы с ними.
В основе ОСД лежит материально-техническая база архива: помещения, оборудование, условия и средства хранения документов и т.п.
Состав помещений архива организации определяется в зависимости от объема фондов, наличия документов на различных носителях, активности использования, количества его работников. Конечно, хорошо иметь наряду с хранилищем специальное помещение для приема и временного хранения документов, комнату для исследователей и рабочие кабинеты сотрудников, изолированные от хранилища, как это предусмотрено п. 2.16. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, зарегистрированных Минюстом России 07.09.2015 № 38830 (далее ― Правила). Однако, у большинства организаций нет возможности выделить все указанные помещения, а для организаций, имеющих небольшие по объему архивы, такого набора помещений и не требуется.
Рассмотрим минимум требований к условиям хранения документов, который необходимо обеспечить и соблюдать в любом архиве, так как их нарушение может привести к утрате дел.
Не допускается размещение документов в помещениях зданий, в которых располагаются предприятия общественного питания, склады, организации, работающие с пожароопасными и агрессивными веществами или применяющие пожароопасные и химические технологии.
Главное помещение архива ― хранилище документов должно располагаться изолированно от производственных и бытовых помещений, отделяться от других помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов (вторая степень огнестойкости, категория пожароопасности «В»).
Материалы покрытия стен, полов, внутренней арматуры хранилищ и др. не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.
Хранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию. Это особенно важно при размещении хранилищ в помещениях без окон. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей.
Категорически не допускается расположение в хранилище труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды.
Высота хранилища зависит от технологического оборудования, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций.
Хранилища должны иметь удобные для эвакуации выходы.
С целью обеспечения условий для размещения документов и их физической сохранности хранилища оснащаются специальным оборудованием (охранным, противопожарным, стеллажным, климатического контроля и т.п.), обеспечивающим соблюдение нормативных режимов хранения документов: противопожарного, охранного, светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического.
Противопожарный режим ― это «совокупность установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами по пожарной безопасности требований пожарной безопасности, определяющих правила поведения людей, порядок организации производства и (или) содержания территорий, зданий, сооружений, помещений организаций и других объектов защиты в целях обеспечения пожарной безопасности». Работа на этом направлении деятельности строится с учетом следующих нормативных правовых документов:
― Федеральным законом от 21.12.1994 № 69-ФЗ «О пожарной безопасности»;
― «Правилами противопожарного режима в Российской Федерации», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 № 390 «О противопожарном режиме»;
― «Специальными правилами пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12.01.2009 № 3 (регистрация Министерства юстиции Российской Федерации от 04.05.2009 № 13882). Изложенные в Специальных правилах требования к содержанию помещений, эвакуационных путей и выходов, электроустановкам, средствам обеспечения пожарной безопасности, а также общий порядок действий при пожаре, безусловно, могут и должны применяться архивом организации.
Противопожарный режим обеспечивается техническими и организационными мероприятиями.
Техническое оснащение хранилищ предусматривает, что электропроводка в хранилище должна быть скрытой, штепсельные розетки для переносной аппаратуры (ламп, пылесосов и др.) и выключатели ― герметичными. Рубильники, распределительные электрощиты и предохранители, обеспечивающие питание розеток и их отключение, устанавливаются только вне хранилища. По окончании работы аппаратура, электрические розетки и выключатели последовательно обесточиваются.
Хранилище также должно быть оборудовано средствами пожаротушения (минимально ― переносными огнетушителями, при возможности ― автоматической системой пожаротушения) и оповещения о пожаре. Нормы оснащения помещений ручными и передвижными огнетушителями указаны в приложениях №№ 1 и 2 №Правил противопожарного режима в Российской Федерации». При выборе огнетушителей (систем пожаротушения) необходимо обращать внимание на применяемые для тушения возгорания вещества. Они не должны оказывать побочного разрушающего действия на документы (вода и углекислота, например, способны нанести непоправимые повреждения делам). Количество и места размещения огнетушителей устанавливаются в соответствии с действующими противопожарными нормативами и с учетом специфики применяемого оборудования.
Эвакуационные выходы должны быть оборудованы аварийным освещением от независимого источника электропитания и содержаться свободными. На дверях, предназначенных для эвакуации людей, должны быть установлены световые указатели «ВЫХОД», а в коридорах ― указательные знаки (стрелки).
Во избежание возгораний в помещениях архива категорически запрещается:
― курить в помещениях архива, а также примыкающих к ним вестибюлях и коридорах, применять открытый огонь;
― пользоваться неисправными электророзетками, штепсельными вилками, электроприборами;
― нарушать состояние электропроводки, проводить самостоятельно любые работы по ее ремонту;
― пользоваться электронагревательными приборами (обогревателями, электрочайниками и т.п.), не имеющими температурных регуляторов, оставлять после окончания рабочего дня не отключенными от электросети компьютерное и множительное оборудование, электроприборы;
― загромождать мебелью или другими предметами проходы, выходы, доступы к средствам пожаротушения (пожарным кранам, гидрантам, огнетушителям и т.п.), захламлять помещения мусором, отходами, упаковочными материалами, тарой и т.п., которые должны немедленно убираться из помещения в безопасное специально отведенное место;
― приносить в помещения или хранить легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества в любом объеме, а также химикаты и материалы, способные самовозгораться при соприкосновении с воздухом или друг с другом. Такие материалы должны храниться в обособленных помещениях (боксах);
― сушить рабочую одежду или другие материалы на батареях отопления в помещениях архива.
К организационным мероприятиям в первую очередь относятся назначение лица, ответственного за пожарную безопасность архива организации, и разработка Инструкции о мерах пожарной безопасности и плана эвакуации документов архива организации в случае пожара.
В обязанности ответственного за соблюдение пожарной безопасности в помещениях архивавходят:
― проведение инструктажа с работниками архива о мерах пожарной безопасности, их обязанностях на случай возникновения пожара, порядке эвакуации людей и имущества, использовании средств пожаротушения;
― обеспечение всех помещений архива необходимым количеством первичных средств пожаротушения и содержание их в исправном состоянии;
― контроль за правильным применение электронагревательных бытовых приборов, эксплуатацией электроосвещения и электроприборов;
― обеспечение надлежащего содержания эвакуационных выходов.
― проведение тщательного противопожарного осмотра помещений по окончанию работы перед их закрытием с фиксацией результатов в специальном журнале. При выявлении в ходе осмотра нарушений требований пожарной безопасности необходимо принять меры к их устранению. При невозможности самостоятельно устранить выявленные нарушения требований пожарной безопасности доложить об этом руководителю архива и сделать соответствующую запись в журнале осмотра помещений;
― обесточивание электросети рубильником (выключателем).
Инструкция о мерах пожарной безопасности архива организации разрабатывается применительно к конкретному помещению архива и его оборудованию и отражает такие вопросы, как:
― противопожарные требования к помещению архива;
― меры, направленные на профилактику возникновения пожароопасных ситуаций,
― обязанности ответственного за пожарную безопасность архива;
― действия в случае возникновения пожара и т.п. В случае, если в организации разработана единая инструкция о мерах пожарной безопасности, специфические вопросы пожарной безопасности ее архива должны быть отражены в специальном разделе «Особенности обеспечения пожарной безопасности в архиве организации».
При обнаружении пожара или признаков горения в помещении (задымление, запах гари, повышение температуры воздуха и др.) работник, обнаруживший очага пожара (возгорания), обязан немедленно сообщить в пожарную охрану с указанием точного адреса объекта, фамилии сообщающего, и номера телефона, с которого осуществлен вызов, а также проинформировать ответственного за архив и руководство организации. Это принципиально важное положение должны знать все работники архива ― сначала сообщение по телефону в пожарную охрану, и только после этого принятие посильных мер по эвакуации людей, документов и тушению пожара.
Ответственный за архив должен открыть запасные эвакуационные выходы, отключить электроэнергию на месте пожара, удалить за пределы зоны пожара всех лиц, не участвующих в его ликвидации, а затем приступить к эвакуации людей, документации и имущества, а также к тушению пожара имеющимися средствами пожаротушения с соблюдением мер безопасности.
По прибытии на объект подразделений пожарной охраны доложить начальнику караула об очаге загорания, наличии угрозы людям, принятых мерах по локализации пожара, характерных особенностях планировки помещений и других специфических, имеющих значение сведениях, влияющих на обстановку и принятие решений при пожаре на объекте.
Охранный режим ― это система мер, направленных на предотвращение документов от хищений, утрат, несанкционированного выноса, которая обеспечивается:
― технической укрепленностью и оборудованием помещений архива;
― соблюдением пропускного режима и порядка допуска в хранилища;
― опечатыванием помещений.
В целях его соблюдения хранилища (за исключением хранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности, а также охранной сигнализацией. Окна помещений, расположенных на первом этаже здания, должны быть оборудованы запирающимися распашными наружу металлическими решетками.
Охранный режим распространяется на все помещения архива, в т.ч. те, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива.
Получение и сдача ключей от помещений архива осуществляется под расписку в соответствующем журнале. Получать и сдавать ключи от помещений архива имеют право должностные лица, список которых утверждается руководством организации.
Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Ключи от дверей хранилища в рабочее время находятся у ответственного за архив или лица, его замещающего.
Право доступа в хранилища имеют ответственный за архив и работники хранилища для проведения работ по хранению и использованию документов, а также руководитель организации. Другие должностные лица и обслуживающий персонал допускаются в хранилища только в сопровождении ответственного за архив или лица, его замещающего.
Нахождение посторонних лиц в хранилище категорически не допускается.
Опечатыванию подлежат хранилища и все помещения, в которых временно хранятся документы, материальные ценности, размещена множительная и другая дорогостоящая техника, аварийные и запасные выходы из помещений архива. Опечатыванию также подлежат шкафы и сейфы, где хранится учетный и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.
Индивидуальная печать для опечатывания помещений архива находится у ответственного за архив.
Перед закрытием и опечатыванием помещений ответственный за архив проводит их осмотр с учетом требований пожарной безопасности.
В случае чрезвычайной ситуации в отсутствие ответственного за архив вскрытие помещений архива производится коллегиально (не менее двух должностных лиц) с составлением акта, где указываются причины вскрытия, состав должностных лиц, осуществивших доступ в помещения архива и другая необходимая информация.
Вынос документов из здания организации осуществляется по специальным пропускам в установленном порядке.
Ответственным за соблюдение охранного режима в архиве организации является руководитель архива (ответственный за архив).
Световой режим обеспечивает предохранение документов от ненормативного воздействия света.
Постоянное хранение документов осуществляется в темноте, все виды работ с документами проводятся я при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
Защита документов от разрушающего действия света должна осуществляться во всех помещениях архива при любых видах работ с документами В хранилище это достигается за счет соблюдения установленного светового режима и размещения документов в первичных средствах хранения (папках, переплетах, коробках и др.), а также на стеллажах закрытого типа.
Освещение в хранилище может быть естественным или искусственным. Естественное освещение допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий и т.п. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола ― 20-50 люкс, на рабочих столах ― 100 люкс.
Температурно-влажностный режим обеспечивает предохранение документов от повреждающего воздействия климатических условий (температуры и влаги). Оптимальными параметрами температурно-влажностного режима для хранения документов на бумажной основе являются: температура 17-19 С и относительная влажность 50-55%. Следует избегать резких колебаний (как сезонных, так и в течение одних суток) температуры (плюс-минус 5 С) и относительной влажности (плюс-минус 10%).
Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях ― не реже одного раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом ― 2 раза в неделю; при нарушениях режима хранения ― ежедневно.
При длительном стабильном нарушении температурно-влажностного режима (свыше 3 суток), сопровождающимся повышением относительной влажности воздуха до 70-90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение хранилища).
Для контроля климатических условий хранилища оснащаются контрольно-измерительными приборами, которые монтируют на одном щитке, размещая их в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка).
Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в журнале регистрации температурно-влажностного режима. В этом журнале также отражаются результаты проверки правильности показаний контрольно-измерительных приборов. Проверка точности их показаний проводится соответствующими специалистами.
Санитарно-гигиенический режим ― обеспечивает предохранение документов от биоповреждений и загрязнений.
Хранилища должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. Необходимо также обеспечить свободную циркуляцию воздуха, исключающую образование непроветриваемых (застойных) зон, опасных в санитарно-биологическом отношении. В помещениях хранилищ необходимо:
― проводить систематическую влажную уборку;
― проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей не реже одного раза в год;
― обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков не реже одного раза в год.
В хранилищах запрещается:
― складирование документов (размещение их на полу, подоконниках, в неразобранных кипах и т.п.);
― пребывание в верхней одежде и обуви;
― хранение посторонних предметов;
― использование пищевых продуктов.
Окна хранилищ должны быть защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм для защиты от проникновения насекомых. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, наружные отверстия вентиляционных систем.
С целью своевременного обнаружения биозаражений (насекомых и плесневых грибов) документы и помещения хранилищ подвергаются обязательному энтомологическому и микологическому контролю, проводимому 2 раза в год в начале и по окончании отопительного сезона.
При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по обработке хранилищ, средств хранения и документов силами работников архива, а при необходимости ― специальных служб:
― документы, имеющие биопоражения (насекомыми и плесневыми грибами), изымаются с мест постоянного хранения, упаковываются в пленку или плотную бумагу и изолируются в отдельном помещении до решения вопроса о методах их дезинфекционной и дезинсекционной обработки;
― стеллажи (шкафы), на которых располагались пораженные документы, обрабатываются водными растворами антисептиков и тщательно просушиваются;
― местную дезинсекцию проводят инсектицидными аэрозольными препаратами, обрабатывая ими пол, плинтусы, окна, подоконники, стены на высоту до 1,5 м;
― при массовом поражении документов проводят дезинфекцию и дезинсекцию хранилищ силами санэпидстанций или карантинных служб под контролем работников архива;
― при плесневых поражениях строительных конструкций с них удаляют штукатурку и краску, обрабатывают поверхности 5%-ным раствором формалина, проводят ремонтные работ с добавлением в строительные материалы раствора антисептика;
― уничтожение грызунов проводят силами санэпидстанций.
При проведении уборки и санитарно-гигиенической обработки хранилищ не допускается попадание применяемых средств (вода, антисептики и др.) на документы.
Для проведения санитарно-гигиенических работ предусматриваются санитарные дни.
Главным элементом оснащения хранилищ является стеллажное оборудование (стеллажи и шкафы разных типов, боксы, сейфы и др.). Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами.
Деревянные стеллажи допустимы к использованию только если они находятся в хорошем санитарно-биологическом состоянии (не имеют поражения грибками и насекомыми) и обработаны огнезащитным составом.
В помещениях с нерегулируемым климатом и плохой вентиляцией во избежание образования застойных зон, где могут активно развиваться очаги биопоражений, не допускается использование оборудования закрытого типа (сейфов, боксов, передвижных закрытых стеллажей и т.п.).
Не допускается размещение стеллажного оборудования вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
В хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами.
Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в соответствии со следующими правилами:
― расстояние между рядами стеллажей (главный проход) ― 120 см;
― расстояние (проход)между стеллажами ― 75 см;
― расстояние между наружной стеной и стеллажами, установленными параллельно стене ― 75 см;
― расстояние между наружной стеной и стеллажами, установленными перпендикулярно стене (обход) ― 45 см;
― расстояние между полом и нижней полкой стеллажа ― не менее 15 см, в цокольных этажах ― не менее 30 см.
На стеллажах документы на бумажных носителях располагаются горизонтально или вертикально в первичных средствах хранения: коробках, папках, футлярах и т.п. В шкафах, боксах, сейфах и другом подобном оборудовании допускается размещение дел без коробок.
Коробки и другие средства хранения нумеруются в пределах каждого фонда, на них оформляются ярлыки с указанием: номера фонда, номера описи и крайних номеров размещенных дел.
Рациональное размещение документов в хранилищах, обеспечивающее их комплексное хранение в пределах фондов и/или видов документации, а также оперативный поиск, закрепляется схемой размещения дел, утверждаемой руководителем (ответственны) за архив. При размещении документов руководствуются следующими правилами:
― документы размещаются на стеллажах и других видах оборудования в порядке, соответствующем описям дел,
― документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;
― документы, требующие различного температурно-влажностного режима хранения размещаются в разных хранилищах;
― дела в твердом переплете располагаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные ― горизонтально;
― коробки не должны выступать за пределы полок стеллажей;
― не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, в неразобранном виде.
Все помещения архива (этажи, хранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и др. и их полки нумеруются.
В каждом отдельном помещении стеллажи имеют самостоятельную нумеруются слева направо от входа. Полки стеллажей нумеруются сверху вниз также слева направо.
В целях закрепления места хранения документов на стеллажном оборудовании и обеспечения быстрого поиска документов в хранилище осуществляется их топографирование в специальных топографических указателях, составляемых в карточной или листовой форме.
Обязательным является постеллажный топографический указатель. Карточка такого указателя составляется на каждый стеллаж и содержит следующие сведения:
― название архива,
― номер хранилища и/или комнаты,
― номер стеллажа,
― данные о местонахождении документов указываются в графической форме:
Шкаф №___ |
Полка №____ |
Фонд № _ |
Опись № __ |
Ед. хр. с №_ по № _ |
Приме-чание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Карточки постеллажного топографического указателя составляются в 2 экземплярах, один из которых крепится непосредственно на стеллаже, а второй включается в картотеку, формируемую по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения.
При наличии большого количества фондов в архиве организации целесообразно составлять пофондовый топографический указатель, карточка которого составляется на каждый фонд и служат для определения места хранения конкретных дел. В карточке пофондового указателя также указываются:
― название архива,
― номер хранилища и/или комнаты
― название фонда.
― данные о местонахождении документов в следующей графической форме:
Опись № ___ |
с №__ по № __ |
Стеллаж № ____ |
Шкаф №____ |
Полка №___ |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Карточки пофондового топографического указателя располагаются в картотеке в порядке номеров фондов.
Ведение топографических указателей осуществляться как в традиционном, так и в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.
Изменения в размещении документов оперативно отражаются во всех экземплярах топографических указателей.