Управление технотронными документами: сферы, особенности, современные тенденции

• Понятие «технотронных» документов.

• Основные признаки технотронных документов

• Особенности экспертизы технотронных документов

Понятийный аппарат в области документоведения сравнительно недавно интегрировал в себя терминологию, относящуюся к различным видам технотронных документов. Несмотря на то, что изобретение большинства из них относится еще к XIX в., а история создания научно-технической документации в виде первых чертежей идет еще от периода античности, комплекс данных документов получил обобщенную типологическую характеристику на рубеже 1980 ― 1990-х гг. Одним из первых шагов в данном направлении стало проведение в 1988 г. в Париже XI международного конгресса архивов, который был посвящен тематике так называемых «новых архивов»1. Под ними в выступлениях участников понимались, в первую очередь, аудиовизуальные архивы и, во-вторых, различные виды графических документов, создаваемые в рамках проектной, опытно-конструкторской деятельности, а также для фиксации и моделирования различных производственно-технологических процессов.

Очевидно, что при определении состава технотронных документов и их последующей классификации по происхождению и последующей организации хранения между архивистами, представлявшими социалистические страны во главе с СССР, и, с другой стороны, архивистами стран Западной Европы и Северной Америки возникали терминологические расхождения, связанные с определением самого понятия «архив». Сохраняясь на теоретическом уровне и в настоящее время, они заключаются в том, что в отечественной терминологии и в настоящее время основная трактовка данного понятия заключается в обозначении «архива» как учреждения или структурного подразделения, выполняющего различные виды работы с документами, в то время как в зарубежной терминологии под «архивом» принято понимать совокупность документов, созданных и хранящихся на различных носителях. На наш взгляд, в рамках документоведческого подхода, связанного с пониманием управления документами в качестве неразрывного процесса регулирования различных циклов их бытования в обществе, данную дискуссию можно считать исчерпанной, поскольку объектом управления в качестве архива выступает совокупность документов, систематизированная по происхождению, тематике или внешним особенностям. Именно в этом терминологическом контексте формируются архивы технотронных документов, которые могут включать всю их совокупность (то есть аудиовизуальные, графические, электронные документы) или какой-либо отдельный тип документов. В особом теоретическом осмыслении нуждается понятие архива «цифровых» документов и самих оцифрованных документов. На наш взгляд, преобразование документированной информации в электронно-цифровой формат приводит к появлению новых технотронных документов только в том случае, если оригинальный носитель этой информации оказывается утраченным. В то же время существующие в практической плоскости, но еще не нашедшие утверждения в нормативно-методической литературе понятия «электронных аудиовизуальных документов» и «электронных графических (научно-технических) документов» можно считать синонимами понятия «цифрового документа», содержащего изобразительную, изобразительно-звуковую, звуковую и компьютерно-графическую информацию.

Значимой теоретической проблемой является внедрение в научную и методическую практику понятия «технотронного документа». Являясь производным от сформированного в рамках социальных наук понятия «технотронного общества» (одной из разновидностей постиндустриального общества), оно достаточно редко применяется в рамках научно-исследовательской литературы. Одним из исключений в этом плане можно считать сборник научных статей2, который был опубликован в РГГУ в 2011 г. и в существенной мере стал итогом почти двадцатилетней работы существовавшего в самостоятельном качестве до 2013 г. факультета технотронных архивов и документов. В нем была представлена комплексная характеристика электронных документов, всех видов аудиовизуальных документов, отдельных видов научно-технической документации. Кроме этого была предпринята попытка интегрировать в систему технотронных документов всю совокупность источников документированной информации, создаваемых в процессе деятельности различных экономических организаций и относящихся к составу «бизнес-архивов». Эта исследовательская тенденция была характерна для ряда исследований И.В. Карапетянц3, а также для разработанной под ее руководством образовательной программы «Научно-технические и бизнес-архивы», реализовывавшейся до 2014 г. Однако думается, что включение в состав технотронных документов экономической документации в полном ее объеме не является обоснованным, так как в основе ее выделения в самостоятельный комплекс источников документированной информации находится не принятый в научно-методической практике генетический признак, а признак тематической принадлежности информационных ресурсов.

Таким образом, технотронные документы имеют в качестве своего основного признака фиксацию на нетрадиционных носителях и таким образом обособляются от письменных документов, представленных на обычном бумажном носителе. Их вторым признаком является специализированный режим хранения, который является необходимым независимо от доступных для размещения технотронных документов площадей. Именно поэтому и в действующих4, и в утративших силу5 нормативно-методических документах основное внимание уделено выдвижению рекомендаций по обеспечению сохранности документов на различных видах нетрадиционных материальных носителей. Остальные признаки, отличающие технотронные документы от традиционных документов на бумажных носителях, имеют более частный характер и связаны, с одной стороны, с практикой учета электронных и аудиовизуальных документов, а, с другой стороны, с применением специфических форм их научного и практического использования. Следовательно, можно сделать однозначный вывод о том, что обозначенная специфика данного комплекса информационных ресурсов формируется в рамках последовательного управления документами конкретных учреждений и предприятий и определяется выбранным конкретными людьми способом документирования действительности.

В то же время следует подчеркнуть, что в отличие от значительной части письменных документов, создаваемой с целью выполнения управленческих функций в обществе, существенная часть технотронных документов создается, прежде всего, с целью применения альтернативного способа отражения социальных процессов и особенностей индивидуальной деятельности. Поэтому представляется необходимым разделять всю совокупность технотронных документов по признаку их функционально-целевого назначения на документы служебного и творческого назначения. Служебная принадлежность обозначает выделение в качестве основной функции решение управленческих задач, которые могут, в частности, заключаться в отношении электронных документов в обеспечении деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, а в отношении технической документации ― в регулировании производственных процессов и научно-экспериментальной деятельности. В этом смысле служебная документация может быть с достаточным основанием включена в единый комплекс информационных ресурсов с значительным объемом делопроизводственных документов ― например, актов технического состояния различных объектов. В свою очередь технотронные документы творческого значения создаются с целью интерпретации минувших и непосредственно наблюдаемых событий, а также для моделирования с помощью системы образов будущей социальной реальности. Поэтому в них реалистическая информация часто сочетается с символической, выстраиваемой на основе сценарного воображения конкретных авторов. Исходя из функционально-целевого назначения технотронных документов творческого назначения можно сделать вывод о том, что они создаются для реализации коммуникативной функции, то есть для донесения одним автором или творческим коллективом черт своего мировосприятия до элитарной или массовой совокупности пользователей визуальной или звуковой информации.

Одной из сложных и давно обсуждаемых, главным образом, в историко-архивоведческой литературе проблем в сфере управления технотронными документами является определение их информационной значимости. На наш взгляд, при ее решении необходимо, в первую очередь, определить специфику экспертизы ценности документов в целом и технотронных документов в частности на различных этапах их жизненного цикла. В условиях советского периода, характеризовавшегося жесткой преемственностью этапов создания и последующего постоянного или временного хранения любых видов документов, а также признанием абсолютной приоритетности институционально-генетического признака для установления сроков жизненного цикла, данная проблема решалась без существенных затруднений по двум причинам. Первая причина заключалась в том, что в рамках системы производства и затем системы архивного хранения различных видов традиционных и технотронных документов использовалась практически единая система критериев ценности документов. Уже на стадии определения статуса фондообразователя или иного производителя документов и соотнесения видовой принадлежности документа к определенному иерархически выстроенному массиву создаваемых в организации, учреждении или на предприятии информационных ресурсов ценность каждого созданного документа определялась практически автоматическим образом. Вторая причина была связана с тем, что в основу сформированной уже в первые годы существования советского государства политики в области управления документами был положен принцип последовательного и централизованного учета всех источников документированной информации, которые могли представлять ценность с идеологической, функционально-политической или культурно-просветительской точки зрения. Таким образом, в отношении экспертизы ценности документов на стадии их использования в целях обеспечения управленческой практики, на этапах их ведомственного и затем ― для отобранной части документов ― государственного хранения использовалась единая система критериев, практически не подвергавшаяся сомнению.

В отношении технотронных документов рассмотренный научно-методический подход к определению функциональной и информационной значимости имеет существенные недостатки, которые стали особенно заметными в постсоветский период, характеризующийся децентрализованным созданием, хранением и порядком использования значительной части аудиовизуальных, технических и в меньшей мере электронных документов. Первый из этих недостатков заключается в том, что практически все виды технотронных документов стали в условиях наступившей широкой доступности информационных технологий массовыми источниками ретроспективной и оперативной информации. Впервые этот очевидный по крайней мере для фотодокументов6, но продолжающий вызывать активные дискуссии7 факт был отмечен в сборнике статей по проблемам архивоведения и источниковедения аудиовизуальных документов, опубликованном в 1990 г. под редакцией В.М. Магидова8. В связи со способностью каждого, обладающего достаточными техническими знаниями и умениями человека создавать обладающие информационную ценность изобразительные, графические и в менее распространенной степени звуковые документы основным критерием ценности технотронных документов следует признать качество репрезентации объектов технотронного документирования. Второй недостаток заключается в том, что в процессе управления документами специалисты постоянно сталкиваются с различными практическими факторами, которые конкретизируют требования к информационным качествам источников документированной информации и ― что особенно важно ― адаптируют их к потребностям деятельности учреждений, предприятий и организаций различных форм собственности. Важнейшими из этих факторов, имеющих значение также и для деятельности в сфере традиционного делопроизводства, являются наличие и специфика повторяющейся информации о фиксируемых и даже об интерпретируемых событиях; качество текстовой сопроводительной информации, особенно незаменимой для не атрибутированных технотронных документов; своеобразие использованных практических способов технотронного документирования. Наконец, третий и весьма распространенный недостаток универсалистского подхода к определению информационной ценности технотронных документов заключается в систематически проявляющихся попытках сформировать единые критерии определения достоверности к технотронным документам служебного и творческого характера. На наш взгляд, в отношении данных комплексов документов необходимо различать объективность фиксации и объективность интерпретации любых объектов документирования и, в особенности, исторических событий.

Исходя из рассмотренных особенностей создания, применения и научно-методической оценки технотронных документов в контексте практики управления ими можно констатировать, что перспективы их изучения заключаются, прежде всего, в четком определении сущности и последствий взаимосвязи формы их создания и представленного в них содержания. В частности, очевидно, что технотронные документы, созданные в электронной форме или преобразованные без сохранения оригинала в электронно-цифровую форму, приобретают новые особенности хранения, учета и использования, принципиально отличающиеся от традиционно сложившихся форм фиксации изобразительной и графической информации. Во-вторых, актуальным направлением изучения процессов управления технотронными документами является выявление специфики электронного управления этими документами, параллельное наличие которого по сравнению с системой традиционного делопроизводства является совершенно очевидным. В связи с этим при дальнейшем совершенствовании разработанных и утвержденных во второй половине 2000-х гг.9 правил организации делопроизводства в федеральных органах власти и управления необходимо осуществить их адаптацию и к работе с технотронными ― прежде всего, электронными документами. В-третьих, существенное значение с точки зрения документоведения и архивоведения имеет разграничение производственно-практических и научно-исторических подходов к изучению технотронных документов служебного и творческого назначения, которое может стать важным ориентиром для дальнейших исследований различных видов технотронных документов.