К вопросу о «замещающем сканировании» и блокчейне

С.Л. Кузнецов, канд. ист. наук

• Проблемы перехода на электронные документы

• Блокчейн и юридическая значимость документа

В последнее время вопросы расширения сфер использования документов в электронной форме, создания электронных архивов стали предметом активного обсуждения и проработки. При этом со стороны архивистов мы часто видим попытки механически перенести на электронный архив традиционные делопроизводственные и архивные технологии, принципы работы с традиционными документами. Со стороны IT-специалистов прослеживается тенденция назвать электронным архивом любую систему, программно-аппаратный комплекс, осуществляющий упорядоченное хранение файлов документов и их электронных копий.

В то же время наблюдается большой разброс в уровне перехода на электронные документы как между государственными структурами, так и организациями всех форм собственности. При этом Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» (ред. от 21.07.2014) прямо обязывало федеральные органы исполнительной власти уже к началу 2017 г. перейти на обмен электронными документами при взаимодействии между собой и с Правительством РФ. На это же направлен и ряд других документов2. В соответствии с добавленной в ФЗ «Об информации…» статьёй 11.1. «Обмен информацией в форме электронных документов при осуществлении полномочий органов государственной власти и органов местного самоуправления» государственные и муниципальные органы обязаны «предоставлять по выбору граждан (физических лиц) и организаций информацию в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью»3.

Для коммерческих организаций Правила делопроизводства, Примерная инструкция, как и государственные стандарты, не являются обязательными. Но они переходят к работе с документами в электронной форме с целью сокращения издержек, обеспечения доступа к документам удалённых сотрудников и подразделений, обеспечению прозрачности и оперативности работы управленческого аппарата, ускорению обмена документами с деловыми партнёрами.

Таким образом, как будто есть все предпосылки для перехода к электронным документам, а в то же время процесс идёт медленно. Фактически уже более четверти века мы говорим о том, что вот-вот все перейдут на электронные документы, но до сих пор традиционные документы занимают значительную часть документооборота.

C другой стороны, в крупных организациях с большим документооборотом, например в банках, корпорациях, существует сильная потребность в оптимизации расходов на документооборот. В таких организациях все документы на бумаге сканируются и в дальнейшем сотрудники работают исключительно с электронными копиями документов. Обработка и хранение оригиналов на бумаге для таких организаций ― непроизводительна статья расходов.

Поэтому возникает идея «замещающего сканирования» ― то есть «замещения» документов временного срока хранения на бумаге их электронными копиями с последующим уничтожением бумажных документов.

Однако в этом случае возникает ряд задач, которые надо решить для такого изменения технологий управления документами.

1. Определить круг документов, в отношении которых может выполняться замещающее сканирование.

Результатом этой работы должен быть отдельный Перечень документов, в отношении которых допускается их замещение электронными копиями либо отдельная отметка или графа в Перечне типовых архивных документов с указанием сроков хранения. Первый вариант имеет смысл в случае, если замещающее сканирование будет разрешено только для ограниченного круга документов, второй вариант ― если замещение будет разрешено для значительной части документов временного срока хранения. В целом, определение круга документов, которые могут существовать в электронном виде, началось ещё с составления ведомственных перечней документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов4, составление которых началось в 2011 году в соответствии с распоряжением Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р. Также можно ориентироваться на «Перечень видов документов, передаваемых при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, государственных внебюджетных фондов в электронном виде»5. Скорее всего в такой перечень также войдут первичные учётные документы кредитных организаций (по согласованию с ЦБ РФ). А в дальнейшем необходима работа по анализу всех документов временных сроков хранения по «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

2. Определить порядок придания электронным копиям, создаваемым в ходе замещающего сканирования, правового статуса «на правах оригинала».

Сюда входит несколько направлений, главные:

• Разработка порядка создания, заверения и хранения юридически значимых электронных копий на правах оригинала.

• Определение условий придания юридический силы создаваемым при замещении электронным документам и сохранении их юридической силы вплоть до момента завершения жизненного цикла документа.

• Внесение изменений в законодательство, придающих правовой статус электронным копиям, созданным в ходе замещающего сканирования.

Необходимо предусмотреть ответственность организации и физического лица, заверяющего соответствие полученной электронной копии оригиналу. Должен быть продуман контроль соответствия количества листов оригинала и копии, так как при поточном сканировании больших объёмов многие автоподатчики документов допускают захват двух страниц, а исправить ошибку после уничтожения оригинала уже не получится…

В качестве формата, в котором создаются электронные копии, целесообразно сразу использовать PDF (PDF/A), при необходимости добавляя вторым слоем результат распознавания для целей полнотекстового поиска по документам.

Полученные в результате замещающего сканирования документы должны заверяться усиленной квалифицированной электронной подписью. Это может быть подпись организации или уполномоченного сотрудника, например руководителя службы ДОУ.

Создаваемые электронные копии могут заверяться.

Основная проблема ― использование электронной подписи (ЭП).

Федеральный закон «Об электронной подписи» устанавливает равнозначность электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью, и документа на бумажном носителе, подписанного собственноручной подписью и заверенного печатью, допуская возможность использования электронных документов в любых правоотношениях6. Однако на практике технологии, заложенные в ЭП, хорошо работают только для оперативного обмена документами типа систем «клиент - банк», где ЭП первоначально и начала использоваться четверть века назад. Сегодня для усиления юридической значимости документов всё чаще организации используют усовершенствованную ЭП, пользуются услугами служб, проставляющих «штамп / метку» времени, являющиеся доказательством момента подписания документа и действительности сертификата ключа подписи на этот момент.

Фактически ЭП применяется только там, где без неё не обойтись: торговые площадки, при взаимодействии с налоговыми органами, порталом госуслуг, другими государственными сервисами.

Необходимо решение, обеспечивающее аутентичность, целостность, достоверность создаваемых при замещающем сканировании электронных копий.

Тут можно вспомнить прорабатываемую уже более пяти лет концепцию создания единой государственной системы электронного документооборота (ЕСЭД). Проект создания единой системы электронного документооборота, построенной на «облачных» технологиях и принципах SaaS (программа как услуга), мог бы заменить множество плохо совместимых друг с другом типовых и индивидуально разработанных программ в области ДОУ, используемых в различных федеральных органах, решить проблему оперативного обмена документами между государственными структурами, сократив общие расходы на автоматизацию управления документами в государственном масштабе. Проект требовал высокой надёжности и бесперебойной работы системы и, к сожалению, по ряду причин не был реализован, хотя активно прорабатывался как Росархивом, так и Минкомсвязи РФ. Появление новых технологий позволяет говорить о реализации аналогичного проекта в виде Единого государственного реестра электронных документов (Реестр ЭД), построенного с использованием принципов блокчейна.

Создание единой государственной системы обмена (регистрации) документами на базе блокчейна могло бы стать основным компонентом, гарантирующем юридическую значимость внесённых в него документов.

Что же такое блокчейн?

Сам термин блокче́йн (англ. blockchain или block chain) определяется Википедией как «выстроенная по определённым правилам непрерывная последовательная цепочка блоков (связный список), содержащих информацию»7. А применительно к делопроизводству ― распределённая система регистрации, сохраняющая защищённые от изменений сведения о факте передачи документа в электронной форме и хеш-сумму, позволяющую в дальнейшем подтвердить аутентичность документа (Единый государственный реестр электронных документов).

Мы видим множество публикаций и выступлений об использовании технологии блокчейна в самых разных сферах деятельности, в том числе и в управлении документами. Предполагается, что использование решений на основе блокчейна существенно изменит российское делопроизводство, изменит всю сферу управления документами, обеспечив простой и при этом юридически значимый обмен электронными документами организаций всех форм собственности, а также возможность долговременного хранения электронных документов с сохранением их юридической значимости.

Проблемы перехода к использованию электронных документов, имеющих длительные сроки хранения, во многом связаны с необходимостью обеспечить аутентичность электронного документа8, гарантировать неизменность его содержимого, правильность указания автора и даты (времени) подписания документа.

Частично эти задачи решаются использованием электронной подписи. Технология электронной подписи, основанной на вычислении контрольной суммы (хеш-суммы) по документу, позволяет однозначно сказать, что документ не был изменён с момента подписания, так как вычисляемая при проверке подписи хеш-сумма идентична хеш-сумме, содержащейся в файле подписи. Однако используемая для подтверждения сведений об авторе документа технология закрытого и открытого ключа (сертификата ключа подписи, сертификата проверки ключа подписи) вызывает проблемы, связанные с ограниченным сроком действия сертификатов. Поэтому возникает необходимость подтверждения даты (времени) создания или подписания документа третьей (доверенной) стороной (службы штампов времени), причём штамп времени также заверяется электронной подписью…

Факт и дату создания документа подтверждает его регистрация, но данная операция, прописанная в Правилах делопроизводства, обязательна только для государственных структур, а также для отдельных категорий документации, предусмотренных в отраслевых нормативных актах. До сих пор много организаций, регистрирующих документы в журнальной форме либо в Microsoft Excel. Многие ведомственные системы управления документами (электронного документооборота, СЭД) позволяют добавлять и регистрировать документы «задним числом».

В значительной степени проблему решает технология блокчейна. По сути, с точки зрения потребностей службы ДОУ, это распределённая система регистрации документов, сохраняющая на большом количестве серверов – участников межведомственного электронного документооборота (не путать с МЭДО) все записи о зарегистрированных (прошедших по системе) документах вместе с хеш-суммой документа. Блокчейн имеет следующие преимущества: невозможность изменить или удалить ранее введённые данные и распределённый характер одноуровневой сети, обеспечивающий высокую отказоустойчивость решения.

Основной недостаток технологии блокчейна ― большой размер базы, так как на каждом узле (сервере) хранится информация обо всех переданных документах. Эта проблема может быть решена с помощью лежащей в основе традиционного делопроизводства системы годовых разделов, когда каждый год начинается заново, то есть ежегодным созданием новой базы у всех участников документооборота и с сохранением единой поисковой системы по всем годовым разделам на основе государственного архива электронных документов9.

Архив электронных документов, обеспечивая сохранность годовых разделов БД, мог бы выступать в качестве независимой стороны, подтверждая аутентичность того или иного документа и точное время его регистрации в системе.

Создание единой распределённой системы регистрации документов на основе блокчейна потребует больших вычислительных мощностей для обработки десятков тысяч документов в минуту, но пример использования блокчейна в криптовалютах показывает, что эти вопросы вполне решаемы.

Таким образом, добавление сведений о документе в Единый государственный реестр электронных документов обеспечит подтверждение его аутентичности, а значит, позволит заместить бумажный оригинал созданным на его основе электронным документом.