Серия справочных пособий по управлению документами

Осенникова Е. В., нач. отдела документоведения и архивоведения, Мухутдинова Д. Б., менеджер, КГ «ТЕРМИКА»

• Серия книг «Управленческая безопасность»

• Справочник по русскому языку

• Справочник по кадровому делопроизводству

• Справочник по общему делопроизводству

• Справочник по архивному делу

Значимость специалистов по управлению документами в организации сегодня трудно переоценить, поскольку в их ведении находятся все документопотоки, по которым происходит обмен информацией как внутри самой организации, так и с внешним миром (органами государственной и муниципальной власти, партнерами, клиентами и т. д.).

Кроме того, в связи с развитием современных средств связи и электронного документооборота деятельность по всем его этапам (от создания или получения документа до его уничтожения или передачи на хранение) привлекает все большее внимание специализированных служб, ответственных за соблюдение безопасности в организации.

Как следствие, сотрудник, ответственный за работу с документами, начинает рассматриваться в качестве эксперта, обладающего необходимыми знаниями и навыками для организации и ведения эффективного документооборота, предупреждающего все риски, связанные с движением документов. Соответственно, и обучению такого специалиста должно уделяться повышенное внимание.

В конце 2016 г.  середине 2017 г. руководитель КГ «ТЕРМИКА» Цицин А.Г., осознавая важность обучения данной категории сотрудников, провел ряд встреч с преподавателями Российского государственного гуманитарного университета, которые также выразили обеспокоенность уровнем образования работников, ответственных за ведение эффективного документооборота. В результате этих встреч появилась идея создания серии справочных пособий, освещающих как нормативно-правовую и методическую базу, так и практику работы с документами в компаниях любых организационно-правовых форм.

Данная идея была поддержана доктором исторических наук, профессором, ректором РГГУ Безбородовым А. Б., который выступил общим редактором всех книг, вошедших в серию. Благодаря его деятельности ведущий вуз страны в области подготовки кадров для ДОУ уже несколько лет взаимодействует с представителями бизнеса и IT-разработчиками. Данное взаимодействие имеет колоссальное значение, ведь работа с документацией с каждым годом все более погружается в электронный формат, потребности работодателей растут и непрерывно меняются. Содействие, направленное на приведение системы образования в соответствие с потребностями рынка, является важнейшим вкладом в будущее страны: верное развитие самой системы образования, успешное трудоустройство выпускников и обеспечение работодателей высококвалифицированными кадрами.

Методическая помощь в разработке справочных пособий для специалистов широкого профиля также является вкладом в благополучие как сферы ДОУ, так и российских работодателей в целом. Это не только работа на перспективу, но и создание инструмента для оперативного решения существующих проблем.

Работа по созданию серии книг продолжалась в течение двух лет и встретила на своем пути немало препятствий. Основным из них стало принятие нового ГОСТ Р 7.0.972016, изменившего требования к оформлению реквизитов и бланков документов1. Оформление реквизитов документа является основой для любой организации. Данный стандарт долго обсуждался в профессиональном сообществе, а срок его вступления в силу был отложен на целый год. Также ожидались изменения, которые были приняты летом 2018 г. и затем были оперативно внесены в справочные издания.

В августе 2018 г. перед самой отправкой книг в типографию была официально опубликована и вступила в силу Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях – документ, который специалисты ожидали в течение многих лет2. Инструкция установила требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций, независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности. Положения инструкции распространились на организацию работы с ОРД независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью ИКТ. Разумеется, серию книг для работников организаций невозможно представить без упоминаний об этом важном документе. В связи с этим выпуск серии был перенесен на срок, достаточный для анализа данного документа.

Итогом кропотливой работы стала серия книг «Управленческая безопасность», которая вышла в свет в октябре 2018 г. и была посвящена 100-летию создания государственной архивной службы России (1918–2018). Несмотря на приуроченность к памятным датам – 100-летию Росархива и 25-летию КГ «ТЕРМИКА» – серия является не сувенирным набором, а комплектом профессиональной литературы, которая способна помочь в реализации целого ряда бизнес-процессов от ведения электронной переписки до подготовки документов к длительному хранению. Материалы книжных изданий, вошедших в серию, носят прикладной характер, они актуальны и востребованы как для специалистов сферы ДОУ, так и для других сотрудников, имеющих дело с документацией.

Серия справочных пособий «Управленческая безопасность» в подарочном футляре

Серия «Управленческая безопасность» состоит из четырех справочников, каждый из которых освещает конкретную тематическую область от создания документа до его уничтожения или обеспечения долговременной сохранности. Название серии имеет отсылку к одной из основных функций документа – управленческой. При правильно организованном документообороте актуальная информация быстрее циркулирует по каналам связи, позволяет принимать своевременные решения и повышает эффективность управления в целом.

Далее рассмотрим каждую книгу серии подробнее.

1) «Справочник по русскому языку для работников организаций»3 подготовлен Буториной Е. П.  доктором филологических наук, профессором кафедры русского языка Института лингвистики РГГУ, Почетным работником сферы образования Российской Федерации, руководителем магистерской программы «Русский язык как иностранный и межкультурная коммуникация».

Работники организаций  это многочисленная и весьма неоднородная в социальном и профессиональном отношении группа. Недостаточное владение нормами современного русского литературного языка, неграмотное, невнимательное и некорректное использование речевых средств, ошибки в составлении документа или ведении деловой переписки могут не только привести к снижению коммуникативной эффективности, но и стать причиной критики в СМИ или снизить доверие со стороны подчиненных, деловых партнеров, клиентов.

Именно поэтому уверенное владение нормами современного литературного языка представляется крайне важным для профессиональной деятельности, как правило, протекающей в интенсивном режиме. Вполне очевидно, что плотный рабочий график практически не оставляет возможности для поиска, оценки и выбора справочной литературы. В связи с этим компактный справочник, содержащий основные нормы русского языка с примерами из современной деловой речи, оказывается именно тем эффективным инструментом, который необходим для работы в подобных условиях.

Справочник состоит из четырех разделов: «Грамматика», «Правописание», «Список источников и литературы» и «Приложения». Правила представлены в компактной форме в виде таблиц или схем и проиллюстрированы примерами из актуальных текстов документов, пресс-релизов или анонсов, размещенных на официальных сайтах российских организаций. Помимо правил в состав издания включены списки словарей-минимумов, которые позволяют во многих случаях уточнить написание тех или иных трудных слов, не обращаясь к соответствующим специализированным словарям.

Таким образом, справочник дает возможность не просто повысить общий уровень грамотности. Он экономит рабочее время, затрачиваемое сотрудниками на поиск ответов и подбор верных формулировок, содержит наиболее типичные ошибки и способы их устранения. В современной реальности, когда деловой язык активно развивается и преображается, а ресурсы сети Интернет часто дают ничем не обоснованные советы, данный справочник, несомненно, можно отнести к источнику достоверных сведений, благодаря авторитетному мнению и большому практическому опыту автора.

2) «Справочник по кадровому делопроизводству для работников организаций»4 подготовлен Глотовой С. А.  кандидатом исторических наук, доцентом кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ.

Кадровая документация имеет большое управленческое и социальное значение. Она является одной из основных составляющих эффективной работы с персоналом. Кроме того, она важна для каждого конкретного человека, так как содержит исчерпывающую информацию о фактах его трудовой деятельности. Наличие правильно оформленных документов свидетельствует о правомерности совершенных с работником действий, что позволяет минимизировать вероятность трудовых споров и в случае возникновения разногласий между субъектами трудовых отношений служит доказательством для суда.

Регулирование вопросов документирования трудовых отношений во многом осуществляется на государственном уровне. Различные правовые акты определяют состав кадровых документов, порядок их оформления, сроки их создания, подписания, ознакомления с ними работников. Несоблюдение правовых норм в сфере кадрового делопроизводства может повлечь за собой штрафные санкции для организаций и дисквалификацию для предпринимателей.

Особое внимание государства к сфере кадрового делопроизводства объясняется тем, что содержащаяся в кадровых документах информация носит не только оперативный, но и ретроспективный характер. Она может быть востребована спустя долгие годы после увольнения работника из организации. Поэтому для кадровой документации установлены длительные сроки хранения, а само хранение регулируется рядом правовых актов Российской Федерации.

Все эти факторы определяют особые требования к квалификации кадровых специалистов и специалистов по управлению персоналом. Каждый работник кадровой службы должен обладать целым комплексом теоретических и правовых знаний, необходимых для осуществления этой деятельности, в соответствии со всеми требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации.

Данное издание состоит из двенадцати глав. Оно предназначено для работников кадровых служб всех уровней и служит целям информационной поддержки их деятельности, повышения правовой грамотности в сфере кадрового делопроизводства.

В справочнике рассмотрен широкий круг управленческих ситуаций, в ходе которых создаются и применяются кадровые документы, дана подробная характеристика всем видам документов по личному составу, описаны особенности их подготовки и работы с ними. Также в издании прописаны все основные кадровые процедуры и порядок их документального оформления.

В справочнике называются около ста законодательных, нормативных правовых актов и нормативно-методических документов, которые используются в работе кадровых служб. Даются ссылки на конкретные статьи, содержащие нормы трудового права в сфере кадрового делопроизводства.

Структура справочника построена в соответствии с основными кадровыми процедурами и направлениями деятельности. В рамках каждого раздела выделены наиболее значимые темы и вопросы, раскрывающие содержание работы по каждому направлению. Книжное издание сопровождается алфавитным указателем, который позволяет вести предметный поиск по общим и специфическим вопросам документационного обеспечения деятельности кадровых служб.

В отличие от традиционного построения изданий по кадровому делопроизводству данный справочник позволяет, с одной стороны, всесторонне рассмотреть все аспекты документирования деятельности кадровых служб и работы с кадровыми документами, с другой  быстро получить интересующую кадрового специалиста-практика предметную информацию по конкретным или специфическим вопросам в этой сфере.

3) «Справочник по общему делопроизводству для работников организаций»5 подготовлен Кукариной Ю. М.  кандидатом исторических наук, доцентом, заведующей кафедрой документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ.

С течением времени делопроизводство активно развивается как важнейшая составная часть деятельности аппарата управления любой организации, поскольку в документах фиксируются все основные и текущие вопросы ее деятельности.

Для любого документа важны цель его создания, причина  зачем мы его создаем, в какой ситуации будет необходимо или потребуется создание данного документа. Таким образом, основные функции документа – фиксация, передача и сохранение информации о деятельности организации, учреждения или физического лица, а также возможность использования документа в качестве доказательства (правовая функция документа).

Для ведения делопроизводства в современных организациях создается отдельное структурное подразделение, на которое возлагаются соответствующие функции. В первой главе справочника рассматривается организационная структура, функции, должностной и численный состав службы делопроизводства, подробно рассматриваются задачи, выполняемые различными должностными лицами на основе действующих профессиональных стандартов.

Для организации работы службы делопроизводства обязательно разрабатывается и применяется на практике комплекс локальных нормативных актов или регламентных документов. Разработка этого комплекса осуществляется на основании законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации, а также нормативно-методических документов, регулирующих сферу делопроизводства в целом и организацию работы службы делопроизводства в частности. Обзор общегосударственных правовых актов представлен во второй главе справочника.

Важной составляющей делопроизводства является документирование, то есть процесс создания документа. Этому вопросу посвящены сразу несколько разделов справочника, в которых подробно рассматриваются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов, требования к составлению и классификация бланков, а также общие требования к текстам управленческих документов.

В четвертой главе справочника подробно рассмотрены основные виды организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, включая основное назначение или функцию каждого вида документа, состав реквизитов и общую структуру текста.

В пятой главе раскрываются основные характеристики документооборота, типовые этапы движения входящих, исходящих и внутренних документов с использованием систем электронного документооборота, поскольку его правильная организация крайне важна для эффективного управления документами.

Шестая глава посвящена вопросам организации оперативного хранения документов в делопроизводстве, включая формирование дел, подготовку номенклатуры дел, организацию передачи дел в архив организации.

Данное издание может быть использовано в качестве справочного пособия как для уже работающих в сфере делопроизводства, так и для тех, кто только осваивает указанное направление деятельности и проходит профессиональную переподготовку или повышение квалификации по направлению «Документоведение и архивоведение».

4) «Справочник по архивному делу для работников организаций»6 подготовлен Буровой Е. М.  кандидатом исторических наук, профессором, заведующей кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ, совместно с преподавателем кафедры архивоведения Муравьевой Н. А.

В последние годы процесс оптимизации управления, как правило, не предполагает создания архива как структурного подразделения организации. На практике наблюдается и обратный процесс, когда архив преобразуется в архивохранилище при службе ДОУ. Кроме того, организации часто экономят на должности архивиста, поэтому обязанности по ведению архивного дела возлагаются на имеющегося сотрудника: делопроизводителя, кадровика, бухгалтера или других специалистов, не имеющих специальных знаний в сфере архивного дела.

Исходя из этого, было принято решение создать справочное пособие, цель которого  помочь работникам организаций найти ответы на интересующие вопросы и правильно организовать работу с архивными документами, основы которой закладываются уже на стадии документационного обеспечения управления.

Увеличение объектов управления и производства, постоянное расширение документирования функций и действий и, наконец, внедрение систем электронного документооборота привело к эффекту, обратному ожиданиям,  увеличению количества документов в организациях, причем на разных носителях. Поэтому сейчас необходимо упорядочить всю эту возрастающую массу документов и обеспечить сохранность той ее части, которая подлежит дальнейшему хранению.

Как отмечает в своей рецензии Бобылева М. П., данное издание представляет собой первый опыт создания справочно-методического пособия, системно раскрывающего работы с архивными документами в современных условиях.

Справочник состоит из четырнадцати тематических разделов. В каждом из них сделан акцент на нормативных документах с указанием конкретных положений, которые обязательны к исполнению всеми организациями. Положения нормативного характера дополняют положения рекомендательного, методического характера, призванные помочь эффективному выполнению отдельных видов работ с архивными документами.

Достаточно большое количество вопросов в сфере архивного дела отдано на усмотрение организации, принятые решения по ним должны быть зафиксированы локальными нормативными актами. Такие примеры также приводятся на страницах справочника.

К справочнику составлен глоссарий, содержащий основные термины и определения, применяемые в сфере архивного дела. Все основные виды работ с архивными документами в организации: хранение, комплектование, учет и использование  даны применительно к документам на бумажных носителях и к электронным документам (по возможности). Наконец, практические советы как авторов справочника, так и авторов статей в научно-практической профессиональной периодике помогут в деле рациональной организации архивного дела.

В последнем разделе справочника даны ответы на вопросы о последствиях нарушений нормативных требований законодательства, регулирующего работу с архивными документами. Иными словами, подробно анализируются различные виды юридической ответственности.

Таким образом, серия справочных пособий «Управленческая безопасность» предназначена для широкого круга работников организации. В первую очередь книжные издания представляют большой интерес для сотрудников службы ДОУ  специалистов-практиков, ежедневно выполняющих операции, необходимые для организации эффективного документооборота.

Кроме того, рассмотренные справочники будут полезны для всех руководителей, заинтересованных в подборе компетентного персонала или проведении обучения имеющихся сотрудников. Другим работникам, так или иначе участвующим в деятельности организации и взаимодействующим с коллегами, клиентами и деловыми партнерами с помощью документов, также следует обратить внимание на данную серию.

В некоторой степени книжные издания ориентированы и на академическую среду, ведь заканчивая обучение в институте и начиная свою трудовую деятельность, вчерашние студенты неизбежно сталкиваются с фактическим положением дел в сфере работы с документами. Представляется важным, чтобы методическая и справочная литература могла давать им представление о том практическом опыте, который часто невозможно получить в стенах учебного заведения. Настоящая серия книг выступает таким связующим звеном и, несомненно, должна заинтересовать как студентов, так и преподавателей.