Повышение эффективности документационного обеспечения деятельности служб управления персоналом

Глотова С. А., к. и. н. доц. РГГУ

• Направления совершенствования работы

• Совершенствование кадрового делопроизводства

• Используемые в работе документы

Повышение эффективности – это цель практически любой организованной системы. Система управления персоналом, и как элемент этой системы – служба кадров, не является исключением.

Есть много инструментов, нацеленных на решение этой задачи.

Повышение эффективности можно обеспечить за счет организационных мер, таких как совершенствование структуры службы кадров, численности, функционала службы, перераспределения обязанностей, полномочий, ответственности между сотрудниками, выделение новых участков работы.

Эффективность можно повышать через повышение уровня квалификации сотрудников службы.

При этом можно изначально предъявлять высокие квалификационные требования к работникам, принимаемым в кадровую службу, а можно повышать квалификацию уже имеющихся сотрудников, поставив на систематическую основу процесс проверки уровня знаний HR – персонала и его обучения.

Эффективность можно повышать за счет совершенствования самой работы, технологии ее выполнения. Например, применяя современные программные продукты и средства в сфере кадрового обеспечения. Например, можно автоматизировать документирование приема, перевода, увольнения сотрудников, регистрацию кадровых документов. Можно также автоматизировать процесс взаимодействия работодателя и работника. Например, используя личные кабинеты, с помощью которых работники могут получать информацию о своей трудовой деятельности и самостоятельно составлять инициативные документы, такие как заявления, представления, служебные и докладные записки.

И, наконец, повышать эффективность любой управленческой системы можно за счет совершенствования документационного обеспечения этой системы. Особенно это важно для такой сферы, как сфера управления персоналом и кадрового учета.

При этом особенностью повышения эффективности работы через совершенствование делопроизводства является то, что любые другие меры, названные выше, также неразрывно связаны с документами и, соответственно, могут быть реализованы только в комплексе с работами по совершенствованию делопроизводства.

Так, организационные меры обеспечиваются распорядительными документами, локальными нормативными актами, документацией, оформляемой при изменении условий труда. Например, изменение структуры кадровой службы должно быть зафиксировано в приказе руководителя, положении о службе, должностных инструкциях работников.

Автоматизация процессов управления персоналом подразумевает в первую очередь автоматизацию кадрового делопроизводства.

Обучение персонала, проведение аттестации работников должно быть оформлено документально в соответствии с принятыми в организации локальными нормативными актами, регулирующими эти вопросы.

Таким образом, документы, с одной стороны, сами выступают как инструменты повышения эффективности работы кадровой службы, с другой стороны – они являются непременным сопутствующим фактором любых других мер повышения эффективности системы управления персоналом.

Одним из наиболее важных составляющих работы по совершенствованию кадрового делопроизводства является корректное применение правовых актов и нормативно-методических документов общегосударственного значения, регулирующих эту сферу деятельности.

Наиболее значимыми документами являются:

1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих 1;

2. Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом 2.

Эти два документа устанавливают квалификационные требования к кадровым специалистам, служат целям определения должностного состава службы, определяют технологию работы на отдельных должностях, способствуют рациональному разделению труда, служат одной из мер установления порядка на рабочих местах и общей дисциплины, являются основой для разработки положения о службе и должностных инструкций.

3. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров 3.

4. Нормативы предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти 4.

Названные нормативно-методические документы позволяют установить количество работников кадровой службы для наиболее эффективного выполнения всех видов кадровых работ и деятельности по управлению персоналом.

5. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 5 вместе с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 6.

6. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях 7.

7. Примерные инструкции по делопроизводству в государственных организациях 8.

Данные документы необходимы для грамотной организации кадрового делопроизводства и организации хранения документации по личному составу.

Несмотря на то, что они разработаны в первую очередь для федеральных органов исполнительной власти и государственных организаций, работодатель любой формы собственности может воспользоваться данными правовыми актами в качестве методических.

Одним из наиболее актуальных нормативно-методических документов в сфере управления персоналом является Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом. Применение этого документа в деятельности кадровых служб и служб управления персоналом позволяет повысить эффективность их работы, совершенствовать разные аспекты работы с кадровой документацией.

Содержание профессионального стандарта определяет направления его использования.

Во-первых, он может использоваться для построения кадровых служб и служб управления персоналом. Подробная характеристика обобщенных трудовых функций, приведенная в стандарте, фактически представляет собой характеристику участков кадровой работы, за которые могут отвечать внутренние функциональные подразделения службы.

Во-вторых, перечисление типовых трудовых действий в стандарте может оказать помощь при расчете явочной численности сотрудников службы. Для этого нужно дополнительно установить объем выполненных работ по каждой трудовой функции, например, с помощью фотографии рабочего дня сотрудника, а также применить формулы расчета явочной численности, основанные на определении трудоемкости нормируемых и ненормируемых работ.

В-третьих, стандарт предлагает варианты наименования должностей для каждой обобщенной трудовой функции. В зависимости от уровня квалификации каждой должности, определенного в функциональной карте вида профессиональной деятельности стандарта, можно построить систему должностей службы, установить их подчиненность.

В-четвертых, определение в стандарте квалификационных требований, подробная характеристика умений и знаний, необходимых для выполнения трудовых функций может послужить основной для создания планов и программ обучения, повышения квалификации и подготовки работников кадровых служб и служб управления персоналом. А аттестацию работников также можно проводить на основе тестовых и иных контрольно-измерительных материалов, разработанных исходя из требований стандарта.

Говоря о применении стандарта в целях повышения эффективности работы кадровых служб и служб управления персоналом, нужно отметить, что одна из наиболее важных задач, решаемых с его помощью, — разработка локальных нормативных актов организации.

В первую очередь, речь идет о должностных инструкциях.

Методика разработки должностных инструкций предполагает выявление типовых показателей (например, квалификационных требований, функций, должностных обязанностей работников) и конкретизация, а также дополнение их с учетом особенностей работы кадровых служб и служб управления персоналом в конкретных организациях.

Кроме того, очень важно иметь в виду, что для некоторых должностей применение профстандарта при их наименовании, а также при установлении квалификационных требований к ним является обязательным.

В частности, если требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, установлены Трудовым Кодексом, другими федеральными законами, то они должны соответствовать требованиям, зафиксированным в профессиональном стандарте (статья 195.3 ТК РФ 9).

Если характеристики квалификации не закреплены указанными выше правовыми актами, то работодатель может их использовать в качестве методического пособия при разработке локальных нормативных актов, содержащих требования к должностям кадровых специалистов.

Разработка локальных нормативных актов кадровой службы является еще одной очень значимой составляющей повышения эффективности работы кадровых служб и служб управления персоналом, в том числе работы с кадровой документацией.

В соответствии с ТК РФ строго обязательными являются Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о персональных данных.

Ни Положение об отделе, ни должностные инструкции, ни инструкция по кадровому делопроизводству не являются обязательными документами.

Хотя очевидно, что эти документы крайне важны для правильной организации деятельности кадровых подразделений.

Но если положения об отделах и должностные инструкции чаще всего разрабатываются, то разработке инструкции по кадровому делопроизводству чаще всего не уделяется должное внимание. Это ошибочный подход по ряду причин.

Кадровая документация имеет большое управленческое и социальное значение. Она является одной из основных составляющих эффективной работы с персоналом. Кроме того, она важна для каждого конкретного человека, так как содержит исчерпывающую информацию о фактах его трудовой деятельности.

Ни одно действие с работником не может быть осуществлено на словах. Прием, перевод, увольнение, поощрение, предоставление отпуска, командирование и другие взаимоотношения работника и работодателя должны быть документально закреплены.

Наличие правильно оформленных документов свидетельствует о правомерности совершенных с работником действий. Это служит доказательством в суде в случае разногласий между субъектами трудовых отношений.

Кроме того, кадровое делопроизводство — это та область, которая в значительной степени регламентируется государством и, следовательно, контролируется им. Несоблюдение правовых норм в сфере кадрового делопроизводства может повлечь за собой штрафные санкции для организаций и дисквалификацию для предпринимателей.

Вместе с тем, законодательство в сфере труда не всегда точно определяет, каким составом документов необходимо оформлять те или иные кадровые процедуры. Наличие нормативно-методического документа локального уровня, в котором бы четко и ясно было это прописано, позволило бы избежать очень многих ошибок в работе кадровых специалистов, минимизировать вероятность конфликтных и спорных ситуаций с работниками и избежать штрафных санкций со стороны проверяющих органов.