Научно-справочный аппарат к документам архива организации

Попова Е. Н., зам. начальника общего отдела Минтруда России

• Состав научно-справочного аппарата архива организации

• Опись дел — основной элемент научно-справочного аппарата

• Методика составления описи и ее справочного аппарата

Научно-справочный аппарат (НСА) архива организации составляют различные архивные справочники, раскрывающие состав и содержание документов архива. Обязательным элементом системы НСА архива любой организации являются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. В зависимости от вида архива организации, состава и содержания его фондов, интенсивности использования документов создаются и другие (вспомогательные) элементы системы НСА: каталоги, указатели, перечни, обзоры, историческая справка к фонду и т. п. Архивные справочники могут быть фондовыми или межфондовыми.

Опись дел — это архивный справочник, объединяющий информационные и учетные функции, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, их учета и закрепления систематизации внутри фонда. Все архивные справочники создаются на основе описания архивных документов, кроме того, посредством описей дел обеспечивается преемственность учетно-справочного аппарата архива организации и государственного (муниципального) архива. Этим объясняются важное значение описей дел в системе НСА, а также высокие требования к качественному уровню их составления.

Ранее были рассмотрены учетные функции описи1, в настоящей статье остановимся на порядке составления описи дел, как основного элемента НСА. Рассматриваемый порядок относится к сводной описи дел организации или ее годовому разделу (далее — опись дел). В небольших, не имеющих структурных подразделений организациях описание документов и составление описи дел, как правило, производится ответственным за делопроизводство. В организациях со сложной структурой подготовка сводной описи дел осуществляется в архиве организации на основании описей дел структурных подразделений. При этом описи дел структурных подразделений, составляемые при передаче документов в архив организации, готовятся по упрощенной схеме, хотя с использованием установленной формы. Это, как правило, перечень сдаваемых дел без предисловия и специального оформления.

Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Секретные документы также вносятся в отдельные описи постоянного и долговременного хранения. В самостоятельные описи могут выделяться и отдельные категории документов, например, наряду с описью дел управленческой документации в организации может создаваться опись научных отчетов по темам и т. п.

Процесс составления описи дел складывается из их описания, систематизации заголовков в соответствии с принятой схемой, составления справочного аппарата к описи и ее оформления. Комплекс работ по составлению описи дел отражен в п. 5.5. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»2 (далее – «Правила»).

Опись дел состоит из заголовочной и описательной частей.

В заголовочную часть описи дел входят следующие реквизиты:

- полное официальное наименование организации;

- номер фонда;

- номер описи дел;

- название описи дел (указание на состав документов описи дел: постоянного хранения, по личному составу, личных дел и т. п.);

- хронологические рамки документов, внесенных в опись;

- гриф утверждения руководителем организации.

Заголовочная часть описи дел выглядит следующим образом:

«Наименование организации		УТВЕРЖДАЮ
		Должность руководителя организации
		_____________________ Ф.И.О.
		«_____» ______________ 2018 г

Фонд № ________

Опись № 1 дел постоянного хранения

За____________ год».

Описательная часть имеет форму таблицы:

№№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примеча-ние
1	2	3	4	5	6

Заголовок дела с относящимися к нему сведениями называется описательной статьей.

Описательные статьи нумеруются в валовом порядке (графа 1). При этом надо иметь в виду, что годовые разделы описи дел имеют продолжающуюся нумерацию. Категорически не допускается начинать каждый годовой раздел описи дел с № 1. Закрепленный за каждой описательной статьей в описи дел индивидуальный порядковый номер является номером дела в архиве организации и включается в архивный шифр дела. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

При выявлении дел, пропущенных при составлении описи, их заголовки вносятся в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела. Однако подобная практика усложняет учет дел и поэтому допускается только в исключительных случаях. Перед формированием описи дел необходимо убедиться, что все документы постоянного хранения и по личному составу собраны из структурных подразделений.

Индекс дела (графа 2) указывается в соответствии с номенклатурой дел. Если архивное дело сформировано из документов, находящихся в делопроизводстве в делах с разными индексами, то графу 2 можно не заполнять.

Заголовок должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок вносится в опись дел (графа 3) в точном соответствии с обложкой дела постоянного хранения и по личному составу.

Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, подготовленные ВНИИДАД в 2016 г. (далее — «Методические рекомендации»), предусматривают при внесении в опись дел нескольких однородных заголовков подряд возможность замены второго и последующих заголовков словами «То же» со сведениями, уточняющими содержание первого заголовка.

Например:

1	2	3	4	5	6
1		Комплексный план улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий. Том 1	18 апреля 2016	256
2		То же. Том 2	18 апреля 2016	203

Однако трудно согласиться с целесообразностью такого подхода. Во-первых, большинство государственных (муниципальных) архивов справедливо не разрешают применять подобные сокращения при оформлении описи дел. Во-вторых, использование варианта «То же» не отменяет указание уточняющих сведений, кроме того, на каждом новом листе описи дел заголовок все равно воспроизводится полностью. В-третьих, с применением компьютеров снята проблема многократного перепечатывания одного и того же текста. Поэтому данной рекомендацией можно руководствоваться только в организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива. В организации, передающей документы на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, во всех случаях заголовки дел указываются полностью, сокращений «то же» не используется.

В заголовок наряда, объединяющего несколько личных дел, помимо обобщающего названия выносятся фамилии, имена и отчества работников, чьи личные дела включены в наряд. Фамилии указываются строго в алфавитном порядке, независимо от расположения личного дела в наряде.

Например:

1	2	3	4	5	6
1		Личные дела работников ЦБТИН, уволенных в 2015 г. Том 1 «А–К» 1. Андреева Ольга Константиновна 2. Горшков Виталий Юрьевич ……. 9. Кириллова Татьяна Максимовна	2015	216

Крайние даты документов (графа 4) и количество листов дела (графа 5) переносятся в опись также с обложки дела.3 Крайние даты состоят из обозначения числа, месяца и года.

В графу «Примечания» (6) вносятся сведения о выбытии дел. «Методические рекомендации» предлагают указывать в этой графе и сведения о физическом состоянии документов, но эта информация представляется избыточной.

При оформлении описательной статьи описи дел организация, являющаяся источником комплектования государственного (муниципального) архива, помимо выполнения нормативно закрепленных «Правилами» требований к составлению описей, должна обязательно соблюдать и порядок заполнения реквизитов описи дел, который определяется непосредственно государственным (муниципальным) архивом, в который она сдает документы. Архивистам в организациях часто кажется, что нет разницы в применении, например, различных форматов описания, способов обозначения года (полностью или «г.») или указания номера приказа (в начале или в конце заголовка) и т. п. Это же не влияет на информационный потенциал описи дел. Вместе с тем, точное соблюдение технических требований к заполнению реквизитов описательной статьи имеет важное практическое значение — этим обеспечивается совместимость описей дел, подготовленных организациями-источниками комплектования, с информационной системой архива. Наличие разночтений в заполнении форматов полей описи дел организации не позволит системе архива корректно загрузить и обработать данные. Поэтому, несмотря на то, что требования архива (или органа управления архивным делом) о порядке заполнения реквизитов описи дел носят, как правило, рекомендательный, а не нормативный характер, их выполнение организациями — источниками комплектования обязательно.

В описи дел постоянного хранения применяется хронологический принцип их систематизации, когда разделом описи является хронологический период (год). Подразделами в этом случае становятся названия структурных подразделений организации или функциональные направления ее деятельности (например, организация работы, планирование, финансирование, кадры и т. п.). Заголовки дел внутри подраздела систематизируются, как правило, по значимости документов. Например, дела общего отдела могут быть систематизированы следующим образом:

- законодательные, нормативные и иные правовые акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, относящиеся к деятельности организации,

- поручения Президента Российской Федерации и документы по их выполнению,

- поручения Правительства Российской Федерации и документы по их выполнению,

- документы (записки, справки, инициативные письма), представляемые в Правительство Российской Федерации,

- приказы организации по основной деятельности,

- протоколы заседаний коллегии (дирекции) организации,

- протоколы совещаний у руководителя организации и его замов,

- протоколы заседаний коллегиальных органов (комиссий, рабочих групп, координационных советов и др.) организации,

- переписка с организациями по профильным направлениям деятельности организации и т. д.

«Методические рекомендации» закрепляют расположение дел, содержащих документы за несколько лет, в годовой раздел описи дел по дате заведения. Учитывая, что в архив сдаются дела, законченные делопроизводством, реализация этого единственного предусмотренного варианта приведет к дополнительным включениям литерных номеров в уже сформированные годовые разделы. Практически целесообразно дела, объединяющие документы за ряд лет, вносить в годовой раздел описи по году завершения дела.

Годовой раздел описи дел по личному составу, как правило, не имеет подразделов. Дела систематизируются по номинальному признаку, при котором виды документов располагаются следующим образом:

- приказы организации по личному составу,

- лицевые счета работников организации,

- индивидуальные сведения о страховом стаже и начислении взносов на обязательное пенсионное страхование работников организации,

- личные карточки работников организации,

- личные дела работников организации.

Личные дела и личные карточки вносятся в годовой раздел описи по году увольнения работника.

Личные дела работников систематизируются по алфавиту фамилий, независимо от того, включаются ли они наряду с другими документами в единую опись дел по личному составу или формируются в самостоятельную опись личных дел.

При наличии трудовых договоров (служебных контрактов, должностных регламентов и т. п.), сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедших в состав личных дел, они располагаются в описи после приказов по личному составу.

В зависимости от состава и содержания документов, а также сроков их хранения определяется справочный аппарат к описи. Обязательными элементами справочного аппарата к любой описи являются: титульный лист и предисловие, при необходимости составляются оглавление, список сокращений, а также указатели.

На титульном листе описи дел указываются следующие данные:

- полное и официально принятое сокращенное наименование организации-фондообразователя,

- номер фонда,

- номер и название описи,

- крайние даты документов.

На титульный лист выносится последнее полное наименование организации, соответствующее названию ее архивного фонда. Если при фондировании документов решено объединить в составе фонда дела двух организаций, то последовательно указываются оба наименования. Также в хронологической последовательности указываются все переименования организации, изменения подчиненности и т. п., относящиеся к периоду, за который документы включены в опись дел. При наличии неоднократных реорганизаций эти сведения можно оформлять на отдельном листе.

Номер фонда указывается в соответствии со списком фондов. Для фондов, подлежащих передаче, но еще не переданных в государственный (муниципальный) архив, этот реквизит не заполняется.

Номер описи указывается в соответствии с листом фонда.

Название описи включает указание на категории документов описи — постоянного хранения, по личному составу и т. п.

Крайние даты обозначаются первым и последним годом, за которые документы включены в опись. Крайние даты внесенных в опись дел могут меняться при составлении последующих годовых разделов описи.

Организация, являющаяся источником комплектования государственного (муниципального) архива, вверху титульного листа описи дел указывает также полное наименование государственного (муниципального) архива, в который в установленном порядке будет передан архивный фонд организации.

Приведем пример заполнения титульного листа описи дел по личному составу организации с неоднократными изменениями наименования, являющейся источником комплектования государственного архива:

«Государственный архив Российской Федерации

Государственный комитет СССР по труду и социальным вопросам

(Госкомтруд СССР)

Министерство труда и социальных вопросов СССР (Минтруд СССР)

Фонд № Р-9553

Опись дел № 5 по личному составу

работников Госкомтруда СССР и Минтруда СССР за 1955-1991 годы».

На отдельном листе указаны все изменения в наименовании организации:

«Государственный комитет Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы (24 мая 1955 г. — 17 августа 1976 г.)

Государственный комитет Совета Министров СССР по труду и социальным вопросам (17 августа 1976 г. — 1978 г.)

Государственный комитет СССР по труду и социальным вопросам (1978 г. — 1 апреля 1991 г.)

Министерство труда и социальных вопросов СССР (1 апреля 1991 г. — 14 ноября 1991 г.)».

Предисловие к описи дел является важнейшим элементом ее справочного аппарата. Поэтому категорически нельзя согласиться с положением «Правил» (п. 5.5.), ограничивающим содержание предисловия кратким изложением «переименования организации в исторической (хронологической) последовательности…». Более правильным и целесообразным представляется традиционный подход к составлению предисловия, в котором даются объяснения особенностей функционирования организации-фондообразователя и фонда.

Содержание предисловия определяется видом описи. Предисловие к описи дел постоянного хранения организации состоит из 2 частей — исторической и археографической. Историческая часть — это история организации-фондообразователя: сведения об основных направлениях ее деятельности, переименованиях, структуре, вышестоящих и подведомственных организациях и т. п. за период, соответствующий крайним датам дел, включенных в опись. Археографическая часть предисловия отражает историю фонда и включает сведения о его объеме, составе и полноте, особенностях формирования, описания и систематизации дел, наличии справочного аппарата к описи дел, а также физическом состоянии документов. В предисловии к другим описям дел фонда (отдельных категорий документов, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и т. д.) уже нет необходимости повторять данные по истории организации, но наличие археографической части обязательно.

Сведения по истории организации в кратком концентрированном виде аналогичны данным исторической справки к фонду и даются со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты и распорядительные документы (далее — нормативные акты), например, «Организация создана в соответствии с указом Президента Российской Федерации от ____ № ___», «Положение об организации утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от ____ № ___», «Устав организации утвержден приказом вышестоящей организации от ____ №____», «Приказом организации от _____ № _____ утверждена ее структура» и т. д. Нормативные правовые документы, относящиеся к истории организации, перечисляются по значимости (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, приказы вышестоящего органа, приказы организации) в хронологической последовательности. При этом ссылки на место их публикации в предисловии не оформляются.

Раскрывая состав документов фонда, указывают структурные подразделения, документы которых включены в опись дел, и категории этих документов (например, поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации и документы по их выполнению, инициативные документы организации, представляемые в вышестоящий орган, приказы по основной деятельности организации, протоколы заседаний коллегиальных органов, доклады, информационные письма, статистические, бухгалтерские и другие отчеты и т. п.).

К особенностям формирования, описания и систематизации дел, подлежащим отражению в предисловии, как правило, относятся:

- принцип формирования описи (хронологически-структурный, хронологически-номинальный и т. п.),

- порядок отнесения к годовому разделу дел, содержащих документы за несколько лет (по году заведения или по году завершения дела),

- порядок формирования отдельных дел (например, поручения вышестоящих органов и документы по их выполнению — по дате регистрации в организации, протоколы — по порядку номеров, лицевые счета и индивидуальные сведения — по алфавиту фамилий работников и т. п.),

- система регистрации отдельных категорий документов (например, наличие номеров приказов, протоколов, состоящих из нескольких частей; наличие буквенных индексов номеров; сплошная за несколько лет нумерация протоколов, когда в соответствующем годовом разделе протоколы начинаются не с № 1 и т. п.),

- причины отсутствия в составе фонда документов (например, «Отсутствующие приказы №№ ____ не оформлялись в делопроизводстве; или «В связи с утратой на стадии делопроизводства подлинника протокола совещания у руководства организации от ____ № ___ в дело включена его заверенная копия» и т. п.).

- сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы данной описи (например, если в дело за 2015 г. включен документ от 2016 г., который является окончательным ответом на обращение, зарегистрированное в 2015 г.).

В предисловии к описи дел перечисляются элементы ее справочного аппарата, а также дается характеристика физического состояния документов (например, «дела подшиты, пронумерованы, находятся в хорошем физическом состоянии» или «дела №№ ____ имеют многочисленные повреждения, полученные в результате аварийной ситуации. Конкретные виды повреждений оговорены в листах-заверителях дел»). В заключении указывается место хранения документов описи (документы находятся в архиве организации по адресу: ……).

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления.

Оглавление описи дел содержит наименования ее структурных элементов (разделы, подразделы), а также справочного аппарата с указанием номеров страниц, на которых они располагаются. Оглавление составляется, как правило, к описи дел постоянного хранения, имеющей соответствующие разделы и подразделы. Что касается описи дел по личному составу, то к годовому разделу такой описи оглавление можно не составлять, учитывая номинальный принцип ее построения; если же опись дел по личному составу объединяет несколько годовых разделов, то к такой описи также составляется оглавление.

Список сокращений составляется при наличии в описи дел ряда сокращений, характерных для данной организации (отрасли, направления деятельности). Используемые в описи дел сокращения и их расшифровка располагаются в списке в алфавитном порядке. При употреблении одного-двух специфических сокращений составление списка не требуется. В таком случае при первом использовании термин указывается полностью и в скобках его сокращенный вариант, в дальнейшем употребляется только принятое сокращение (например, первоначально — медико-социальная экспертиза (МСЭ), в дальнейшем — учреждения МСЭ, итоги МСЭ и т. д.).

Указатели составляются, как правило, к большой по объему, сложной по структуре и содержанию описи дел. Указатели (предметные, именные, географические) представляют собой алфавитный перечень употребляемых в описи дел понятий с указанием номеров дел, относящихся к этому понятию. Наиболее распространены в архиве организации именные указатели к описям дел, что объясняется их востребованностью при исполнении запросов социально-правового характера. Например, если в опись дел по личному составу включены наряды личных дел без указания в заголовке дела фамилий работников, целесообразно составить именной указатель по форме:

№№ п/п	Фамилия, имя, отчество	№ дела
1	2	3

Организация, являющаяся источником комплектования государственного (муниципального) архива, согласовывает с ним целесообразность составления указателей к описи и их формы.

В организации, не передающей документы в государственный (муниципальный) архив, описи дел составляются, как правило, не менее, чем в 2 экземплярах, согласовываются Экспертной (Центральной экспертной) комиссией (далее — ЭК) и утверждаются руководителем организации в установленном порядке.

В организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, готовят по 4 экземпляра описи дел постоянного хранения и по личному составу, в т. ч. один — в электронном виде, согласовывают их ЭК и представляют на утверждение (согласование) Экспертно-проверочной комиссии соответствующего государственного (муниципального) архива (далее — ЭПК), только после заключения ЭПК они утверждаются руководителем организации в установленном порядке. Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения на рассмотрение ЭПК не направляются. Непосредственно после согласования ЭК такие описи утверждаются руководством организации.

Внесение изменений в утвержденные (согласованные) ЭПК описи дел не допускается без соответствующего решения государственного (муниципального) архива, источником комплектования которого является организация.

Законченная опись дел подлежат оформлению, которое включает сплошную нумерацию листов описи и составление листа-заверителя (по аналогии с оформлением дел постоянного хранения и по личному составу). Номера листов проставляются карандашом в правом верхнем углу листа. Лист-заверитель закрепляет объем описи дел, который указывается цифрами и прописью. Лист-заверитель подписывается составителем с указанием должности и даты составления. Например,

«Лист-заверитель описи № _____ фонда № ______

В настоящей описи пронумеровано 19 (девятнадцать) листов.

Заведующий архивом Ф.И.О.

Дата».

Законченная опись вместе с титульным листом, справочным аппаратом и листом-заверителем заключается в твердую обложку и переплетается.

Другие элементы системы НСА архива организации будут рассмотрены в следующей статье.