Проблемы, которые ставятся в данной статье, органично связаны с общими объективными тенденциями в развитии нашего государства и общества на рубеже XX и XXI столетий. Глубочайшие политические, социально-экономические, административные реформы, происходившие в нашей стране на протяжении двух десятилетий, которые в корне изменили юридические основы гражданского общества, роль государства в его развитии, взаимоотношения между юридическим лицом и государством, раскрыли новые широкие возможности для занятия бизнесом, как для юридических, так и для физических лиц, в самых разных аспектах деятельности.
Поэтому нет ничего удивительного, что архивное дело, в широком понимании этого понятия, также стало одним из участков деятельности, который стал предметом пристального внимания многих юридических и физических лиц в плане перевода архивного дела или отдельных его составляющих на коммерческую основу.
Кстати, в этом нет ничего принципиально нового. Даже в СССР, где архивное дело, архивы всегда считались святой прерогативой государства. Все архивные документы (за исключением личных) находились в собственности государства или кооперативной, когда широко разветвленная сеть государственных, городских (районных) архивов контролировала организацию работы с архивными документами во всех учреждениях, организациях и предприятиях. Но и в этих условиях, условно говоря, архивный бизнес существовал в форме специализированных подразделений государственных архивов, которые на основании договора между соответствующим государственным или городским (районным) архивом могли выполнять на платной основе ряд работ по упорядочению или, как тогда говорили, «научно-технической обработке» архивных документов постоянного срока хранения, по личному составу и временного срока хранения, срок архивного хранения которых еще не истек. Архивисты старшего и среднего поколения прекрасно помнят эти хозрасчетные группы и бригады по обработке архивных документов, и какая уже тогда шла негласная борьба за сферы влияния, то есть за право обработки архивных документов в определенном круге учреждений и организаций, как входивших, так и не входивших в списки источников комплектования того или иного государственного или городского (районного) архива. Именно тогда были определены основные виды услуг по организации хранения, учета, использования архивных документов, которые могли бы выполняться не самими организациями-собственниками (владельцами) архивных документов, а другими юридическими или физическими лицами. Именно в этот, еще советский период, были заложены принципиальные моменты, которые затем легли в основу того, что мы называем архивным бизнесом в постсоветской эпохе.
Реформы 90-х гг. прошедшего века, давшие мощный толчок для развития частной инициативы во всех областях деятельности, безусловно, затронули и архивное дело. Здесь, как нам кажется, необходимо подчеркнуть возникший, но вполне объяснимый феномен колоссального возрастания интереса к архивным документам и их роли как неотъемлемой части информационного пространства. В этой статье мы сознательно оставляем в стороне чисто политические, исторические и источниковедческие аспекты значения архивных документов. Об этом немало уже написано и еще многое найдет свое отражение в специализированных исследованиях. В данном случае мы рассматриваем вопросы повышения роли архивных документов, образовавшихся в деятельности юридических лиц, как государственной, так и негосударственной формы собственности, с позиций увеличения их правовой, финансовой, фискальной значимости для деятельности любого юридического лица независимо от формы собственности. Информация, которая содержится в этих документах, представляет для них первостепенное значение.
Следующим важнейшим фактором является то обстоятельство, что для ряда категорий организаций документы − это основа их производственной, финансовой, информационной работы, и в их деятельности образуются объемные массивы архивных документов, подлежащих дальнейшему хранению и обслуживанию. Наконец нельзя забывать о тех колоссальных объемах документов по личному составу, образовавшихся за многие десятилетия, которые скопились в сотнях тысяч юридических лиц, обязанных обеспечить их сохранность и использование в социально-правовых целях, но хранение которых является для них большой обузой, особенно для юридических лиц вновь созданных на базе ликвидированных государственных учреждений и предприятий.
А вот данные сухой статистики: по имеющимся статистическим сведениям в Российской Федерации в 2006 г. насчитывалось без малого около 2,5 млн юридических лиц, из них в поле зрения федеральных архивов, архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов (то есть в списках их источников комплектования, с которыми они вели непосредственную работу) находилось 119 тысяч организаций, остальные юридические лица (а их примерно 95 %) находятся вне контроля государственных органов управления архивным делом и государственных архивов и сами организуют хранение и работу с архивными документами. Это открывает широчайшие возможности для оказания архивных услуг не только государственными архивами, но и другими структурами.
Следует иметь в виду, что организация системы хранения и использования архивных документов предполагает создание специальных условий для обеспечения физической сохранности документов, системы учета и научно-справочного аппарата к ним, разработку ряда нормативных документов, определяющих работу архива юридического лица, в частности инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об архиве, должностных инструкций работников архива и т. д. Таким образом, делая предварительный вывод можно сказать, что для частного бизнеса имеется широкое поле деятельности в архивном деле по различным параметрам, то есть видам оказываемых услуг.
Анализируя развитие архивного бизнеса в Российской Федерации в 90-е гг. прошлого столетия и в настоящее время можно разбить его на несколько логически последовательных этапов. Первый этап − это создание многочисленных кооперативов, товариществ и других структур, которые продолжали оказывать традиционные услуги юридическим лицам в области архивного дела, прежде всего относившиеся к упорядочению архивных документов и выделению документов к уничтожению. В этот период рынок архивных услуг, в основном в Москве, Подмосковье, ряде других крупнейших региональных центров заполнили десятки и сотни маленьких архивных фирм. К сожалению, несмотря на многие положительные стороны их деятельности, несогласованность, элементы рвачества, а зачастую и некомпетентность действий, нанесли немалый урон поднятию авторитета архивного дела в глазах многих юридических лиц. Серьезным сдерживающим моментом выступил тот факт, что только Федеральная архивная служба Российской Федерации, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации имели права выдачи лицензии на работы по упорядочению архивных документов, проводимые частными организациями. Эту лицензию, как документ, подтверждающий право фирмы на проведение архивных работ, имело право затребовать любое юридическое лицо, к которому обращалась та или иная архивная фирма с предложениями по оказанию архивных услуг. Выдача таких лицензий предусматривала возможность отслеживать наличие самих таких фирм, и их кадровый состав, так как архивный орган, выдающий лицензию, имел право не выдавать ее, если в составе работников фирмы отсутствовали профессиональные архивисты. Кроме того, в случае обращений или жалоб юридического лица на некачественное выполнение работ архивной фирмой архивный орган имел право отзыва или приостановления действия лицензии. Однако в основном контролирующие действия органов управления архивным делом распространялись на организации и предприятия, входившие в сферу их интересов (включенные в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов), основная масса юридических лиц осталась вне поля их зрения. Лишение новым законодательством о лицензировании, принятом в 2001 г., прав архивных органов и учреждений выдачи подобных лицензий, на наш взгляд, нанесло весомый ущерб организации контроля над выполнением специализированными фирмами архивных работ на уровне соответствующем установленными нормативными документами требованиям.
Таким образом, первоначальный расцвет «дикого» архивного рынка, безусловно, был связан с громадными изменениями, происходившими в стране, ликвидацией, приватизацией десятков тысяч управленческих и производственных структур, и отсюда необходимостью хоть как-то обеспечить сохранность, учет и упорядочение миллионов архивных документов, в том числе и по личному составу, образовавшихся в их деятельности. Перед государственными, муниципальными архивами стояла задача, прежде всего, обеспечить сохранность и упорядочение документов, входящих в состав Архивного фонда страны. И в этом плане, несмотря на все издержки, вновь созданные частные структуры по оказанию архивных услуг оказали существенную помощь в упорядочении архивных документов организаций и предприятий, не входивших в сферу контроля государственных и муниципальных архивов. Однако достаточно быстро стало очевидно, что традиционные формы и состав архивных услуг, оказываемых архивными фирмами, уже не соответствует тем запросам и требованиям, которые предъявляли организации, прежде всего частные, и эта ситуация нуждается в некотором осмыслении. Дело в том, что традиционно весь предыдущий период своего существования и развития архивное дело в нашей стране было ориентировано в первую очередь на обслуживание документов, отнесенных к составу Архивного фонда, то есть поступающих на вечное хранение в государственные и муниципальные архивы, и, в какой то мере, на документы по личному составу, ввиду их социальной значимости. Но документы Архивного фонда составляют абсолютное меньшинство в общем объеме архивных документов, образующихся в юридических лицах, точно так же как и количество организаций, в которых они образуются. Однако следует признать, что проблемы пополнения документального исторического наследия не в первую очередь волнует более 90 % юридических лиц, зарегистрированных на территории Российской Федерации. Возросший интерес к архивному делу в частных фирмах на самом деле определяют несколько основных факторов:
- необходимость хранения архивных документов в силу выполнения норм ряда нормативных правовых актов, не только требующих обеспечения сохранности документов, образующихся в деятельности юридического лица, но и устанавливающих сроки хранения для некоторых их видов;
- понимание, что архивные документы − это неотъемлемая часть общего информационного продукта деятельности юридического лица, которая может быть эффективно использована в правовом, информационном и аналитическом обеспечении его деятельности;
- предоставление архивной информации, образовавшейся в деятельности юридического лица, за плату другим юридическим лицам как существенный фактор деятельности организации, приносящий прибыль.
Осознание этих реалий неминуемо ставит перед каждым юридическим лицом проблемы нормативного и методического обеспечения сохранности, учета, упорядочения архивных документов, правового и организационного решения этих вопросов с учетом современных требований.
В этом плане перед фирмами по архивному обслуживанию открывается широкое поле деятельности, но для этого, на наш взгляд, необходимо серьезное переосмысление места архивных фирм в современном архивном деле и задач ими выполняемых.
Думается, наступает осознание того факта, что ранее единое государственное архивное дело, как сфера деятельности, разделяется на 2 сегмента − государственный и частный. Эти сегменты объединяет единая правовая основа (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации) и единое методологическое обеспечение их деятельности, четко выраженное в статьях Закона и реализующееся в частных нормативных актах по архивному делу (правилах, инструкциях, регламентах и др.), которые обязательны для исполнения всеми юридическими лицами, образующими и хранящими архивные документы, или оказывающими различные архивные услуги на платной основе. Однако задачи, которые они будут решать, имеют существенное различие.
Интересы государственной части архивного дела заключаются в выявлении, учете, описании и отборе на постоянное (вечное) хранение в государственные и муниципальные архивы архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации. Безусловно, наряду с выполнением этой основной задачи, этими архивами решаются вопросы методического обеспечения деятельности делопроизводственных и архивных служб юридических лиц (оказание помощи в разработке инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об экспертных комиссиях, архивах и др.). Но эти функции для них являются побочными, служащими основной цели − сохранению историко-документального наследия, подлежащего вечному хранению. Поэтому основной сферой деятельности государственных и муниципальных архивов были, остаются и будут оставаться в основном только те юридические лица, где хранятся документы, вошедшие в состав Архивного фонда.
Негосударственный сегмент архивного дела в перспективе может и должен взять на себя, в виде оказания услуг, решение вопросов обеспечения хранения, упорядочения, создания необходимых информационных систем для значительного количества юридических лиц, оставшихся вне поля зрения государственных (муниципальных) архивов. Современное законодательство, в частности Гражданский кодекс РФ, Закон Об архивном деле в Российской Федерации не воспрепятствуют этим видам деятельности. Другой вопрос, готовы ли в настоящее время частные архивные фирмы (будем их так называть) к полноценной деятельности на этом обширном и разнообразном рынке услуг. Очевидно, назрела необходимость проведения мониторинга архивных фирм, которые в настоящее время существуют и работают на этом рынке.
К сожалению, автор не располагает статистическими данными об общем количестве подобных фирм, так как сведения эти после 2001 г. в архивные учреждения не поступали. Достаточно уверенно можно лишь констатировать, что они в основном сконцентрированы в немногих мегаполисах, где имеется значительный круг заказчиков на их услуги. Это, прежде всего Москва и практически единый с ним подмосковный мегаполис, Санкт-Петербург, крупнейшие приволжские, уральские и сибирские промышленные и научные центры.
Проанализируем на основе имеющейся информации виды действующих архивных фирм, разбив их, конечно достаточно условно, по категориям оказываемых ими архивных услуг по нескольким группам.
Как показывает изучение, основная масса подобных фирм в основном продолжает оказывать традиционный набор услуг, выполняя работы связанные с упорядочением документов, подготовкой их к дальнейшему архивному хранению. Они зачастую тесно связаны с местными государственными архивными учреждениями, имеют очень ограниченный штат постоянных работников и не располагают своей материальной базой (помещение, оборудование и т. д.). Сфера их деятельности весьма ограничена и не выходит, как правило, за пределы регионального центра.
Другой, сравнительно недавно появившейся на этом рынке группой архивных фирм являются фирмы, оказывающие услуги иным юридическим лицам, прежде всего в обеспечении хранения архивных документов, образовавшихся в их деятельности.
Известно, что обеспечение хранения больших объемов архивных документов, в условиях стремительно растущих цен на недвижимость, аренду необходимых для хранения площадей обходится весьма дорого, особенно для тех юридических лиц, в деятельности которых образуются ежегодно большие массы таких документов, и расходы на обеспечение их сохранности постоянно возрастают. В данном случае услуги, оказываемые фирмами по хранению документов, позволяют этих расходов избежать, экономически выгодны для юридического лица. Безусловно, здесь необходим четкий разносторонний анализ, позволяющий прийти к решениям о целесообразности или нецелесообразности вне офисного хранения конкретным юридическим лицом своих архивных документов.
По имеющимся сведениям в настоящее время в этом секторе архивных услуг действует небольшое количество фирм, это связано прежде всего с необходимостью достаточно крупных первоначальных финансовых затрат по покупке или аренде помещения, отвечающего требованиям обеспечения сохранности архивных документов, закупкам и монтажу современного стеллажного и иного оборудования, созданию систем охранной и пожарной безопасности, разработки ИПС, обеспечивающих оперативный поиск документов, находящихся на хранении, укомплектованию такого центра хранения документов штатом квалифицированных специалистов. Подобные единовременные капиталовложения, да еще с учетом неизбежных затрат на рекламу, могут позволить себе в наших условиях пока очень небольшое количество фирм, и не случайно, что некоторые из них являются зарубежными или связаны с зарубежными партнерами. Стремясь как можно быстрее оправдать затраченные капиталовложения, вышеуказанные архивные фирмы предпринимают меры по расширению перечня оказываемых ими услуг и включают в него не только услуги по хранению архивных документов, но также и иные виды архивных работ, в том числе упорядочение документов юридического лица, передающего документы на хранение в данную фирму, а также определенные виды работ по организации использования документов данного юридического лица, документы которого хранятся в этой фирме.
В последнее время появились некоторые фирмы, пока их количество очень невелико, которые могут предложить свои услуги также и в методическом обеспечении работы делопроизводственных и архивных служб частных юридических лиц с соблюдением всех норм действующих нормативных и правовых актов.
Совершенно новым фактором, который может оказать существенное влияние на качественное развитие всех сфер оказываемых архивными фирмами услуг, может стать участие или самостоятельная разработка при методическом руководстве органов управления архивным делом Российской Федерации, нормативных и методических документов по организации документов в делопроизводстве и архивному делу в коммерческих организациях. Разработка подобных нормативных и методических пособий, которые должны учитывать всю специфику деятельности и, в соответствии с этим, особенности образования документов и установление сроков их хранения в частных организациях, бесспорно, с учетом всех норм действующего законодательства, может стать новым этапом в развитии негосударственного сегмента архивного дела.
Таким образом, необходимо констатировать, что за прошедший исторический период образовался новый, ранее не существовавший легально в нашей стране рынок архивных услуг, прошедший определенные этапы своего становления и развития. Безусловно, что он в своем развитии не мог не повторить объективные реалии социального и экономического развития страны в этот исторический период и соответствовать непрерывно развивающемуся правовому полю новой российской государственности. Сейчас, как нам видится, открывается новый этап в деятельности архивных фирм, которые оказывают услуги для коммерческих организаций в организации хранения архивных документов, образовавшихся в их деятельности.
Предполагаем, что будущее принадлежит мощным фирмам, которые могут оказывать разнообразный комплекс услуг самым разным юридическим лицам, начиная от обеспечения сохранности их документов и кончая оказанием услуг по их коммерческому использованию. Безусловно, что все это достаточно определенно и жестко должно быть установлено договором между фирмой-заказчиком и фирмой-исполнителем. Последние будут своеобразными «архивными комбинатами», во многом исполняющими функции государственных архивов с известными допущениями. Думается, что помимо головных офисов, данные фирмы могли бы организовывать свою филиальную сеть в крупных промышленных и научных центрах Российской Федерации. Это отнюдь не означает ущемления интересов и тем более ликвидации действующих в регионах архивных фирм; напротив, возможно не только разграничение сфер их влияния, но и набора услуг, оказываемых традиционной фирмой региона и филиалом офиса. Во многом это зависит от квалификации работников местной фирмы и филиала и от уровня услуг, запрашиваемых юридическим лицом. Одно дело проведение упорядочения архивных документов, другое − создание информационно-поисковой системы к документам в электронном формате.