Простые 5 шагов для повышения эффективности рабочего места

Грамотно организованное и рабочее место является одной из составляющих вашей эффективности и отличного настроения, поскольку рабочее место вы сможете содержать в идеальном порядке, все необходимое всегда будет под рукой.

Я предлагаю вам эффективную методику 5 S из инструментов, набирающего сейчас все большую популярность бережливого производства.

Предлагаемая методика очень проста в использовании, но позволяет добиться очень быстрых и ощутимых результатов, как например:

Методика 5 S — это 5 несложных шагов, которые позволят эффективно организовать любое рабочее место от уборщицы до генерального директора.

Более того, если вы освоите эти шаги, то сможете и дома навести идеальный порядок и больше не будите тратить время на поиски документов или вещей.

Предлагаю рассмотреть, как организовать рабочее место секретаря, основной функцией которого является прием и распределение входящих звонков, консультация посетителей.

Согласно стратегии бережливого производства, любое изменение, в том числе обустройство рабочего места, считается проектом и выполняется группой от 3 до 7 человек.

Лучше всего, чтобы в состав группы входили сотрудники из разных отделов, поскольку «свежий» взгляд позволяет увидеть ситуацию с другой стороны, в то время как у нас может быть «замыленным» и мы можем пропустить очевидные моменты.

В проектной группе есть лидер и участники. Как правило, лидер проявляет инициативу и сам берет на себя эту роль.

Лидер распределяет задачи и контролирует ведение всего проекта, несет ответственность за его успешное завершение.

Участники группы совместно обсуждают все вопросы и предлагают возможные решения.

В нашем случае, в рабочую группу по проекту входили сотрудники секретариата, отдела персонала, отдела информационных технологий и службы закупок.

Для успешного завершения проекта, нам стоит точно соблюдать последовательность шагов методики.

Итак, приступим.

Шаг 1 — «Сортировка и устранение ненужного»

Эффективное рабочее место должно быть устроено таким образом, чтобы сотрудник, находясь на нем мог легко и быстро выполнять необходимые функции. Именно поэтому мы начнем с определения основных функций каждой зоны, а затем определим функции каждого сотрудника.
Определяем основные функции зоны приемной, при участии всех участников проекта. У нас получился следующий перечень.

Уровень приоритетности проставлялся в соответствии со следующими критериями:

Далее мы стали анализировать, что на каждом рабочем месте помогает (делает быстрее и проще) выполнение функции, а что мешает. При этом мы обращали внимание на следующие моменты:

На все, что не работало на наши функции, мы повесили красные ярлыки и собрали их отдельно с кладовой. Вы удивитесь, но после такой сортировки мы сильно «почистили» рабочие места и получили целую гору из предметов с красными ярлыками. Некоторое время мы затратили на разбор этой горы и сдали много канцелярии, оргтехники, лотков нашему отделу АХО.

Работу мы проводили по следующей схеме

Очевидным результатом первого шага является устранение всего лишнего и ненужного, список оборудования для одного рабочего места.
Мы сразу решили разработать стандартизированный список оборудования рабочего места и он имеет следующий вид.

СПИСОК ОБОРУДОВАНИЯ

Такая форма помогла нам убрать лишнее с рабочих мест, контролировать наличие и исправность мебели и оборудования, а служба закупки смогла стандартизировать по номенклатуре необходимые для заказа предметы.

Помимо этих плюсов мы смогли посчитать, сколько стоит оборудование и содержание одного рабочего места в месяц и год. Эта информация пригодилась руководителям для формирования бюджета на отдел.

После согласования и утверждения списков необходимого оборудования по всем рабочим местам мы разработали форму маркировочных табличек для быстрого учета оборудования при инвентаризации.

Наши таблички имеют следующий вид

Такие таблички мы наклеили на всю мебель и оргтехнику, а также составили общий список мебели и техники в зоне приемной (кабинете). Теперь во время проведения инвентаризации мы быстро сверяли список и фактическое наличие мебели и оргтехники. Так что время проведения инвентаризации сократилось в разы.

Наши столы стали чистыми, на них теперь находились только компьютер, клавиатура, мышь, набор канцелярских товаров, телефон.

Теперь приступаем к шагу 2.

Шаг 2 — «Рациональное распределение».

Для работы нам понадобится карта кабинета/зоны, с отметками всей мебели и оргтехники. На данном плане мы будем фиксировать (картировать) перемещения работника, выполняющего функцию. Параллельно мы будем вести перечень действий сотрудника и записывать время, которое требуется на выполнение. Таким образом, мы получили следующий список:

В последней колонке предложенной формы мы, вместе с членами команды, ставили оценку нужности действия, исходя из того, приносит ли данное действие ценность для клиента или является потерей.

Теперь мы собрались на мозговой штурм и провели анализ полученной карты процесса, основной нашей задачей было: ликвидировать действия, не приносящие ценности, и сократить время выполнения каждой операции.

Всей командой мы разработали следующие решения:

Анализируя все работы, мы пришли к выводу, что для ускорения работы требуется более мощный компьютер и сделали заявку в отдел информационных технологий, поскольку имеющийся уже устарел и работал очень медленно.

При разработке наших мер по рационализации мы придерживались общей политики компании относительно социальной ответственности в области экологии и старались предложить решения, позволяющие бережно относиться к нашей природе.

Так мы исключили бумажные записки и списки сотрудников в бумажном виде, а сделали все в электронном виде.

В ходе мозгового штурма, всем участникам проекта стало очевидно, что для места секретаря будет достаточно компьютера, клавиатуры, мыши, программного обеспечения, ручка, карандаш и бумага для заметок для клиентов, поскольку они нередко просили эти принадлежности у секретаря. Из мебели мы оставили стол и стул.

Таким же образом мы поступили со всеми функциями сотрудников зоны приемной. Результатом нашей работы стал перечень мебели, программ и шаблонов документов, необходимых для быстрой и качественной работы.

Этот перечень мы согласовали с руководителями отдела закупок и бухгалтерии, после чего были сформированы заявки на покупку.
Одновременно мы построили «идеальный» план действий, который позволял в кратчайшие сроки выполнять функции, и разработали систему визуализации для хранения документов и бумаги.

Так у нас появилась иконка библиотека, архивные документы, входящая и исходящая корреспонденция. Иконки мы старались сделать простыми, понятными и цветными, чтобы с первого взгляда было понятно, что здесь находится.

Шаг 3 «Сияние»

После проделанного шага 2 нам стало очевидно, где должны находиться необходимые оргтехника, канцтовары и бумага, поэтому нам легко было отвести необходимые места и промаркировать их.

В качестве маркировки мы использовали следующие таблички

Далее мы определили, исходя из практики, необходимое количество запасов бумаги и канцелярских товаров и назначили ответственных за заказ необходимых товаров.
Сделали график уборки с указанием основных элементов контроля, как например,

Шаг 4 «Стандартизация»

После проведенных работ мы смогли формализовать рабочие места сотрудников секретариата и аналогичные проекты были запущены в других отделах. Таким образом, в течение нескольких месяцев мы получили стандартизированные описания всех рабочих мест, которые позволят нам поддерживать достигнутые результаты и улучшать их.

Благодаря разработанным документам картирования, плана рабочего места, графика уборки, принципов сортировки нам стало легко и быстро наводить и поддерживать порядок на рабочих местах, что это отметили наши клиенты.

Шаг 5 «Поддержание достигнутого и совершенствование»

Для того, чтобы методика 5S эффективно работала в вашем офисе не достаточно будет просто сделать проект по рационализации рабочих мест, необходимо также провести обучение всех сотрудников данной методике. При формировании плана обучения следует учитывать уровень сотрудников и выполняемые ими функции, дабы сделать обучение максимально понятным и максимально обеспечить возможность применения полученных знаний на практике.

В нашей компании мы сделали 3 курса обучения по методике 5S: для топов — самая полная и развернутая программа с элементами анализа информации, для руководителей и для исполнителей. Программы отличались по объему информации, уровню практической вовлеченности и времени на обучение. В итоге такого подхода мы получили методологически грамотных руководителей, которые, в случае необходимости, могли координировать своих сотрудников, а также информированных сотрудников, получивших возможность освоить еще один инструмент для повышения эффективности своей работы.

Также отделом персонала была разработана мотивационная программа с целью стимулирования процессов рационализации процессов в компании. Так сотрудник, предложивший проект, который по итогам года, принесет максимальный экономический эффект, премируется. Все сотрудники, принявшие участие в проектах получают баллы, которые в конце года могут обменять на подарки.

Помимо этого, были организованы регулярные лекции, которые проводятся сотрудниками, посвященные рационализации рабочих мест. Также мы проводим экскурсии по офису, где сотрудники рассказывают о своих достижениях и сами с большим удовольствием принимаем участие в экскурсиях, ведь нам еще есть чему поучиться.

По завершении нашего проекта все сотрудники компании и наши клиенты отметили, что работа стала выполняться быстрее и рабочие места стали выглядеть более профессионально и эстетично.