Майнд-карта, или майнд-менеджмент

Александра Зенирова

Все мы неоднократно сталкивались с тем, что в ежедневном потоке дел забыли сделать то или иное. Если в личной жизни такие оплошности мы себе с лёгкостью можем простить, то на работе они могут стоить довольно дорого. Я предлагаю вам вооружиться ещё одним инструментом, который позволит повысить вашу эффективность — майн- менеджмент.

Инструмент прост в использовании и работает за счёт структурирования информации, что и позволяет более эффективно осваивать новую информацию, создавать новые идеи, принимать решения.

Давайте разберём, как работает этот инструмент.

Исходная ситуация

Все мы зависим от объёмов продаж компании, поэтому для большей наглядности возьмём пример их увеличения. Предположим, что в ближайшее время вы собираетесь увеличить продажи.

Центральный элемент карты

Начнём создавать майнд-карту нашего мероприятия. Для этого понадобится чистый лист формата А4 и разноцветные карандаши или маркеры.

Работу с картой начинаем из центра, куда помещаем основную мысль либо цель. Обратите внимание на то, что центр вашей карты должен быть ярким, чётким и пониматься всеми одинаково.

Если мы обратимся к нашему примеру то, читая «вы собираетесь увеличить продажи», некоторые представили работу с клиентской базой: её расширение, поиск новых клиентов, «холодные» звонки, другие — увеличение среднего чека за счёт продажи сопутствующих услуг, третьи — массированную рекламную компанию и шквал телефонных звонков с заказами.

Поскольку от понимания цели зависит её выполнение, мы не должны жалеть времени на её максимальное уточнение. С постановкой целей нам всегда помогает SMART. Стоит ответить на следующие вопросы:

Где будем продавать ?

Как будем продавать?

УВЕЛИЧЕНИЕ ПРОДАЖ Когда будем продавать (сезонность)?

С кем будем продавать (совместные акции)?

Сколько потратим на увеличение продаж (реклама)?

Сколько будем продавать?

Что будем продавать?

Какую прибыль хотим получить?

Какой доход хотим получить?

И наша цель становится более чёткой и понятной. Предположим, что мы запланировали увеличить объём продаж на 10 % в течение 3 месяцев за счёт продажи неликвидов по цене ниже рыночной. Мы не ограничены в средствах и можем позволить себе выбирать любые способы продаж.

Для того чтобы центральный элемент карты получился ярким, используйте визуализацию, тем более что в наше время легко найти картинку, максимально совпадающую с вашей целью.

Не старайтесь сразу сделать «чистовой вариант», поскольку так вы можете упустить что-либо из виду. Лучше не сковывайте себя границами аккуратности на первом этапе, а позвольте мыслям идти так, как вздумается, — чистоту и порядок вы наведёте позже.

Мозговой штурм

После того как сформирован и визуализирован центральный образ майнд-карты, следует собрать команду и провести мозговой штурм. В преддверии проведения данного мероприятия вам потребуется:

Флип-чарт с визуализированной целью;

Стикеры

Маркеры

Есть много способов проведения мозговых штурмов, описание которых вы найдёте в литературе, но все они сводятся к нескольким непреложным правилам.

1. На этапе мозгового штурма при «накидывании» идей мы не критикуем. Нам важно получить как можно больше, пусть и не самых рациональных, идей.

2. Критиковать и бороться за «выполнимость» поставленных целей мы начинаем только на 2-м этапе «антиидей», когда участники могут высказывать идеи по поводу того, как снизить продажи. Эти антиидеи также могут способствовать принятию верных решений.

3. Ответственность за результативность мероприятия лежит на фасилитаторе, или ведущем.

После того как все участники мозгового штурма соберутся, ОБЯЗАТЕЛЬНО проговорить цель мероприятия, обсудить цель (задачу), над которой будет проводиться работа.

Например,

— Коллеги, рада вас приветствовать!

Сегодня мы с вами работаем над выработкой новой стратегии продаж. Наша основная цель — повысить объём продаж на 10 % в течение предстоящих 3 месяцев. Результатом нашей сегодняшней работы станет перечень конкретных мер, которые должны привести к увеличению продаж, а также календарный план проведения мероприятий.

В ходе проведения мозгового штурма все участники пользуются стикерами и маркерами, пишут идеи, которые приходят им в голову (не менее 5), затем по очереди отдают фасилитатору (ведущему мероприятия).

Например, Петя предложил:

1. поднять старую клиентскую базу

2. сделать рассылку

3. продать неликвид по сниженным ценам

4. сделать скидки

5. усилить рекламу

Валентин предложил:

1. увеличить продажи за счет клиентов А и В

2. активно работать с клиентами С

3. к товарам А добавлять неликвид

4. провести мастер-классы

5. снизить цены

После того, как первый участник назовёт свои варианты, а ведущий их разместит на флип-чарте, советы следующих участников размещаются на флип-чарте по методу «подобное к подобному», и формируется группа / ветвь.

Из предложенного практического примера мы можем сформировать группу «Работа с клиентской базой», куда войдут — поднять старую клиентскую базу, увеличить продажи по клиентам А и В, работа с клиентами С.

Полученные группы вариантов мы обводим разноцветными маркерами и соединяем их с центральной идеей. Вы можете условиться о том, что толщина линий соединения будет отражать уровень влияния на достижение цели. Например, вы сочли, что работа с клиентской базой является тем фактором, который в наибольшей степени повлияет на рост объёмов продаж в компании. Следовательно, вы выделили соединение толстой линией.

При формировании «чистового варианта» майнд-карты вы должны будете разместить группы по приоритетам: от наиболее значимого — к наименее значимому, по часовой стрелке.

Так, на уровне «двух часов» будет самое приоритетное направление работ, а на уровне «двенадцати часов» менее всего влияющее на результат.

Работа в кластере

После того как сформирован «первый круг», где перечислены основные группы решений, вы переходите к планомерной работе в каждой группе. Обязательно стоит обратить внимание на доработку каждого решения, возможно, их стоит пополнить, отредактировать, удалить.

Старайтесь записывать готовые решения по следующей схеме:

ЧТО? НА СКОЛЬКО? КОГДА? КАК? КТО?

Увеличить объем продаж на 10 % в течение 3 месяцев за счет увеличения количества клиентов категории С в отделах активных продаж.

Приведя свои решения к единому виду, вы можете ранжировать их по степени влияния на результат каждого решения в группе, поставить даты выполнения и продумать необходимые ресурсы для обеспечения достижения результата.

Следует отметать дорогостоящие и малорезультативные способы достижения поставленной цели, поскольку они будут только отнимать ваши ресурсы, не принося результатов.

Формирование списка готовых решений

Список готовых решений с конкретными датами вы можете строить исходя из календарного принципа: либо строите ленточный график, либо матрицу (с данной визуализацией будет сложнее работать).

Я рекомендую в качестве визуализации использовать ленточный график, поскольку он позволяет в одно касание сверяться по датам и запланированным мероприятиям, что упрощает контроль, а также легко читается.

	01.03.2014	07.03.2014	14.03.2014
Обзвонить клиентов, которые не закупались более 1 месяца	Отдел продаж
Сформировать прайс- лист на неликвид	Экономический отдел
Разработать рекламную стратегию	Рекламный отдел
Разослать коммерческие предложения клиентам А и В		Отдел продаж
Провести личные встречи с клиентами группы А		Отдел продаж

После утверждения списка мероприятий коммерческим директором (или генеральным — в зависимости от размеров фирмы), следует ознакомить с утверждённым списком всех «задействованных» руководителей отделов.

Работа на местах

Согласно утверждённому списку мероприятий, руководители отделов собирают рабочие встречи внутри отдела и начинают вносить изменения в рабочие планы каждого сотрудника. Возможно, потребуется договориться о дополнительных точках контроля с сотрудниками и подаче отчётов о работе в более сжатые сроки. Поверьте, что если сотрудники отдела ознакомлены с причиной изменения стандартной работы, то никаких возражений не будет.

Руководитель проекта, если таковой будет (в нашем примере отслеживанием показателей занимается коммерческий директор), должен регулярно (каждые 3 часа, 6 часов и далее) отслеживать финансовые показатели, которых компания смогла добиться благодаря предпринятым мерам.

Почему это работает?

Майнд-карта позволяет подключить к работе не только логику, за которую отвечает левое полушарие, оперирующее буквами и цифрами, но и творческую жилку — правое полушарие, задействовать которое нам помогает визуализация.

Именно благодаря совместной работе полушарий и получается гораздо лучший эффект.