Юлмарт стал первой российской компанией, внедрившей инновационную технологию подписания кадровых документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Теперь подписать документы сотрудники смогут в online-режиме в своих личных кабинетах.
Компания Юлмарт, крупнейшая российская частная интернет-компания, специализирующаяся на отрасли электронной коммерции, сообщает об успешном внедрении технологии усиленной квалифицированной электронной подписи в операционную деятельность компании. Первый этап создания личных кабинетов сотрудников, в которых собрана персональная информация и реализована возможность подписывать документы в цифровом формате, стартовал в октябре в филиале г. Новороссийска.
Каждая компания, которая работает согласно Трудовому кодексу РФ, сталкивается с необходимостью подписания большого количества документов с сотрудниками. На примере Юлмарта это:
— от 10 до 18 документов в зависимости от должности при приеме на работу;
— 4 документа ежемесячно или чаще (график работы, табель, реестр выдачи расчетного листа, журнал предрейсовых/послерейсовых медосмотров водителей);
— 27 документов по необходимости в зависимости от должности (все виды заявлений и приказов на отпуск, кадровое перемещение, ознакомление с локальными нормативными актами и другие).
«При численности персонала свыше 6000 сотрудников, будучи организацией, которая придерживается строгой буквы закона, ежемесячно в Юлмарте мы готовим и подписываем с сотрудниками более 15 000 документов. Дополнительные сложности вносит широкий географический охват компании, включающий порядка 400 объектов в более чем 240 городов присутствия. Это означает для нас необходимость получения «живой» подписи сотрудников, работающих на территориально удаленных точках. Технология электронной подписи и создание личных кабинетов позволяют перевести процесс подписания большинства документов с работниками в цифровой формат, сделать коммуникации с работниками максимально оперативными и прозрачными, а также дают возможность снять функционал подписания документов с руководителей, чтобы высвободить время под решение насущных бизнес-задач. Дополнительные преимущества — экономия пространства под хранение бумажных архивов, отсутствие необходимости распечатывать каждый документ, то есть ответственная позиция бизнеса по отношению к окружающей среде. Мы верим, что удачный эксперимент Юлмарта будет масштабирован на другие российские бизнес-структуры в интересах повышения внутренней эффективности бизнеса, его ответственности перед сотрудниками и с целью развития основ современного информационного общества», — прокомментировала Дарья Беляева, Директор по персоналу компании Юлмарт.
Возможность внедрения электронной подписи в деятельность российских компаний появилась еще в 2002 году с принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» (№ 1-ФЗ от 10 января 2002 года), однако до сих пор она активно использовалась, в основном, в банковской сфере и сфере государственных услуг. Юлмарт стал первой компанией, решившей использовать технологию во внутренних HR-бизнес-процессах. Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации осведомлено об инициативе компании и внимательно следит за ходом реализации проекта.
Для реализации новой технологии Юлмарт осуществил интеграцию нескольких IT-систем. Личные кабинеты сотрудников созданы на платформе Битрикс, которая является интерфейсом и импортирует данные из единой HR-системы компании 1С ЗУП 3.0. Усиленная квалифицированная электронная подпись автоматически выдается через третью систему — сертифицированным по всем стандартам Российской Федерации удостоверяющим центром. В будущем будет осуществлена интеграция с ERP системой SAP, в которой автоматически считаются показатели эффективности работы персонала. В результате сотрудник в онлайн-режиме сможет увидеть свой текущий уровень дохода и прогноз за месяц.
Практику применения электронной цифровой подписи во взаимодействии компании с сотрудниками в Юлмарте уже признали успешной. До конца октября электронный аналог рукописной подписи будет распространен по всем административным офисам Юлмарта в Южном федеральном округе. Таким образом, в ближайшие 1,5 недели доступ в личные кабинеты с возможностью подписывать документы электронно получат более 500 сотрудников. Юлмарт планирует внедрить инновационную технологию электронной подписи в большинство внутренних бизнес-процессов, требующих подписания документов, и распространить эту практику на все офисные подразделения и регионы присутствия.
«С появлением функции электронной подписи наши сотрудники получили круглосуточный онлайн-доступ к своим расчетным листам в личном кабинете, в который можно зайти с любого устройства и за два-три клика подтвердить факт ознакомления с документом. Здесь же можно задать уточняющий вопрос по расчету заработной платы и получить ответ от ответственного за процесс начисления средств подразделения. Мы отмечаем, что проект цифровой подписи позволил сделать гораздо более прозрачной и оперативной коммуникацию персонала с компанией и создать для каждого сотрудника единое пространство, в котором сведена вся информация, связанная с его деятельностью в Юлмарте», — отметила Ольга Останина, руководитель департамента внутрикорпоративных коммуникаций и бренда работодателя компании Юлмарт.
В рамках второго этапа внедрения электронной подписи запланировано расширение технического функционала личного кабинета. Уже в ноябре сотрудники Юлмарта смогут просматривать и подписывать графики и табели работ, контролировать плановые даты своего отпуска — подавать заявления в электронном виде и переносить даты без необходимости распечатывать документы и оставлять рукописную подпись. Полностью перейти на новую технологию Юлмарт планирует в начале 2017 года.
О компании Юлмарт
www.ulmart.ru
Группа компаний Юлмарт — крупнейшая российская частная интернет-компания, специализирующаяся на отрасли электронной коммерции. Компания входит в топ-50 крупнейших онлайн-ретейлеров мира, по версии Deloitte, возглавляет рейтинг «Крупнейшие интернет-магазины России», третий год подряд входит в топ самых эффективных интернет-компаний Рунета, по версии журнала Forbes. Юлмарт признан лучшим интернет-магазином года в рамках престижной отраслевой премии Online Retail Russia Awards 2016, является крупнейшим онлайн-ретейлером России, по версии рейтинга EcommerceIndex Top-100.
Комментарий Пластининой Н.В.
Насколько известно, применение усиленной квалифицированной подписи в трудовых отношениях Трудовым кодексом РФ предусмотрена для дистанционных работников.
Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).
Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет» (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).
Конечно, Юлмарт специализируется на интернет-заказах, торговле техникой и иными ТНП дистанционно. Однако не секрет, что в каждом регионе присутствия у Юлмарта имеется центр исполнения заказов и много-много Outpost (аутпостов — «мини-пунктов» выдачи товаров). Примерно такая же система аутпостов действует и у магазина Ситилинк, например. Естественно, что все эти пункты размещены официально. Например, по договору аренды. То есть не случайно и не на один день. И в каждом таком центре или пункте имеются рабочие места, которые вполне себе стационарные. Интересно, к какому же виду отнесены эти работники? Неужели к дистанционным? И как Юлмарт реализует для таких работников положения ст. 312.4 ТК РФ об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника? Исходя из опубликованной новости, Юлмарт целиком перешел на электронную форму взаимодействия работников и работодателя. Означает ли это, что электронный ритейлер имеет в своем штате исключительно дистанционных работников? Или же он просто решил перейти на такую форму взаимодействия по собственному усмотрению вопреки общим нормам главы 11 ТК РФ о порядке заключения трудового договора?
Вызывает также сомнения пионерство Юлмарта в области внедрения электронной подписи работника при оформлении некоторых кадровых документов. Так, например, в Альфа-Банке не менее 5-6 лет применяется система использования электронной подписи сотрудников на некоторых кадровых документах, не являющихся основополагающимися (например, на документах, связанных с очередным отпуском, командировками). При этом трудовые договоры, приказы, подписи в ознакомлении с локальными актами оформляются в бумажном варианте в письменном виде, несмотря на то, что многие кредитные инспекторы (специалисты) также имеют непосредственное рабочее место в магазинах крупной бытовой техники, мебели и прочих местах, удаленных от местоположения центрального офиса, филиала или кредитно-кассового офиса.
С учетом того, что многие документы, формирующиеся в трудовых отношениях с работниками, ТК РФ по-прежнему требует оформлять на бумажном носителе (в том числе с дистанционными работниками, как дублирование постфактум после обмена электронными документами), предоставление каждому из 6000 работников Юлмарта усиленной квалифицированной подписи через третью систему (удостоверяющим центром) является чрезмерно дорогим удовольствием на фоне отсутствия правомерной возможности перейти на электронное «общение» с работниками полностью. То есть цель минимизации бумажной работы, бумажного архива, высвобождения времени кадровых специалистов достигнута быть не может. Тогда будет ли соотносима стоимость перехода на подобное взаимодействие работодателя с работниками с фактическим полу-результатом? Только если рассматривать это как своеобразный пиар, а пиар — как самоцель…
Весьма интересно было бы узнать позицию государственных инспекторов труда на нововведения в Юлмарте, особенно после полного перехода на новую технологию трудовых взаимоотношений в 2017 году.