И. А. Панов
«Сегодня считается нормой жизни и необходимостью интерьера любого рабочего кабинета наличие современного компьютера. Каким образом превратить предмет интерьера в умного помощника, используя огромные его возможности?»
По мере развития деятельности вузов и решения задач в области образования и науки возрастает документооборот и возникает необходимость в автоматизации делопроизводственных процессов высшего учебного заведения. Автоматизация позволяет снизить расходы организации на кадровый документооборот и управление персоналом, получить точную информацию о сотрудниках, их должностных обязанностях, перемещениях внутри организации, поощрениях и взысканиях, об отработанном времени, начисленной зарплате и других видах доходов, компенсациях и льготах, о пройденном обучении, полученной квалификации. Кроме того, автоматизация дает возможность узнать мнение сотрудников по тем или иным служебным вопросам, о том, нравятся ли им условия работы, что они думают о пройденном обучении, а также их пожелания, касающиеся дальнейшего повышения знаний, карьерного роста.
Целями автоматизации являются:
- снижение трудоемкости процесса ведения делопроизводства за счет уменьшения бумажного документооборота и использования справочно-поисковой системы, включающей документопотоки организации;
- решение проблемы возможной одновременной обработки документов с нескольких рабочих мест.
Использование автоматизированной системы делопроизводства и документооборота позволяет реализовать новые возможности управления документооборотом, оперативно выполнять информационно-справочную, аналитическую работу, а также улучшить взаимодействие структурных подразделений и достичь более высокой оперативности в работе.
На чем должен основываться выбор информационной системы управления персоналом кадровой службы?
Каково влияние человеческого фактора при внедрении системы автоматизации в вузе?
Возможно ли нейтрализовать негативные факторы, сопутствующие изменениям в организационной структуре?
Внедрение автоматизированных систем управления персоналом кадровой службы и подразделениями делопроизводства, как правило, состоит из нескольких основных этапов.
Рассмотрим каждый из них.
1. Постановка задачи и взаимодействие ключевых фигур
Лица, принимающие решение о внедрении автоматизированной системы управления персоналом (АСУП), должны осознавать ее необходимость. Руководителю высшего учебного заведения предстоит выбрать один из следующих альтернативных вариантов развития, в частности:
- увеличить численность отдела кадров и делопроизводства и обеспечить повышенную производительность труда за счет более высокой квалификации работников и четких алгоритмов их работы. Как правило, на каждые 100–150 сотрудников вуза приходится один специалист отдела кадров, который ведет кадровое делопроизводство, занимается текущим рекрутингом и участвует в организации одного-двух коллективных мероприятий в течение года. При таком положении дел в случае появления дополнительных функций отдела кадров они выполняются за счет приостановки основных текущих работ, временного привлечения внешних специалистов или увеличения численности персонала;
- самостоятельно разработать и внедрить необходимый минимум учетных таблиц и форм, пользуясь средствами текстового редактора, электронных таблиц и простейшей базы данных, а для обмена сведениями пользоваться локальной сетью или Интернетом;
- приобрести типовое программное решение исходя из минимальной цены и максимальной скорости внедрения системы;
- приобрести расширяемую информационную систему, которую в дальнейшем можно будет совершенствовать собственными силами.
При выборе одного из вариантов необходимо учитывать такие характеристики вуза, как его численность, удаленность филиалов и дочерних структур, если они имеются, роль отдела кадров при принятии управленческих решений, объем реально выполняемых им функций по управлению персоналом. Нередко часть этих функций берут на себя линейные руководители подразделений, секретари или инженеры.
Осуществление простейшего варианта АСУП (с использованием текстового редактора, электронных таблиц и небольшой базы данных) возможно на обычном компьютеризированном рабочем месте силами специалистов вуза. Подобная ситуация наблюдается даже в достаточно больших коллективах (до 1000 человек) до тех пор, пока все сотрудники отдела кадров работают в одном помещении и выполняют рутинные операции кадрового делопроизводства – найма и увольнения работников, ведения статистических данных.
Уже на этом этапе обнаруживается, что использование АСУП может существенно экономить время поиска документов, поскольку информация с бумажных носителей переносится на электронные. Это оптимизирует информационную логистику сотрудников.
Когда функции отдела кадров значительно увеличиваются (появляется работа по адаптации, обучению, повышению квалификации, внутренним переводам, подготовке кадрового резерва, оценке и аттестации и т. п.), то возникает необходимость в приведении к единообразию всех используемых кадровой службой форм документов, а также в согласовании прав доступа сотрудников к информации и ее изменению. Следовательно, задача разработки алгоритма действий, учетных и отчетных форм и т. д., по сути, тождественна задачам внедрения АСУП.
Принципиально важной является реализация электронной системы управления персоналом как автономного модуля или в составе единой автоматизированной системы управления высшим учебным заведением. Чем в большей степени решения опираются на реальные данные отдела кадров, тем больше оснований для того, чтобы АСУП была интегрирована в общую информационную систему управления вуза.
Таким образом, обосновывается экономическая и управленческая целесообразность внедрения АСУП. При этом нередко имеют свое влияние положительные и отрицательные субъективные факторы. К первым относится, например, наличие у специалистов кадровой службы двух видов образования: в области управления персоналом и в сфере информационных технологий.
Продолжение читайте в печатной версии журнала 