Софт для эйчаров (программные продукты различного уровня и направления) — от простого EXCEL до дорогих специализированных программ.
— Какие нематериальные преимущества, неощутимые «на вес» (не скорость, не количество дел), дает вам софт (программные продукты) в работе по управлению персоналом?
— Софт дает возможность оперативно решать различные задачи, к примеру, задачи по оценке персонала (в том числе и для грейдирования), формированию кадрового резерва, отслеживанию планов развития, информированию сотрудников (в особенности, когда они удалены друг от друга и работают в разных регионах), предоставлению им возможности коммуникации в едином информационном поле, созданию единой базы компетенции и т. д.
Рассмотрим помощь софта на примере HR-бизнес-процессов: у руководителя подразделения возникает потребность в найме сотрудника. Он заходит на внутренний портал с целью формирования заявки на подбор специалиста, для чего выбирает должность и направление. После этого все необходимые компетенции и требования заполняются автоматически без участия пользователя. В том случае, когда на данную позицию существует внутренний кадровый резерв, руководитель автоматически получает уведомление о том, что по результатам аттестации на данную позицию есть подходящий сотрудник из штата компании. После этого на портале происходит замена открытой позиции на позицию, которую в настоящий момент занимает сотрудник, находящийся в кадровом резерве. Далее этому специалисту и его руководителю приходит уведомление о переводе на более высокую должность после того, как на его место найдут нового кандидата. Таким образом, вакантная позиция заменяется.
Далее сотрудник, который находится во внутреннем кадровом резерве, заходит в свой личный кабинет, изучает все необходимые документы и ждет закрытия вакансии. Как только находят оптимального кандидата на замену, сотрудника переводят на новую позицию, составляют план индивидуального развития, по которому он двигается, и ход исполнения которого наблюдают его руководитель и HR-менеджер.
Кроме того, благодаря софту, сотрудники могут коммуницировать между собой, оставляя комментарии на пункты своего плана развития, инициируя помощь либо обмен опытом с коллективом, активно участвовать в корпоративных конкурсах и других мероприятиях, узнавать последние новости о жизни компании и т. д.
Софт позволяет повысить вовлеченность персонала. Например, через обучение: у сотрудника есть возможность поучаствовать в том или ином курсе, подать заявку, увидеть состав групп, предложить свою кандидатуру в качестве преподавателя, обменяться опытом с коллегами, получить обратную связь по результатам проведенного занятия и скорректировать его, выступить в качестве докладчика на внешней конференции и т. д. В этом случае и руководителю значительно легче наблюдать за организационной жизнью своего подчиненного — он видит информацию об успеваемости, посещаемости и активности сотрудника.
Благодаря централизации базы компетенции руководителям и сотрудникам HR-департамента также не приходится долго искать специалиста компании, который бы обладал необходимым кругом компетенций (к примеру, для участия во внешнем тендере). Вся информация уже есть, и содержится она в одном месте.
— Как бы изменился ваш стиль работы, скорость, качество, глубина видения и так далее, если бы вдруг пришлось работать совсем без софта?
— Пришлось бы достаточно много времени тратить на поиск нужной информации — база данных внешних кандидатов, информация о проведенных собеседованиях и их результаты, процедура оценки персонала и бумажные носители данных о результатах, база компетенции (в умах у линейных руководителей), плакаты и стенгазеты вместо онлайн СМИ и т. д. Сейчас все больше и больше возрастает значимость времени и оперативность, поэтому однозначно мы бы проиграли конкурентам в борьбе за самый важный и ценный ресурс — персонал, в особенности, в сфере IT.
— Какие направления в работе HR-службы особо нуждаются в софте?
— Я бы не стала выделять какие-то конкретные направления. На мой взгляд, HR-службы нуждаются в едином софте, который включает в себя все направления HR-работы. Именно это и является оптимальным решением –когда различная информация находится не в разных базах, а когда все консолидировано в одном источнике.
— Какие риски, ошибки, путаницу и так далее может вносить некорректное использование софта в работу компании с персоналом?
— В основном путаница возникает тогда, когда вы из одной базы данных переносите информацию в другую базу данных — либо вручную, либо через интеграцию: могут задваиваться фамилии, табельные номера, персональные данные и т. д.
— Порой софт компании напоминает разнообразие видов жизни в океане (у продажников свой софт, у HR — свой, у бухгалтерии — свой, и так далее). Ваше мнение об этой проблеме и идеи, как ее решать?
— Единый софт с разграничением прав доступа, на мой взгляд, оптимальнее.
— Каков уровень готовности менеджеров осваивать и работать в современных HR-программах?
— Чем моложе менеджеры, тем выше их уровень готовности к автоматизации и работе в современных программах.
— Почему сложные HR-продукты до сих пор не используются повсеместно? Что сдерживает их рост?
— Возможно, дороговизна масштабных продуктов и недостатки мелких продуктов (одного или нескольких направлений работы HR) сдерживают их повсеместное использование, а также невозможность их консолидированного применения.
— Какие неудобства и недостатки имели ряд известных HR-программ, безвременно ушедших с рынка («Оазис» и др.)?
— Основной недостаток — отсутствие полного цикла всех необходимых HR-функций.
— Что вы как профессионал хотели ли бы видеть в идеальной программе для HR (кроме ее бесплатности, разумеется)?
— Консолидацию всех HR-функций и возможность работы в ней всех сотрудников.
— Какие качества, компетенции, опыт и так далее вы оцениваете у кандидатов, и можно ли это встроить в софт?
— Да, проверку на надежность, позитивный настрой, наличие вредных привычек, карьерные ориентации, акцентуации характера, интеллект.
— Софт обыграл Каспарова... Смогут ли в принципе создать софт по идеальной оценке специалистов?
— Уверена, что в скором будущем — да.
Яна Алферова, директора по персоналу Digital Design
Беседовала Анна Баграмова