Эта новость типична для среднего и малого бизнеса? С какими вариантами вам приходилось сталкиваться?
Безусловно, хищения в такой близкой к деньгам сфере, как бухгалтерия, не редкость. По моей личной статистике, от воровства страдает каждый третий бизнес. Причем чем крупнее предприятие — тем острее встают проблемы с воровством. Чаще всего подобные инциденты случаются на предприятиях, где существует наиболее открытый и простой доступ к наличным средствам. Например, на предприятиях, принимающих основную часть оплат на электронные счета, такие проблемы стоят менее остро. Однако также имеют место быть.
Как надо защищать фирму от подобных случаев?
— Как я обычно говорю, воруют у тех, кто дает себя обворовать. Вне зависимости от масштаба вашей фирмы, от вашей сферы работы и даже от отдела (защищать собственность фирмы необходимо не только в бухгалтерии, но и в отделе продаж, отделе маркетинга, на производстве и в других отделах), вам необходима качественная система защиты бизнеса. Такая система состоит прежде всего из камер видеонаблюдения на предприятии, грамотной ежедневной отчетности и системы контроля среди сотрудников.
Сколько реально можно, не рискуя, пригласить в штат из 100 формально подходящих на должность главбуха кандидатов?
— Вопрос в данном случае не в количестве, а в качестве этих 100 потенциальных кандидатов — как именно они были набраны и протестированы.
Во-первых, всегда составляйте портрет потенциального сотрудника на конкретную должность. В бизнесе мы называем этот портрет аватаром. Пропишите как можно подробнее, кого бы вы хотели видеть на должности бухгалтера: пол, примерный возраст, сферы компетенций и самое главное — человеческие качества.
Теперь, когда у вас будет портрет сотрудника, приступайте к написанию текстов на вакансии. Опишите вакансию так, чтобы она притягивала к вам сотрудников, похожих на ваше описание. В этом случае отлично работает «привлечение через отталкивание» — помимо описания для тех, кого вы ждете к себе на работу, добавьте графу «Мы точно не сработаемся, если…». Такая формулировка не только поможет вам оттолкнуть нецелевых кандидатов, но и позволит притянуть нужных. После приглашения кандидатов на собеседование, ключевую роль играет отсев, который вы для них используете.
Самая большая ошибка, которую вы можете совершить при найме — это нанимать только по резюме.
Запомните: люди в вашей компании будут работать, а не писать резюме. Именно поэтому их нужно проверять действием. Самое простое — дать им задание, связанное с их компетенцией (например, заполнить несложную декларацию), и прислать вам в определенное время на почту (скажем, на следующий день). Таким образом вы проверите и профессиональные качества, и пунктуальность.
Если вы выстроите такой фильтр в вашей компании, вы сможете быстро и качественно укомплектовать штат.
Что в резюме главбуха вас может насторожить?
— Ряд бухгалтеров (и не только) пишут в качестве «достоинства» в своем резюме контакты, программное обеспечение и прочие ресурсы, взятые ими с предыдущего места работы. С одной стороны, это вызывает соблазн: «Ведь сотрудник приходит не с пустыми руками!» Но с другой стороны, задумайтесь: если кандидат взял собственность предыдущего работодателя, как он поступит в конечном счете с вами? Совершенно верно — точно так же!
Поэтому главная моя рекомендация для собственников и HR-специалистов, нанимающих бухгалтера: смотрите на человеческие качества. Проверьте, что человек не ворует и ведет себя порядочно по отношению к другим людям — тогда он, скорее всего, будет так же вести себя с вами.
Также отличный вопрос, который вы можете задать к резюме: «Расскажите о вашем прежнем работодателе». Как вы понимаете, если он тут же начнет поливать прежнего начальника грязью, как он будет взаимодействовать с вами?
Рекомендации можно сегодня подделать?
— Безусловно, кандидаты зачастую подделывают рекомендации на бумаге. Однако я рекомендую вам смотреть на этот вид социального доказательства в десятую очередь. Я считаю, что основной актив любого специалиста — это его рабочие кейсы и отзывы о его работе. Кейсом для бухгалтера является описание выполненных работ и принесенного его предприятию результата в виде качественного ведения бухгалтерии — без хищений, пропажи средств, беспорядка в отчетности и без внезапных «открытий» при проверках организации. Разумеется, с приложенными доказательствами — тут могут быть хоть копии документов, не являющихся секретными и закрытыми для предыдущего места работы бухгалтера, но подтверждающие его деятельность. Такие вещи люди еще очень не скоро смогут качественно подделывать — это и будет вашим тестом на профпригодность сотрудника.
Также обязательно спрашивайте отзывы о работе сотрудника от прежних работодателей (в идеале — в видео или аудио форматах). Если таковых отзывов нет, не поленитесь набрать номер телефона прежнего работодателя кандидата, который также стоит запрашивать в резюме.
Когда и кто из честных изначально сотрудников может вдруг «хапнуть»?
— В средневековой Франции было такое выражение: «Если король хотя бы иногда не сносит головы — голову сносят королю». Чтобы воспитать в вашей компании культуру честности и порядка, вам нужно создать в компании правильную внутреннюю среду. Безусловно, многое зависит от того, кого вы нанимаете. Однако, как показывает практика, если не создана соответствующая среда, даже самые честные от природы люди могут начать приворовывать. Другими словами — нельзя допускать анархию.
Что конкретно стоит сделать: во-первых, обязательно ввести ежедневные отчеты и недопремировать за их незаполнение, во-вторых, периодически публично кого-то наказывать — штрафовать и увольнять. Именно публично!
Как, опять же, показывает статистика, если одного сотрудника публично увольняют, эффективность остальных на ближайшие две недели резко возрастает.
В-третьих, смотрите камеры видеонаблюдения, прослушивайте звонки сотрудников, следите, смотрите и иногда выговаривайте. Сотрудники будут более бдительны, так как будет казаться, что вы всегда смотрите за ними.
Подытоживая ответ на вопрос, скажу: украсть могут все, ваша задача — не дать им этого сделать.
Как решают проблему компенсации и наказания те, кто не выносит сор из избы?
— В случае с воровством, я считаю, что единственный выход — это увольнение сотрудника. Это ведь не ошибка, не оплошность и не путаница. Это — воровство! А прощать воровство (любого масштаба) я не вижу никакого смысла.
Чтобы не выносить сор из избы, не нужно публично об этом говорить. В остальном — увольняем и ищем замену.
В ряде случаев отлично работает так называемая «самоконтролирующая система» в компании — когда один ваш сотрудник получает бонус за то, что увидел ошибки или нарушения у другого сотрудника. Вы можете ввести такую систему у себя — она не только выявляет нарушителей, но и экономит ваше время.
Стоит ли в РФ ввести, как в Бразилии, легальную базу «криминальных сотрудников»? За и против?
— Вижу в этом большой положительный смысл. Увы, по моему опыту, попавшийся человек практически никогда не исправляется — случаи раскаяния и становления «на путь истинный» можно пересчитать по пальцам.
Поэтому во введении такой базы, причем в открытом виде, вижу большой смысл.
Как косвенно могут негативно влиять на бизнес сотрудники с криминальными намерениями?
— Вопрос — украдут или не украдут сотрудники с криминальными намерениями, не стоит. Стоит только вопрос — когда? Поэтому, повторюсь, главная наша задача — настолько отточить механизм найма, чтобы не подпускать и близко таких сотрудников. Но если вдруг случилось так, что такой человек пришел к вам на работу, то его поведение может крайне негативно отразиться на его работе с коллегами, на команде вообще: «С кем поведешься — от того и наберешься». Старайтесь как можно чаще проверять сотрудников и устранять такие ситуации.
Вы бы взяли на топ-позицию отличного профи (например, гарантированно откроет вам новый рынок), но пойманного вчера на открытом воровстве?
— Нет. Вне всяких сомнений, об этом даже речи не может быть. Как я уже говорил, есть базовые и приобретаемые человеческие качества. Стать отличным профи, по сути, не такая большая проблема. Она решается понятным и простым способом. А вот человеческие качества чаще всего остаются у сотрудника навсегда. Кроме того, ваша компания — не детский сад и не образовательное учреждение, чтобы воспитывать людей. Нанимайте персонал на 95% по человеческим качествам, и лишь на 5% — по профессиональным, хотя, разумеется, бывают исключения.
Насколько высокая зарплата и премии могут снизить желание сотрудника незаметно и безнаказанно приворовывать?
— К сожалению (или к счастью), мы давно заметили опытным путем, что люди на самом деле работают на конкретном месте далеко не из-за денег и их количества. Как показали наши исследования, деньги являются пятым или шестым фактором при принятии сотрудником решения остаться в данной фирме и не увольняться из нее. И самое главное, что важно понимать: люди воруют не из-за нехватки денег или чего-то еще. Воровство — это крепкая привычка этих людей, стиль жизни, если хотите.
Мне известны совершенно комичные ситуации, когда сотрудники в свой последний рабочий день воровали не то что деньги — туалетную бумагу из офиса! Про ручки, карандаши, степлеры и прочую мелочь я и вовсе не говорю. Главный рецепт против воровства — создать в вашем рабочем пространстве среду, в которой это будет невозможно или очень сложно делать.
Молодое поколение чем-то отличается в этом плане от старшего? Как их контролировать и сдерживать от приворовывания?
— Безусловно, специфика сотрудников молодого поколения и более возрастного имеет место быть. Однако не могу сказать, что какое-то одно поколение ворует больше, нежели другое. Воспитание не в поколениях, а в людях и в их семьях. Поэтому я рекомендую концентрироваться не на этом вопросе, а заняться созданием честной, контролируемой и подотчетной системы в вашей компании. Если вы сможете ее построить и эффективно внедрить, 90% ваших нервов и беспокойства за имущество компании уйдут сами собой.
* Игорь Мельник, предприниматель, специалист по управлению бизнес-системами и управлению персоналом.
Беседовала Наталья Матюшина