Работа любой компании зависит от эффективности управления. Современные технологии позволяют сделать процесс управления автоматизированным. О том, как внедрить новую технологию в коллектив, увеличить производительность труда и не допустить ошибок, рассказал Владимир Сулым, заместитель генерального директора ООО «Стеклонит Менеджмент», ГК «РУСКОМПОЗИТ».
- Когда и почему встал вопрос о внедрении АСУП?
- Осенью 2016 года в группе компаний «Рускомпозит» произошли структурные изменения. Мы перешли от матричной системы управления к дивизиональной, сформировали отдельные бизнес-единицы в виде производственных предприятий и начали апробировать новые подходы менеджмента в управлении. Первой проблемой оказалось большое количество корпоративных программ: CRM, 1С, документооборот, корпоративные справочники, чаты и другие. Они были не синхронизированы между собой, происходило дублирование процессов. В результате тормозились продажи, процесс согласования затягивался, а бумажная волокита заставляла нервничать и зря тратить время. Менеджмент компании принял решения рационализировать работу в единой системе, в которой будут единовременно задействованы все 4 компании группы: «Стеклонит Менеджмент», «Делан», «Комплексные системы изоляции», «Руссинтэк».
- Как и кто изучал опыт коллег?
- Инициаторами и ответственными лицами за внедрение электронной системы управления компании стал менеджмент: директор по маркетингу, директор по IT-технологиям и замдиректора по продажам. Наша задача – оптимизация работы не одной компании, а сразу четырех. При этом компании базируются в нескольких регионах. «Подсмотреть» у коллег подобную систему работы поэтому сложно. В качестве примера мы рассматривали крупные холдинги и то, как в них устроена работа.
- На какие ошибки коллег обратили особое внимание?
- Одна из наиболее распространенных ошибок – отсутствие обучения персонала работе с системой. При этом важно скорее не «первое знакомство», а именно последующее обучение в ходе работы. Пускать все на самотек категорически неверно. Во-первых, современные системы управления компанией регулярно обновляются как технически, так и визуально. Во-вторых, в системе огромное количество возможностей. Через некоторое время часть, которой сотрудники не пользуются ежедневно, забывается. Если освежать информацию раз в квартал, система будет использоваться эффективнее. В-третьих, со временем могут потребоваться дополнительные модули или, наоборот, какие-то из приложений станут ненужными. Выявить это возможно только в постоянном диалоге.
- Морковка персоналу… Чем и как мотивировали?
- Лучшая мотивация для сотрудника – деньги. Зарплата департамента продаж зависит от того, насколько эффективно они работают в электронной системе. АСУП фиксирует все действия и бездействия. Соответственно, руководитель может в любой момент отследить все бизнес-процессы. То же самое касается и других сотрудников. Например, секретарь не сделал заявку на канцтовары, логист построил неправильный маршрут, бухгалтер забыл о командировочных расходах – все отображается в системе, а значит сотрудник уже не отвертится и будет понимать, за что, например, недополучил премию.
Естественно, на первых порах на сотрудников не будет распространяться система штрафов, но персонал должен понимать, что теперь их работа стала прозрачна и спрятать ошибки уже не получится.
- Насколько полезна и почему прозрачность потоков и процессов в компании?
- Единая система консолидирует в одном месте всю информацию. Каждый бизнес-процесс – прозрачная для руководителя и понятная для сотрудников цепочка действий. Система подсказывает, напоминает, требует или запрещает предпринимать какие-либо действия. В таком процессе, как «длинные» продажи единая система, хранящая не только данные CRM, но бухгалтерскую отчетность, внутренние документы – это крайне важно. Проблема, когда «что-то потерялось», менеджер, который вел проект, уволился и концов не сыскать, теперь решена. Устранена и проблема «затычек» продаж и других процессов. Т.е. при возникновении какой-либо сложности в системе мы видим, где именно она возникла и кто за нее ответственен. Соответственно, в кратчайшие сроки руководитель может включиться в решение и ускорить весь процесс в целом. Открытые потоки задач также хороши тем, что полностью исключено дублирование информации. Рутинные действия заменяются автоматическим подключением нужного сотрудника к решению конкретных бизнес-задач.
- Этапы?
- Первое, с чего стоит начать, это определить цели и потребности компании. Руководство должно четко понимать, для чего эта система, какие возможности она может предоставить и коррелируются ли поставленные цели с возможностями электронной системы.
Далее, исходя из потребностей, руководство определяет необходимые модули. Их количество, в том числе зависит от размера компании. Например, ИП, где коллектив 15 человек, и они оказывают юридические услуги, не нуждается в модуле по транспортировке и логистике. Если компания имеет сложную организационную структуру, большой штат, занимается производством товаров, то приобретаются дополнительные модули.
...
Владимир Сулым, заместитель генерального директора ООО «Стеклонит Менеджмент», ГК «РУСКОМПОЗИТ»
ПОЛНЫЙ ТЕКСТ НОМЕРА ДОСТУПЕН ТОЛЬКО ОФИЦИАЛЬНЫМ ПОДПИСЧИКАМ (для получения полного номера зарегистрируйтесь у нас на сайте).
© КОПИРОВАНИЕ МАТЕРИАЛОВ САЙТА ВОЗМОЖНО ТОЛЬКО С ПИСЬМЕННОГО СОГЛАСИЯ ПРАВООБЛАДАТЕЛЯ TP@TOP-PERSONAL.RU