Введение.
Случалось вам столкнуться с ситуацией, когда
сотрудник уволился, дела не передал? Риск получить ущерб от восстановления
утраченного повышает значимость умения содержать и оставить дела в порядке. В
наше время HRD обращают внимание на готовность специалиста передать дела уже на
этапе отбора. Задача выявить при собеседовании не только профессиональный
потенциал, но и порядочность кандидата.
Юридическая сторона
вопроса.
У
работника нет обязанности передачи дел согласно трудовому законодательству
Российской Федерации. Однако работодателем при подписании трудового договора
(контракта) данная обязанность может быть установлена, в том числе путем
оформления и подписания надлежащей должностной инструкции, договора об
индивидуальной (бригадной) материальной ответственности.
Организационная сторона
вопроса.
Там,
где данный вопрос касается перечня документов, имущества, утрата которых грозит
ограничением функционирования самой организации (например, печать,
учредительные документы, бухгалтерская отчетность, предписания контрольных
органов, трудовые книжки), в принципе, нельзя зависеть только от сотрудника,
какую бы должность он не занимал. К этим вопросам требуется специальное согласованное
внимание юристов, службы безопасности и IT усиление. Необходимы внутренние
локальные акты, регламентирующие уход, правила внутреннего распорядка и
контроль.
Качественный
контроль характеризуется адекватной частотой и, минимум, двумя точками доступа
к ресурсу. Частота контроля зависит от уверенности в результате. Чем больше
сомневается руководитель, тем чаще контролирует. Аналогией двух точек доступа
могут быть два замка с ключами. Вместо двух ключей к одному замку. Одним замком
пользуется и распоряжается работник. Второй замок только у работодателя.
Используя второй замок, работодатель может перекрыть доступ, пресечь
ненадлежащее использование ресурса.
Собеседование на этапе
отбора персонала.
Компетентность
по любому вопросу имеет три последовательных составляющих: мотивация (хочу),
компетенция (могу, умею, имею опыт), и квалификация (знаю как).
Разговор
о передаче дел следует начать с трех прямых вопросов, выявляющих
компетентность. Если Вам будет поставлена задача срочно передать дела в течение
суток, Вы знаете как это сделать? Сможете? Захотите?
Рекомендации для
взаимодействия при отрицательных ответах.
Если
сотрудник не знает, как оформить, структурировать, систематизировать информацию
о своей работе, следующий вопрос: «Что Вы обычно делаете, когда не знаете?»
Далее можно попросить подготовить перечень документации и действий для быстрой
и качественной передачи дел. В наш информационный век легко получить знания.
Труднее определить их качество. Поэтому сначала сотрудник (кандидат) сам
учится, затем сам составляет план действий. Руководитель (работодатель)
обязательно согласует, утверждает план «незнающего» сотрудника перед
реализацией.
Если
сотрудник не имеет опыта передачи дел, можно уточнить прошлый опыт кандидата.
Но делать исчерпывающие выводы, исходя из прошлого, не целесообразно. Прошлое
не гарантирует будущего.
Умение
передавать дела приобретается во взаимодействии на практике. Можно организовать
и получить передачу опыта при найме. Для этого ставится соответствующая задача.
В этом случае у работодателя есть шанс приобрести свежий взгляд и смелые
изменения на этапе адаптации сотрудника на рабочем месте.
Что
если сотрудник не хочет передавать дела? В вопросах мотивации важно понять
приоритеты. Уместен уточняющий вопрос: «Если Ваше убеждение о передаче дел −
единственный фактор, из-за которого Вы уступите данную работу конкуренту, Вы
согласитесь изменить свои убеждения?» Приемлем ответ типа: «Я обещаю подумать.
Предлагаю включить этот пункт в договор. Обязательно сформулирую за что, я
готов подписаться». В этом ответе есть хочу (обещаю), могу (подготовлюсь,
сформулирую), знаю как взаимодействовать (договор). Первичный отказ от передачи
дел со ссылкой на «не хочу, не буду, имею право « может оказаться эмоциональной
реакцией.
Следующий шаг познакомиться, умеет ли кандидат взаимодействовать вне зависимости от реакции.
...
ПОЛНЫЙ ТЕКСТ НОМЕРА ДОСТУПЕН ТОЛЬКО ОФИЦИАЛЬНЫМ ПОДПИСЧИКАМ (для получения полного номера зарегистрируйтесь у нас на сайте).
© КОПИРОВАНИЕ МАТЕРИАЛОВ САЙТА ВОЗМОЖНО ТОЛЬКО С ПИСЬМЕННОГО СОГЛАСИЯ ПРАВООБЛАДАТЕЛЯ TP@TOP-PERSONAL.RU
*Алла Тишова,
бизнес-консультант в области компетентности отношений,
автор и ведущая программ, усиливающих личностную мощь руководителей
Журнал
,
2019 г.