Автоматизация HR и переход на цифровое управление всегда очень сложный процесс для службы персонала по нескольким причинам: во-первых сотрудники опасаются всего нового и волнуются сохранят ли они свои рабочие места; во-вторых при автоматизации HR-процессов часто требуется их пересмотреть, потому что их надо как-то описать, оптимизировать. Бывает сложно, а порой и неприятно, смотреть на реальность, поэтому любая автоматизация идет эмоционально сложно внутри кадровой службы.
Вместе с тем, автоматизация кадрового производства, подбора, и других функций позволяет специалистам больше времени проводить с людьми, общаться с ними и узнавать их проблемы на рабочем месте, решение которых может реально повышать эффективность бизнеса.
В то же время, сотрудники компании (основного бизнеса) очень по-разному относятся к автоматизации: кому-то удобно, что можно одной кнопкой уйти в отпуск, кому-то требуется бланк и человек, чтобы обсудить что лучше и как лучше написать, а у кого-то нестандартная ситуация, которая требует вовлечения HR. Поэтому у меня нет однозначного ответа на вопрос «нужна ли автоматизация» для малого бизнеса, но для больших компании, совершенно точно, это единственно верный путь.
Анна Лаптинская, Директор по персоналу НПО Стример
Мы автоматизировали подбор, теперь добавление резюме в базу, письма кандидатам, запрос комментариев от нанимающего, выгрузка аналитического отчёта занимает у рекрутера несколько секунд, это пара нажатий на кнопку.
Болью остаётся кадровый документооборот. И изготовление документов, и организация их своевременного подписания, и передача на хранение – все это долго и не удобно. Чтобы сделать допсоглашение, надо внести в реестр его номер, изготовить само соглашение, передать на подпись директору два экземпляра, дождавшись подписи, нужен человек-хранитель печати, чтобы поставить печать. Далее идёт подписание с сотрудником — это долго и непредсказуемо: кто-то в свободном графике, кто-то всегда занят, кто-то имеет вопросы, а ответы, как правило не у человека, физически пришедшего с бумажкой. После подписания, нужно организовать отправку экземпляра работодателя в бухгалтерию или отдел кадров и сделать так, чтобы экземпляр сотрудника не валялся у него на столе у всех на виду.
Многие компании стараются минимизировать документооборот, не проводить структурные изменения, не переименовывать должности официально, чтобы избежать лишнего документооборота.
Анна Кравченко, Директор по персоналу IT компании
Автоматизация HR процессов – это то, что рано или поздно придет в жизнь каждой компании. В каких-то компаниях автоматизирована часть функций, в каких-то – этот процесс только начинается.
На мой взгляд, в ИТ-компаниях особенно видно, как темпы роста проектов, продуктов, численности штата бывают очень энергичные. Благодаря автоматизации скорость обмена информацией, принятие решений увеличивается в разы, возьмем, например, процесс получения обратной связи (сотрудник – руководитель, руководитель – участники проектной команды). Очень часто команды проектов работают на удаленке, распределены по городам, даже по часовым поясам, и всем хочется, чтобы обратная связь по поставленным задачам и результатам была почти мгновенной, а не раз в год, квартал или месяц.
Очень удобно иметь приложение, которое позволяет обмениваться информацией, собирать и транслировать обратную связь с привязкой к конкретным задачам и показателям. Мы в своей компании пробовали поработать в нескольких такого рода приложениях – везде были свои плюсы и минусы. Но, если это приложение существует само по себе, то сотруднику и руководителю приходится перемещаться от таскменеджера до других приложений под разные задачи и функции. Это подчас раздражает.
Поэтому идеально, если есть полная система (и про адаптацию, и про подбор, и про задачи и обратную связь, и просто пообщаться), которые учитывают особенности компании.
Ольга Полднер, HR менеджер ИТ компании, карьерный консультант
Беседовала А. Верещагина